# Planificación de reuniones
Partes de este tema pueden estar traducidos automáticamente.
Para que pueda crear conferencias, el administrador debe asignarle los derechos correspondientes.
Para crear una conferencia en la página principal del área personal, haga clic en New conference o New room.
Seleccione el tipo de conferencia:
interna (por defecto) – sin posibilidad de conexiones de invitados;
- pública (webinario): a ella podrán unirse los usuarios no registrados en el servidor.
Si el evento incluye la participación de grupos de idiomas diferentes y tiene intérpretes dedicados para la traducción de discursos a otros idiomas, marque la casilla Language interpretation mode. El modo de interpretación debe activarse con anticipación, ya que no se puede configurar después de crear la conferencia. Además, se establece el modo: la interpretación es posible solo para roles moderados. Al grabar una conferencia con interpretación, se crearán varias pistas de audio: una pista general y una pista separada para cada idioma al que se haya configurado la interpretación. Puede encontrar más detalles sobre la configuración de la interpretación en la descripción de la pestaña correspondiente.
Haga clic en Continue o seleccione una plantilla para ir a la configuración principal.
# Pestaña "Principal"
Indique:
nombre de la conferencia;
modo (por defecto está seleccionado All on screen);
Para roles moderados y reunión inteligente, puede especificar la cantidad de presentadores;
tipo de inicio de la conferencia: con horario (programada) o sin horario (sala virtual);
para una conferencia planificada:
configure la fecha y hora de inicio y, si es necesario, la periodicidad de las repeticiones;
Active las notificaciones sobre la finalización de la conferencia y, si lo desea, permita que los moderadores la prolonguen por un período de tiempo seleccionado. Estas notificaciones se mostrarán en la administración de reuniones en tiempo real, tanto en la aplicación como en el área personal.
Puede agregar el envío de recordatorios por correo electrónico a los participantes del evento. Para ello, el administrador debe habilitar previamente esta función en la configuración de TrueConf Server. Se pueden agregar hasta 4 recordatorios para una sola conferencia utilizando el botón Settings. Para ajustar la configuración de notificaciones de acuerdo con lo especificado para el servidor de videoconferencia, haga clic en el botón Use administrator specified settings.
Si está editando una conferencia creada anteriormente y ve recordatorios que no agregó, la razón puede ser la activación de la configuración global de notificaciones por parte del administrador de TrueConf Server después de la creación de este evento.
Para crear futuras conferencias con las mismas configuraciones con un solo clic, marque la casilla Save as template.
# Pestaña "Participantes"
Vaya a la pestaña Participants y añada usuarios a la conferencia de una de las siguientes maneras:
de la libreta de direcciones
por su TrueConf ID
especificando la cadena de llamada para un dispositivo SIP/H.323 o RTSP
por correo electrónico (solo para conferencias públicas).
Puede otorgar derechos de moderador a algunos participantes invitados de inmediato. Para hacerlo, haga clic en el botón con tres puntos en el participante deseado y seleccione Assign as a moderator.
# Pestaña "Traducción"
Esta pestaña estará disponible solo si se seleccionó el modo de interpretación simultánea al crear la conferencia.
TrueConf Server permite realizar conferencias con la participación de traductores simultáneos. Esto permitirá que los usuarios de diferentes grupos lingüísticos participen plenamente en el evento y no se pierdan nada importante de las presentaciones. Cada participante podrá elegir en la aplicación cliente o en el navegador (dependiendo de cómo esté conectado) en qué idioma escuchar la presentación del ponente. La cantidad de traductores está limitada solo por el número de participantes.
Los intérpretes simultáneos se seleccionan de entre los participantes previamente indicados en el evento. Simplemente haga clic en el botón Add interpreter y elija de qué idioma a cuál va a traducir. En el ejemplo a continuación se ha elegido el par Inglés - Español. Durante el evento, el intérprete podrá cambiar la dirección de la traducción en la aplicación de TrueConf:
El intérprete no puede ser añadido al diseño del vídeo ni en la configuración de la conferencia ni durante su realización a través de la administración de reuniones en tiempo real. De esta manera, puede seleccionar varios intérpretes, incluidos para los mismos pares de idiomas (por ejemplo, para que uno pueda descansar mientras otro trabaja con los mismos idiomas).
Al mismo tiempo, solo una persona puede traducir un par seleccionado en una dirección. Por ejemplo, solo un traductor podrá traducir del inglés al hindi, pero en la dirección opuesta (hindi a inglés) la traducción estará disponible para otro traductor.
En los canales de traducción, los participantes escucharán la pista de audio original. Por defecto, el volumen del discurso original está establecido en un 30%, pero puedes cambiarlo hasta un 0%, es decir, desactivarlo.
# Pestaña "El diseño del vídeo"
Recomendamos familiarizarse previamente en la sección correspondiente sobre cómo funcionan los diseños paramétricos en TrueConf.
En la pestaña Layout, puede elegir el diseño del vídeo predeterminado para todos los participantes de la conferencia (incluidos los grupos según el tipo de conexión) o para cada uno por separado.
Configure el diseño del vídeo:
Indique el tipo del diseño del vídeo.
Seleccione la cantidad de el diseño del vídeo de los participantes.
Seleccione la ubicación del nombre de usuario (en la parte superior o inferior de la ventana de vídeo).
Si es necesario, marque la casilla Lock the layout, entonces los participantes no podrán personalizar el diseño del vídeo y recibirán obligatoriamente su variante.
Indique el tipo para cada ventana de vídeo o haga clic en Fill layout para distribuir automáticamente los espacios (también puede cambiar el orden de las ventanas de vídeo con el ratón). Con el botón
, puede cambiar al modo de pantalla completa para una configuración más cómoda del diseño.
# Pestaña "Adicional"
En la pestaña Additional, configure los siguientes parámetros:
Uso de un código PIN para unirse a la conferencia. Esto aumentará adicionalmente su seguridad, protegiéndola de participantes no deseados incluso si tienen el enlace, por ejemplo, en caso de un webinar. Al marcar la casilla, se generará automáticamente un código PIN, pero podrá cambiarlo en el campo de abajo. El uso de protección con código PIN no está disponible al activar el registro para una conferencia pública (webinar);
posibilidad de conectarse a la conferencia sin invitación (solo para conferencias internas);
la sala de espera para el evento. Al mismo tiempo, podrá seleccionar la categoría de participantes que ingresarán allí (ver más adelante);
desactivación automática del micrófono y la cámara para todos los participantes al unirse a la conferencia;
permisos para participantes invitados (solo para la conferencia pública);
limitación de la cantidad de participantes invitados (solo para conferencias públicas), por defecto podrán unirse hasta agotar las conexiones disponibles según su licencia;
grabación de conferencias (disponible solo si el administrador de su TrueConf Server ha configurado el parámetro correspondiente);
envío de invitaciones a sus participantes por correo electrónico;
lugar y descripción.
# Selección de participantes para dirigir a la sala de espera
La selección de categorías para ingresar a la sala de espera no está disponible al activar el registro en una conferencia pública (webinario). En este caso, al activar la sala de espera, todos los participantes, excepto el propietario y los moderadores, se encontrarán en ella.
En todos los casos, las conexiones SIP/H.323/RTSP se consideran participantes de otros servidores. Por ejemplo, si un terminal llama a una conferencia o es invitado a ella, entrará en la sala de espera con todas las configuraciones, excepto Guests only para el seminario web.
Categorías que se pueden especificar para las conferencias públicas:
All participants (except the owner and moderators) – en la sala de espera estarán todos excepto los moderadores y el propietario, incluidos los participantes registrados;
Uninvited participants and guests (seleccionado por defecto) – en la sala de espera entrarán:
todos los no invitados previamente antes del inicio de la conferencia (que llaman a la conferencia/propietario por su cuenta, o son llamados después del comienzo del evento);
todos los no invitados previamente antes del inicio de la conferencia usuarios de otro servidor, con el que tienes configurada la federación;
todos los invitados.
En la sala de espera no entrarán:
invitados con anticipación antes del inicio de la conferencia, usuarios de su servidor;
invitados por adelantado antes del inicio de la conferencia, usuarios de otro servidor con el que tiene configurada la federación;
participantes registrados (ya que están efectivamente en la lista de invitados);
usuarios de su servidor y del servidor federativo, que fueron invitados con anticipación, pero no se conectaron al inicio y llaman luego durante la conferencia por sí mismos o reciben una llamada de retorno.
Uninvited participants from other servers and guests – en la sala de espera solo ingresan los invitados (excepto los registrados) y los usuarios no invitados previamente del servidor federado.
Guests only – solo los invitados (excepto aquellos que se hayan registrado) ingresan a la sala de espera.
Categorías que se pueden especificar para reuniones internas (las reglas funcionan de manera similar a los seminarios web, pero con excepción de invitados y participantes registrados):
All participants (except the owner and moderators);
Uninvited participants (seleccionado por defecto);
Uninvited participants from other servers.
# Pestaña "Registro"
En caso de crear una conferencia pública (webinario), estará disponible la pestaña Registration (solo para conferencias programadas). Con esta opción, puede configurar los siguientes parámetros para el auto-registro de participantes invitados en su evento en línea:
Habilitar el registro (deshabilitado por defecto).
Indicación de la hora de cierre del registro:
Without limitation — disponible solo para conferencias recurrentes, mantiene el registro abierto de forma permanente;
At conference start — el registro se cerrará después del inicio del seminario web;
At conference end — el registro estará disponible hasta el final del evento;
Custom date and time — indicación manual del período de disponibilidad de registro.
3. Cierre automático de la inscripción al seminario web después de alcanzar el número máximo de participantes para el modo seleccionado.
- Permitir que cualquier usuario autorizado en el servidor se una a esta conferencia después de que haya comenzado. En este caso, cualquier usuario de su servidor puede autorizarse en la página de la conferencia y añadirse a la lista de participantes invitados pulsando el botón Attend.
5. Configuración de los campos en el formulario de registro. Puede moverlos con el ratón arrastrando la fila con el parámetro deseado y marcar con una casilla aquellos que sean obligatorios. La configuración de estos campos solo es posible al crear una conferencia y no está disponible al editarla.
6. La opción de seleccionar los campos que se mostrarán en el formulario de registro está disponible solo al crear una conferencia. Puede especificar campos estándar y agregar hasta 10 campos adicionales con el botón Add field.
Después de guardar la configuración en la página de la conferencia pública, aparecerá la opción de registrarse para participar en ella.
# Plantillas
Para crear eventos con una serie de parámetros iguales, utilice plantillas. Al crear una conferencia desde una plantilla, se restablecen los ajustes de programación (se convierte en una sala virtual por defecto), pero se mantienen los siguientes parámetros:
información sobre su nombre, modo y propietario;
lista de participantes;
parámetros de la pestaña Additional (excepto el ID de la conferencia);
para un evento público (webinario): después de configurar la planificación, los parámetros de registro guardados en la plantilla estarán disponibles (excepto la hora de cierre del registro).
Para realizar la misma videoconferencia regularmente, configure el horario en la pestaña General.
Para agregar una plantilla, utilice el botón Create a template en la esquina superior derecha de la sección Templates. También puede guardar la conferencia como plantilla al crearla.
Para utilizar una plantilla, selecciónela en la sección de Templates y cree una conferencia utilizando los botones en el panel de la derecha. Tiene la posibilidad de editar o eliminar la plantilla seleccionada.