Paramètres réseau et fédération, notifications par email

Dans la section Network, vous pouvez configurer certains paramètres de TrueConf Server liés au réseau :

• connexion des applications clientes et des appareils tiers (SIP, H.323, etc.) ;

• notifications par email pour les utilisateurs et l'administrateur;

• connexion avec d'autres instances de TrueConf Server.

Paramètres réseau

Dans la section Network → Network settings, vous pouvez spécifier les adresses IP et les ports que les applications clientes téléchargées depuis TrueConf Server utiliseront pour tenter de se connecter. Par défaut, seule l'adresse IP de la machine sur laquelle TrueConf Server est installé est utilisée à cet effet.

Les applications client se connectent toujours à TrueConf Server via un seul port TCP, par défaut 4307. Ce port est utilisé exclusivement pour la transmission des signaux, des données d'authentification ainsi que des flux audio et vidéo. Un port HTTPS (par défaut 443) est également utilisé pour afficher le planificateur, accéder à la gestion avancée des conférences et effectuer des appels API. Pour plus de détails, consultez cet article de notre base de connaissances.

Vous pouvez spécifier un autre port lors de la modification de la liste des adresses IP utilisées.

Aucun port UDP ne peut être utilisé pour la communication entre TrueConf Server et l'application cliente.

Dans la liste Internal addresses, vous trouverez les adresses et ports que le serveur surveillera pour détecter la connexion des applications clientes. Ce doivent être les adresses des interfaces réseau de la machine sur laquelle TrueConf Server est installé, ou son nom DNS interne qui se résout en une de ces interfaces réseau via IP. Lorsque la case Listen on all IP addresses est cochée (elle l'est par défaut), la liste est automatiquement composée de toutes ces adresses, y compris les adresses virtuelles.

Pour modifier la liste des Internal addresses :

1. Décochez la case Listen on all IP addresses.

2. Pour modifier les paramètres d'une connexion spécifique, il suffit de cliquer sur la ligne contenant cette adresse.

3. Utilisez les boutons en bas de la liste pour ajouter une nouvelle adresse, enregistrer ou annuler les modifications.

Les adresses de la liste External addresses sont ajoutées sous forme chiffrée au nom de l'installateur TrueConf for Windows qui est téléchargé depuis la page d'accueil du serveur (voir paramètres des applications). Ces adresses seront utilisées lors de son premier lancement. Les utilisateurs de votre serveur et les invités qui se connectent à un webinaire via l'application ne pourront pas se connecter au serveur si l'adresse externe n'est pas accessible pour eux (mais s'ils saisissent manuellement la bonne adresse dans les paramètres de l'application, ils pourront se connecter). C'est pourquoi nous recommandons d'indiquer dans la liste External addresses des adresses accessibles à tous les utilisateurs, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur du réseau d'entreprise. Cette liste peut inclure des adresses redirigées vers des adresses internes, l'adresse IP de votre NAT, un nom DNS ou des adresses vers lesquelles il est prévu de déplacer TrueConf Server à l'avenir (afin que les applications clientes précédemment téléchargées puissent se connecter au serveur via la nouvelle adresse IP après le déplacement). Si le serveur est destiné uniquement à fonctionner sur le réseau local, il n'est pas nécessaire d'utiliser cette liste.

Par exemple, si vous envisagez de migrer le serveur vers d'autres adresses IP à l'avenir, ajoutez ces adresses IP à la liste des External addresses. Cela aidera les applications clientes à détecter la nouvelle adresse lors de la première connexion après le transfert du serveur et à l'utiliser par la suite.

Pour modifier la liste des External addresses, cochez la case Specify.

Après avoir changé l'adresse en adresse externe, allez dans la section Web → Settings du panneau de contrôle du serveur et modifiez l'adresse externe de la page web avec l'IP publique (que vous avez indiquée dans la liste External addresses), puis redémarrez le serveur pour permettre aux utilisateurs externes de se connecter depuis l'extérieur.

Cette documentation ne comprend pas d'instructions concernant la configuration de la redirection des ports TCP ou des noms DNS. Vous pouvez obtenir ces informations dans la documentation de votre équipement réseau.

SMTP (configuration des notifications par email)

TrueConf Server ne possède pas de système de messagerie intégré et peut uniquement utiliser un serveur SMTP externe ou un service de notification pour envoyer des e-mails d'information aux clients. Dans la section Network → SMTP, vous pouvez spécifier quel serveur SMTP doit être utilisé et également modifier les modèles d'e-mails envoyés.

Dans les paramètres du serveur de messagerie sortante pour l'envoi de notifications depuis TrueConf Server, il ne faut pas spécifier une adresse e-mail déjà utilisée ou pouvant être utilisée dans le profil utilisateur. Il est nécessaire de créer une boîte mail distincte pour le serveur.

Pour configurer la connexion SMTP :

1. Indiquez l’hôte : l’adresse du serveur de messagerie.

2. Sélectionnez le type de connexion sécurisée : SSL, STARTTLS, ou ne pas l'utiliser.

3. Si le port pour le type de connexion sélectionné diffère du port standard, veuillez le spécifier manuellement.

4. Sélectionnez le type d'authentification (no authorization ou simple password), et dans le deuxième cas, spécifiez le nom d'utilisateur et le mot de passe pour connecter TrueConf Server au serveur SMTP.

5. Renseignez les champs de l'adresse électronique (adresse complète de la boîte mail, incluant le login, @ et le domaine) et du nom de l'expéditeur - ils apparaîtront dans le champ From du courrier. L'adresse doit correspondre au login et à l'hôte indiqués.

6. Vérifiez la validité des paramètres en utilisant le bouton Check connection. Le champ Status: affiche l'état actuel de la connexion au serveur de messagerie : successfully connected en cas de connexion réussie au serveur SMTP et invalid server en cas d'erreur de connexion.

7. Indiquez l'e-mail de l'administrateur de TrueConf Server. Il sera affiché dans les courriels envoyés. Cochez la case sous le champ de saisie pour que l'administrateur reçoive des notifications de redémarrage de TrueConf Server en raison d'erreurs internes.

8. Cliquez sur Apply en bas de la page pour enregistrer les modifications.

Configuration des modèles d'e-mails

Sous les paramètres de connexion au serveur SMTP, vous pouvez configurer les modèles pour différents notifications par email.

Pour rétablir les modèles par défaut pour tous les courriels, cliquez sur le bouton Set default dans la section User mails. Les modèles utilisés seront dans la langue sélectionnée dans les préférences par cet administrateur.

Notifications des appels manqués

Pour recevoir des notifications concernant les appels manqués, cochez la case Notify users about missed calls. Ainsi, si un utilisateur est hors ligne lors d'un appel ou d'une conférence, TrueConf Server tentera d'envoyer une notification à l'adresse indiquée dans le champ E-mail des paramètres de profil utilisateur ou dans le champ correspondant importé via LDAP.

Les notifications d'appels manqués pour les utilisateurs non enregistrés sont envoyées aux abonnés dont l'utilisateur de votre serveur de visioconférence ne connaissait pas le TrueConf ID et a tenté de les appeler par email. Ces appels doivent être effectués avec le préfixe #mailto:, par exemple #mailto:user123@example.com. Cela est dû au fait que le TrueConf ID a le même format que l'adresse email et qu'il est nécessaire d'utiliser un préfixe spécial dans la chaîne d'appel pour les différencier.

Lors de l'ajout de participants par e-mail à une conférence publique (webinaire), le préfixe #mailto: est ajouté automatiquement, aucune action supplémentaire n'est alors requise.

Invitations aux conférences

Pour activer l'envoi d'invitations pour toutes les nouvelles conférences créées, cochez la case Send invitations to participants of the group conference. Dans ce cas, lors de la planification d'une conférence, tous les utilisateurs invités recevront des notifications avec la date et l'heure de l'événement (si elles sont spécifiées).

Vous pouvez activer ou désactiver l'envoi d'invitations pour chaque conférence individuellement dans l'onglet Advanced lors de sa création ou de sa modification.

Confirmations d'inscription à une conférence publique

Pour envoyer des confirmations de l'inscription réussie des participants au webinaire (si les paramètres correspondants sont configurés), utilisez un modèle distinct Conference registration notification.

Rappels pour la conférence à venir

Vous pouvez configurer l'envoi de rappels par e-mail concernant les événements à venir. Ainsi, tous les participants ajoutés à une conférence planifiée recevront un message par courrier électronique avec un rappel avant le début de celle-ci. Le modèle de rappel est configuré ci-dessous dans le bloc Reminder about upcoming conference.

La période avant le début de l'événement pour le rappel est sélectionnée dans la liste Reminders. Si la case est cochée mais qu'aucune option n'est sélectionnée dans la liste, un administrateur ou le propriétaire peut activer les rappels lors de la création de toute conférence planifiée en spécifiant manuellement la période souhaitée. Si une option est sélectionnée, par exemple, 1 jour et 5 minutes avant, l'envoi de rappels pour l'événement sera déjà activé avec les périodes spécifiées lors de la planification de l'événement.

Si l'administrateur active la case à cocher Send users reminders about upcoming conference et sélectionne les périodes dans la liste Reminders, des notifications avec ces périodes seront également automatiquement ajoutées pour les conférences déjà planifiées sans rappels.

Notifications de report de conférence

Pour envoyer des notifications aux participants d'un événement prévu concernant le changement de l'heure de début, cochez la case Notification of start time change for scheduled conference.

Une notification par e-mail sera également envoyée si le type de récurrence pour une conférence planifiée est modifié, par exemple, de ponctuel à périodique et vice versa.

Si une nouvelle heure de début est définie pour une conférence ponctuelle planifiée déjà terminée afin qu'elle soit relancée, ce ne sera pas cette lettre qui sera envoyée, mais une notification d'invitation à un nouvel événement.

Notifications d'annulation de conférence

Pour envoyer des notifications aux participants d'un événement planifié indiquant son annulation, cochez la case Notification of conference cancellation. Cette notification sera envoyée si :

• la conférence planifiée a été supprimée avant son début;

• le type de lancement de la conférence a été modifié en salle virtuelle.

Notifications d'exclusion de la conférence

Pour activer la notification des participants à la conférence concernant leur exclusion de la liste des invitations, cochez la case Notify users if they are removed from the participant list. Ce paramètre s'applique à tous les modes de conférences. Dans le cas des webinaires avec inscription configurée, les notifications seront envoyées à la fois aux participants inscrits de manière autonome et à ceux qui ont été invités lors de la création de l'événement.

Liste des paramètres utilisés dans les modèles de courrier

Utilisez les constructions syntaxiques listées ci-dessous pour créer vos propres modèles de courrier envoyés par TrueConf Server :

• pour notifier les utilisateurs des appels manqués :

  • %caller_display_name — le nom affiché de l'utilisateur appelant;

  • %сaller_call_id — ID de l'utilisateur appelant (par exemple : user@ub3xz.trueconf.name);

  • %recipient_display_name — le nom affiché du correspondant qui a manqué l'appel;

  • %missed_call_time — l'heure et la date de l'appel.

• variables supplémentaires pour notifier les utilisateurs non enregistrés des appels manqués :

  • %recipient_call_id — ID du destinataire qui a manqué l'appel;

  • %tcs_guest_page_url — lien vers la page d'accueil des invités de votre TrueConf Server.

• pour les invitations à la conférence :

  • %conf_name — nom de la conférence;

  • %conf_id — ID de la conférence (par exemple, \c\df0a2adebe);

  • %owner_name — le nom affiché du propriétaire de la conférence;

  • %owner_email — email de contact du propriétaire de la conférence;

  • %owner_mobile_phone — numéro de téléphone mobile du propriétaire de la conférence;

  • %owner_work_phone — numéro de téléphone professionnel du propriétaire de la conférence;

  • %owner_home_phone — numéro de téléphone fixe de l'organisateur de la conférence;

  • %owner_sip_number — numéro SIP de l'organisateur de la conférence;

  • %user_display_name — le nom d'affichage de l'utilisateur invité à la conférence;

  • %start_time — l'heure et la date de début de la conférence. L'heure indiquée correspond au fuseau horaire du serveur (mentionnée entre parenthèses dans le courriel), il est donc important que les participants tiennent compte de leur propre fuseau horaire pour se connecter à la conférence à temps;

  • %conf_description — la description de la conférence, qui est définie dans la section Advanced → Description lors de sa création ;

  • %conf_url — lien vers la page de la conférence, par exemple :

    https://example.com/c/CID

  • %conf_url_app_join — un lien pour une connexion rapide en un clic via l'application client sans ouvrir la page de l'événement. Cela fonctionne comme suit : en cliquant sur le lien, si la conférence est lancée et que la connexion depuis l'application est autorisée, l'application installée s'ouvre et tente de rejoindre la conférence. C'est comme si l'utilisateur avait accédé à la page web de l'événement et appuyé sur le bouton de connexion via l'application. La structure générale du lien est la suivante :

    https://[server_address]/c/CID#app=1

  C'est précisément l'ancre #app=1 qui déclenche le script JS, initiant ainsi la connexion via l'application installée.

Le lien sous la forme https://[server_address]/c/CID#app=1 peut être utilisé non seulement dans les courriels avec TrueConf Server, mais aussi dans d'autres courriels ou messages pour faciliter la connexion des utilisateurs à la conférence.

• pour les notifications d'inscription au webinaire :

  • %conf_unique_link — lien unique pour rejoindre la conférence pour ce participant.

Paramètres pour spécifier les contacts de l'administrateur du serveur :

• %admin_name — nom affiché;

• %admin_email — email pour contact;

• %admin_phone — numéro de téléphone pour contact.

Fédération

Le mode de fédération permet aux utilisateurs de TrueConf Server de passer des appels et de participer à des conférences avec des utilisateurs d'autres TrueConf Server, ainsi que d'envoyer des messages dans les chats. La fédération est disponible uniquement dans la version complète de TrueConf Server (par exemple, lors de l'achat de licences de tout type supplémentaires). Le nombre de serveurs pouvant être fédérés n'est pas limité. Les restrictions sur les conférences de groupe seront conformes aux limitations du TrueConf Server initiant la connexion.

Exigences pour le bon fonctionnement de la fédération :

1. Vous devez enregistrer le serveur sous un nom DNS existant ou spécifier l'adresse réelle du serveur à l'aide des enregistrements DNS SRV.

2. Chacun des serveurs fédératifs doit être accessible par son nom DNS (FQDN) spécifié lors de l'enregistrement, à un autre serveur via le port principal pour le protocole TrueConf (par défaut 4307) et via le port HTTPS, par défaut 443. Si l'un des serveurs est configuré avec un autre port HTTPS ou un autre port pour le protocole de communication, l'accès à ce serveur doit se faire par ce port spécifique plutôt que par le port standard.

3. Chaque serveur fédératif doit être accessible via le port HTTPS (par défaut 443) à tous les utilisateurs des deux serveurs (dont la participation aux appels et conférences est prévue) avec son nom de domaine, qui doit correspondre au nom externe du serveur indiqué lors de son enregistrement.

4. ATTENTION ! Si vous utilisez une version du serveur inférieure à 5.4.0, il est également nécessaire qu'il soit accessible à tous les utilisateurs fédérés via le port principal pour le protocole TrueConf (par défaut 4307).

Pour plus d'informations sur la façon dont l'application cliente peut trouver le serveur, consultez la section sur la configuration de la connexion automatique.

La fédération doit être configurée sur les deux serveurs afin qu'ils soient finalement accessibles l'un à l'autre conformément aux règles mentionnées ci-dessus. Pour cela :

1. Dans la liste déroulante, sélectionnez le mode de fonctionnement de la fédération :

   • Disabled;

   • Allowed for whitelisted servers – c'est-à-dire que la fédération est disponible uniquement pour les serveurs spécifiés dans la liste blanche, et uniquement pour eux;

   • Allowed for all but blacklisted servers – la fédération avec le serveur est accessible à tous les serveurs, sauf ceux indiqués sur cette liste.

2. Utilisez le bouton Add pour ajouter les noms de domaine (FQDN) des serveurs requis à la liste appropriée en fonction du mode sélectionné ci-dessus.

Pour fonctionner en fédération, il n'est pas nécessaire de spécifier les adresses IP, uniquement les noms DNS (FQDN). Les masques avec le caractère astérisque * sont pris en charge, par exemple : *.example.com, v*.example.com, example.*, *.example.*.

3. Cliquez sur le bouton Apply pour redémarrer TrueConf Server et enregistrer les modifications.

Examinons quelques exemples.

Exemple 1

Pour configurer la fédération avec une autre instance de TrueConf Server, par exemple videoserver.example.com, il est nécessaire de :

1. Ajouter videoserver.example.com à la liste blanche.

2. Activer la fédération sur videoserver.example.com de l'une des manières suivantes :

   • ajouter le nom de domaine de votre serveur à sa liste blanche;

   • autoriser la fédération avec tous les serveurs qui ne sont pas sur la liste noire et ne pas y ajouter votre serveur.

3. Assurez-vous que les deux serveurs et les applications clientes connectées à ceux-ci sont accessibles mutuellement via leurs noms de domaine.

Exemple 2

En ajoutant le serveur videoserver.example.com à la liste noire, vous interdisez ainsi tous les appels entre les abonnés de votre serveur et tous les utilisateurs ayant un ID au format id@videoserver.example.com.

Comment se passe la connexion lors de la fédération

La procédure de connexion à une conférence, y compris lors de l'utilisation de la fédération, est décrite en détail dans la section "Page de conférence".