# Configuration des notifications par email (SMTP)
# Intégration avec le serveur de messagerie via le protocole SMTP
TrueConf Server ne possède pas de système de messagerie intégré et peut uniquement utiliser un serveur SMTP externe ou un service de notification pour envoyer des e-mails d'information aux clients. Dans la section Network → SMTP, vous pouvez spécifier quel serveur SMTP doit être utilisé et également modifier les modèles d'e-mails envoyés.
Dans les paramètres du serveur de messagerie sortante pour l'envoi de notifications depuis TrueConf Server, il ne faut pas spécifier une adresse e-mail déjà utilisée ou pouvant être utilisée dans le profil utilisateur. Il est nécessaire de créer une boîte mail distincte pour le serveur.
Pour configurer la connexion SMTP :
Indiquez l’hôte : l’adresse du serveur de messagerie.
Sélectionnez le type de connexion sécurisée : SSL, STARTTLS, ou ne pas l'utiliser.
Si le port pour le type de connexion sélectionné diffère du port standard, veuillez le spécifier manuellement.
Sélectionnez le type d'authentification (no authorization ou simple password), et dans le deuxième cas, spécifiez le nom d'utilisateur et le mot de passe pour connecter TrueConf Server au serveur SMTP.
Renseignez les champs de l'adresse électronique (adresse complète de la boîte mail, incluant le login, @ et le domaine) et du nom de l'expéditeur - ils apparaîtront dans le champ From du courrier. L'adresse doit correspondre au login et à l'hôte indiqués.
Vérifiez la validité des paramètres en utilisant le bouton Check connection. Le champ Status: affiche l'état actuel de la connexion au serveur de messagerie : successfully connected en cas de connexion réussie au serveur SMTP et invalid server en cas d'erreur de connexion.
Indiquez l'e-mail de l'administrateur de TrueConf Server. Il sera affiché dans les courriels envoyés. Cochez la case sous le champ de saisie pour que l'administrateur reçoive des notifications de redémarrage de TrueConf Server en raison d'erreurs internes.
Cliquez sur Apply en bas de la page pour enregistrer les modifications.
# Configuration des modèles d'e-mails
Sous les paramètres de connexion au serveur SMTP, vous pouvez configurer les modèles pour différents notifications par email.
Pour rétablir les modèles par défaut pour tous les courriels, cliquez sur le bouton Set default dans la section User mails. Les modèles utilisés seront dans la langue sélectionnée dans les préférences par cet administrateur.
# Notifications des appels manqués
Pour recevoir des notifications concernant les appels manqués, cochez la case Notify users about missed calls. Ainsi, si un utilisateur est hors ligne lors d'un appel ou d'une conférence, TrueConf Server tentera d'envoyer une notification à l'adresse indiquée dans le champ E-mail des paramètres de profil utilisateur ou dans le champ correspondant importé via LDAP.
Les notifications d'appels manqués pour les utilisateurs non enregistrés sont envoyées aux abonnés dont l'utilisateur de votre serveur de visioconférence ne connaissait pas le TrueConf ID et a tenté de les appeler par email. Ces appels doivent être effectués avec le préfixe #mailto:, par exemple #mailto:user123@example.com. Cela est dû au fait que le TrueConf ID a le même format que l'adresse email et qu'il est nécessaire d'utiliser un préfixe spécial dans la chaîne d'appel pour les différencier.
Lors de l'ajout de participants par e-mail à une conférence publique (webinaire), le préfixe #mailto: est ajouté automatiquement, aucune action supplémentaire n'est alors requise.
# Invitations aux conférences
Pour activer l'envoi d'invitations pour toutes les nouvelles conférences créées, cochez la case Send invitations to participants of the group conference. Dans ce cas, lors de la planification d'une conférence, tous les utilisateurs invités recevront des notifications avec la date et l'heure de l'événement (si elles sont spécifiées).
Vous pouvez activer ou désactiver l'envoi d'invitations pour chaque conférence individuellement dans l'onglet Advanced lors de sa création ou de sa modification.
# Confirmations d'inscription à une conférence publique
Pour envoyer des confirmations de l'inscription réussie des participants au webinaire (si les paramètres correspondants sont configurés), utilisez un modèle distinct Conference registration notification.
# Rappels pour la conférence à venir
Vous pouvez configurer l'envoi de rappels par e-mail concernant les événements à venir. Ainsi, tous les participants ajoutés à une conférence planifiée recevront un message par courrier électronique avec un rappel avant le début de celle-ci. Le modèle de rappel est configuré ci-dessous dans le bloc Reminder about upcoming conference.
La période avant le début de l'événement pour le rappel est sélectionnée dans la liste Reminders. Si la case est cochée mais qu'aucune option n'est sélectionnée dans la liste, un administrateur ou le propriétaire peut activer les rappels lors de la création de toute conférence planifiée en spécifiant manuellement la période souhaitée. Si une option est sélectionnée, par exemple, 1 jour et 5 minutes avant, l'envoi de rappels pour l'événement sera déjà activé avec les périodes spécifiées lors de la planification de l'événement.
Si l'administrateur active la case à cocher Send users reminders about upcoming conference et sélectionne les périodes dans la liste Reminders, des notifications avec ces périodes seront également automatiquement ajoutées pour les conférences déjà planifiées sans rappels.
# Notifications de report de conférence
Pour envoyer des notifications aux participants d'un événement prévu concernant le changement de l'heure de début, cochez la case Notification of start time change for scheduled conference.
Une notification par e-mail sera également envoyée si le type de récurrence pour une conférence planifiée est modifié, par exemple, de ponctuel à périodique et vice versa.
Si une nouvelle heure de début est définie pour une conférence ponctuelle planifiée déjà terminée afin qu'elle soit relancée, ce ne sera pas cette lettre qui sera envoyée, mais une notification d'invitation à un nouvel événement.
# Notifications d'annulation de conférence
Pour envoyer des notifications aux participants d'un événement planifié indiquant son annulation, cochez la case Notification of conference cancellation. Cette notification sera envoyée si :
la conférence planifiée a été supprimée avant son début;
le type de lancement de la conférence a été modifié en salle virtuelle.
# Notifications d'exclusion de la conférence
Pour activer la notification des participants à la conférence concernant leur exclusion de la liste des invitations, cochez la case Notify users if they are removed from the participant list. Ce paramètre s'applique à tous les modes de conférences. Dans le cas des webinaires avec inscription configurée, les notifications seront envoyées à la fois aux participants inscrits de manière autonome et à ceux qui ont été invités lors de la création de l'événement.
# Liste des paramètres utilisés dans les modèles de courrier
Utilisez les constructions syntaxiques listées ci-dessous pour créer vos propres modèles de courrier envoyés par TrueConf Server :
pour notifier les utilisateurs des appels manqués :
%caller_display_name— le nom affiché de l'utilisateur appelant;%сaller_call_id— ID de l'utilisateur appelant (par exemple :user@ub3xz.trueconf.name);%recipient_display_name— le nom affiché du correspondant qui a manqué l'appel;%missed_call_time— l'heure et la date de l'appel.
variables supplémentaires pour notifier les utilisateurs non enregistrés des appels manqués :
%recipient_call_id— ID du destinataire qui a manqué l'appel;%tcs_guest_page_url— lien vers la page d'accueil des invités de votre TrueConf Server.
pour les invitations à la conférence :
%conf_name— nom de la conférence;%conf_id— ID de la conférence (par exemple,\c\df0a2adebe);%owner_name— le nom affiché du propriétaire de la conférence;%owner_email— email de contact du propriétaire de la conférence;%owner_mobile_phone— numéro de téléphone mobile du propriétaire de la conférence;%owner_work_phone— numéro de téléphone professionnel du propriétaire de la conférence;%owner_home_phone— numéro de téléphone fixe de l'organisateur de la conférence;%owner_sip_number— numéro SIP de l'organisateur de la conférence;%user_display_name— le nom d'affichage de l'utilisateur invité à la conférence;%start_time— l'heure et la date de début de la conférence. L'heure indiquée correspond au fuseau horaire du serveur (mentionnée entre parenthèses dans le courriel), il est donc important que les participants tiennent compte de leur propre fuseau horaire pour se connecter à la conférence à temps;%conf_description— la description de la conférence, qui est définie dans la section Advanced → Description lors de sa création ;%conf_url— lien vers la page de la conférence, par exemple :https://example.com/c/CID%conf_url_app_join— un lien pour une connexion rapide en un clic via l'application client sans ouvrir la page de l'événement. Cela fonctionne comme suit : en cliquant sur le lien, si la conférence est lancée et que la connexion depuis l'application est autorisée, l'application installée s'ouvre et tente de rejoindre la conférence. C'est comme si l'utilisateur avait accédé à la page web de l'événement et appuyé sur le bouton de connexion via l'application. La structure générale du lien est la suivante :https://[server_address]/c/CID#app=1
C'est précisément l'ancre
#app=1qui déclenche le script JS, initiant ainsi la connexion via l'application installée.
Le lien sous la forme https://[server_address]/c/CID#app=1 peut être utilisé non seulement dans les courriels avec TrueConf Server, mais aussi dans d'autres courriels ou messages pour faciliter la connexion des utilisateurs à la conférence.
pour les notifications d'inscription au webinaire :
- %conf_unique_link — lien unique pour rejoindre la conférence pour ce participant.
Paramètres pour spécifier les contacts de l'administrateur du serveur :
%admin_name— nom affiché;%admin_email— email pour contact;%admin_phone— numéro de téléphone pour contact.