Melhores plataformas para reuniões online em 2021

As plataformas para reuniões online estão super em alta. O grande boom desse tipo de solução aconteceu justamente por causa da crise do Coronavírus, que exigiu o isolamento social e fez com que muitas empresas implementassem o trabalho em sistema de home office.

Como muitas equipes precisam se falar diariamente para alinhar diversos assuntos e objetivos do trabalho, o uso das ferramentas para reunião online cresceu de maneira incalculável.

Estes programas de videoconferência também estão sendo mais utilizados para que as empresas atendam aos clientes, possam fechar negócios, fazer apresentações e, de certa forma, manter a rotina da empresa o mais eficiente possível.

Separamos para você as principais ferramentas para reunião online, que são leves e fáceis de manejar, apresentam bons recursos para serem usados no seu dia a dia e que farão muita diferença para o seu time.

As melhores ferramentas online para reunião

Pode até ser que, antes da pandemia, você nunca tivesse usado uma ferramenta online para reunião, mas acredite: a partir de agora, elas serão cada vez mais importantes nas rotinas corporativas. Afinal, várias empresas já anunciaram que vão instituir políticas para o trabalho home office permanente, ou seja, seus funcionários não precisarão mais voltar aos escritórios, caso eles tenham se adaptado bem ao trabalho remoto. Esse tipo de medida já foi adotado por Facebook, Twitter, Shopify, Microsoft, entre outras empresas.

Isso significa que você precisa se habituar ao uso das tecnologias de videoconferências. Com o tempo, você vai entender que as ferramentas são muito dinâmicas, melhoram a produtividade da equipe e oferecem a flexibilidade do trabalho feito no conforto de casa. Conheça as principais!

TrueConf

TrueConf é uma plataforma de colaboração de vídeo auto-hospedada para uso corporativo ou empresarial que pode operar offline, sem conexão com a Internet. TrueConf fornece aplicativos cliente para desktops, celulares e Smart TVs. Além disso, os usuários podem participar de reuniões facilmente pelo navegador.

Existem 4 modos de conferência: chamada de vídeo, videoconferência multiponto, sala de aula virtual e reunião virtual. Todos eles estão disponíveis nas versões gratuita e paga da solução. TrueConf oferece reuniões com até 1.000 participantes e até 49 apresentadores na tela.

A plataforma oferece uma série de ferramentas de colaboração, como apresentação de slides e compartilhamento de tela, gravação, agendamento de reunião, pesquisa e votação, etc.

O que diferencia a TrueConf de seus concorrentes é um forte foco na segurança. Com sua abordagem em rede local, todas as comunicações são armazenadas com segurança em sua rede em seus próprios servidores. Ele também fornece criptografia AES-256 bits e é compatível com as políticas de regulamentação local, como GDPR ou HIPAA.

A versão gratuita está disponível para pequenas equipes de até 12 anfitriões, sem limitações na duração da reunião, recursos e ferramentas de colaboração.

Google Meet

Uma das ferramentas para reunião online mais eficientes e acessíveis a todos é o Google Meet, uma plataforma que veio para entrar em uma briga pesada com outras empresas que prestam esse serviço.

O Google Meet é uma plataforma grátis para videoconferência que se destaca pela segurança, segundo a própria equipe do Google. Por isso, acaba sendo uma das mais indicadas para uso profissional.

Estima-se que, durante a pandemia, cerca de 3 milhões de usuários por dia adotaram o Google Meet como ferramenta de reuniões online para as atividades de suas empresas.

Para fazer a reunião é muito simples, basta acessar o Google Meet pelo Gmail, gerar um link compartilhável e enviar para que as pessoas entrem na sala virtual. Uma das atualizações importantes feitas pelo Google é que todos podem participar do encontro online, inclusive pessoas que não têm uma conta no Gmail.

Na versão gratuita, a ferramenta de reunião online Google Meet permite receber até 100 pessoas. Além de compartilhamento de tela e chat, diversos recursos estão disponíveis para os usuários, como cancelamento de ruídos e ajuste de luz de forma automática.

A grade pode ter até 16 telas, para que os participantes possam ser visualizados. Um dos principais investimentos que o Google Meet recebeu foi para aumentar a segurança, algo importante para uso pessoal ou profissional da ferramenta de videoconferência.

As conversas podem ser armazenadas no Drive, são criptografadas e o moderador decide quem poderá participar da reunião.

Zoom

O Zoom ou Zoom Meetings é uma das mais populares ferramentas online para reuniões, já que permite incluir até 500 participantes, ter mais de 10 mil pessoas assistindo e funcionar em praticamente todas as plataformas, como Android, iOS, Linux, Mac e Windows. O sistema de funcionamento é bem parecido com outros programas do tipo: o administrador abre uma sala e envia o link para os participantes.

A ferramenta está disponível em versão paga e gratuita e o usuário pode escolher de acordo com sua necessidade. Além disso, é possível o compartilhamento de tela de todos os usuários ou apenas do gestor, e é ele quem vai decidir isso quando for organizar a ferramenta para uma reunião, por exemplo.

O Zoom opera, basicamente, de 3 formas:

• Para conferências com até 500 pessoas;
• Pare reuniões que permitem que até 49 participantes fiquem visíveis na tela;
• Para apenas visualização, com 10 mil participantes, no modo webinar.

Vários recursos na ferramenta online para reunião do Zoom são muito úteis quando você está fazendo uma conferência ou uma reunião com o time, como, por exemplo, o acesso e controle do microfone, ter o chat aberto o tempo todo, ter um quadro de anotações ou mesmo poder transferir arquivos.

Também é possível “segmentar” os participantes. Por exemplo, o administrador do encontro reúne em uma sala separada alguns membros que são essenciais para a tomada de decisão sobre um projeto e depois retorna para a sala principal.

Dependendo do plano que você tiver, a ferramenta pode transcrever a reunião. O armazenamento ainda pode ser feito em mp4, em áudio ou vídeo, para ser apresentado para outras pessoas da equipe, por exemplo.

O Zoom Meetings é uma ferramenta muito completa para uso profissional. Se você quiser, é possível descobrir até mesmo se algum membro do time quis te enganar e minimizou a tela durante a reunião. Também estão disponíveis a emissão de lembretes e relatórios.

Um dos diferenciais do Zoom em relação às ferramentas online de reuniões concorrentes é ter uma versão gratuita para o usuário experimentar e criar grupos diferentes para seus encontros online.

Microsoft Teams

Uma das melhores plataformas para reuniões online em 2021 é o software “Microsoft Teams”, da gigante de tecnologia Microsoft. Quando falamos de uma empresa referência e pioneira em soluções de TI, envolvendo Bill Gates, podemos esperar segurança e estabilidade.

O Microsoft Teams é um programa para reuniões online que foi desenvolvido completamente para atender a demanda muito crescente com a pandemia do coronavírus, no qual profissionais passaram a trabalhar ainda mais em home office.

Com o Microsoft Teams, os colaboradores de uma empresa podem atuar de forma colaborativa em um projeto, mesmo à distância. Também é possível enviar arquivos.

Um dos diferenciais do programa é que os times podem criar arquivos editáveis. Dessa forma, todas as pessoas que estão na reunião online conseguem fazer mudanças em um mesmo documento e salvar a versão final.

Todos os serviços empresariais da ferramenta, dados armazenados ou transmitidos possuem uma criptografia robusta. Esse é um fator importante para que os usuários se sintam seguros e utilizem documentos sigilosos da empresa durante os encontros online.

O Microsoft Teams não acessa os dados dos usuários e, por isso, é uma ferramenta de reunião online ótima para times que querem maior privacidade.

Sabemos que o padrão Microsoft é elevado e o software foi desenvolvido seguindo atributos de qualidade reconhecidos internacionalmente, como SOC 2, HIPAA e ISO 27001.

Para gerenciar o trabalho dos times, é possível integrar o Microsoft Planner ao Microsoft Teams, um planejador com as tarefas que devem ser mencionadas em cada reunião, por exemplo.

Aliás, a integração do Microsoft Teams também existe com outros programas da Microsoft, como o SharePoint, OneNote, Word, Excel e PowerPoint. Isso torna o trabalho muito mais versátil e completo.

Vale mencionar ainda dois últimos detalhes sobre o Microsoft Teams: ele está disponível para dispositivos móveis e assumiu o lugar do Skype for Business! Faça o teste e comprove a qualidade da ferramenta!

Skype

Uma das ferramentas online para reuniões mais conhecidas e populares (e por que não dizer super tradicional) é o Skype. Essa é uma ferramenta gratuita, que permite interagir com uma ou mais pessoas, assim como as outras ferramentas que vimos até agora, por meio do computador ou do smartphone.

A participação no Skype é permitida para pessoas que estão cadastradas na plataforma ou aquelas que têm uma conta no Outlook. Ou seja, é preciso se cadastrar antes de receber o seu invite para a call do trabalho, caso contrário você corre o risco de ficar de fora da reunião.

Com sua conta feita, a ferramenta online para reunião pode ser usada sem ter que baixar o programa. Você pode acessar diretamente no seu e-mail do Outlook ou pelo site do Skype, tudo é bem simples e intuitivo.

O Skype funciona bem para reuniões de trabalho, pois tem recursos para chamadas de vídeo, mas também somente de voz ou de chat, caso a qualidade da internet não esteja correspondendo como esperado. As chamadas podem ser agendadas, inclusive para o grupo todo do trabalho.

Também é possível trocar arquivos, algo que é muito útil quando se trata de ferramentas online para reunião. Se for necessário gravar as chamadas ou ter sistemas de legendas ao vivo, conte com o Skype também.

Assim como as outras ferramentas, o Skype tem a função de compartilhamento de tela, para que os integrantes do encontro possam ver a apresentação com todos os dados e seguir sua linha de raciocínio.

Outros atributos bem legais do Skype são: servir para fazer ligações internacionais com tarifas realmente muito mais baratas, receber chamadas através de um número local, enviar SMS, permitir a conexão de praticamente qualquer parte do planeta e ser muito usado por empresas que estão recrutando e realizando processos seletivos.

ezTalks

O ezTalks pode ser novidade para você, mas tem muitas empresas que utilizam essa que é uma das mais populares e eficientes ferramentas online para reunião.

Mas qual a diferença do ezTalks para outras parecidas? Diríamos que essa é uma ferramenta mais indicada para Encontros e Webinars. Vale relembrar que uma webinar é algo parecido com uma palestra, uma apresentação ou uma videconferência de via única – do palestrante para o público.

A interação não é o foco de um webinar. Para poder falar com o público com muita facilidade, o programa tem uma ferramenta específica, o Webinar ezTalks.

E para fazer as reuniões com o time? É claro que o ezTalks foi desenvolvido para atender às empresas e as suas diferentes necessidades, por isso ele permite a realização de encontros com muita facilidade, com chat, vídeo e áudio.

Pelo chat, as mensagens são enviadas instantaneamente, também é possível fazer o compartilhamento de tela e utilizar os quadros brancos para algumas explicações, por exemplo.

A ferramenta tenta se diferenciar das outras pela qualidade, especialmente de áudio e vídeo, entregando uma experiência bem interessante ao usuário. Mesmo com um sistema de configuração simples, os recursos de vídeo e áudio costumam ser impecáveis.

Também existe uma funcionalidade para a realização de conferências somente em áudio, neste caso com qualidade de som excelente.

Gostou das dicas? Agora, você só precisa escolher dentre essas plataformas para reuniões online a que mais se adeque à sua necessidade para se destacar no home office e engajar sua equipe!

Bons negócios!