Sondages

Les utilisateurs des systèmes de visioconférence de TrueConf peuvent créer des sondages pour recueillir des avis sur diverses questions. Cette fonctionnalité ne nécessite pas l'achat d'une licence séparée et est disponible même lors de l'utilisation de TrueConf Server Free.

Quelles fonctionnalités offre le module de sondage intégré (questionnaire) :

• configuration de l'accès au sondage (réservé uniquement aux utilisateurs de votre serveur ou ouvert à tous);

• création de sondages anonymes;

• configuration des autorisations pour la visualisation des résultats par les répondants;

• accès à une nouvelle participation au sondage;

• autorisation de modifier les réponses;

• télécharger des images en tant qu'options de réponse;

• ajout d'images à la question;

• la possibilité de marquer certaines questions comme obligatoires afin qu'elles ne puissent pas être ignorées pour compléter le sondage;

• la création de campagnes d'enquête pour segmenter plus facilement les résultats par groupes de répondants;

• exporter les résultats sous forme de fichier csv.

L'administrateur du serveur peut gérer tous les sondages. Les utilisateurs qui ont reçu le droit de créer des sondages dans les paramètres de groupe peuvent également gérer les sondages, mais uniquement ceux dont ils sont propriétaires, et non tous.

Types de questions et restrictions

Pour chaque sondage, vous pouvez ajouter une question de l'un des types suivants :

• Short answer — réponse sous forme libre, rédigée explicitement par l'utilisateur et non choisie parmi des options (jusqu'à 255 caractères) ;
• Paragraph — une réponse sous forme libre où vous pouvez écrire plus de texte (jusqu'à 4096 caractères) ;
• Single answer — question à choix multiple où une seule réponse peut être sélectionnée ; lors de la création de la question, il est possible d'ajouter une seule option de réponse Other.
• Multiple answers — une question à choix multiples où plusieurs réponses peuvent être sélectionnées; lors de la création de la question, vous pouvez ajouter une option de réponse Other.

Il existe également les restrictions suivantes pour les sondages TrueConf :

Nombre maximum de sondages — illimité.

Nombre maximal de questions dans un sondage — 5000.

Le nombre maximum de choix de réponse pour chaque question est de 20.

Longueur maximale d'une option de réponse — 255 caractères.

Longueur maximale du texte de la question — 255 caractères.

Formats pour télécharger une image dans le texte du sondage — JPEG, PNG, GIF, BMP.

Création et modification d'un sondage

Pour gérer les sondages, accédez à la section Surveys du panneau de contrôle TrueConf Server.

Vous verrez la liste des sondages (par défaut, elle est vide) :

Si vous sélectionnez un sondage, sa fiche à droite affichera des informations essentielles à son sujet : l'ID du sondage (utile pour retrouver l'historique de ses modifications dans les journaux), l'heure de la dernière modification, le propriétaire, le nombre de questions, et un lien direct vers la campagne (si elle est créée).

Propriétaire du sondage — l'utilisateur de votre TrueConf Server, qui dispose d'un accès complet à la gestion du sondage et de ses campagnes. Il n'est pas obligatoire pour mener un sondage, mais dans ce cas, un administrateur du serveur devra créer le sondage et lui seul pourra le gérer et consulter les résultats.

Campagne — une session spécifique de réalisation d'un sondage qui permet de segmenter les participants pour analyser les résultats par différents groupes. Pour mener un sondage, il est obligatoire de créer au minimum une campagne, c'est en effet cette campagne de sondage que le participant suit. Chaque campagne contient toutes les questions créées pour ce sondage et se distingue uniquement par le lien d'accès et ses paramètres (voir plus loin). Il est possible de créer plusieurs campagnes pour un même sondage, et il n'y a pas de limite quant au nombre de campagnes actives simultanément.

Création d'un sondage

Pour créer un sondage, cliquez sur le bouton Create dans la liste générale. La fenêtre du nouveau sondage s'ouvrira dans l'onglet actif Questions, où vous pourrez indiquer son titre (obligatoire), sa description (facultatif, elle sera affichée sur la page du sondage pour les participants) et ajouter le nombre de questions souhaité :

Pour créer une question, appuyez sur le bouton Add question et sélectionnez son type. Ensuite, indiquez le texte de la question elle-même et, selon le type choisi, remplissez les options de réponse. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une image au texte de la question et à toute option de réponse, par exemple, pour mieux illustrer la question ou faire des images des options de réponse. Les modifications de la liste des questions sont enregistrées automatiquement, vous ne perdrez donc pas accidentellement votre travail sur un long sondage.

Voici un exemple de question ajoutée de type Single answer :

Paramètres

Dans l'onglet Settings, vous pouvez définir le propriétaire du sondage. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Select et de sélectionner un utilisateur de votre serveur de visioconférence. L'ajout d'autres types d'utilisateurs (invités ou fédérés) n'est pas disponible. L'utilisateur qui crée le sondage dans son espace personnel devient également automatiquement le propriétaire.

Une fois le propriétaire ajouté, vous pourrez le modifier à tout moment (même si une campagne de sondage est en cours), mais vous ne pourrez pas le supprimer.

Campagnes de sondage

Pour qu'un sondage puisse être réalisé, il est nécessaire de créer et de lancer au moins une campagne de sondage. Pour cela, allez dans l'onglet Campaigns. Par défaut, aucune campagne n'est ajoutée, et vous devez les créer manuellement. Si des campagnes existent, vous verrez leur liste.

Création de campagne

1. Appuyez sur le bouton Create campaign.

2. Entrez le nom de la campagne dans le champ Name. Celui-ci ne sera pas visible pour les participants, mais il sert uniquement à une recherche rapide des campagnes dans la liste.

3. Dans le menu déroulant Who can take the survey, sélectionnez le niveau d'accessibilité de la campagne pour les participants : tout le monde peut suivre le lien et remplir le sondage (campagne publique) ou seulement les utilisateurs de votre TrueConf Server.

4. Cochez la case Anonymous survey si vous souhaitez collecter des analyses anonymisées des réponses, sans les associer aux participants. Pour une campagne anonyme, les résultats dans les analyses seront également affichés pour chaque option de réponse à chaque question, mais sans mentionner le nom du participant. De plus, aucune analyse cachée ne sera conservée dans la base de données du serveur.

5. La case à cocher Allow participants to view their responses permettra aux participants de revoir leurs réponses après avoir soumis leurs données remplies.

6. Cochez l'option Allow participants to retake the survey pour permettre aux participants de soumettre à nouveau leurs réponses.

7. Pour fournir aux participants un lien attrayant vers la campagne, spécifiez son suffixe (la dernière partie du lien qui sera ajoutée à l'adresse de votre serveur) dans le champ Campaign ID. Par exemple, si vous indiquez office, le lien sera de la forme https://example.com/s/office. L'ID doit être unique sur votre serveur.

Liste des campagnes

Si plusieurs campagnes ont été créées, elles s'affichent sous forme de liste avec plusieurs actions disponibles (les campagnes publiques sont marquées par l'icône ) :

1. Pour copier le lien de la campagne, cliquez sur le bouton .

2. Pour lancer une campagne inactive, appuyez sur le bouton .

3. Pour arrêter la campagne, appuyez sur le bouton . Le sondage sera mis en pause et pourra être repris si désiré.

4. Pour accéder à l'onglet Responses avec les résultats de la campagne de sondage souhaitée, cliquez sur le bouton dans sa ligne et sélectionnez l'option View responses.

5. Peu importe le statut de la campagne (active ou arrêtée), vous pouvez modifier ses paramètres, par exemple, la rendre anonyme. Pour ce faire, appuyez sur le bouton et sélectionnez l'option Edit campaign.

6. Vous pouvez supprimer une campagne arrêtée, ce qui supprimera également toutes les réponses laissées spécifiquement pour cette campagne. Pour ce faire, appuyez sur le bouton et sélectionnez l'option Delete.

Résultats des campagnes de sondage

Pour consulter les résultats des campagnes de sondage, accédez à l'onglet Responses lors de l'édition du sondage, ou cliquez sur le lien View responses dans sa fiche dans la liste générale. L'onglet qui s'ouvre affichera le nombre total de réponses pour toutes les campagnes :

1. Dans le menu déroulant Campaigns, sélectionnez la campagne pour laquelle vous souhaitez voir un résumé, puis cliquez sur Apply. Vous pouvez sélectionner plusieurs campagnes à la fois pour afficher leurs statistiques globales.

2. Le résumé des résultats affiche le nombre de réponses, c'est-à-dire combien d'utilisateurs ont rempli et envoyé le questionnaire. Le taux de conversion est également utile : il s'agit de la proportion de répondants qui ont complété le formulaire après avoir accédé à la page du sondage.

3. Pour enregistrer les réponses d'une ou plusieurs campagnes que vous avez sélectionnées dans la liste Campaigns dans un fichier .csv, appuyez sur le bouton .

4. Pour effacer les résultats des campagnes de sondage sélectionnées, cliquez sur le bouton et choisissez Delete all responses. Toutes les réponses des répondants reçues pour les campagnes spécifiées seront supprimées.

Par défaut, les résultats sont affichés dans l'onglet Summary, mais vous pouvez passer à l'affichage Individual responses, ce qui vous permettra de sélectionner un participant pour voir ses réponses et le temps qu'il a mis pour compléter le test :

Si la campagne a été lancée comme anonyme (voir paramètres de la campagne), alors dans la liste des participants de l'option Individual responses, Anonymous user s'affichera à la place des noms.