Configuration des notifications par email (SMTP)

Intégration avec le serveur de messagerie via le protocole SMTP

TrueConf Server ne possède pas de système de messagerie intégré et peut uniquement utiliser un serveur SMTP externe ou un service de notification pour envoyer des e-mails d'information aux clients. Dans la section Network → SMTP, vous pouvez spécifier quel serveur SMTP doit être utilisé et également modifier les modèles d'e-mails envoyés.

Dans les paramètres du serveur de courrier sortant pour l'envoi de notifications depuis TrueConf Server, il n'est pas nécessaire de spécifier une adresse email qui a déjà été utilisée ou qui pourrait être utilisée dans le profil utilisateur. Il est nécessaire de créer une boîte aux lettres distincte pour le serveur.

Pour configurer la connexion SMTP :

1. Indiquez l’hôte : l’adresse du serveur de messagerie.

2. Sélectionnez le type de connexion sécurisée : SSL, STARTTLS, ou ne pas l'utiliser.

3. Si le port pour le type de connexion sélectionné diffère du port standard, veuillez le spécifier manuellement.

4. Sélectionnez le type d'authentification (no authorization ou simple password), et dans le second cas, indiquez le nom d'utilisateur et le mot de passe pour connecter TrueConf Server au serveur SMTP.

5. Remplissez les champs de l'adresse e-mail (adresse complète de la boîte aux lettres, y compris le nom d'utilisateur, @ et le domaine) et du nom de l'expéditeur – ils apparaîtront dans le champ du courrier From. L'adresse doit correspondre au nom d'utilisateur et à l'hôte indiqués.

6. Vérifiez la précision des paramètres en utilisant le bouton Check connection. Le champ Status: affiche l'état actuel de la connexion avec le serveur de messagerie : successfully connected en cas de connexion réussie au serveur SMTP et invalid server en cas d'erreur de connexion.

7. Indiquez l'e-mail de l'administrateur TrueConf Server. Il apparaîtra dans les courriels envoyés. Cochez la case sous le champ de saisie pour que l'administrateur reçoive des notifications concernant le redémarrage de TrueConf Server en raison d'erreurs internes.

8. Cliquez sur Apply en bas de la page pour enregistrer les modifications.

Configuration des modèles d'e-mails

Sous les paramètres de connexion au serveur SMTP, vous pouvez configurer les modèles pour différentes notifications par email.

Pour rétablir les modèles par défaut pour tous les courriels, appuyez sur le bouton Set default dans le bloc User mails. Les modèles seront alors utilisés dans la langue sélectionnée dans les préférences par cet administrateur.

Notifications d'appels manqués

Pour recevoir des notifications concernant les appels manqués, cochez la case Notify users about missed calls. Ainsi, si un utilisateur est hors ligne pendant un appel ou une conférence, TrueConf Server tentera d'envoyer une notification à l'adresse indiquée dans le champ E-mail dans les paramètres du profil utilisateur ou dans le champ correspondant, importé via LDAP.

Les notifications d'appels manqués pour les utilisateurs non enregistrés sont envoyées aux abonnés pour lesquels l'utilisateur de votre serveur de vidéoconférence ne connaissait pas TrueConf ID et a tenté de les contacter par email. Ces appels doivent être effectués avec le préfixe #mailto:, par exemple #mailto:user123@example.com. Cela est dû au fait que TrueConf ID a le même format qu'une adresse e-mail et qu'il est nécessaire d'utiliser un préfixe spécial dans la ligne d'appel pour les différencier.

Lors de l'ajout de participants par e-mail à une conférence publique (webinaire), le préfixe #mailto: est ajouté automatiquement, aucune action supplémentaire n'est alors requise.

Invitations aux conférences

Pour activer l'envoi d'invitations pour toutes les nouvelles conférences créées, cochez la case Send invitations to participants of the group conference. Dans ce cas, lors de la planification de la conférence, tous les utilisateurs invités recevront des notifications avec la date et l'heure de l'événement (si elles sont spécifiées).

Vous pouvez activer ou désactiver l'envoi d'invitations pour chaque conférence individuellement dans l'onglet Advanced lors de sa création ou modification.

Confirmations d'inscription à une conférence publique

Pour envoyer les confirmations d'inscription réussie des participants au webinaire (si les paramètres correspondants sont configurés), utilisez un modèle distinct Conference registration notification.

Rappels de la conférence à venir

Vous pouvez configurer l'envoi de rappels par email pour les événements à venir. Ainsi, tous les participants ajoutés à une conférence planifiée recevront un message de rappel par courrier électronique avant son début. Le modèle de rappel se configure ci-dessous dans la section Reminder about upcoming conference.

Le délai avant le début de l'événement pour lequel un rappel doit être envoyé est sélectionné dans la liste Reminders :

• si la case Send users reminders about upcoming conference n'est pas cochée, il ne sera pas possible d'activer les rappels pour les conférences ;

• si la case est cochée mais qu'aucun élément n'est sélectionné dans la liste, alors lors de la création d'une conférence planifiée, l'administrateur ou le propriétaire peut activer les rappels dans l'onglet Advanced en indiquant manuellement la période souhaitée ;

• Si une option est sélectionnée, par exemple « 1 jour » et « 5 minutes », l'envoi de rappels concernant l'événement, correspondant aux périodes indiquées, sera déjà pris en compte lors de la planification de celui-ci. Il sera toutefois toujours possible d'ajouter ses propres périodes pour les rappels.

Si l'administrateur coche la case Send users reminders about upcoming conference et sélectionne des périodes dans la liste Reminders, des notifications pour ces périodes seront également automatiquement ajoutées aux conférences précédemment planifiées sans rappels.

Notifications de report de conférence

Pour envoyer des notifications aux participants d'un événement planifié concernant le changement d'heure de début, cochez la case Notification of start time change for scheduled conference.

Une notification par e-mail sera également envoyée si le type de récurrence pour une conférence planifiée est modifié, par exemple, de ponctuel à périodique et vice versa.

Si une nouvelle heure de début a été définie pour une conférence planifiée unique déjà terminée afin de la relancer, ce n'est pas ce courriel qui sera envoyé mais une notification d'invitation à un nouvel événement.

Notifications d'annulation de conférence

Pour envoyer des notifications aux participants d'un événement planifié concernant son annulation, cochez la case Notification of conference cancellation. Cette notification sera envoyée si :

• la conférence planifiée a été supprimée avant son début;

• le type de lancement de la conférence a été modifié en salle virtuelle.

Notifications d'exclusion de la conférence

Pour activer la notification des participants à une conférence de leur exclusion de la liste des invités, activez la case à cocher Notify users if they are removed from the participant list. Ce paramètre s'applique à tous les modes de conférence. Dans le cas des webinaires avec inscription configurée, les notifications seront reçues à la fois par les participants qui se sont inscrits eux-mêmes et par ceux qui ont été invités lors de la création de l'événement.

Liste des paramètres utilisés dans les modèles de courrier

Utilisez les constructions syntaxiques répertoriées ci-dessous pour créer vos propres modèles de courriels envoyés par TrueConf Server :

• pour notifier les utilisateurs des appels manqués :

  • %caller_display_name — le nom affiché de l'utilisateur appelant;

  • %сaller_call_id — ID de l'utilisateur appelant (par exemple : user@ub3xz.trueconf.name);

  • %recipient_display_name — le nom affiché du correspondant qui a manqué l'appel;

  • %missed_call_time — l'heure et la date de l'appel.

• variables supplémentaires pour notifier les utilisateurs non enregistrés des appels manqués :

  • %recipient_call_id — ID du destinataire qui a manqué l'appel;

  • %tcs_guest_page_url — lien vers la page d'accueil de votre TrueConf Server.

• pour les invitations à la conférence :

  • %conf_name — nom de la conférence;

  • %conf_id — ID de la conférence (par exemple, \c\df0a2adebe);

  • %owner_name — nom affiché du propriétaire de la conférence ;

  • %owner_email — email de contact du propriétaire de la conférence;

  • %owner_mobile_phone — numéro de téléphone mobile du propriétaire de la conférence;

  • %owner_work_phone — numéro de téléphone professionnel du propriétaire de la conférence;

  • %owner_home_phone — numéro de téléphone fixe de l'organisateur de la conférence;

  • %owner_sip_number — numéro SIP de l'organisateur de la conférence;

  • %user_display_name — le nom d'affichage de l'utilisateur invité à la conférence;

  • %start_time — l'heure et la date de début de la conférence. L'heure indiquée correspond au fuseau horaire du serveur (mentionnée entre parenthèses dans le courriel), il est donc important que les participants tiennent compte de leur propre fuseau horaire pour se connecter à la conférence à temps;

  • %conf_description — la description de la conférence, qui est définie dans la section Advanced → Description lors de sa création;

  • %conf_url — lien vers la page de la conférence, par exemple :

    https://example.com/c/CID

  • %conf_url_app_join — un lien pour une connexion rapide en un clic via l'application cliente sans ouvrir la page de l'événement. Son fonctionnement est le suivant : si la conférence est lancée et que la connexion depuis l'application est autorisée, alors en cliquant sur le lien, l'application installée se lance et tente de rejoindre la conférence. C'est comme si l'utilisateur était allé sur la page web de l'événement et avait cliqué sur le bouton de connexion via l'application. L'apparence générale du lien est la suivante :

    https://[server_address]/c/CID#app=1

  C'est précisément l'ancre #app=1 qui déclenche le script JS, initiant ainsi la connexion via l'application installée.

Le lien sous la forme https://[server_address]/c/CID#app=1 peut être utilisé non seulement pour les courriels avec TrueConf Server, mais aussi dans d'autres courriels ou messages, afin de faciliter la connexion des utilisateurs à la conférence.

• pour les notifications d'inscription au webinaire :

  • %conf_unique_link — lien unique pour rejoindre la conférence pour ce participant.

Paramètres pour spécifier les contacts de l'administrateur du serveur :

• %admin_name — nom affiché;

• %admin_email — email pour contact;

• %admin_phone — numéro de téléphone pour contact.