Planificación de reuniones

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Para que pueda crear conferencias, el administrador debe asignarle los derechos correspondientes.

Para crear una conferencia en la página principal del área personal, haga clic en New conference o New room.

Se abrirá una ventana de creación de eventos en la pestaña General.

Haga clic en Continue o seleccione una plantilla para ir a la configuración principal.

Pestaña "Principal"

La pestaña General en la parte superior contiene los parámetros necesarios para crear una conferencia, así como una serie de otras configuraciones:

• nombre de la conferencia;

• modo (predeterminado Smart meeting);

• Para roles moderados y reunión inteligente, puede especificar la cantidad de presentadores;

• tipo de inicio de la conferencia: con horario (programada) o sin horario (sala virtual);

• Para una conferencia programada, configure la fecha y hora de inicio, y si es necesario, la periodicidad de repetición.

• La casilla de verificación Guest participants convierte la conferencia en pública, permitiendo que, además de los usuarios del servidor (o federación), también se unan invitados sin necesidad de autorización.

• Puede activar la sala de espera para el evento. Además, podrá seleccionar la categoría de participantes que ingresarán (ver más adelante);

• El uso de un código PIN añade protección a la conferencia: incluso si alguien tiene el enlace, no podrá conectarse. Al activar esta opción, la contraseña se genera automáticamente, pero puede cambiarse manualmente. La protección con código PIN no está disponible si está habilitado el registro para una conferencia pública (webinar).

• grabación de la reunión (disponible solo si el administrador de su TrueConf Server ha otorgado acceso a esta función);

• Si su TrueConf Server está integrado con la solución TrueConf AI Server, podrá redefinir algunas configuraciones para una conferencia específica:

  • Con la casilla de verificación Create a conference transcript se puede guardar la pista de audio de este evento para su procesamiento por IA (si está permitido por la configuración general en el lado de su servidor de videoconferencia);

  • seleccionar el idioma principal del evento, lo que ayudará al servidor de IA en situaciones complicadas con el reconocimiento de voz. La detección del idioma es automática, pero puede haber idiomas muy similares en pronunciación y en tales casos, es útil especificar claramente el idioma principal de la conferencia.

Para crear futuras conferencias con las mismas configuraciones con un solo clic, marque la casilla Save as template.

Selección de participantes para dirigir a la sala de espera

La selección de categorías para ingresar a la sala de espera no está disponible al activar el registro en una conferencia pública (webinario). En este caso, al activar la sala de espera, todos los participantes, excepto el propietario y los moderadores, se encontrarán en ella.

En todos los casos, las conexiones SIP/H.323/RTSP se consideran participantes de otros servidores. Por ejemplo, si un terminal llama a una conferencia o es invitado a ella, entrará en la sala de espera con todas las configuraciones, excepto Guests only para el seminario web.

Categorías que se pueden especificar para las conferencias públicas:

• All participants (except the owner and moderators) – en la sala de espera estarán todos excepto los moderadores y el propietario, incluidos los participantes registrados;

• Uninvited participants and guests (seleccionado por defecto) – en la sala de espera entrarán:

  • todos los no invitados previamente antes del inicio de la conferencia (que llaman a la conferencia/propietario por su cuenta, o son llamados después del comienzo del evento);

  • todos los no invitados previamente antes del inicio de la conferencia usuarios de otro servidor, con el que tienes configurada la federación;

  • todos los invitados.

    En la sala de espera no entrarán:

  • invitados con anticipación antes del inicio de la conferencia, usuarios de su servidor;

  • invitados por adelantado antes del inicio de la conferencia, usuarios de otro servidor con el que tiene configurada la federación;

  • participantes registrados (ya que están efectivamente en la lista de invitados);

  • usuarios de su servidor y del servidor federativo, que fueron invitados con anticipación, pero no se conectaron al inicio y llaman luego durante la conferencia por sí mismos o reciben una llamada de retorno.

• Uninvited participants from other servers and guests – en la sala de espera solo ingresan los invitados (excepto los registrados) y los usuarios no invitados previamente del servidor federado.

• Guests only – solo los invitados (excepto aquellos que se hayan registrado) ingresan a la sala de espera.

Categorías que se pueden especificar para reuniones internas (las reglas funcionan de manera similar a los seminarios web, pero con excepción de invitados y participantes registrados):

• All participants (except the owner and moderators);

• Uninvited participants (seleccionado por defecto);

• Uninvited participants from other servers.

Pestaña "Participantes"

Vaya a la pestaña Participants y añada usuarios a la conferencia de una de las siguientes maneras:

• de la libreta de direcciones

• por su TrueConf ID

• especificando la cadena de llamada para un dispositivo SIP/H.323 o RTSP

• por correo electrónico (solo para conferencias públicas).

Puede otorgar derechos de moderador a algunos participantes invitados de inmediato. Para hacerlo, haga clic en el botón con tres puntos en el participante deseado y seleccione Assign as a moderator.

Pestaña "El diseño del vídeo"

Recomendamos familiarizarse de antemano en la sección correspondiente con el funcionamiento del diseño del vídeo en TrueConf.

En la pestaña Layout, puede elegir el diseño del vídeo predeterminado para todos los participantes de la conferencia (incluidos los grupos según el tipo de conexión) o para cada uno por separado.

Puede crear varios diseños de cada tipo (por ejemplo, para SIP/H.323/navegadores) y cambiar entre ellos al instante durante la conferencia. Para crear el primer diseño, seleccione su tipo de la lista a continuación:

Configure el diseño del vídeo:

1. Edite el diseño de la conferencia. Puede mover la ventana de video de un participante específico y también seleccionarlo como prioritario haciendo doble clic en él. Al hacer clic en cualquier ventana de video, puede elegir su tipo: Fixed, Random, Time-based shuffling, Active speaker, Content.

2. Si la casilla en la parte superior del editor está marcada con un , este diseño se utilizará como principal al iniciar la conferencia (se establece automáticamente para el primer diseño de cada categoría). Haga clic en esta casilla para desactivar la activación del diseño al comienzo del evento.

3. Puede añadir un nuevo diseño directamente desde el editor; para ello, haga clic en el menú desplegable con el nombre del diseño y seleccione Add layout.

4. En la lista desplegable Type, seleccione el diseño del vídeo para el diseño.

5. En la lista desplegable Number, seleccione la cantidad de el diseño del vídeo.

6. En el menú desplegable Name, especifique la ubicación del nombre de usuario en el diseño del vídeo.

7. Haga clic en el botón para acceder a los siguientes elementos:

   • Fill layout: permite rellenar automáticamente los espacios en el diseño con los participantes invitados; se debe limpiar el diseño antes de usarlo.

   • Lock layout: en este caso, los participantes recibirán automáticamente el diseño del vídeo al activarlo durante la conferencia y no podrán ajustarlo localmente. Esto es especialmente útil para conexiones a través de protocolos externos como SIP/H.323, ya que los terminales a menudo tienen menos opciones para gestionar los espacios.

   • Rename — establece un nombre para el diseño (con una longitud de hasta 70 caracteres) para encontrarlo más rápidamente en la lista general;

   • Clear all video slots — limpieza completa del diseño del vídeo para empezar a llenarlo de nuevo;

   • Delete layout — eliminación de este diseño. Si fue asignado como principal para su categoría (por ejemplo, para todos), al eliminarlo, otro diseño no se convertirá en el principal automáticamente; deberá asignarlo manualmente.

Si anteriormente ha creado el diseño del vídeo para la conferencia, verá la lista:

Utilice el interruptor a la izquierda del nombre para seleccionar el diseño del vídeo que se utilizará de forma predeterminada al inicio de la conferencia para cada tipo de participante.

En la lista general del diseño del vídeo de la conferencia, puede configurar los parámetros de visualización de las ventanas de vídeo del tipo Time-based shuffling. Para ello, haga clic en el botón en la esquina superior derecha de la lista. Estos ajustes son comunes para todas las ventanas de este tipo en todos los diseños de una conferencia específica. Puede elegir el orden de visualización de los participantes de la lista de los que no están en el diseño, el tipo de alternancia y la velocidad de cambio de los participantes.

Pestaña "Traducción"

Si el evento requiere la participación de integrantes de diferentes grupos lingüísticos y se asignan intérpretes simultáneos para traducir las presentaciones a otros idiomas, marque la casilla Language interpretation mode en la pestaña Interpretation. Al grabar la conferencia con interpretación simultánea, se crearán varias pistas de audio: una pista general y una separada para cada idioma al que se haya configurado la traducción.

Cada participante podrá seleccionar en la aplicación del cliente o en el navegador (dependiendo de cómo esté conectado) el idioma en el que desea escuchar la presentación del orador. El número de intérpretes está limitado únicamente por la cantidad de participantes.

Los intérpretes se seleccionan de entre los participantes previamente indicados del evento (incluyendo otro servidor con el que se ha configurado la federación) o de la lista de invitados que ya se han registrado en caso de un webinar planificado con registro. Simplemente haga clic en el botón Add interpreter y elija de qué idioma a qué idioma traducirá. En el ejemplo a continuación se ha seleccionado el par Inglés - Español. Durante el evento, el intérprete podrá cambiar la dirección de traducción en la aplicación TrueConf:

De esta manera, puede seleccionar varios intérpretes, incluso para los mismos pares de idiomas (por ejemplo, para que uno pueda descansar mientras el otro trabaja con los mismos idiomas).

Al mismo tiempo, solo una persona puede traducir un par seleccionado en una dirección. Por ejemplo, solo un traductor podrá traducir del inglés al hindi, pero en la dirección opuesta (hindi a inglés) la traducción estará disponible para otro traductor.

En los canales de traducción, los participantes escucharán la pista de audio original. Por defecto, el volumen del discurso original está establecido en un 30%, pero puedes cambiarlo hasta un 0%, es decir, desactivarlo.

También está disponible la posibilidad de traducción en "cadena", sobre la cual se detalla más en la documentación de la aplicación cliente.

Pestaña "Adicional"

En la pestaña Additional, configure los siguientes parámetros:

• ID de la conferencia;

• posibilidad de conectarse a la conferencia sin invitación (solo para conferencias internas);

• desactivación automática del micrófono y la cámara para todos los participantes al unirse a la conferencia;

• prohibición de enviar réplicas de audio en el caso de roles moderados;

• permisos para participantes invitados (solo para la conferencia pública);

• limitación de la cantidad de participantes invitados (solo para conferencias públicas), por defecto podrán unirse hasta agotar las conexiones disponibles según su licencia;

• envío de invitaciones a sus participantes por correo electrónico;

• Por defecto, una conferencia programada no se finalizará automáticamente si se acaba su tiempo asignado. Sin embargo, puede habilitar la finalización automática del evento mediante la casilla End the conference automatically according to the schedule. En este caso, la casilla Enable conference time extension estará disponible para permitir a los moderadores extender el evento. Esta acción estará disponible en el área personal, en la administración de reuniones en tiempo real en las aplicaciones, así como en el botón de la notificación sobre el próximo final del evento (si está activado, ver más abajo);

• Puede configurar las notificaciones sobre la próxima finalización del evento (ver arriba) utilizando la casilla de verificación Remind me 10 min before the conference ends. El tiempo para las notificaciones se puede cambiar en el menú desplegable. Disponible solo para conferencias programadas. Las notificaciones serán visibles para todos los moderadores, no solo para el propietario;

• diseño de la conferencia: para cualquier evento, se puede establecer un fondo y una marca de agua únicos, además, se pueden añadir varias marcas de agua en diferentes lugares del diseño del vídeo;

• Puede agregar el envío de recordatorios por correo electrónico a los participantes del evento. Para ello, el administrador debe habilitar previamente esta función en la configuración de TrueConf Server. Se pueden agregar hasta 4 recordatorios para una sola conferencia utilizando el botón Settings. Para ajustar la configuración de notificaciones de acuerdo con lo especificado para el servidor de videoconferencia, haga clic en el botón Use administrator specified settings.

Si está editando una conferencia creada anteriormente y ve recordatorios que no agregó, la razón puede ser la activación de la configuración global de notificaciones por parte del administrador de TrueConf Server después de la creación de este evento.

• Active las notificaciones sobre la finalización de la conferencia y, si lo desea, permita que los moderadores la prolonguen por un período de tiempo seleccionado. Estas notificaciones se mostrarán en la administración de reuniones en tiempo real, tanto en la aplicación como en el área personal.

• lugar y descripción.

Pestaña "Registro"

En caso de crear una conferencia pública (webinario), estará disponible la pestaña Registration (solo para conferencias programadas). Con esta opción, puede configurar los siguientes parámetros para el auto-registro de participantes invitados en su evento en línea:

1. Habilitar el registro (deshabilitado por defecto).

2. Indicación de la hora de cierre del registro:

3. Without limitation — disponible solo para conferencias recurrentes, mantiene el registro abierto de forma permanente;

4. At conference start — el registro se cerrará después del inicio del seminario web;

5. At conference end — el registro estará disponible hasta el final del evento;

6. Custom date and time — indicación manual del período de disponibilidad de registro.

3. Cierre automático de la inscripción al seminario web después de alcanzar el número máximo de participantes para el modo seleccionado.

4. Permitir que cualquier usuario autorizado en el servidor se una a esta conferencia después de que haya comenzado. En este caso, cualquier usuario de su servidor puede autorizarse en la página de la conferencia y añadirse a la lista de participantes invitados pulsando el botón Attend.

5. La casilla Request email confirmation activa la obligatoriedad de seguir el enlace de autorización en el correo de notificación de registro, confirmando así la autenticidad del correo electrónico proporcionado. Sin la confirmación del correo, el participante no podrá unirse al seminario web.

6. En el bloque Registration form settings , puede configurar los campos para el registro autónomo de los participantes del seminario web de TrueConf. Puede desplazar los campos usando el ratón, arrastrando la fila con el parámetro deseado, y marcar con casillas aquellos que son obligatorios para completar. La configuración de estos campos es posible solo al crear la conferencia y no está disponible al editarla.

7. Al hacer clic en el botón Settings, puede agregar campos de registro, pero esto está disponible solo al crear una conferencia. Puede añadir campos estándar al formulario o crear los suyos propios (hasta 10) seleccionando Settings → Add field.

Después de guardar la configuración en la página de la conferencia pública, aparecerá la opción de registrarse para participar en ella.

Plantillas

Para crear eventos con una serie de parámetros iguales, utilice plantillas. Al crear una conferencia desde una plantilla, se restablecen los ajustes de programación (se convierte en una sala virtual por defecto), pero se mantienen los siguientes parámetros:

• información sobre su nombre, modo y propietario;

• lista de participantes;

• parámetros de la pestaña Additional (excepto el ID de la conferencia);

• para un evento público (webinario): después de configurar la planificación, los parámetros de registro guardados en la plantilla estarán disponibles (excepto la hora de cierre del registro).

Para realizar la misma videoconferencia regularmente, configure el horario en la pestaña General.

Para agregar una plantilla, utilice el botón Create a template en la esquina superior derecha de la sección Templates. También puede guardar la conferencia como plantilla al crearla.

Para utilizar una plantilla, selecciónela en la sección de Templates y cree una conferencia utilizando los botones en el panel de la derecha. Tiene la posibilidad de editar o eliminar la plantilla seleccionada.