Plataforma de eventos virtuales

Los eventos virtuales son reuniones que se llevan a cabo en entornos virtuales. Se utilizan comúnmente para seminarios web, transmisiones en vivo, ferias comerciales virtuales, clases en línea, recorridos en línea y eventos corporativos. Los eventos virtuales suelen incluir transmisión en vivo, chats, encuestas, preguntas y respuestas y networking, lo que permite a los asistentes conectarse y colaborar instantáneamente. Los eventos virtuales permiten que las personas participen de forma remota desde cualquier parte del mundo, por lo que puede asistir una audiencia global, lo que hace que estas reuniones sean mucho menos costosas que los eventos en vivo debido a numerosos factores logísticos, como los costos de viaje.

La pandemia mundial trajo consigo importantes desafíos, ya que obligó a las personas a permanecer en sus hogares bajo estrictos confinamientos. Esta necesidad impulsó a las empresas y a las personas a adoptar métodos digitales de comunicación e interacción, lo que llevó al rápido crecimiento de los eventos virtuales. Estos eventos son ahora esenciales para las empresas de diversos sectores. Las empresas los utilizan para impulsar las ventas, llegar a audiencias internacionales y atraer nuevos clientes y socios, todo ello sin restricciones geográficas. Además, son rentables. Según un informe de Markletic, el 87% de las empresas han reducido sus gastos hasta en un 30%.

1. Planificación y configuración: Esto comienza con una planificación cuidadosa del evento, su audiencia, propósito y objetivos. Luego, los organizadores seleccionan una plataforma de eventos virtuales que tenga las características necesarias, como transmisión en vivo, capacidades de chat, salas de descanso, herramientas interactivas como encuestas y sesiones de preguntas y respuestas, cronogramas de las sesiones, formularios de registro, sistemas de venta de entradas (si el evento es pago), etc.

2. Registro y promoción: Los organizadores utilizan muchas plataformas, incluidos sitios de redes sociales, campañas de correo electrónico y sitios web, para generar interés entre los asistentes potenciales y alentarlos a asistir. Los asistentes completan un formulario en línea con sus datos para registrarse en un evento. Luego reciben un mensaje de confirmación e información de acceso, que generalmente incluye un enlace de inicio de sesión único.

3. Interacción y participación: Para garantizar que se mantengan conectados durante estos eventos, algunas plataformas virtuales ofrecen chats en vivo inclusivos, mientras que otras ofrecen áreas de networking en línea con grupos separados para la interacción.

4. Actividades post evento: Muchas plataformas permiten el acceso bajo pedido a las sesiones grabadas, de modo que los asistentes puedan volver a ver lo que se perdieron durante el evento. El organizador suele poner a disposición de los asistentes recursos adicionales.

1. Plataforma del evento: La columna vertebral de un evento virtual es la plataforma en la que se lleva a cabo. Además del video en vivo, las funciones importantes incluyen salas de reuniones, salas de chat y opciones interactivas como encuestas o votaciones. Además, la plataforma debe ser escalable para adaptarse a distintos tamaños de audiencia y brindar soporte técnico confiable para garantizar una experiencia fluida tanto para los organizadores como para los participantes.

2. Registro y venta de entradas: Lo más importante es que se necesita un proceso de registro fluido para gestionar el registro de los asistentes. Esto incluye un formulario en línea donde puedan registrarse, recibir información sobre el evento y gestionar su presencia en el espacio del evento. Los sistemas de emisión de entradas también se pueden integrar para eventos de pago.

3. Funciones interactivas: El uso de funciones como chat en vivo, sesiones de networking virtuales y ludificación puede crear un sentido de comunidad.

4. Análisis e informes: Los organizadores necesitan análisis completos posteriores al evento e informes de comentarios que puedan incluir aspectos como detalles de asistencia, participación o respuestas de encuestas que puedan ayudar a refinar eventos futuros.

1. Seminarios web

Los seminarios web son seminarios digitales diseñados para el aprendizaje interactivo y la participación. Por lo general, cuentan con un anfitrión que modera la sesión, un presentador que comparte información valiosa y participantes ansiosos por adquirir conocimientos.

2. Seminarios virtuales

Los seminarios virtuales brindan un entorno de aprendizaje dinámico que fomenta la participación activa. Al adoptar el formato de seminario virtual, las organizaciones y las personas pueden ampliar su alcance, involucrar a su audiencia y ofrecer contenido de impacto de una manera rentable y conveniente.

3. Conferencias virtuales

Las conferencias virtuales aprovechan la tecnología de comunicación por vídeo, superando las limitaciones geográficas. Estos eventos suelen incluir reuniones estructuradas, como reuniones de equipo, reuniones periódicas, etc.

4. Cumbres virtuales

Las cumbres virtuales brindan un foro para que expertos, audiencias y organizaciones discutan ideas y perspectivas sobre un tema en particular. Estos eventos suelen durar uno o dos días e incluyen discursos de apertura, debates plenarios y períodos de participación.

5. Exposiciones y ferias comerciales virtuales

Las exposiciones virtuales replican el entorno de las ferias comerciales físicas, pero en un contexto digital. Las empresas utilizan eventos virtuales para mostrar sus productos a un público que puede recorrer los stands, interactuar con los expositores y ver demostraciones en vivo.

6. Ferias profesionales y ferias de empleo virtuales

Los empleadores y los solicitantes de empleo se conectan a través de una plataforma en línea. Esto permite a los reclutadores anunciar vacantes, evaluar los CV de los candidatos y realizar entrevistas a distancia.

Empiece a interactuar con su audiencia antes del evento: Envíe adelantos, encuestas o contenido interactivo antes del evento principal para generar interés. También puede usar encuestas en vivo, preguntas y respuestas y chat durante el evento para mantener a los asistentes activamente interesados.

Ponga a prueba su tecnología: Pruebe todos los dispositivos y equipos tecnológicos antes de que comience el evento. Esto incluye probar las conexiones a Internet, la calidad de audio y video de los sistemas de sonido y las funciones de comunicación.

Proporcione instrucciones claras: Los participantes deben saber cómo acceder y navegar en este mundo virtual. Brindar instrucciones detalladas con anticipación sobre cómo iniciar sesión, cómo unirse a la sesión mediante una herramienta interactiva y cómo guiar a los participantes a través del evento con indicaciones claras en pantalla e instrucciones verbales ayudará a reducir la confusión y mejorar su experiencia.

1. TrueConf

TrueConf se destaca como una plataforma poderosa para organizar eventos virtuales con énfasis en la seguridad y la personalización. Su implementación local garantiza un control total de los datos, lo que la convierte en la opción preferida para industrias con estrictos requisitos de privacidad, como la atención médica y las finanzas.

Características clave: Calidad de vídeo Ultra-HD, herramientas interactivas como preguntas y respuestas y encuestas, y herramientas de colaboración integradas.

Qué lo hace único: TrueConf soporta hasta 1 500 participantes en una sola reunión y ofrece una integración perfecta con la infraestructura de TI existente. Su capacidad para funcionar en redes cerradas lo convierte en una excelente opción para industrias altamente reguladas.

2. Zoom

Zoom se ha convertido en un nombre conocido en el ámbito de los eventos virtuales gracias a su interfaz fácil de usar. Está dirigido a empresas de todos los tamaños y ofrece una variedad de herramientas para interactuar con los participantes de manera eficaz.

Características clave: Videoconferencias en HD, fondos virtuales, salas de descanso y capacidades de transmisión en vivo.

Qué lo hace único: Su escalabilidad y flexibilidad permiten a las organizaciones albergar cualquier cosa, desde pequeñas reuniones hasta conferencias virtuales a gran escala con hasta 50,000 participantes a través de su función Zoom Events.

3. Hopin

Hopin es una plataforma de eventos virtuales todo en uno diseñada para experiencias interactivas a gran escala. Sus funciones versátiles brindan a los asistentes múltiples formas de interactuar.

Características clave: Salas de exposiciones virtuales, escenarios de eventos personalizables y análisis detallados.

Qué lo hace único: Hopin se centra en replicar la sensación de los eventos en persona con características como stands de exposición interactivos y herramientas de networking en vivo.