Encuestas

Los usuarios de los sistemas de videoconferencia de TrueConf pueden crear encuestas para recopilar opiniones sobre determinados temas. Esta funcionalidad no requiere la compra de una licencia adicional y está disponible incluso con el uso de TrueConf Server Free.

¿Qué funciones ofrece el módulo de encuestas integrado?

• configuración de acceso a la encuesta (solo para los usuarios de su servidor o para todos los interesados);

• creación de encuestas anónimas;

• configuración de permisos para mostrar los resultados a los encuestados;

• acceso para volver a realizar la encuesta;

• permiso para modificar respuestas;

• carga de imágenes como opción de respuesta;

• adición de imágenes a la pregunta;

• la posibilidad de marcar cualquier pregunta como obligatoria, para que no puedan omitirse y completar la encuesta;

• creación de campañas de encuestas para segmentar más fácilmente los resultados por grupos de encuestados;

• exportación de resultados como archivo csv.

El administrador del servidor puede gestionar todas las encuestas. Los usuarios que tienen el derecho de crear encuestas en la configuración de grupos también pueden gestionarlas, pero solo las suyas propias (donde son propietarios), no todas.

Tipos de preguntas y limitaciones

Para cada encuesta, se puede agregar una pregunta de uno de los siguientes tipos:

• Short answer — respuesta de formato libre, que el usuario escribe explícitamente y no selecciona de las opciones (hasta 255 caracteres)
• Paragraph — una variación de respuesta en formato libre donde se puede escribir más texto (hasta 4096 caracteres);
• Single answer — pregunta con varias opciones de respuesta, de las cuales solo se puede elegir una; al crear la pregunta, se puede añadir una opción de respuesta Other.
• Multiple answers — una pregunta con múltiples opciones de respuesta, de las cuales se pueden seleccionar varias a la vez; al crear la pregunta, se puede añadir una opción de respuesta Other.

También existen las siguientes limitaciones para las encuestas TrueConf:

El número máximo de encuestas — no tiene límite.

El número máximo de preguntas en una encuesta — 5000.

El máximo número de opciones de respuesta en cada pregunta es 20.

La longitud máxima de una opción de respuesta es de 255 caracteres.

La longitud máxima del texto de la pregunta es de 255 caracteres.

Formatos para subir imágenes al texto de la encuesta — JPEG, PNG, GIF, BMP.

Creación y edición de encuestas

Para trabajar con encuestas, vaya a la sección Surveys del panel de control TrueConf Server.

Verá una lista de encuestas (por defecto, está vacía):

Si selecciona una encuesta, en su tarjeta a la derecha verá la información principal sobre ella: ID de la encuesta (puede ser útil para encontrar su historial de cambios en los registros), hora de la última modificación, propietario, número de preguntas y un enlace directo a la campaña (si está creada).

Propietario de la encuesta: es un usuario de su TrueConf Server que tiene acceso completo para gestionar una encuesta y sus campañas. No es obligatorio para llevar a cabo una encuesta, pero, en ese caso, un administrador del servidor deberá crear la encuesta y solo él podrá gestionarla y ver los resultados.

Campaña: una sesión específica de encuesta que permite segmentar a los participantes para analizar los resultados por diferentes grupos. Para llevar a cabo una encuesta, es obligatorio crear al menos una campaña, ya que es la campaña de la encuesta la que realmente experimenta el participante. Cada campaña contiene todas las preguntas creadas para dicha encuesta y se diferencia solo en el enlace y las configuraciones de acceso a la misma (ver más). Se pueden crear varias campañas para una sola encuesta, y no hay limitaciones en el número de campañas activas al mismo tiempo.

Creación de encuestas

Para crear una encuesta, haga clic en el botón Create en la lista general. Se abrirá una nueva ventana de encuesta en la pestaña activa Questions, donde deberá indicar su título (obligatorio), descripción (opcional, se mostrará en la página de la encuesta para los participantes) y luego añadir la cantidad necesaria de preguntas:

Para crear una pregunta, haga clic en el botón Add question y seleccione su tipo. Luego, ingrese el texto de la pregunta y, en función del tipo seleccionado, complete las opciones de respuesta. Si lo desea, puede agregar una imagen al texto de la pregunta y a cualquier opción de respuesta, por ejemplo, para ilustrar mejor la pregunta o hacer que las imágenes sean opciones de respuesta. Los cambios en la lista de preguntas se guardan automáticamente para que no pierda accidentalmente el trabajo en una encuesta larga.

A continuación se muestra un ejemplo de una pregunta añadida del tipo Single answer:

Configuración

En la pestaña Settings, puede asignar un propietario a la encuesta. Para hacerlo, simplemente presione el botón Select e indique a uno de los usuarios de su servidor de videoconferencia. No está disponible la adición de otros tipos de usuarios (invitados o federados). El usuario que crea la encuesta en su área personal también se convierte automáticamente en el propietario.

Después de agregar al propietario, podrá cambiarlo en cualquier momento (incluso si la campaña de encuesta está en curso), pero no podrá eliminarlo.

Campañas de encuestas

Para llevar a cabo una encuesta, es necesario crear y lanzar al menos una campaña de encuesta. Para hacerlo, dirígete a la pestaña Campaigns. Por defecto, no se agrega ninguna campaña, por lo que deben crearse manualmente. Si hay campañas disponibles, verás su lista.

Creación de una campaña

1. Haga clic en el botón Create campaign.

2. Especifique el nombre de la campaña en el campo Name. No es visible para los participantes y solo sirve para una búsqueda rápida de campañas en la lista.

3. En la lista desplegable Who can take the survey, seleccione el nivel de accesibilidad de la campaña para los participantes: todos pueden seguir el enlace y completar la encuesta (campaña pública) o solo los usuarios de su TrueConf Server.

4. Marque la casilla Anonymous survey si necesita recopilar análisis anónimos de las respuestas, sin asignarlas a los participantes. Para una campaña anónima, los resultados del análisis también se mostrarán para cada opción de respuesta en cada pregunta, pero sin indicar el nombre del participante. Además, ningún análisis oculto se guardará en la base de datos del servidor.

5. La casilla Allow participants to view their responses permitirá a los participantes ver sus respuestas nuevamente después de enviar los datos completados.

6. Marque la opción Allow participants to retake the survey para permitir que los participantes envíen sus respuestas nuevamente.

7. Para enviar a los participantes un enlace atractivo a la campaña, especifique su sufijo (la última parte del enlace que se añadirá a la dirección de su servidor) en el campo Campaign ID. Por ejemplo, si especifica office, el enlace será https://example.com/s/office. El ID debe ser único dentro de su servidor.

Lista de campañas

Si se han creado varias campañas, se muestran como una lista con una serie de acciones disponibles (las campañas públicas están marcadas con el icono ):

1. Para copiar el enlace de la campaña, presione el botón .

2. Para iniciar una campaña inactiva, presione el botón .

3. Para detener la campaña, presione el botón . La encuesta se pausará y podrá reanudarse si lo desea.

4. Para ir a la pestaña Responses con los resultados de la campaña de encuesta deseada, haga clic en el botón en su fila y seleccione la opción View responses.

5. Independientemente del estado de la campaña (activa o detenida), puedes modificar sus configuraciones, por ejemplo, hacerla anónima. Para ello, haz clic en el botón y selecciona la opción Edit campaign.

6. Puede eliminar una campaña detenida y, al hacerlo, se eliminarán todas las respuestas de los encuestados dejadas específicamente para esa campaña. Para hacerlo, haga clic en el botón y seleccione la opción Delete.

Resultados de las campañas de encuestas

Para ver los resultados de las campañas de encuestas, vaya a la pestaña Responses al editar la encuesta o haga clic en el enlace View responses en su tarjeta en la lista general. En la pestaña que se abre, se mostrará el número total de respuestas de todas las campañas:

1. En la lista desplegable Campaigns, seleccione la campaña para la cual desea ver el resumen y presione Apply. Puede seleccionar varias campañas a la vez para ver las estadísticas generales de ellas.

2. En el resumen de resultados se muestra el número de respuestas, es decir, cuántos usuarios han completado y enviado el formulario. También es útil la tasa de conversión: el porcentaje de encuestados que completaron el formulario tras acceder a la página de la encuesta.

3. Para guardar en un archivo .csv las respuestas de una o varias campañas seleccionadas en la lista Campaigns, presione el botón .

4. Para borrar los resultados de las campañas de encuestas seleccionadas, haga clic en el botón y seleccione Delete all responses. Se eliminarán todas las respuestas de los encuestados obtenidas para las campañas especificadas.

De manera predeterminada, los resultados se muestran en la pestaña Summary, pero puede cambiar a la vista Individual responses. Así podrá seleccionar a un participante para ver específicamente sus respuestas y el tiempo que tomó en completar la prueba:

Si la campaña se lanzó como anónima (ver configuración de la campaña), en la lista de participantes de la opción Individual responses se mostrará Anonymous user en lugar de los nombres.