Unified communications is a general definition for a variety of interaction tools combined within a single platform. Such tools may include audio and video conferencing, messaging, address book and presence statuses, screen sharing and slideshow, etc. The main goal of any UC platform is to make remote communications easier and create a consistent experience for teams connected from anywhere, on any device, without the need to use multiple tools for each separate purpose.
Unified communications solutions can often integrate with third-party tools (e.g. enterprise-grade platforms, marketing or team management software) for customers to be able to centralize their workflow and eliminate traction between different solutions for meeting and chatting.
Modern offerings usually combine both synchronous (real-time), such as IM or VC and asynchronous communications which allow users to exchange ideas when they feel fit. The latter has become possible with the rise of persistent messaging - personal and group chats or channels available both inside and outside of video meetings. With channels, users are not bound to a specific schedule: they can send and answer messages when they have time or resources without the need to distract from their work timetable. With general availability of advanced collaboration tools, such as content sharing or recording, UC systems are gradually turning into UCC (Unified Communications and Collaboration).
Although the popularity of such solutions has been on the rise already for a decade, UCC has really become an essential part of any business during the COVID-19 pandemic, when all companies and organizations were required to move their business communications online. UCC systems help facilitate remote workflows and organize effective collaboration.
UC systems may have different deployment scenarios: on-premises, cloud or hybrid. Although cloud-based systems also called Unified Communications as a Service (UCaaS) are gaining popularity thanks to multiple integrations with other cloud services and ease of use, security-conscious organizations and businesses still prefer hybrid or on-premises UC systems to comply with privacy policies and ensure safety of the information and data exchanged.
To add video conferencing to their systems, a number of UC vendors are using WebRTC technologies to provide meetings in browsers. However, browser-based meetings do not provide some important UC features such as presence statuses and team messaging, which help immediately check on a user's availability and exchange messages. This is why video-enabled client apps with built-in presence and persistent chats are preferable when looking for a UC system.
UC platforms are best known for integrating the tools a business needs in an all-in-one solution. However, sometimes customers also need additional integrations (e.g. calendars, marketing tools, other video conferencing services, etc). Some vendors are working on providing multiple integrations with third-party services, others deliver APIs and SDKs which help customers create their own integrations.
Unified Communications bring a number of benefits for any business with distributed and remote teams:
Collaborate on shared projects
Meet from any geographic location
Reduce travel costs
Be flexible with an ability to work from anywhere
Store all your communications in one place
Integrate with other business processes
Boost customer and employee satisfaction
Follow social distancing rules
One of main spheres that are directly connected with UC include omnichannel communications and contact center technologies that integrate special tools such as automatic call queues, automated voicemails, auto attendants, live chats etc. The use of UC systems in customer care has proven to improve customer engagement and satisfaction, automate sales processes and reduce costs for hiring dedicated call agents or company representatives.
Another technology that goes in line with UC is Communications Platform as a Service (CPaaS), a set of technologies that let you add communication capabilities into your existing offerings and applications via APIs. Voice, video and chats can be embedded to your business applications to enrich customer communication channels.
Messaging
Exchange messages in personal and group chats, communicate in persistent group channels to discuss ideas within your associates.
Videoconferencias
Run face-to-face meetings or large-scale video conferences. organize webinars and product demos for partners or customers and reduce your travel costs.
Presence management
Quickly check on your colleagues’ availability.
Colaboración
Share your screen, show slides, record meetings, and collaborate on shared files.
Conferencias de audio
Call mobile and landline numbers, PBX or PSTN subscribers. and invite them to conference calls.
API para integraciones personalizadas
Connect systems and data to unify communications, increase data exchanges, and improve business intelligence.
The UC system can enhance your daily business communications with easy-to-use, performance-boosting technologies and tools that drive results and ensure effective digital transformation. With unified communications strategy, your company can complete tasks with minimal context switches within a single interface.
UC technology puts you in the same room with your employees no matter where they are located. Remote participants can be provided access to the information they need without ever having to get on a plane, bringing you closer towards effective digital transformation.
TrueConf is an all-in-one enterprise-grade unified communications solution that integrates audio and video conferencing, team messaging, presence statuses, meeting scheduling and collaboration tools. Self-hosted and secure on-premises deployment guarantees that your communications will always stay on your company’s servers, in your own control.
TrueConf supports a number of use cases and provides a lot of features and tools for efficient team collaboration:
Work in LAN/VPN.
Gain complete control over communications without the need for an Internet connection.
Video conferencing.
Run video conferences for up to 1,000 participants.
Meet on any device.
TrueConf provides native apps for desktops, mobiles, rooms, browsers and even Smart TVs, allowing you to be online literally from anywhere.
Collaboration tools.
Collaborate with your colleagues thanks to slide show, screen sharing, meeting recording and much more!
Compatibility with SIP/H.323 endpoints.
Dial into TrueConf meetings or call out any third-party, standards-based audio or video device via SIP or H.323.
Compatibility with video conferencing services.
Join any meeting held on third-party video conferencing platforms such as Zoom, Cisco Webex, BlueJeans Meetings, Lifesize Cloud or GoToMeeting.
Address book with presence.
Quickly check on your colleagues’ availability.
Es imposible imaginar el mundo moderno sin las telecomunicaciones. El sistema de comunicación no es sólo una herramienta para aplicaciones empresariales esenciales de gestión o comunicación, sino más bien un factor crítico que refleja la marcha de la civilización. Hoy no basta con que nos escuchemos por teléfono. Estamos acostumbrados a otros medios de comunicación: chats, mensajería, videoconferencia y redes sociales. Mientras que cuando se trata del proceso de negociaciones, recurrimos a herramientas de colaboración. Obviamente, los usuarios querrían que todas esas características se almacenaran convenientemente y se unieran en un solo dispositivo, donde son libres de usarlo en cualquier momento: en casa, en la oficina, en un sitio remoto o durante un viaje de negocios. Sin embargo, los diferentes tipos de comunicación evolucionaron a su manera, por lo que el proceso de reunirlos no era pan comido. Los esfuerzos para recopilar las videoconferencias y todas las demás herramientas de comunicación en un único sistema de solución unificada dieron lugar al fenómeno de las Comunicaciones Unificadas (UC).
Las “comunicaciones unificadas” pueden definirse desde dos puntos de vista interrelacionados: las del operador y las del usuario. En el primer caso, la solución UC es una red de datos moderna basada en estándares internacionales abiertos, que soporta todas las tecnologías y protocolos populares (H.323, SIP, MGCP, IMS, MPLS, etc.) Las comunicaciones unificadas aseguran la implementación y gestión de cualquier servicio de comunicación, aplicaciones de negocio y soportan la compatibilidad de equipos por parte de varios proveedores.
Sin embargo, este artículo examina las UC desde el lado del usuario, ya que este aspecto es el más cercano a la amplia audiencia. En este contexto, las comunicaciones unificadas representan una única plataforma de software autoalojada o basada en la nube que permite a una rápidamente prestar todos los servicios posibles de comunicación y colaboración en un único dispositivo (PC, tablet, smartphone, etc.) Las comunicaciones unificadas tienen por objeto garantizar que los empleados de las empresas estén permanentemente disponibles en cualquier momento (o, como opción, sólo durante horas laborables) y en cualquier lugar.
En varias etapas históricas de desarrollo, las plataformas de comunicación unificada incluyeron diferentes funcionalidades que se expandieron a medida que se desarrollaron las tecnologías de comunicación. El término "comunicaciones unificadas" surgió a mediados de la década de 1990, lo que significa la unificación de las comunicaciones de voz, mensajes de texto y presencia dentro de una plataforma de comunicación. Esto fue posible gracias al desarrollo activo de canales de comunicación digital y PBX. Sin embargo, las soluciones estaban fuertemente conectadas al equipo de un proveedor específico, mientras que las comunicaciones casi siempre se limitaban a las oficinas.
A medida que se desarrollaban las tecnologías IP, surgieron nuevas funciones y las soluciones de software ganaban popularidad. En aquella época, los usuarios intentaron deshacerse de los PBX de hardware y optaron por productos de software más flexibles para el hogar, la administración y los negocios. El proceso de evolución adicional está asociado con la difusión de las tecnologías de Internet, las redes móviles de banda ancha y las plataformas de videoconferencia para la colaboración mutua. Las comunicaciones unificadas finalmente fueron más allá de las oficinas de negocios y se convirtieron en sistemas globales de gestión de alta escala sin usuarios georeferenciados.
Evolution of Communication Technologies:
New Methods of Communication and Information Exchange Emerge Every Year
Hoy en día, el conjunto de CU comprende las siguientes funciones básicas:
Elementos básicos del sistema moderno de CU
A modern unified communications system can function both online and offline, so your message won’t disappear if your colleague is not currently connected. One of the most important unified communications features is a “single phone number”. Thanks to this feature, you should not search for a phone number on all channels to call a user — just dial a phone number, and a system (or a called user) will choose the best method to connect. With the help of cross-platform compatibility, you can implement all communication services in various software environments and on all sorts of hardware platforms without reference to a particular vendor. At a higher level, unified communications should be integrated into the company’s business processes and management, including support for ERP and CRM systems. For example, UC solution may be integrated with enterprise video content management systems (EVCM) to enable recording upload directly to the EVCM system for streaming, storing, and sharing your meetings with internal and external audiences.
Most In-Demand Functions of Unified Communications.
Data by West, One of the Largest UC Providers in the USA (2016)
La solución UC debe de estar protegida y debe ser fácil de usar en cualquier dispositivo moderno. Las comunicaciones unificadas basadas en la nube se están haciendo cada vez más populares, ya que refleja la situación general del sector informático: para los clientes un sistema en la nube es más fácil de implementar y mantener. Además, tienden a ofrecer un modelo de pago y un uso más flexible en comparación con el de software local.
Cabe señalar que los sistemas que combinan sólo algunas de las funciones descritas normalmente no pertenecen a las comunicaciones unificadas. Por ejemplo, los modernos puntos finales de videoconferencia permiten la comunicación visual y de voz, compartir documentos y presentaciones. Sin embargo, no proporcionan chats grupales, herramientas de colaboración en equipo y, lo que es más importante, un "número de teléfono único", compatibilidad entre plataformas y suficiente movilidad, por lo tanto no puede permitir a un cliente unificar la comunicación correctamente.
Dmitry Odintsov
Director Ejecutivo de TrueConf
Con los modernos sistemas de comunicaciones unificadas, puede configurar reuniones de video semanales o diarias, compartir su contenido o mostrar diapositivas, anotar documentos y fotos, grabar sus conferencias o tomar notas, no tenga miedo de adoptar tecnologías modernas.
Si se utiliza adecuadamente, las comunicaciones unificadas pueden producir beneficios económicos tangibles para la gestión y las empresas. Gracias a las comunicaciones unificadas, las empresas pueden reducir significativamente los costes de los viajes de negocios, llamadas telefónicas y sistemas de videoconferencia heredados, así como mejorar la eficiencia de los empleados y los procesos de toma de decisiones. UC ha sido y sigue siendo una importante solución de negocios para la administración que sigue evolucionando. Más recientemente, se ha pensado que las comunicaciones unificadas son cosa del pasado. Esto no es del todo cierto: el término se está volviendo obsoleto, pero la idea está evolucionando y apenas se puede ajustar a un nombre antiguo, algo desactualizado. Como resultado, las soluciones de reunión están reemplazando a las comunicaciones unificadas.
En el sector de las TI de los Estados Unidos, las soluciones de reuniones ya están siendo tratadas con gran atención. Por ejemplo, Gartner pone Soluciones de Reunión, en un cuadrante separado que incluye soluciones como Microsoft Teams (anteriormente Skype for Business), Cisco Webex, BlueJeans, TrueConf, Zoom, Huawei, ZTE, Enghouse (anteriormente Vidyo), etc.
La evolución se mueve y, por supuesto, llegará un momento en el que las soluciones de reuniones tendrán que ser sustituidas por un concepto nuevo y más avanzado que satisfaga las exigencias de la gestión moderna y el entorno empresarial.
