Seguridad de la colaboración

La seguridad de las videoconferencias implica prácticas y sistemas implementados para defender las reuniones digitales, las sesiones de vídeo y el contenido colaborativo contra intrusiones ilícitas, fugas de datos y vulnerabilidades cibernéticas. Esto incluye la protección de la transmisión de audio y vídeo mediante cifrado, la implementación de protocolos de inicio de sesión verificados, la aplicación de controles de permisos, la garantía del almacenamiento cifrado del contenido y el uso de herramientas de detección para identificar acciones irregulares. Una seguridad sólida de las videoconferencias desempeña un papel fundamental en la protección de materiales confidenciales, especialmente en sectores como el del cuidado de la salud, las finanzas, los servicios públicos y el mundo académico.

La falta de protecciones adecuadas puede dejar las reuniones en línea expuestas a amenazas como escuchas no autorizadas, interrupciones de sesiones (a menudo denominadas «Zoom-bombing»), exposición de información e incumplimientos normativos. El establecimiento de medidas de seguridad eficaces para las videoconferencias mejora la credibilidad, protege los activos tanto individuales como corporativos y ayuda a las organizaciones a cumplir las normas de conformidad, incluidas la HIPAA y el RGPD. En los entornos de trabajo modernos, distribuidos o híbridos, mantener la protección de las interacciones por video es un aspecto fundamental de la planificación de la ciberseguridad empresarial.

Cifrado de extremo a extremo

La protección de extremo a extremo garantiza que las comunicaciones compartidas durante una conferencia, como imágenes, sonido, mensajes y documentos, estén completamente protegidas entre el remitente y el destinatario. Esto garantiza que ni los proveedores externos ni los destinatarios no deseados puedan ver el contenido confidencial. Impide que personas no autorizadas capturen o aprovechen transmisiones confidenciales. Este tipo de cifrado sigue siendo fundamental para sectores como la medicina, los servicios financieros y legales, donde la confidencialidad de la información es primordial.

Reuniones protegidas con contraseña

El uso de contraseñas de acceso para las sesiones supone una barrera fundamental y eficaz contra los accesos no deseados. Permite verificar que solo los asistentes con datos de identificación correctos puedan participar en los debates digitales. Esto disuade las intrusiones y reduce el riesgo de secuestro o interrupción de las sesiones. La distribución segura de credenciales sólidas y privadas es una parte esencial de esta práctica.

Autenticación de usuario y autenticación multifactor (MFA)

La verificación de usuario confirma las identidades mediante la aplicación de credenciales de inicio de sesión, mientras que la MFA mejora este proceso solicitando una capa adicional, como códigos temporales o datos biométricos. La combinación de estos pasos reduce significativamente la posibilidad de violaciones de seguridad, incluso cuando las contraseñas quedan expuestas. La incorporación de la MFA refuerza la protección de las reuniones remotas. Esto es especialmente importante en instituciones que gestionan registros privados, protegidos o regulados.

Salas de espera y controles de anfitrión

Las salas de espera otorgan a los organizadores de reuniones la autoridad para validar a los asistentes antes de concederles acceso. Los organizadores pueden proteger las sesiones activando bloqueos, silenciando a los usuarios, controlando los derechos de uso compartido de pantalla y desactivando los chats si es necesario. Estas funciones proactivas evitan interrupciones accidentales y bloquean a los participantes no invitados. Los anfitriones mantienen el control durante toda la sesión, lo que garantiza un entorno seguro y ordenado.

Grabación y almacenamiento cifrados

Al capturar una reunión virtual, es necesario aplicar cifrado tanto durante el proceso de almacenamiento como durante el de recuperación. Este enfoque evita el acceso no autorizado y garantiza la integridad de los materiales archivados. Las herramientas de almacenamiento deben cumplir con marcos de privacidad estrictos, como HIPAA y GDPR. El contenido grabado también debe residir en entornos restringidos con documentación de acceso exhaustiva.

Cumplimiento normativo (HIPAA, RGPD, etc.)

Se espera que las herramientas de videoconferencias de confianza se ajusten a los marcos legales de protección de datos, como la HIPAA para la salud o el RGPD en la UE. Dicho cumplimiento confirma que se han implementado las defensas adecuadas para proteger los datos confidenciales y personales. El incumplimiento de estas normas podría dar lugar a la vulneración de los datos o a multas. La selección de una solución que cumpla con la normativa confirma el compromiso de una organización con las obligaciones de privacidad.

Registros de auditoría y supervisión de la actividad

Las funciones de auditoría documentan las interacciones (inicios de sesión, transferencias de archivos y comportamiento en las reuniones) de cada participante. Esta visibilidad permite identificar anomalías y facilita la presentación de informes regulatorios. Estos registros son fundamentales para investigar infracciones o rastrear actividades sospechosas. La supervisión periódica de dichos registros mejora la transparencia y mitiga el posible uso indebido interno o externo.

TrueConf

TrueConf es una plataforma de videoconferencias local diseñada teniendo en cuenta la seguridad, la privacidad y el rendimiento. Diseñada para empresas, organismos gubernamentales e instituciones sanitarias, proporciona un control total sobre la infraestructura de comunicaciones mediante su implementación en las propias instalaciones o en una nube privada. TrueConf funciona a la perfección incluso en entornos de red restringidos o sin conexión y no requiere conexión a Internet cuando se implementa internamente. Su arquitectura es ideal para organizaciones que exigen una protección de datos estricta y el cumplimiento de normativas como la HIPAA, el RGPD y las leyes rusas sobre soberanía de datos.

TrueConf es compatible con videoconferencias en ultra alta definición, seminarios web y herramientas de colaboración en todos los principales sistemas operativos. La plataforma se integra con terminales SIP/H.323, LDAP/Active Directory y ofrece acceso a API para su personalización. Con controles de anfitrión avanzados, una interfaz de usuario personalizable y capacidades de funcionamiento sin conexión, es una solución fiable para comunicaciones internas de alta seguridad.

Características principales:

• Implementación autogestionada/local

• 4K video conferencing with up to 2 000 participants

• Integración LDAP, SIP/H.323

• Funciona sin conexión a internet o en redes aisladas

• Cifrado de extremo a extremo y listo para el cumplimiento normativo.

Pexip

Pexip ofrece una solución de videoconferencias altamente segura y flexible, ampliamente utilizada por gobiernos, proveedores de atención médica y grandes empresas. Sus opciones nativas en la nube o locales permiten a las organizaciones mantener el control sobre los datos y la infraestructura. El énfasis de Pexip en la interoperabilidad la hace ideal para entornos híbridos donde coexisten herramientas de Cisco, Microsoft o Google. La plataforma también admite videoconferencias en redes restringidas o aisladas.

La seguridad es una parte fundamental de la arquitectura de Pexip, que cuenta con señalización y medios cifrados, además de cumplir con estrictas normas internacionales. Cuenta con la confianza de clientes del sector público y de defensa por su capacidad para ofrecer reuniones seguras y de alta calidad entre equipos distribuidos.

Características principales:

• Implementación en la nube o local

• Cifrado avanzado y señalización segura

• Interoperabilidad nativa con Microsoft Teams y Google Meet

• Certificado para entornos gubernamentales de alta seguridad

• Grabación de reuniones con estricto control de datos.

Cisco Webex

Cisco Webex es una suite de videoconferencias y colaboración empresarial ampliamente adoptada que da prioridad a la seguridad y al cumplimiento normativo. Conocida por su escalabilidad y fiabilidad, Webex ofrece cifrado de nivel empresarial, verificación de identidad segura y cumplimiento de normas globales como FedRAMP, HIPAA y GDPR. Su experiencia de reuniones seguras cuenta con la confianza de empresas, instituciones financieras y entidades del sector público de todo el mundo.

Además de videoconferencias seguras, Webex ofrece funciones como salas de espera, uso compartido de archivos, pizarras digitales y transcripción basada en inteligencia artificial. Webex se integra a la perfección con el amplio ecosistema de colaboración de Cisco y con herramientas de productividad de terceros, lo que la convierte en una opción ideal para grandes organizaciones.

Características principales:

• Cifrado de extremo a extremo y seguridad de confianza cero

• Cumple con los requisitos de FedRAMP y HIPAA

• Funciones de reuniones impulsadas por IA

• Integración segura con herramientas empresariales

• Acceso basado en roles y permisos de usuario.

Microsoft Teams

Microsoft Teams forma parte del paquete Microsoft 365 y está diseñado con seguridad, cumplimiento normativo y gobernanza de nivel empresarial. Admite videoconferencias seguras, chat persistente y colaboración, todo ello en una interfaz unificada. Microsoft Teams aprovecha el modelo de seguridad de Azure, que incluye cifrado de datos en tránsito y en reposo, acceso condicional y autenticación multifactor.

Teams es ideal para organizaciones que ya utilizan Microsoft 365, ya que se integra perfectamente con Outlook, SharePoint y OneDrive. También admite funciones como eDiscovery de cumplimiento, políticas de retención y herramientas avanzadas de prevención de pérdida de datos (DLP) para cumplir con los requisitos reglamentarios.

Características principales:

• Integrado con la seguridad y el cumplimiento de Microsoft 365

• Comunicación cifrada y almacenamiento de archivos

• Autenticación multifactor y controles basados en roles

• Políticas de DLP y retención de datos

• Teams Connect para la colaboración externa con límites de seguridad.

Google Meet

Google Meet es una herramienta segura de videoconferencias integrada en Google Workspace y diseñada para organizaciones que buscan simplicidad y escalabilidad. Proporciona cifrado seguro por defecto para transmisiones de vídeo y audio, y sigue estrictos controles de acceso y autenticación a través de cuentas de Google. Google Meet es ideal para empresas e instituciones educativas que dependen en gran medida de Gmail, Google Calendar y Google Drive.

La plataforma admite reuniones grandes, subtítulos en tiempo real, salas de descanso e integración con las herramientas de Google para ofrecer una experiencia de usuario unificada. Los administradores pueden gestionar la configuración de seguridad, aplicar políticas de reuniones y ver registros de actividad desde la Consola de administración de Google.

Características principales:

• Cifrado seguro por defecto

• Integración con Google Workspace

• Soporta hasta 500 participantes

• Subtítulos en tiempo real y controles de reuniones

• Acceso de administrador y supervisión a través de la Consola de administración de Google.

Zoho Meeting

Zoho Meeting es una solución segura y compatible con GDPR para videoconferencias y seminarios web, diseñada para pequeñas y medianas empresas. Ofrece acceso a través del navegador sin necesidad de descargas, lo que simplifica su uso y reduce los riesgos de seguridad. Todas las transmisiones y grabaciones de datos están encriptadas, y Zoho proporciona controles detallados para el anfitrión y permisos basados en roles.

La plataforma incluye herramientas para la colaboración en equipo, presentaciones a clientes y sesiones de capacitación, todas ellas protegidas por sólidos controles de acceso. Gracias a su estrecha integración en el ecosistema de Zoho, que incluye CRM, Proyectos y Correo, es una solución muy práctica para las organizaciones que ya utilizan productos de Zoho.

Características principales:

• Cumple con el GDPR y cifrado de extremo a extremo

• Basado en navegador, sin necesidad de instalar software

• Acceso basado en roles y controles de anfitrión

• Herramientas para seminarios web y para compartir pantalla

• Integración perfecta con productos Zoho.

Elija una plataforma segura y confiable

Seleccione una solución de videoconferencias que ofrezca cifrado de extremo a extremo, autenticación segura y cumplimiento de las normas del sector, como HIPAA, GDPR o ISO/IEC 27001. Las plataformas con buena reputación y políticas de privacidad transparentes son menos propensas a exponer sus datos. Evite utilizar herramientas de consumo para comunicaciones confidenciales de negocios o sanitarias. Verifique siempre las características de seguridad de la plataforma antes de adoptarla.

Proteja las reuniones con contraseñas y salas de espera

Habilita siempre las contraseñas de las reuniones y activa las salas de espera para evitar el acceso no autorizado. Las salas de espera permiten a los anfitriones admitir manualmente a los participantes, lo que añade una capa adicional de control. Esto ayuda a defenderse contra el «Zoom-bombing» o los usuarios no invitados que interrumpen la llamada. Las medidas de entrada segura son esenciales tanto para las reuniones de equipos pequeños como para los seminarios web de gran tamaño.

Restringir el uso compartido y la grabación de la pantalla

Limite el uso compartido de pantalla a los anfitriones o a usuarios específicos para reducir el riesgo de fugas accidentales de datos. Si debe grabar las reuniones, notifíquelo a los participantes y asegúrese de que las grabaciones estén cifradas y se almacenen de forma segura. Solo el personal autorizado debe tener acceso a estos archivos. Desactivar la grabación de forma predeterminada es una buena práctica, a menos que sea necesario para el cumplimiento normativo o la documentación.

Utilizar autenticación multifactor (MFA)

Habilite la autenticación multifactorial (MFA) para todos los usuarios a fin de proteger las cuentas contra el acceso no autorizado, incluso si las contraseñas se ven comprometidas. La MFA requiere una segunda capa de verificación, como un código de mensaje de texto o una aplicación de autenticación. Esto reduce en gran medida la posibilidad de violaciones causadas por phishing o contraseñas débiles. Es un paso fundamental para proteger tanto las identidades de los usuarios como los datos confidenciales de las reuniones.

Mantenga el software y los dispositivos actualizados

Utilice siempre la última versión de su software de videoconferencias para corregir las vulnerabilidades de seguridad conocidas. Las actualizaciones suelen incluir correcciones críticas para errores o fallos que podrían ser explotados. Anime a los usuarios a instalar las actualizaciones rápidamente y a descargar el software únicamente de fuentes oficiales. Mantener la seguridad de los dispositivos garantiza la integridad del entorno de conferencias.

Controlar permisos y roles de los participantes

Asigna cuidadosamente roles como anfitrión, coanfitrión y participante para gestionar el acceso y las acciones durante las reuniones. Limita quién puede presentar, grabar o invitar a otras personas para reducir la posibilidad de uso indebido. Utiliza la configuración administrativa para desactivar funciones como la transferencia de archivos o el chat cuando no sean necesarias. Los roles claramente definidos ayudan a mantener el orden y a proteger la información confidencial.

Evitar compartir públicamente los enlaces de las reuniones

Nunca publique enlaces de videoconferencias en plataformas públicas, como redes sociales o sitios web abiertos. Los enlaces públicos pueden ser interceptados por bots o personas malintencionadas que buscan interrumpir las reuniones o robar información. En su lugar, envíe invitaciones a través de canales seguros y directos, como el correo electrónico o los calendarios internos. Trate los enlaces de las reuniones como credenciales de acceso confidenciales.