Configuración de notificaciones por correo electrónico (SMTP)

Integración con el servidor de correo a través del protocolo SMTP

TrueConf Server no incluye un sistema de correo integrado y solo puede utilizar un servidor SMTP externo o un servicio de entrega de notificaciones para enviar correos informativos a los clientes. En la sección Network → SMTP, puede especificar qué servidor SMTP se debe utilizar, así como editar las plantillas de los correos enviados.

En la configuración del servidor de correo saliente para enviar notificaciones desde TrueConf Server, no debe especificar una dirección de correo electrónico que ya haya sido utilizada o pueda ser utilizada en el perfil del usuario. Se requiere crear un buzón de correo separado para el servidor.

Para configurar la conexión SMTP:

1. Indique el host – la dirección del servidor de correo electrónico.

2. Seleccione el tipo de conexión segura: SSL, STARTTLS, o no usarla.

3. Si el puerto para el tipo de conexión seleccionado difiere del estándar, especifíquelo manualmente.

4. Seleccione el tipo de autenticación (no authorization o simple password), y en el segundo caso, proporcione el nombre de usuario y la contraseña para conectar TrueConf Server al servidor SMTP.

5. Rellene los campos de dirección de correo electrónico (dirección completa del buzón, incluyendo el inicio de sesión, @ y el dominio) y el nombre del remitente; estos aparecerán en el campo del correo electrónico From. La dirección debe coincidir con el inicio de sesión y el host especificados.

6. Verifique la configuración correcta utilizando el botón Check connection. El campo Status: muestra el estado actual de la conexión con el servidor de correo: successfully connected en caso de conexión exitosa al servidor SMTP y invalid server en caso de error de conexión.

7. Especifique el correo electrónico del administrador TrueConf Server. Este se mostrará en los correos enviados. Marque la casilla debajo del campo de entrada para que el administrador reciba notificaciones sobre el reinicio de TrueConf Server debido a errores internos.

8. Haga clic en Apply en la parte inferior de la página para guardar los cambios.

Configuración de plantillas de correo electrónico

Debajo de los parámetros de conexión al servidor SMTP, puede configurar las plantillas para diversas notificaciones por correo electrónico.

Para restaurar las plantillas predeterminadas para todos los correos, haga clic en el botón Set default en el bloque User mails. Se utilizarán las plantillas en el idioma seleccionado en las preferencias por este administrador.

Notificaciones de llamadas perdidas

Para recibir notificaciones de llamadas perdidas, marque la casilla Notify users about missed calls. Entonces, si alguno de los usuarios está desconectado durante una llamada o conferencia, TrueConf Server intentará enviar una notificación a la dirección indicada en el campo E-mail en la configuración del perfil de usuario o en el campo correspondiente, importado a través de LDAP.

Las notificaciones de llamadas perdidas para usuarios no registrados se envían a aquellos destinatarios para los cuales el usuario de su servidor de videocomunicaciones no conocía TrueConf ID y trató de llamarlos por correo electrónico. Dichas llamadas deben realizarse con el prefijo #mailto:, por ejemplo, #mailto:user123@example.com. Esto se debe a que TrueConf ID tiene el mismo formato que una dirección de correo electrónico y, para diferenciarlos, es necesario utilizar un prefijo especial en la cadena de llamada.

Al agregar participantes por correo a una conferencia pública (seminario web), el prefijo #mailto: se añadirá automáticamente, sin necesidad de realizar acciones adicionales.

Invitaciones a conferencias

Para habilitar el envío de invitaciones para todas las conferencias nuevas, marque la casilla Send invitations to participants of the group conference. De este modo, al programar una conferencia, todos los usuarios invitados recibirán notificaciones con la fecha y hora del evento (si se especifican).

Puede activar o desactivar el envío de invitaciones para cada conferencia individualmente en la pestaña Advanced al crearla o editarla.

Confirmaciones de registro para una conferencia pública

Para enviar confirmaciones de registro exitoso de los participantes del seminario web (en caso de haber configurado los parámetros correspondientes), utilice una plantilla separada Conference registration notification.

Recordatorios de la próxima conferencia

Puede configurar el envío de recordatorios por correo electrónico sobre los próximos eventos. De esta manera, todos los participantes añadidos a una conferencia programada recibirán un mensaje de correo electrónico con un recordatorio antes del inicio del evento. El modelo de recordatorio se configura a continuación en el bloque Reminder about upcoming conference.

El tiempo que debe transcurrir antes del inicio del evento para que se envíe un recordatorio se selecciona en la lista Reminders:

• si la casilla Send users reminders about upcoming conference no está marcada, no se podrá activar el recordatorio para las conferencias;

• Si la casilla está marcada, pero no se ha seleccionado nada en la lista, al crear cualquier conferencia programada, el administrador o el propietario puede activar los recordatorios en la pestaña Advanced, indicando manualmente el período deseado;

• Si se selecciona algo, por ejemplo, «1 día» y «5 minutos», al planear el evento ya se incluirá el envío de recordatorios con los períodos indicados. Sin embargo, seguirá existiendo la posibilidad de agregar tus propios períodos para los recordatorios.

Si el administrador marca la casilla Send users reminders about upcoming conference y selecciona los períodos en la lista Reminders, las notificaciones con esos períodos se añadirán automáticamente a las conferencias programadas previamente que no tengan recordatorios.

Notificaciones sobre el cambio de fecha de la conferencia

Para enviar notificaciones a los participantes de un evento programado sobre un cambio en la hora de inicio, marque la casilla Notification of start time change for scheduled conference.

También se enviará una notificación por correo electrónico si se cambia el tipo de repetición de la conferencia programada: por ejemplo, de única a periódica y viceversa.

Si para una conferencia única programada que ya ha finalizado se ha establecido una nueva hora de inicio para que se realice nuevamente, no se enviará este correo, sino una notificación de invitación al nuevo evento.

Notificaciones sobre la cancelación de la conferencia

Para enviar notificaciones a los participantes de un evento programado sobre su cancelación, marque la casilla Notification of conference cancellation. Esta notificación se enviará si:

• se eliminó una conferencia programada antes de su hora de inicio;

• el tipo de inicio de la conferencia se cambió a sala virtual.

Notificaciones de expulsión de la conferencia

Para activar la notificación a los participantes de la conferencia sobre su exclusión de la lista de invitados, active la casilla Notify users if they are removed from the participant list. Esta configuración es aplicable a cualquier modo de conferencia. Sin embargo, en el caso de seminarios web con registro configurado, recibirán notificaciones tanto los participantes que se registraron por su cuenta como aquellos que fueron invitados al crear el evento.

Lista de parámetros utilizados en las plantillas de correo

Utilice las siguientes construcciones sintácticas para crear sus propios modelos de correos electrónicos enviados por TrueConf Server:

• para notificar a los usuarios sobre llamadas perdidas:

  • %caller_display_name — el nombre mostrado del usuario llamante;

  • %сaller_call_id — ID del usuario que llama (por ejemplo: user@ub3xz.trueconf.name);

  • %recipient_display_name — el nombre visible del suscriptor que ha perdido la llamada;

  • %missed_call_time — hora y fecha de la llamada.

• variables adicionales para notificaciones a usuarios no registrados sobre llamadas perdidas:

  • %recipient_call_id — ID del abonado que perdió la llamada;

  • %tcs_guest_page_url — enlace a la página de invitados de su TrueConf Server.

• para invitaciones a la reunión:

  • %conf_name — el nombre de la conferencia;

  • %conf_id — ID de la conferencia (por ejemplo, \c\df0a2adebe);

  • %owner_name — nombre mostrado del dueño de la conferencia;

  • %owner_email — correo electrónico de contacto del propietario de la conferencia;

  • %owner_mobile_phone — número de teléfono móvil del propietario de la conferencia;

  • %owner_work_phone — número de teléfono laboral del propietario de la conferencia;

  • %owner_home_phone — número de teléfono de casa del propietario de la conferencia;

  • %owner_sip_number — número SIP del propietario de la conferencia;

  • %user_display_name — el nombre mostrado del usuario invitado a la conferencia;

  • %start_time — hora y fecha de inicio de la conferencia. El tiempo indicado corresponde a la zona horaria del servidor (se escribe al lado entre paréntesis en el correo electrónico), por lo tanto, los participantes deben tener en cuenta su propia zona horaria para conectarse a la conferencia a tiempo;

  • %conf_description — la descripción de la conferencia, que se establece en la sección Advanced → Description al momento de su creación;

  • %conf_url — enlace a la página de la conferencia, por ejemplo:

    https://example.com/c/CID

  • %conf_url_app_join: este enlace permite una conexión rápida de un solo clic a través de la aplicación de cliente sin abrir la página del evento. Funciona de la siguiente manera: al hacer clic en el enlace, si la conferencia está en curso y se permite la conexión desde la aplicación, se inicia la aplicación instalada e intenta unirse a la conferencia. Es como si el usuario hubiera accedido a la página web del evento y hubiera hecho clic en el botón de conexión mediante la aplicación. El formato general del enlace es el siguiente:

    https://[server_address]/c/CID#app=1

  Es el ancla #app=1 la que activa el script JS, iniciando la conexión a través de la aplicación instalada.

El enlace en el formato https://[server_address]/c/CID#app=1 se puede usar no solo para correos con TrueConf Server, sino también en otros correos o mensajes para simplificar que los usuarios se conecten a la conferencia.

• para notificaciones de registro en el seminario web:

  • %conf_unique_link — enlace único para unirse a la conferencia para este participante.

Parámetros para especificar los contactos del administrador del servidor:

• %admin_name — nombre mostrado;

• %admin_email — e-mail para contacto;

• %admin_phone — teléfono de contacto.