Gestion de la conférence

Gestion de l'événement depuis sa fiche

Avant le début de la conférence, dans sa fiche, vous aurez accès à plusieurs fonctionnalités (si vous en êtes le propriétaire) :

1. Accédez à l'analyse de conférence.

2. Démarrage de l'événement.

3. Connexion à la conférence via sa page (pour une salle virtuelle) ou ajout au calendrier (pour une conférence programmée).

4. Modification des paramètres de la conférence.

5. Suppression de l'événement.

Tous les autres participants (y compris les modérateurs) peuvent uniquement rejoindre l'événement (pour une salle virtuelle) ou l'ajouter au calendrier (pour une conférence planifiée).

Après le début de la conférence, la liste des fonctionnalités sera modifiée et le propriétaire pourra consulter les analyses, accéder à la gestion avancée, définir ou modifier le code PIN.

Gestion avancée des conférences

Pour une conférence en cours, vous pourrez modifier la disposition et gérer les appareils des participants depuis votre espace personnel pendant son déroulement. Un outil spécial de gestion avancée de la conférence est utilisé à cet effet.

Cette fonctionnalité est disponible dans l'un des cas suivants :

• vous êtes propriétaire de la conférence;

• vous êtes le modérateur de la conférence;

• vous disposez des droits d'opérateur et, par conséquent, vous êtes devenu automatiquement le modérateur de la conférence.

Dans ces deux derniers cas, vous devez être connecté à celle-ci via le navigateur (par WebRTC) ou l'application client, et avoir été ajouté à la liste des participants invités avant le début de l'événement, sinon vous ne verrez pas la conférence dans votre espace personnel.

Pour accéder à la gestion avancée de la conférence, sélectionnez-la sur la page principale de l'espace personnel, dans la section Meetings ou Virtual rooms, puis cliquez sur Conference manager dans le panneau qui apparaît à droite.

La gestion avancée de la conférence s'ouvrira dans un nouvel onglet sur la page principale. Dans le coin supérieur gauche de la page, vous verrez le nom de l'événement, et à droite, sa durée ainsi qu'un bouton pour terminer l'appel (sur d'autres pages, il sera remplacé par un bouton de menu des paramètres ). Le bouton donne accès au menu permettant d'accéder aux paramètres de disposition et à la liste des participants :

Pour plus de commodité, vous pouvez gérer les principaux paramètres de l'événement directement depuis la page principale des paramètres avancés :

• activer l'enregistrement vidéo;

• activer la transcription (si votre serveur est configuré pour l'intégration avec TrueConf AI Server);

• limiter l'entrée;

• activer la salle d'attente;

• interdire les reprises audio;

• modifier le code PIN de la conférence et changer son ID;

• prolonger la conférence planifiée.

Depuis la page principale, vous pouvez également accéder à la page des paramètres de la mise en page et à la liste des participants à la conférence.

Configuration de la disposition

L'ordre d'affichage des fenêtres vidéo pour tous les participants devant apparaître dans la mise en page (tous pour le mode "tous à l'écran" et les orateurs pour la réunion intelligente ou les rôles moderados) est par défaut déterminé comme suit : les fenêtres vidéo sont organisées dans l'ordre de connexion de gauche à droite et de haut en bas à partir du coin supérieur gauche.

Dans le cas d'un cours vidéo, il n'est pas possible de gérer les dispositions, mais il reste possible de gérer les appareils des participants.

Si cette conférence possède déjà des dispositions, vous verrez leur liste après avoir cliqué sur l'élément Layouts en bas de la fenêtre principale de la gestion avancée ou depuis le menu principal :

La mise en page active sera indiquée par un indicateur orange à gauche du nom. Pour activer une autre mise en page, survolez-la et cliquez sur le bouton à gauche du nom. Pour arrêter la diffusion de la mise en page, survolez-la et cliquez sur . Pour passer à la modification des règles de changement de slots avec alternance, cliquez sur .

Si les dispositions ne sont pas encore configurées, après être passé à la gestion avancée de la conférence, vous verrez une liste pour les ajouter. Sélectionnez le mode de disposition que vous souhaitez appliquer :

• pour tous les participants;

• pour les participants SIP/H.323 et WebRTC;

• mise en page individuelle — pour un participant spécifique à la conférence.

La gestion des mises en page n'est pas disponible pour le mode cours vidéo.

Ensuite, vous accéderez au panneau de contrôle de la disposition des vidéos.

Veuillez noter que dans le cadre de la gestion avancée, les dispositions ne sont pas enregistrées automatiquement. Cela doit être fait manuellement avant de revenir à la liste générale.

1. Pour lancer la version actuelle de la disposition, appuyez sur le bouton à gauche du nom. Seule une disposition enregistrée peut être lancée.

2. Cliquez sur chaque fenêtre vidéo et sélectionnez son type dans le menu qui apparaît à droite. Pour les fenêtres fixes, spécifiez le participant à afficher. Vous pouvez déplacer n'importe quelle fenêtre vidéo à l'aide de la souris et la sélectionner comme prioritaire en double-cliquant dessus.

3. Vous pouvez ajouter une nouvelle disposition directement depuis l'éditeur. Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant avec le nom de la disposition et sélectionnez Add layout.

4. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez la disposition des fenêtres vidéo dans la mise en page.

5. Dans la liste déroulante Number, sélectionnez le nombre de fenêtres vidéo dans la disposition.

6. Dans la liste déroulante Name, indiquez l'emplacement du nom d'utilisateur dans la fenêtre vidéo.

7. Appuyez sur le bouton pour passer aux étapes suivantes :

   • Fill layout — remplissage automatique des slots vidéo par les participants (si le nombre de slots est supérieur, les slots restants seront attribués au "participant aléatoire");
   • Lock layout — dans ce cas, les participants recevront automatiquement cette disposition lorsqu'elle sera activée pendant la conférence et ne pourront pas la configurer localement eux-mêmes. Cela est particulièrement utile pour les connexions utilisant d'autres protocoles comme SIP/H.323, car les terminaux ont souvent moins de possibilités de gérer les emplacements.
   • Rename — attribuer un nom convivial à la disposition (jusqu'à 70 caractères) pour la retrouver plus facilement dans la liste générale;
   • Clear all video slots — réinitialisation complète de la disposition pour recommencer à la remplir;
   • Delete layout — suppression de cette disposition. Si elle a été définie comme principale pour sa catégorie (par exemple, pour tous), sa suppression ne désignera pas automatiquement une autre disposition comme principale, elle devra être attribuée manuellement;
   • Show control buttons in video windows — les boutons de gestion des paramètres du participant à la conférence apparaîtront si un participant fixe est sélectionné dans le slot. Les boutons de gestion pour les participants dans des slots fixes s'affichent uniquement pour la disposition active (lancée);
   • Show participants not added to video layout — sur la partie droite de l'écran, un menu s'ouvrira avec tous les participants qui ne sont pas sélectionnés comme fixes dans la disposition.

Après avoir installé et changé la disposition des fenêtres vidéo des participants dans la mise en page, appuyez sur Save pour l'ajouter à la liste.

Pour lancer la mise en page enregistrée, appuyez sur le bouton dans la liste générale des mises en page ou dans son éditeur. Dans le cas d'une conférence modérée, les participants ajoutés à la mise en page seront automatiquement invités à la tribune.

La barre supérieure affichera le nombre de tribunes gratuites restantes dans toutes les dispositions. Pour plus de détails, consultez les règles de réutilisation des slots uniques.

Les participants à la conférence pourront refuser la disposition que vous avez définie et la configurer eux-mêmes si vous sélectionnez Enable users to change layout dans les paramètres supplémentaires lors de la configuration de la disposition.

Comment renommer un participant

Pour tout participant, vous pouvez modifier la signature affichée dans la fenêtre vidéo. Elle sera conservée uniquement pour cette disposition et n'affectera pas le nom de l'utilisateur dans le carnet d'adresses :

• Avec les boutons de contrôle activés dans les emplacements vidéo :

  1. Dans la fenêtre vidéo du participant souhaité, cliquez sur le bouton pour accéder au menu supplémentaire.

  2. Sélectionnez l'option Change display name.

  3. Indiquez un nouveau nom dans la fenêtre qui apparaît et cliquez sur Save.

• Avec les boutons de contrôle désactivés dans les créneaux vidéo :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'emplacement du participant dont vous souhaitez modifier le nom.

  2. Dans le menu contextuel, sélectionnez l'option Change display name

  3. Indiquez un nouveau nom dans la fenêtre qui apparaît et cliquez sur Save.

Le renommage est également disponible lors du remplacement d'un participant dans la fenêtre vidéo.

Comment ajouter une fenêtre pour le contenu

Pour ajouter une fenêtre vidéo supplémentaire à la mise en page, où le contenu diffusé dans un flux séparé ou la présentation sera affiché, sélectionnez simplement l'emplacement souhaité et attribuez-lui un type Content.

Gestion des appareils audio et vidéo des participants

Vous pouvez gérer les appareils des participants directement après les avoir ajoutés à la disposition. Si les éléments de contrôle ne sont pas visibles, activez leur affichage à l'aide de l'option Show control buttons in video windows.

Veuillez noter que les boutons de gestion des participants ne s'affichent que pour une disposition active !

Les boutons de gestion des participants suivants sont disponibles :

— включить/отключить камеру

— включить/отключить микрофон

— увеличить/уменьшить чувствительность микрофона (отображается по нажатию стрелки справа от него)

— вызвать дополнительное меню, где можно:

• retirer un participant de la tribune ou l'inviter à parler (uniquement dans le rôle modéré);

• renommer le participant dans la disposition;

• remplacer un participant par un autre dans cette fenêtre vidéo;

• accédez à la configuration de l'équipement (caméras, appareils de capture et de sortie audio, et niveau de sensibilité du microphone);

• sélectionner le canal de sortie audio pour ce participant (uniquement dans une conférence avec le [mode d'interprétation] activé);

• désigner un participant comme modérateur;

• passer à la configuration de la mise en page vidéo individuelle pour celui-ci;

• agrandir ou réduire son image (dans la mise en page avec la fenêtre vidéo prioritaire);

• effacer la fenêtre vidéo.

Pour sélectionner plusieurs participants, appliquez le design de la vidéo et cochez chacun d'eux dans le coin supérieur droit de la fenêtre vidéo. Ensuite, une barre d'outils apparaîtra en bas de la fenêtre, vous permettant de désactiver pour eux la transmission de la vidéo et du son dans la conférence, ainsi que de les supprimer de celle-ci. En mode rôle modéré, un bouton supplémentaire sera disponible pour les retirer de la tribune.

Liste des participants à la conférence

Vous pouvez également accéder à la liste complète des participants en appuyant sur le bouton dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant l'option Participant List. Dans cette liste, vous pourrez supprimer des participants de la conférence, inviter de nouveaux participants et gérer leurs appareils. Le bouton sera masqué si vous avez modifié le design, mais ne l'avez pas enregistré.

Pour revenir à la gestion des dispositions, appuyez sur le bouton et sélectionnez l'option Layouts. En mode conférence avec rôles modérés, des boutons supplémentaires seront disponibles pour inviter sur la tribune et pour en retirer .

Ajout de participants "à la volée"

Vous pouvez inviter des utilisateurs à une conférence en cours. Pour ce faire, accédez à la liste des participants et cliquez sur le bouton à droite de la barre de recherche.

La fenêtre d'ajout d'utilisateurs s'ouvrira, où vous pouvez les sélectionner de la même manière que lors de la création d'une conférence.

Vous pouvez également inviter des utilisateurs à la conférence depuis la fenêtre de gestion de la mise en page, si l'affichage de la liste des participants non ajoutés à la mise en page est sélectionné.

Prolongation de la conférence

Si lors de la création d'une conférence programmée, la possibilité de la prolonger a été activée dans l'onglet Additional, alors tous les modérateurs pourront prolonger la durée de l'événement. Cela pourra être fait dans la gestion avancée de la conférence de plusieurs manières :

1. Dans le coin supérieur droit, appuyez sur le bouton et sélectionnez l'option Extend conference time.

2. Si la case à cocher pour notifier la fin imminente de l'événement a également été activée, une notification avec le bouton Extend apparaîtra en bas de la fenêtre de gestion.

3. Le renouvellement est également disponible pour l'organisateur de l'événement via le bouton Extend conference time depuis la fiche de la conférence active sans passer à la gestion avancée.

Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez prolonger la conférence, puis appuyez sur Apply.

Changement du PIN et de l'ID de la conférence "à la volée"

Pendant une conférence, vous pouvez modifier son code PIN et son ID (identifiant unique) en temps réel. Par exemple, cela permet de renforcer la sécurité de l'événement contre les connexions non autorisées après l'entrée des participants invités. Cette fonctionnalité est disponible dans les mêmes cas que le passage à la gestion avancée des conférences.

Pour changer le PIN ou l'ID :

1. Accédez à la gestion avancée de la conférence.

2. Depuis n'importe quelle fenêtre, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit ou utilisez le commutateur directement sur la page principale.

3. Sélectionnez l'option souhaitée et indiquez une nouvelle valeur pour le code PIN ou l'ID. Le code PIN peut être généré automatiquement et défini si aucun n'a été configuré.

Le propriétaire peut également définir un code PIN depuis la fiche de conférence dans la liste des événements planifiés ou des salles virtuelles.

Interdiction d'entrée dans la conférence

L'animateur de la conférence peut, à tout moment pendant son déroulement, interdire temporairement ou jusqu'à la fin de celle-ci l'entrée à de nouveaux participants. Pour cela, utilisez l'une des méthodes suivantes :

• sélectionnez la conférence en cours dans la liste de l'espace personnel et cliquez sur sa fiche Lock conference;

• Accédez à la gestion avancée de la conférence, appuyez sur le bouton et sélectionnez Lock conference.

Après l'activation de l'interdiction d'entrer dans la conférence

• pourront se connecter :

  • modérateurs (y compris le propriétaire);

  • les utilisateurs que le modérateur ajoutera explicitement à l'événement (y compris ceux de la liste des invités précédemment mais non connectés).

• ne pourront pas se connecter :

  • les utilisateurs autorisés du serveur qui n'ont pas été explicitement invités par le modérateur après l'interdiction d'accès;

  • les utilisateurs qui ont été ajoutés à la liste des invités avant le début de la conférence, mais qui n'ont pas eu le temps de se connecter avant que l'entrée ne soit interdite;

  • invités (dans le cas d'une conférence publique).

Après chaque fin de conférence, l'interdiction de connexion est réinitialisée à la valeur par défaut accès autorisé.

La restauration de la possibilité de connexion se fait au même endroit que l'interdiction : en utilisant l'option Unlock conference dans la fiche de conférence ou dans la gestion avancée de celle-ci.

Interdiction des commentaires audio pour la conférence avec rôles modérés

Dans une conférence de type "sélecteur modéré", les modérateurs ont la possibilité, grâce à l'administration avancée, de désactiver les interventions audio de tous les participants. Pour ce faire, il suffit d'appuyer sur le bouton et de sélectionner l'option Disable audio remarks. Si nécessaire, vous pouvez les réactiver dans le même menu :

Gestion de la salle d'attente

L'animateur de la conférence peut gérer la salle d'attente pendant la réunion : l'activer et la désactiver. Pour cela :

1. Accédez à la gestion avancée de la conférence.

2. Depuis n'importe quelle fenêtre, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit ou utilisez le commutateur directement sur la page principale.

3. En fonction de l'état actuel, sélectionnez l'option Enable waiting room ou Disable waiting room.

4. Lorsque vous désactivez la salle d'attente, une fenêtre s'affiche vous demandant de choisir une action pour les participants qui s'y trouvent : les inviter à la conférence ou les déconnecter.

Après chaque fin de conférence, l'état de la salle d'attente est réinitialisé à la valeur qui avait été spécifiée dans l'onglet Advanced avant le début de la conférence.

Enregistrement de la conférence

En tant que propriétaire de la conférence, vous pouvez activer l'enregistrement non seulement lors de sa création ou de sa modification, mais aussi directement pendant son déroulement. Pour ce faire :

1. Accédez à la gestion avancée de la conférence.

2. Depuis n'importe quelle fenêtre, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit ou utilisez le commutateur directement sur la page principale.

3. Sélectionnez l'option Recording.

4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, activez le processus d'enregistrement ou arrêtez celui qui a été lancé précédemment.

5. Si l'enregistrement est déjà en cours, utilisez le bouton à côté du minuteur de durée de la conférence.

La possibilité d'enregistrer une conférence ne sera disponible que si l'administrateur de votre TrueConf Server a configuré le paramètre correspondant.

Transcription de l'enregistrement

Avec l'intégration TrueConf AI Server activée, vous aurez également la possibilité d'activer l'enregistrement de la transcription.

Pour activer l'enregistrement de la transcription pendant la conférence :

1. Accédez à la gestion avancée de la conférence.

2. Depuis n'importe quelle fenêtre, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit ou utilisez le commutateur directement sur la page principale.

3. Sélectionnez l'option Transcription.

4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, activez le processus d'enregistrement ou arrêtez celui qui a été lancé précédemment.