Reuniões recorrentes são videoconferências pré-agendadas que se repetem automaticamente várias vezes no mesmo horário e com as mesmas credenciais em um intervalo designado. A frequência dessas reuniões pode variar de diária, semanal, mensal, bimestral ou mais longa, dependendo de suas necessidades.
A principal vantagem das reuniões recorrentes é a economia de tempo: você não precisa agendar seu evento manualmente todas as vezes. Essa também é uma ótima opção para equipes remotas verificarem e manterem a responsabilidade.
Reuniões recorrentes são o tipo mais comum de conferência para muitas organizações. Eles podem ser divididos em:
• Reuniões gerais. Todos os funcionários participam de uma única videoconferência para discutir objetivos de negócios comuns, anúncios gerais e atualizações da empresa.
• Reuniões Scrum. Este é um evento rápido de equipe onde os participantes agendam suas tarefas para o dia de trabalho e discutem possíveis assuntos relacionados.
• Check-ins do projeto. Reuniões de projeto recorrentes são usadas para discutir o status atual das tarefas, identificar desafios e eliminar erros nos estágios iniciais.
• Reuniões de liderança. Este é um encontro recorrente da alta administração e executivos para discutir e tomar decisões críticas de negócios.
• Um para um. Uma reunião privada entre um gerente e um subordinado com o objetivo de discutir o progresso profissional.
• Reuniões de equipe. Uma conferência agendada em que todos os membros da equipe relatam o status das tarefas atuais.
As reuniões recorrentes são úteis porque:
Economize tempo: Gastar uma hora a menos por semana agendando reuniões e coordenando o tempo com todos os participantes lhe dará mais tempo para fazer as tarefas realmente importantes para levar seu negócio ou projeto adiante.
Ajuda a acompanhar o progresso da tarefa: Reuniões recorrentes mantêm cada membro da equipe atualizado e garantem que os projetos comuns avancem sem problemas. Além disso, essas reuniões geralmente ajudam a identificar e corrigir problemas desde o início.
Aumentar a assiduidade: Os funcionários agendam seu dia de trabalho tendo em mente as reuniões agendadas, para que tenham menos desculpas relacionadas ao esquecimento.
Aumentar a eficiência: um cenário previsível de reuniões recorrentes evita silêncios constrangedores, conversas prolongadas e perda de tempo. Cada participante conhece a agenda da conferência e está preparado para os principais temas de discussão.
Para tornar as reuniões recorrentes mais eficazes, aconselhamos que você determine a sequência apropriada de repetições para sua equipe:
• Repetições de igual duração significam que haverá o mesmo período de tempo entre a primeira reunião agendada e cada uma subsequente.
• Repetições em dias específicos significam que as reuniões ocorrerão em determinados dias da semana.
• Repetições em datas específicas significa que as reuniões ocorrerão em datas específicas do mês ou ano.
As ferramentas de agendamento para reuniões recorrentes são especialmente úteis se você:
• Gerencia vários projetos e deseja fazer check-ins regulares com sua equipe.
• Possui negócios e deseja agendar reuniões de diretoria trimestrais ou anuais com antecedência.
• Discuta o progresso da carreira de sua equipe por um determinado período de tempo.
• Deseja planejar reuniões de negócios com clientes atuais de forma recorrente.
• Precisa agendar reuniões gerais como profissional C-suite.
