Compartir Contenido

Compartir pantalla es el proceso de transmitir la imagen de tu pantalla a otros participantes durante una reunión en línea o videollamada en tiempo real. Permite mostrar visualmente documentos, presentaciones, interfaces de software, páginas web y otros materiales, lo que hace que la comunicación sea más productiva y fácil de entender.

En TrueConf, la pantalla compartida se implementa con un enfoque firme en los requisitos empresariales de seguridad, velocidad y comodidad. Las principales ventajas incluyen:

• Transmisión segura de datos — La pantalla compartida en TrueConf utiliza canales de comunicación cifrados, con la opción de localizar el servidor completamente dentro de la red corporativa sin acceso a Internet.

• Control de acceso — El anfitrión de la reunión puede administrar quién puede compartir su pantalla y quién puede controlarla de forma remota, algo crucial para reuniones confidenciales.

• Transmisión de alta calidad — Incluso en conexiones de bajo ancho de banda, el sistema optimiza automáticamente la calidad para garantizar una transmisión fluida y estable.

• Integración con conferencias y seminarios web — Compartir pantalla puede ser parte de reuniones multiusuario, sesiones de capacitación o soporte técnico remoto.

Durante una conferencia, puede compartir el contenido de su escritorio o ventanas de aplicaciones específicas con los participantes.

• Para comenzar a compartir contenido durante una videollamada o conferencia grupal, seleccione su pantalla o aplicación en el panel de control.

• Aparecerá una ventana de control de contenido en la esquina superior derecha de la pantalla, que permanecerá encima de todas las ventanas durante la sesión.

• Para dejar de compartir, haga clic en el ícono rojo en la esquina inferior derecha de la pantalla.

• Claridad y comprensión más rápida — Los participantes pueden ver instantáneamente el proceso o producto en acción sin largas explicaciones.

• Ahorro de tiempo — Ayuda a entregar información rápidamente, tomar decisiones o resolver problemas.

• Reducción de la falta de comunicación — El formato visual reduce las posibilidades de errores o malentendidos.

• Mayor confianza — Especialmente útil en ventas y capacitación, donde puede mostrar el producto o proceso real.

Caso 1: Venta SaaS de un producto

Un gerente de ventas usa la pantalla compartida para mostrarle un sistema CRM a un cliente potencial. Durante la reunión en línea, le muestra en tiempo real cómo crear un perfil de cliente, configurar un embudo de ventas y generar un informe. El cliente comprende claramente el producto, lo que acelera su decisión de compra.

Caso 2: Incorporación de nuevos empleados

Un especialista en RR. HH. imparte una sesión introductoria en línea para los nuevos empleados en una oficina regional. Mediante la pantalla compartida, les muestran cómo usar el portal interno, completar las hojas de horas y enviar solicitudes de viajes de negocios. Los nuevos empleados se adaptan más rápido a los procesos corporativos sin necesidad de capacitación presencial.

Caso 3: Soporte técnico B2B

Un cliente reporta un problema con una plataforma en la nube. El ingeniero de soporte comparte su pantalla para mostrar cómo configurar correctamente el filtrado de datos. Simultáneamente, le pide al cliente que comparta su propia pantalla para analizar el problema. Esto ayuda a resolver el problema rápidamente, sin largos intercambios de correos electrónicos.

Caso 4: Trabajo colaborativo en un equipo de marketing

Durante una reunión en línea, un especialista de marketing abre una presentación para una nueva campaña y comparte su pantalla. El equipo discute el diseño de las diapositivas y ajusta los titulares y los colores de los banners en tiempo real. La versión final se aprueba en una sola sesión, sin necesidad de intercambiar archivos.

Caso 5: Análisis financiero en una reunión de la junta directiva

Un director financiero comparte una pantalla con una hoja de cálculo de Excel y gráficos, explicando la dinámica de gastos e ingresos por trimestre. Mediante filtros y fórmulas en tiempo real, responde a las preguntas de sus colegas y sugiere estrategias de optimización de costos. El contexto visual ayuda a los responsables de la toma de decisiones a comprender rápidamente la situación.

Antes de compartir la pantalla, cierre las ventanas y pestañas innecesarias, especialmente las de mensajería, el correo electrónico y los documentos que contengan información confidencial. Desactive las notificaciones para evitar ventanas emergentes accidentales. Es más seguro usar una ventana dedicada del escritorio o del navegador solo con el contenido que necesite. Comparta una ventana específica en lugar de la pantalla completa. Tenga cuidado con los nombres de las pestañas del navegador: son visibles para los participantes. Evite escribir contraseñas o datos personales mientras comparte la pantalla; pause la transmisión si es necesario. Oculte la barra de marcadores y revise el fondo de pantalla para ver si hay archivos privados. En las presentaciones, active los modos de presentación dedicados. Si comparte la pantalla con frecuencia, considere crear un perfil o entorno independiente sin información confidencial.

Haga clic en el icono del engranaje en el monitor y, en el menú, seleccione "Mostrar mi vídeo y contenido en ventanas separadas" para transmitir su contenido como una señal independiente para los participantes de la conferencia. Esta función permite que el contenido de su escritorio se muestre incluso en terminales de videoconferencias de terceros.

Durante una reunión, varios participantes pueden compartir sus pantallas o ventanas de aplicaciones específicas. En estos casos, los usuarios pueden cambiar fácilmente entre pantallas o mover las ventanas de video a otro monitor.