Self-Hosted Team Messenger with Video Conferencing

La videoconferencia es un sistema de comunicación que permite a los usuarios organizar videollamadas personales y conferencias grupales. Cuando los miembros del equipo están dispersos geográficamente, las tecnologías de telecomunicaciones permiten el intercambio interactivo en tiempo real de datos de audio y video entre los participantes. La comunicación se vuelve más conveniente y eficiente gracias a una amplia gama de funciones, incluidas herramientas de colaboración como presentaciones, compartir la pantalla y anotaciones.

En el acelerado mundo actual, las videoconferencias se han convertido en una de las herramientas más importantes que ayudan a las empresas a llegar a nuevos clientes potenciales, conocer nuevos socios y cerrar acuerdos rentables a pesar de las grandes distancias y las diferentes zonas horarias. Esto se debe a que la comunicación basada en video eleva las conversaciones formales al proporcionar un contacto cara a cara y permitir que los participantes lean el lenguaje corporal de los demás. Además, las conferencias en línea permiten a las empresas impulsar la productividad de los flujos de trabajo remotos y expandir las actividades comerciales más allá de su país de origen.

Del lado del participante

Los periféricos necesarios se conectan al dispositivo de cada participante (ya sea una computadora, un teléfono inteligente o incluso una Televisión inteligente): estos incluyen cámara, micrófono y altavoces o auriculares para reproducir el sonido recibido. Los datos de vídeo y audio se capturan y digitalizan directamente mediante los periféricos conectados o a nivel del dispositivo.

Del lado del servidor

El servidor de videoconferencias actúa como un centro de operaciones para procesar los datos de las aplicaciones cliente. Según la arquitectura empleada (como SVC o MCU), el sistema procesa los datos de una manera específica y, cuando es necesario, los fusiona en un diseño de video finalizado.

Los flujos de medios luego se transmiten a cada participante, lo que les permite ver y escuchar a los demás interlocutores. Además de recibir y enviar datos multimedia, el servidor procesa continuamente señales auxiliares: información sobre el estado de los usuarios, notificaciones sobre el inicio de una llamada o conferencia y datos sobre la calidad de la comunicación de los participantes.

La comunicación por video es una conversación virtual en la que participan dos o más participantes que pueden escucharse, verse y hablar entre sí en tiempo real mediante dispositivos habilitados para video, como computadoras de escritorio y teléfonos móviles. En el mundo de los negocios, un número cada vez mayor de empresas a nivel mundial están aprovechando las reuniones en línea para fortalecer las conexiones con socios, clientes y proveedores, al tiempo que mantienen procesos de colaboración remota sin inconvenientes en el entorno de trabajo híbrido actual.

¿Qué plataforma para videoconferencias es la adecuada para su negocio? La respuesta generalmente depende de los requisitos y necesidades particulares de su organización. Si bien la comunicación personal no es exigente y no requiere configuraciones complicadas, los clientes empresariales generalmente buscan funciones más avanzadas, como resolución 4K, reuniones a gran escala, integración con sistemas de salas de conferencias, informes y monitoreo, etc.

A la hora de elegir el mejor software para videoconferencias, es importante tener en cuenta que los sistemas de videoconferencias basados en la nube dependen en gran medida de una conexión a Internet y de medidas de seguridad de terceros, lo que genera vulnerabilidades para las empresas que adoptan la tecnología. Las organizaciones preocupadas por la privacidad suelen optar por plataformas de colaboración alojadas en su propio servidor que funcionan totalmente fuera de línea en su red LAN/VPN para garantizar que todas las comunicaciones, grabaciones de reuniones y datos personales permanezcan dentro de la red de su empresa bajo su supervisión.

Este es un resumen del mejor software de videoconferencia con un desglose de las características que más les interesan a nuestros clientes.

Zoom

Zoom es una plataforma de videoconferencias basada en la nube que permite a las personas y organizaciones realizar reuniones virtuales, seminarios web y sesiones colaborativas. Admite conferencias de audio y video, chats en vivo, uso compartido de pantalla y otras funciones de comunicación. Zoom es conocido por su facilidad de uso, audio y video de alta calidad y compatibilidad entre plataformas y está disponible en Windows, macOS, Linux, iOS y Android, así como a través de navegadores web.

Zoom ofrece videoconferencias gratuitas de alta calidad de hasta 40 minutos por reunión. Con el plan Zoom Pro por $14,99 al mes, puedes organizar conferencias ilimitadas con un máximo de 100 participantes (se puede aumentar hasta 1.000 con el complemento Large Meetings, que cuesta aproximadamente $600 al año). El plan Pro también añade más funciones, como la grabación en la nube y el streaming. El plan más costoso, plan Business, permite la grabación de transcripciones, la marca de la empresa, el inicio de sesión único y otras funciones empresariales.

Las características principales incluyen fondos virtuales, salas de descanso para dividir reuniones más grandes en grupos más pequeños y la capacidad de grabar sesiones. A pesar de enfrentar problemas de seguridad en el pasado, Zoom ha implementado varias medidas de seguridad, como cifrado de extremo a extremo, contraseñas para reuniones y salas de espera. Se usa ampliamente para reuniones de negocios y educación en línea.

Google Meet (Hangouts)

Google Meet es una solución de videoconferencias segura desarrollada por Google. Está diseñada tanto para uso personal como empresarial y es ampliamente reconocida por su integración con el conjunto de productos de Google, como Gmail y Google Calendar. Como parte de la plataforma Google Workspace, permite a los usuarios unirse fácilmente a reuniones a través de enlaces compartidos sin necesidad de software adicional, ya que funciona directamente en navegadores web modernos y a través de aplicaciones móviles disponibles en iOS y Android.

Con Google Meet, los usuarios pueden organizar y participar en reuniones web en línea de forma gratuita. Sin embargo, existen algunas limitaciones que debes tener en cuenta al utilizar la versión gratuita. No se puede realizar una reunión durante más de una hora al día, mientras que el número de participantes está limitado a 100.

Google Meet permite el acceso gratuito a muchas herramientas útiles, como el uso compartido del escritorio, la vista de galería y muchas otras. Sin embargo, algunas funciones esenciales, como la grabación de reuniones, la función de “levantar la mano” y las salas de descanso solo están disponibles en los planes pagos.

Skype for Business

Skype for Business era una plataforma de comunicaciones empresarial profesional desarrollada por Microsoft que ofrecía funciones como mensajería instantánea, videoconferencias y llamadas de voz. Fue diseñada para integrarse con las aplicaciones de Microsoft Office y brindar una experiencia de comunicación fluida en un entorno corporativo.

Skype For Business ofrece videoconferencias para hasta 250 participantes, grabación de llamadas y encuestas anónimas. Otras funciones de Skype que vale la pena mencionar son:

Integración con Outlook y otras aplicaciones de Microsoft.

Espacio de trabajo compartido. Los participantes en la reunión no sólo pueden discutir el proyecto, sino también colaborar en los documentos y seguir el proceso del flujo de trabajo. Hasta 6 participantes en la pantalla.

Controles de administrador: si un presentador olvida apagar el micrófono o alguien no cumple las normas, el administrador puede solucionarlo rápidamente.

Seguridad. Skype cuenta con una protección mejorada contra los ataques de los hackers.

A partir del 31 de julio de 2021, Microsoft dejó de operar Skype for Business Online y redirigió a sus usuarios a Microsoft Teams, que ahora es la plataforma de comunicaciones principal para empresas dentro del ecosistema de Microsoft. Skype for Business Server, la versión local, todavía está disponible con una fecha de vencimiento específica para el soporte extendido.

Jitsi

Jitsi Meet es una demostración del motor WebRTC de código abierto desarrollada por 8X8 Inc. Ofrece videoconferencias gratuitas disponibles desde su navegador. Es conocido por su flexibilidad y sus funciones centradas en la privacidad. Los componentes principales de Jitsi incluyen Jitsi Meet, Jitsi Videobridge y Jitsi Desktop (antes conocido como Jitsi SIP Communicator).

Jitsi no ofrece aplicaciones para clientes de escritorio, solo los usuarios móviles pueden unirse a una reunión desde la aplicación Jitsi. Jitsi solo permite 75 participantes por reunión, lo que la convierte en una opción controvertida para conferencias a gran escala.

Si va a instalar Jitsi en su servidor, es posible que necesite desarrollar e instalar software adicional a medida, lo que hace necesario contratar a un especialista en TI. Por último, Jitsi puede no ser una buena opción si tiene una conexión a Internet inestable, es muy exigente en cuanto a requisitos del sistema y ancho de banda.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración y comunicación unificada basada en la nube que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones por video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Está integrada en el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365 y está diseñada para ayudar a los equipos a colaborar de una manera moderna y eficiente. Con Microsoft Teams, puede organizar reuniones para hasta 300 usuarios.

Con su profunda integración con otros servicios de Microsoft como SharePoint, OneNote y Office, Teams ofrece un conjunto de herramientas integral para que los equipos se comuniquen, colaboren y agilicen sus flujos de trabajo en un espacio de trabajo compartido.

La plataforma Microsoft Teams puede tener ciertas desventajas, como una estructura de archivos confusa y opciones de seguridad limitadas. Teams funciona mejor cuando está completamente integrado con otros servicios de Microsoft, lo que puede resultar menos ideal para usuarios u organizaciones que dependen de un conjunto diverso de herramientas que no son de Microsoft.

Webex

Webex de Cisco se destaca como una solución diseñada específicamente para reuniones virtuales corporativas y sesiones interactivas en línea. Con una amplia gama de funciones que incluyen videollamadas de alta calidad, sencillo uso compartido de pantallas y archivos, fondos virtuales personalizables y una pizarra digital colaborativa, Webex satisface todas sus necesidades de reuniones remotas

Webex se integra perfectamente con paquetes de productividad ampliamente utilizados, como Microsoft Office, Google Workspace y Salesforce, lo que mejora su adaptabilidad en diversos entornos empresariales. Además, Webex ofrece soluciones personalizadas para abordar requisitos específicos, como sesiones de capacitación, atención al cliente, sesiones interactivas de preguntas y respuestas, encuestas en tiempo real y debates dinámicos.

Una característica destacada de Webex son sus sólidas medidas de seguridad, que abarcan el cifrado de extremo a extremo y el cumplimiento de los estándares de seguridad internacionales, garantizando la protección de las comunicaciones confidenciales.

Aunque Webex cuenta con una interfaz comprensible, los usuarios nuevos pueden necesitar algo de tiempo para acostumbrarse, en especial si están acostumbrados a plataformas más simples. Además, las limitaciones de la versión gratuita a menudo incitan a los usuarios a actualizar a una suscripción para obtener todas las funciones. A su vez, las personas con hardware viejo pueden experimentar una sobrecarga de los recursos al usar Webex.

Sin embargo, Webex sigue siendo una opción confiable para las necesidades de videoconferencias de nivel profesional, proporcionando una plataforma segura y fluida para la comunicación corporativa.

BlueJeans

BlueJeans de Verizon se presenta como un servicio de videoconferencias, basado en la nube, de alta calidad diseñado específicamente para las necesidades empresariales y comerciales. Su objetivo principal es facilitar la colaboración y la comunicación fluidas en varias plataformas. Los usuarios pueden participar, sin esfuerzo, en videollamadas entre varios participantes utilizando sus computadoras de escritorio, dispositivos móviles o sistemas de salas. BlueJeans pone un gran énfasis en la simplicidad y la adaptabilidad, integrándose a la perfección con una variedad de soluciones de hardware y software de terceros, como Microsoft Teams, Slack y Office 365.

BlueJeans ofrece funciones como una calidad de video de primera, compartir contenido, fondos virtuales personalizables, sólidas capacidades de grabación de reuniones, análisis integrales y opciones de transmisión en vivo para eventos. La seguridad es una prioridad máxima, con la implementación de protocolos de cifrado y controles de reuniones seguros. Cabe destacar que BlueJeans se distingue por incorporar la tecnología de audio Dolby Voice, que garantiza un sonido nítido con un ruido de fondo mínimo. Además, los anfitriones tienen acceso a herramientas de moderación para administrar los permisos de los participantes y garantizar un desarrollo fluido de la reunión.

A pesar de sus notables puntos fuertes, algunos usuarios, en particular los de pequeñas empresas, pueden percibir el precio de BlueJeans como relativamente elevado en comparación con otras alternativas. Aunque es fácil de usar, la interfaz y el conjunto de funciones de la plataforma pueden no rivalizar con la profundidad que ofrecen los competidores más grandes. No obstante, BlueJeans sigue siendo una opción confiable para quienes buscan una solución de videoconferencias fiable, con un fuerte enfoque en la calidad de audio superior y la compatibilidad entre plataformas.

Lifesize

Lifesize constituye una sofisticada plataforma de videoconferencias destinada a mejorar las comunicaciones empresariales y de negocios mediante la fusión de hardware de vanguardia y soluciones de software basadas en la nube. Poniendo el énfasis en la seguridad, emplea cifrado de extremo a extremo para proteger la privacidad de las reuniones de video en varios modos, incluidas las llamadas individuales, las reuniones grupales grandes y los seminarios web. La distinguida reputación de Lifesize por ofrecer una calidad de audio y video excepcional está respaldada por su gama de sistemas para salas de conferencias y su compatibilidad con la resolución de video 4K.

La plataforma se integra a la perfección con diversas herramientas empresariales como Microsoft Teams, Outlook y Slack, entre otras, facilitando la productividad y la colaboración. Lifesize ofrece un completo conjunto de funciones, como la grabación de reuniones, transmisión en directo, análisis en tiempo real, integración con calendarios y una interfaz intuitiva diseñada para agilizar la gestión y participación en las reuniones.

Un aspecto destacable de Lifesize es la oferta de hardware dedicado que complementa su software, garantizando un entorno de videoconferencias coherente y controlado. Sin embargo, la inversión requerida para las soluciones de hardware y software de Lifesize puede suponer un reto para las organizaciones preocupadas de las limitaciones presupuestarias, en particular en comparación con las alternativas de sólo software. Aunque Lifesize goza de una amplia adopción en el mercado empresarial, su adopción por parte de empresas más pequeñas puede verse obstaculizada por los costes iniciales asociados al establecimiento de un ecosistema completo.

En 2020, las aplicaciones de videoconferencias experimentaron un aumento sin precedentes en las descargas debido a la pandemia de COVID-19. Según Transparency Market Research, se espera que el mercado crezca de $6.1 mil millones en 2019 a $11.56 mil millones para finales de 2027. ¿Cuáles son los principales impulsores del crecimiento del mercado de videoconferencias?

El auge del trabajo remoto

Un número cada vez mayor de empresas tiende a adoptar el trabajo remoto y la colaboración en línea. Esta tendencia ha persistido durante varios años; sin embargo, sin duda se ha generalizado debido a las implicaciones de gran alcance de la COVID-19.

Muchas empresas tienen que adoptar soluciones de videoconferencias para mantener su eficiencia en medio de las restricciones de viajes y la cuarentena. En muchos sentidos, los acontecimientos recientes han dejado muy claro que las herramientas de colaboración por video eficaces son fundamentales para el correcto desempeño de cualquier organización.

Fácil de usar y sin descargas

El software de videoconferencias debe ser fácil de adoptar y utilizar para usuarios de TI sin experiencia. Debe ser sencillo iniciar o unirse a una videoconferencia, invitar a participantes o administrar la conferencia desde cualquier dispositivo.

También es importante permitir que los usuarios se conecten desde sus navegadores sin necesidad de instalar ninguna aplicación. Esta oportunidad se abrió con el desarrollo de las tecnologías WebRTC, que facilitan la comunicación dentro del navegador.

Desde reuniones hasta salas de reuniones y lugares de trabajo

Los usuarios ya no quieren que la comunicación por vídeo se limite a las salas de conferencias y reuniones. En su lugar, las reuniones en línea se han convertido en una herramienta de comunicación cotidiana que se utiliza en los lugares de trabajo. Se puede participar en grandes reuniones por vídeo, compartir contenido, grabar conferencias e intercambiar mensajes, todo ello directamente desde el propio PC.

Estos cambios han sido posibles gracias a la adopción generalizada de la arquitectura SVC (Codificación de Video Escalable), que permite a las organizaciones organizar miles de conferencias en servidores estándar. Además, la tecnología ha hecho que sea más fácil y menos costoso para las empresas conectar a nuevos usuarios.

Seguridad y fiabilidad de su solución de reuniones

Las soluciones para reuniones deben poder funcionar en condiciones de red variables o con un ancho de banda bajo para garantizar una experiencia de videoconferencia uniforme. Esto es fundamental para los usuarios que trabajan desde casa en áreas con un ancho de banda de Internet limitado.

¿La solución es segura?

Como se mencionó anteriormente, la confidencialidad es primordial cuando se realizan videoconferencias corporativas. Se debe evitar que los atacantes accedan a los datos, incluso durante la transmisión. Es por eso que TrueConf Server implementa varios niveles de seguridad simultáneamente.

¿Qué tan confiable es la plataforma?

Si tiene una reunión de negocios importante o una presentación de producto para un cliente, es esencial elegir una solución confiable. TrueConf admite la tecnología SVC (Codificación de Video Escalable), lo que permite que el servidor de videoconferencias ajuste sin problemas la calidad de video, la resolución y la velocidad de cuadros óptimas de acuerdo con el ancho de banda disponible en el canal de comunicación.

¿Es fácil administrar la solución?

La plataforma de videoconferencias debe incluir una administración y gestión cómodas, así como análisis detallados. Gracias a la rápida implementación dentro de su red corporativa y su fácil administración, puede iniciar una conferencias en 15 minutos sin perder tiempo en configuraciones adicionales.

Reconocimiento del mercado

El Gartner® Magic Quadrant™ es un informe de investigación anual, en el sector tecnológico, que proporciona información esencial para seleccionar la solución de videoconferencias adecuada. TrueConf es un desarrollador distinguido, reconocido y destacado por agencias analíticas líderes como Gartner, IDC y Frost & Sullivan.