Das Wichtigste auf einen Blick

Eine DSGVO-konforme Videokonferenz ist eine Online-Besprechung, bei der personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent und angemessen geschützt verarbeitet werden. Dafür genügt es nicht, einen Anbieter mit verschlüsselten Verbindungen oder Servern in Deutschland auszuwählen. Entscheidend sind die tatsächlichen Datenflüsse, die verwendeten Funktionen, die vertraglichen Grundlagen und die Einstellungen der Videokonferenzplattform.

Welche Lösungen kommen für Unternehmen infrage?

Plattform	Bereitstellung	Datenschutzrelevanter Ansatz
TrueConf Server	Eigener Server	Kontrolle über Infrastruktur, Benutzer und interne Datenflüsse
Jitsi Meet	Selbsthosting oder externer Dienst	Open Source, konfigurierbare Serverumgebung
BigBlueButton	Selbsthosting oder Hosting-Anbieter	Kontrollierbare Unterrichts- und Konferenzdaten
Nextcloud Talk	Eigener Server	Kommunikation innerhalb der Nextcloud-Infrastruktur
OpenTalk	Cloud oder eigene Infrastruktur	Europäische Bereitstellungsmodelle
Microsoft Teams	Cloud	Zentrale Unternehmensrichtlinien und Datenschutzfunktionen
Zoom	Cloud	Administrative Sicherheits- und Meeting-Einstellungen

Für die DSGVO-Prüfung sind insbesondere sechs Punkte relevant:

• Eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), soweit ein entsprechendes Dienstleisterverhältnis besteht.
• Transparenz über Serverstandorte, Unterauftragnehmer und mögliche Drittlandübermittlungen.
• Technische Schutzmaßnahmen einschließlich Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
• Festgelegte Regeln für Aufzeichnungen, Transkripte, Metadaten und Löschung.
• Dokumentation der Verarbeitung und regelmäßige Überprüfung der Konfiguration.

Was bedeutet DSGVO-konforme Videokonferenz?

Bei einer Videokonferenz entstehen mehr personenbezogene Daten als lediglich Bild und Ton der Teilnehmer. Dazu gehören häufig Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Geräteinformationen und Angaben über die Dauer und den Zeitpunkt einer Sitzung.

Weitere Informationen können durch Chat-Nachrichten, Bildschirmfreigaben, Aufzeichnungen oder automatisch erstellte Transkripte entstehen.

Die DSGVO gilt für diese Verarbeitung, sobald ihr sachlicher und räumlicher Anwendungsbereich eröffnet ist. Unternehmen müssen daher prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden, welche Stellen beteiligt sind und ob die eingesetzten Schutzmaßnahmen dem Risiko entsprechen.

Welche DSGVO-Artikel sind besonders relevant?

DSGVO	Anforderung	Bedeutung für Videokonferenzen
Art. 5	Grundsätze der Verarbeitung	Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung
Art. 6	Rechtmäßigkeit	Geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Art. 9	Besondere Datenkategorien	Zusätzliche Voraussetzungen bei sensiblen Informationen
Art. 13–14	Informationspflichten	Transparente Datenschutzhinweise für Teilnehmer
Art. 25	Privacy by Design und Default	Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
Art. 28	Auftragsverarbeitung	Vertragliche Regelung bei geeigneten Dienstleisterverhältnissen
Art. 30	Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten	Dokumentation der Videokonferenzverarbeitung
Art. 32	Sicherheit der Verarbeitung	Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
Art. 35	Datenschutz-Folgenabschätzung	Prüfung bei voraussichtlich hohem Risiko
Art. 44 ff.	Drittlandübermittlungen	Zusätzliche Voraussetzungen für internationale Datenübertragungen

Die DSGVO schreibt nicht pauschal einen bestimmten Videokonferenzanbieter vor. Sie verlangt, dass die konkrete Verarbeitung rechtmäßig organisiert wird.

Auch eine selbst gehostete Lösung kann gegen Datenschutzanforderungen verstoßen, wenn beispielsweise alle Mitarbeiter unberechtigt auf Konferenzaufzeichnungen zugreifen können oder personenbezogene Protokolle ohne erforderlichen Zweck gespeichert werden.

7 Videokonferenzplattformen im DSGVO-Vergleich

Bei der Auswahl sollte zunächst entschieden werden, ob ein eigener Server, ein europäischer Hosting-Dienst oder eine verwaltete Cloud-Plattform benötigt wird.

Die Unterschiede betreffen nicht nur den Serverstandort, sondern auch die Verantwortlichkeiten bei Administration, Sicherheitsupdates und Datenaufbewahrung.

1. TrueConf Server: DSGVO-orientierte Videokonferenzen auf eigener Infrastruktur

TrueConf Server ist eine selbst gehostete Plattform für Videokonferenzen, Unternehmensmessaging und Zusammenarbeit.

Organisationen installieren die Software auf eigenen oder kontrollierten Servern und können festlegen, wie Benutzer auf das Kommunikationssystem zugreifen.

Bei geeigneter Konfiguration können interne Videokonferenzen innerhalb eines Unternehmensnetzes stattfinden, ohne dass die eigentlichen Gespräche über einen öffentlichen Cloud-Konferenzdienst übertragen werden müssen.

Welche Eigenschaften sind für die DSGVO relevant?

Eine eigene Bereitstellung ermöglicht die direkte Verwaltung von Servern, Benutzerkonten und Speicherorten. TrueConf unterstützt außerdem die Anbindung von Active Directory und LDAP, wodurch sich vorhandene Benutzerverzeichnisse integrieren lassen.

Für die Medienübertragung verwendet TrueConf Server AES-256. Bei unterstützten Protokollen kommen weitere Schutzmechanismen wie DTLS-SRTP, SRTP oder H.235 zum Einsatz.

Die Organisation kann administrative Berechtigungen, Netzwerkzugriffe und die Speicherung von Konferenzdaten entsprechend ihren Anforderungen konfigurieren.

Was muss geprüft werden?

Die lokale Installation beseitigt nicht automatisch sämtliche externen Verbindungen. Je nach Edition und Konfiguration können beispielsweise Lizenzdienste, externe Teilnehmer oder Integrationen weitere Kommunikationswege benötigen.

Außerdem ist zwischen Transportverschlüsselung und echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu unterscheiden. Bei serververmittelten Konferenzen können Medien auf Serverkomponenten verarbeitet werden.

Geeignet für: Unternehmen, Behörden und andere Organisationen, die ihre Videokonferenzinfrastruktur selbst betreiben und interne Datenflüsse kontrollieren möchten.

Wichtigste Grenze: Sicherheit, Updates, Datensicherung und Datenschutzdokumentation liegen wesentlich in der Verantwortung der betreibenden Organisation.

2. Jitsi Meet: DSGVO-konforme Videokonferenzen mit Open Source

Jitsi Meet ist eine Open-Source-Plattform für Audio- und Videokonferenzen.

Die Software kann auf eigenen Servern installiert oder über einen externen Dienst verwendet werden. Für den Datenschutz ergibt sich daraus ein entscheidender Unterschied.

Bei einer eigenen Installation bestimmt die Organisation, wo die Konferenzinfrastruktur betrieben wird. Bei einem öffentlichen Dienst gelten dagegen dessen Datenschutz- und Betriebsbedingungen.

Welche Eigenschaften sind relevant?

Jitsi unterstützt verschlüsselte Medienübertragung und in geeigneten Konfigurationen optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Der offene Quellcode ermöglicht technische Überprüfungen und eine Anpassung der Infrastruktur.

Was muss geprüft werden?

Bei einer eigenen Installation können zusätzliche Komponenten wie TURN-Server, Authentifizierungsdienste oder Monitoring-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten.

Auch der Zugriff auf Konferenzräume und die technische Protokollierung müssen geregelt werden.

Die Nutzung von meet.jit.si ist deshalb datenschutzrechtlich nicht mit dem Betrieb einer vollständig kontrollierten eigenen Jitsi-Instanz gleichzusetzen.

Geeignet für: Organisationen mit eigener IT-Betreuung, die eine offene und konfigurierbare Videokonferenzsoftware benötigen.

Wichtigste Grenze: Der Betreiber muss die gesamte Serverumgebung absichern und die Datenflüsse dokumentieren.

3. BigBlueButton: Videokonferenzen für Schulen und Bildungseinrichtungen

BigBlueButton ist eine Open-Source-Plattform für digitalen Unterricht und Online-Schulungen.

Sie verbindet Videokonferenzen mit Whiteboards, Präsentationen, Gruppenräumen und weiteren Unterrichtsfunktionen.

Bei Bildungseinrichtungen ist besonders wichtig, welche personenbezogenen Informationen von Schülern, Lehrkräften und gegebenenfalls Minderjährigen verarbeitet werden.

Welche Eigenschaften sind relevant?

BigBlueButton kann auf eigener Infrastruktur oder durch einen geeigneten Hosting-Anbieter betrieben werden.

Die Verantwortlichen können den Zugang zu Unterrichtsräumen, die Rechte von Teilnehmern und den Umgang mit Aufzeichnungen konfigurieren.

Was muss geprüft werden?

Aufzeichnungen sind eine besonders wichtige Datenschutzfrage.

Die Durchführung einer Unterrichtsstunde und die dauerhafte Speicherung der Sitzung sind unterschiedliche Verarbeitungsvorgänge. Für Aufzeichnungen muss gesondert geprüft werden, welche Rechtsgrundlage besteht und wie lange die Daten gespeichert werden dürfen.

Außerdem sind die Rollen des Betreibers und gegebenenfalls des Hosting-Dienstleisters festzulegen.

Geeignet für: Schulen, Hochschulen und Weiterbildungsorganisationen.

Wichtigste Grenze: Umfangreiche Funktionen für digitalen Unterricht erhöhen den Bedarf an klaren Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln.

4. Nextcloud Talk: DSGVO-konforme Kommunikation innerhalb von Nextcloud

Nextcloud Talk ist eine Kommunikationslösung für Chat, Audio- und Videokonferenzen innerhalb der Nextcloud-Plattform.

Sie ist insbesondere für Organisationen interessant, die Nextcloud bereits für Dateien, Benutzerkonten und Zusammenarbeit verwenden.

Welche Eigenschaften sind relevant?

Durch den Betrieb auf eigener Infrastruktur lassen sich verschiedene Kommunikations- und Kollaborationsdienste in eine gemeinsame Verwaltungsumgebung integrieren.

Benutzerkonten und Berechtigungen können mit der vorhandenen Nextcloud-Konfiguration verknüpft werden.

Nextcloud Talk unterstützt verschlüsselte Kommunikation und bietet E2EE-Funktionen für unterstützte Anrufszenarien.

Was muss geprüft werden?

Bei größeren Konferenzen können zusätzliche Komponenten für die Medienweiterleitung erforderlich sein. Auch TURN-Server und die Backend-Infrastruktur müssen daher in die Datenschutzbewertung einbezogen werden.

Unternehmen sollten außerdem prüfen, welche Informationen in Nextcloud gespeichert werden und welche Aufbewahrungsregeln für Chats und Dateien gelten.

Geeignet für: Organisationen mit bestehender Nextcloud-Infrastruktur.

Wichtigste Grenze: Datenschutz und Leistungsfähigkeit hängen auch von zusätzlichen Serverkomponenten und der Konfiguration ab.

5. OpenTalk: Videokonferenzen mit europäischem Hosting

OpenTalk ist eine Videokonferenzplattform mit Schwerpunkt auf kontrollierbarer Infrastruktur und europäischen Bereitstellungsmodellen.

Die Software kann je nach Angebot als verwalteter Dienst oder innerhalb einer eigenen Umgebung eingesetzt werden.

Welche Eigenschaften sind relevant?

Für Unternehmen kann insbesondere die Möglichkeit interessant sein, Datenverarbeitung und Hosting innerhalb einer definierten europäischen Infrastruktur zu organisieren.

Bei einem verwalteten Dienst übernimmt der Anbieter wesentliche technische Aufgaben. Dadurch entstehen jedoch vertragliche Anforderungen an die Zusammenarbeit zwischen Verantwortlichem und Dienstleister.

Was muss geprüft werden?

Ein europäischer Anbietername garantiert nicht, dass sämtliche Datenflüsse ausschließlich innerhalb des EWR stattfinden.

Deshalb sind die tatsächlich eingesetzten Rechenzentren, Unterauftragnehmer und technischen Zusatzdienste zu untersuchen.

Auch die Verschlüsselungsarchitektur sollte für die konkrete Version und das gewählte Hosting-Modell dokumentiert werden.

Geeignet für: Organisationen, die europäische Hosting-Optionen und kontrollierbare Bereitstellung bevorzugen.

Wichtigste Grenze: Die tatsächlichen vertraglichen und technischen Bedingungen des gewählten Angebots sind entscheidend.

6. Microsoft Teams: DSGVO-Einsatz mit zentraler Unternehmensverwaltung

Microsoft Teams ist eine cloudbasierte Kommunikationsplattform innerhalb von Microsoft 365.

Sie bietet umfangreiche Funktionen für Besprechungen, Teilnehmerverwaltung, Identitätskontrolle und Sicherheitsrichtlinien.

Welche Eigenschaften sind relevant?

Unternehmen können unter anderem festlegen, wer an Meetings teilnehmen, den Warteraum umgehen oder Bildschirmfreigaben starten darf.

Für bestimmte vertrauliche Besprechungen unterstützt Teams zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Für die Organisation solcher Meetings wird eine geeignete Teams-Premium-Lizenz benötigt.

Dabei entstehen funktionale Einschränkungen: Beispielsweise stehen bei E2EE-Meetings die gewöhnliche Aufzeichnung, Transkription und verschiedene serverseitige Funktionen nicht zur Verfügung.

Was muss geprüft werden?

Wichtige Fragen betreffen die vertraglichen Bedingungen, Datenregionen, Unterauftragnehmer, Aufzeichnungen und mögliche Drittlandübermittlungen.

Auch die Aktivierung zusätzlicher KI-Funktionen kann neue Verarbeitungsvorgänge schaffen.

Geeignet für: Unternehmen mit vorhandener Microsoft-365-Infrastruktur und zentraler IT-Administration.

Wichtigste Grenze: Die DSGVO-Bewertung muss mehrere Dienste, Einstellungen und möglicherweise unterschiedliche Lizenzmodelle berücksichtigen.

7. Zoom: DSGVO-konforme Nutzung einer Cloud-Videokonferenzplattform

Zoom ist ein verwalteter Videokonferenzdienst für Meetings, Schulungen und Veranstaltungen.

Die Plattform stellt verschiedene Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen zur Verfügung, die den Schutz personenbezogener Daten unterstützen können.

Welche Eigenschaften sind relevant?

Dazu gehören Warteräume, Meeting-Kenncodes, Authentifizierungsregeln und administrative Berechtigungen.

Zoom unterstützt außerdem optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für geeignete Meeting-Konfigurationen.

Was muss geprüft werden?

Bei Cloud-Diensten ist entscheidend, welche Daten durch den Anbieter verarbeitet werden und wie die entsprechenden Vertragsbedingungen ausgestaltet sind.

Unternehmen sollten insbesondere die Speicherung von Aufzeichnungen, technische Protokolle, eingesetzte Datenregionen und zusätzliche KI-Funktionen überprüfen.

Wenn E2EE aktiviert wird, können außerdem bestimmte Meeting-Funktionen eingeschränkt sein.

Geeignet für: Unternehmen, die häufig externe Teilnehmer zu Videokonferenzen einladen.

Wichtigste Grenze: Die rechtmäßige Nutzung hängt von der gewählten Vertrags- und Konfigurationsebene sowie der tatsächlichen Datenverarbeitung ab.

Wie prüft man eine Videokonferenz auf DSGVO-Konformität?

Eine belastbare Prüfung sollte nicht mit der Frage beginnen, ob der Anbieter sich selbst als DSGVO-konform bezeichnet.

Stattdessen müssen die tatsächlichen Verarbeitungsvorgänge untersucht werden.

Schritt 1: Rechtsgrundlage bestimmen

Für jede relevante Verarbeitung personenbezogener Daten muss eine geeignete Rechtsgrundlage bestehen.

Bei geschäftlichen Videokonferenzen kann sich diese je nach Situation beispielsweise aus einer vertraglichen Notwendigkeit oder einer anderen einschlägigen Rechtsgrundlage ergeben.

Eine Einwilligung ist nicht für jede Videokonferenz zwingend erforderlich.

Gerade im Beschäftigungsverhältnis ist jedoch sorgfältig zu prüfen, ob eine Einwilligung tatsächlich freiwillig wäre.

Für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsinformationen, müssen gegebenenfalls zusätzlich die Voraussetzungen nach Art. 9 DSGVO erfüllt sein.

Schritt 2: Rollen und AVV klären

Unternehmen müssen unterscheiden, wer über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet und welche Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten.

Bei entsprechender Auftragsverarbeitung ist grundsätzlich ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Dieser sollte unter anderem die Verarbeitungszwecke, eingesetzten Unterauftragnehmer, Sicherheitsmaßnahmen und Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten abdecken.

Ein AVV allein macht die Nutzung jedoch nicht automatisch rechtmäßig.

Schritt 3: Datenflüsse untersuchen

Eine Videokonferenz kann verschiedene Datenströme erzeugen:

• Audio, Video und Bildschirmfreigaben.
• Benutzerkonten und Anmeldedaten.
• IP-Adressen und Geräteinformationen.
• Teilnehmerlisten und Verbindungsprotokolle.
• Chat-Nachrichten und Dateien.
• Aufzeichnungen und Transkripte.
• Daten aus optionalen KI- und Analysediensten.

Für jede Kategorie sollte geklärt werden, wo sie verarbeitet und gespeichert wird.

Eine besondere Rolle spielen Dienste außerhalb des EWR. Solche Datenübermittlungen müssen anhand der einschlägigen Vorgaben aus Kapitel V der DSGVO bewertet werden.

Schritt 4: Verschlüsselung richtig bewerten

Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind unterschiedliche Konzepte.

Transportverschlüsselung schützt Informationen während ihrer Übertragung zwischen beteiligten Systemen.

Bei einer echten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können nur die vorgesehenen Endpunkte den geschützten Inhalt entschlüsseln.

Für Videokonferenzen muss deshalb untersucht werden, welche Komponenten Medien verarbeiten und ob besondere Funktionen wie Aufzeichnungen oder Transkriptionen serverseitigen Zugriff erfordern.

E2EE ist nicht für jeden Anwendungsfall zwingend vorgeschrieben. Welche Schutzmaßnahmen notwendig sind, ergibt sich aus der konkreten Risikobewertung.

Schritt 5: Datenschutzfreundliche Einstellungen aktivieren

Viele Datenschutzprobleme entstehen nicht durch die grundlegende Architektur, sondern durch ungeeignete Voreinstellungen.

Beispielsweise können offene Meeting-Links, unnötige Aufzeichnungen oder übermäßig lange Speicherfristen vermeidbare Risiken verursachen.

Vor der allgemeinen Einführung sollten deshalb die wichtigsten administrativen Einstellungen geprüft werden.

DSGVO-Checkliste für Videokonferenzen

Die folgende Tabelle kann als Grundlage für eine interne Datenschutzprüfung verwendet werden.

Prüffrage	Erwarteter Nachweis
Sind Zweck und Rechtsgrundlage festgelegt?	Dokumentation der Verarbeitung
Sind die Verantwortlichkeiten geklärt?	Rollenbeschreibung und gegebenenfalls AVV
Sind die Datenkategorien bekannt?	Übersicht zu Inhalten und Metadaten
Sind Hosting und Unterauftragnehmer dokumentiert?	Datenflussübersicht
Wurden Drittlandübermittlungen bewertet?	Rechtliche und technische Prüfung
Sind geeignete Verschlüsselungsverfahren aktiviert?	Sicherheitskonfiguration
Sind externe Gäste kontrollierbar?	Zugriffs- und Einladungsregeln
Sind Aufzeichnungen standardmäßig deaktiviert, soweit nicht benötigt?	Konfiguration und interne Richtlinie
Sind Speicher- und Löschfristen definiert?	Aufbewahrungskonzept
Können Teilnehmer ihre Rechte wahrnehmen?	Datenschutzinformationen und Prozesse
Sind die Beschäftigten informiert?	Datenschutzhinweise und Schulungsunterlagen
Ist die Verarbeitung dokumentiert?	Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Wurde die Notwendigkeit einer DSFA geprüft?	Dokumentierte Risikoentscheidung

Eine Checkliste ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung. Sie hilft jedoch, offene Fragen sichtbar zu machen und die Entscheidung für eine Plattform nachvollziehbar zu dokumentieren.

Welche Einstellungen sind für DSGVO-konforme Videokonferenzen besonders wichtig?

Bei der praktischen Konfiguration sollten Unternehmen vor allem Funktionen überprüfen, die personenbezogene Daten unnötig offenlegen oder länger als erforderlich speichern könnten.

Einstellung	Datenschutzorientierte Vorgehensweise
Meeting-Zugang	Kenncodes, Warteraum oder geeignete Authentifizierung
Teilnehmernamen	Nur die für den Zweck erforderlichen Angaben verwenden
Kamera	Aktivierung nach Erforderlichkeit; Privatsphäre im Homeoffice berücksichtigen
Bildschirmfreigabe	Auf berechtigte Teilnehmer beschränken
Aufzeichnungen	Deaktiviert lassen, sofern keine ausreichende Notwendigkeit besteht
Chat und Dateiübertragung	Berechtigungen und Speicherung prüfen
Transkription und KI	Zusätzliche Verarbeitung vor Aktivierung bewerten
Externe Gäste	Einladung und Zugriffsrechte kontrollieren
Protokollierung	Datenumfang und Aufbewahrungsdauer begrenzen
Administrative Konten	Rollen und Zugriffsrechte nach Bedarf vergeben

Besonders bei Aufzeichnungen reicht es nicht, Teilnehmer lediglich über die Aufnahme zu informieren. Es muss auch eine geeignete Rechtsgrundlage für diese zusätzliche Verarbeitung bestehen.

DSGVO-konforme Videokonferenzen in Unternehmen, Schulen und Behörden

Obwohl die allgemeinen Datenschutzgrundsätze vergleichbar sind, unterscheiden sich die praktischen Anforderungen nach Einsatzbereich.

Unternehmen und Homeoffice

Unternehmen müssen insbesondere den Schutz von Beschäftigtendaten berücksichtigen.

Bei Videokonferenzen aus dem Homeoffice können private Wohnbereiche oder Gespräche im Hintergrund unbeabsichtigt sichtbar beziehungsweise hörbar werden.

Deshalb sollten Beschäftigte geeignete Möglichkeiten erhalten, Kamera und Mikrofon selbst zu steuern und gegebenenfalls virtuelle Hintergründe zu verwenden.

Eine pauschale Verpflichtung zur Kameraaktivierung ist nicht automatisch für jede Besprechung erforderlich oder gerechtfertigt.

Schulen und Hochschulen

In Bildungseinrichtungen werden häufig Daten von Minderjährigen verarbeitet.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Anmeldung zu Unterrichtsräumen, der Zugriff externer Teilnehmer und die Speicherung von Unterrichtsaufzeichnungen.

Bei der Nutzung von BigBlueButton, Nextcloud Talk oder anderen Plattformen muss geklärt werden, welche Daten für den Unterricht notwendig sind und ob zusätzliche Funktionen deaktiviert werden sollten.

Behörden und öffentliche Einrichtungen

Öffentliche Stellen können besondere Anforderungen an ihre IT-Infrastruktur, Auftragsverarbeitung und Dokumentation haben.

Neben den allgemeinen Vorgaben der DSGVO können weitere gesetzliche und organisatorische Regelungen relevant sein.

Selbst gehostete Plattformen wie TrueConf Server, Jitsi Meet oder andere geeignete Lösungen können eine Möglichkeit bieten, technische Systeme innerhalb einer kontrollierten Infrastruktur zu betreiben.

Der eigene Server ersetzt jedoch nicht die Prüfung der rechtlichen Zulässigkeit.

Vier typische Fehler bei der DSGVO-Prüfung von Videokonferenzen

1. Der Anbieter nennt sich DSGVO-konform

Marketingaussagen sind kein Ersatz für eine dokumentierte Verarbeitung.

Ein Anbieter kann geeignete Sicherheitsfunktionen bereitstellen, während ein Unternehmen diese falsch konfiguriert oder personenbezogene Daten ohne ausreichende Rechtsgrundlage verarbeitet.

2. Alle Daten bleiben angeblich in Deutschland

Bei der Bewertung müssen nicht nur die Server für Videoinhalte berücksichtigt werden.

Auch Authentifizierung, technische Protokolle, Analysedienste und Supportzugriffe können relevant sein.

3. Die Plattform verwendet Verschlüsselung

Verschlüsselung schützt Daten vor bestimmten Zugriffen, beantwortet aber nicht die Fragen nach Rechtmäßigkeit, Aufbewahrung und Betroffenenrechten.

Außerdem ist zu unterscheiden, ob nur der Übertragungsweg oder der Inhalt bis zu den Endgeräten geschützt wird.

4. Teilnehmer werden über Aufzeichnungen informiert

Transparenz ist erforderlich, ersetzt aber keine Rechtsgrundlage.

Eine vollständige Aufzeichnung kann wesentlich mehr personenbezogene Informationen enthalten als für das ursprüngliche Meeting erforderlich waren.

Deshalb müssen Aufzeichnungen besonders sorgfältig geprüft und gegebenenfalls begrenzt werden.

Selbsthosting oder Cloud: Welches Modell ist DSGVO-konformer?

Weder Self-Hosting noch Cloud-Betrieb garantiert automatisch ein höheres rechtliches Schutzniveau.

Die beiden Modelle verteilen jedoch technische Aufgaben und Verantwortlichkeiten unterschiedlich.

Kriterium	Eigener Server	Cloud-Dienst
Infrastrukturkontrolle	Direkte Administration	Anbieterabhängig
Serverstandort	Selbst bestimmbar	Vertraglich und technisch zu prüfen
Updates und Wartung	Eigene Verantwortung	Überwiegend Anbieter
Datenaufbewahrung	Lokal konfigurierbar	Abhängig von Funktionen und Vertrag
Auftragsverarbeitung	Abhängig von beteiligten Dienstleistern	Häufig relevant
Externe Datenflüsse	Durch Architektur beeinflussbar	Anbieter- und funktionsabhängig
Technischer Aufwand	Höher	Meist geringer

Für eine Organisation mit erfahrenem IT-Team kann eine selbst gehostete Plattform sinnvoll sein, weil Server, Speicher und Netzwerke direkt verwaltet werden.

Ein kleines Unternehmen ohne eigene Administration kann dagegen mit einem sorgfältig ausgewählten Cloud-Dienst und passenden vertraglichen Regelungen besser aufgestellt sein.

FAQ

Welche Videokonferenzsoftware ist DSGVO-konform?

Es gibt keine Videokonferenzsoftware, die unabhängig von der Konfiguration automatisch DSGVO-konform ist. TrueConf Server, Jitsi Meet, BigBlueButton, Nextcloud Talk, OpenTalk, Microsoft Teams und Zoom bieten unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen. Die Rechtmäßigkeit hängt von der konkreten Verarbeitung, den Einstellungen und den vertraglichen Grundlagen ab.

Braucht man für jede Videokonferenz eine Einwilligung?

Nein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann je nach Zweck auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen beruhen. Eine Einwilligung ist nicht immer erforderlich und muss, wenn sie verwendet wird, die Voraussetzungen der DSGVO erfüllen. Für Aufzeichnungen oder die Verarbeitung besonders sensibler Daten kann eine gesonderte Prüfung notwendig sein.

Ist Microsoft Teams DSGVO-konform?

Microsoft Teams kann mit verschiedenen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen eingesetzt werden. Unternehmen müssen jedoch die relevanten Vertragsbedingungen, Datenflüsse, Drittlandübermittlungen und Einstellungen prüfen. Die Nutzung einer kommerziellen Microsoft-365-Lizenz allein garantiert keine DSGVO-Konformität.

Sind Videokonferenzen auf eigenen Servern automatisch DSGVO-konform?

Nein. Selbst gehostete Lösungen wie TrueConf Server, Jitsi Meet oder Nextcloud Talk ermöglichen eine direktere Kontrolle über die Infrastruktur. Trotzdem müssen Rechtsgrundlage, Benutzerrechte, technische Sicherheit, Datenspeicherung und Löschfristen geregelt werden.

Muss man einen AVV für Videokonferenzen abschließen?

Wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, ist grundsätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Bei ausschließlich intern betriebenen Systemen ohne entsprechende externe Auftragsverarbeitung kann die Situation anders sein. Entscheidend sind die tatsächlichen Rollen und Verarbeitungsvorgänge.

Darf eine DSGVO-konforme Videokonferenz aufgezeichnet werden?

Eine Aufzeichnung ist nicht generell verboten, benötigt aber eine geeignete Rechtsgrundlage und muss den Grundsätzen der DSGVO entsprechen. Die Verantwortlichen müssen über die Verarbeitung informieren, Zugriffe beschränken und angemessene Löschfristen festlegen. Ob eine Einwilligung notwendig ist, hängt vom konkreten Fall ab.

Fazit: DSGVO-konforme Videokonferenzen richtig auswählen und betreiben

Eine DSGVO-konforme Videokonferenz hängt nicht allein von der Sicherheit einer Software ab. Entscheidend ist, dass Unternehmen die Verarbeitung personenbezogener Daten verstehen, dokumentieren und mit angemessenen technischen sowie organisatorischen Maßnahmen schützen.

Selbst gehostete Plattformen wie TrueConf Server, Jitsi Meet und Nextcloud Talk können eine direkte Kontrolle über bestimmte Datenflüsse und Infrastrukturen ermöglichen. Verwaltete Dienste wie Microsoft Teams, Zoom oder entsprechende europäische Angebote reduzieren dagegen den eigenen Betriebsaufwand, erfordern aber eine sorgfältige Prüfung der Anbieterbedingungen.

Wer die Rechtsgrundlage festlegt, Datenflüsse überprüft, einen erforderlichen AVV abschließt und datenschutzfreundliche Einstellungen verwendet, schafft die Grundlage für einen verantwortungsvollen Einsatz.

Das Wichtigste auf einen Blick

Out-of-Band-Kommunikation (OOB-Kommunikation) bezeichnet die Nutzung eines unabhängigen Kommunikationskanals, wenn reguläre Unternehmenssysteme ausgefallen, kompromittiert oder nicht mehr vertrauenswürdig sind. Sie ermöglicht es IT-Abteilungen, Sicherheitsteams und Führungskräften, auch während eines Cyberangriffs oder einer größeren IT-Störung Entscheidungen abzustimmen.

Im Gegensatz zu gewöhnlichen Backup-Messengern muss eine OOB-Lösung von den kritischen Abhängigkeiten des primären Kommunikationssystems getrennt sein. Ein zweiter Messenger bietet beispielsweise keinen ausreichenden Schutz, wenn beide Plattformen denselben ausgefallenen Identitätsanbieter oder dieselbe Netzwerkverbindung benötigen.

Die wichtigsten Eigenschaften einer OOB-Kommunikationslösung:

• Unabhängige Infrastruktur: Betrieb getrennt von den Systemen, die bei einem Vorfall ausfallen können.
• Alternative Authentifizierung: Zugriff auch dann möglich, wenn der primäre Identitätsanbieter oder das Unternehmens-SSO nicht verfügbar ist.
• Geschützte Kommunikation: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und geeignete Regeln für vertrauliche Informationen.
• Vorbereiteter Notfallzugang: Benutzerkonten, Geräte und Kontaktlisten sind bereits vor einem Vorfall eingerichtet.
• Mehrere Kommunikationswege: Je nach Risiko können Messenger, Telefonie, unabhängige Mobilfunknetze oder Satellitenverbindungen kombiniert werden.

Welche Lösungen kommen für OOB-Kommunikation infrage?

Lösung	Möglicher OOB-Einsatz	Entscheidende Voraussetzung
TrueConf Server	Separater Unternehmensmessenger mit Sprach- und Videokommunikation	Unabhängiger Serverbetrieb, Authentifizierung und Netzwerkzugang
Mattermost	Zusammenarbeit und Incident Response auf separater Infrastruktur	Vorgefertigte OOB-Umgebung mit unabhängigen Zugängen
Element / Matrix	Föderierte oder isolierte Krisenkommunikation	Getrennte Identitäts- und Serverinfrastruktur
Rocket.Chat	Separater Messenger für IT- und Krisenteams	Unabhängiges Hosting und geeignete Lizenzkonfiguration
Signal	Alternativer verschlüsselter Kommunikationskanal	Erreichbare Geräte und funktionsfähige externe Netzverbindung
Telefonie und Satellitenkommunikation	Sprachkommunikation bei Ausfällen digitaler Unternehmensdienste	Unabhängiger Anbieter, Stromversorgung und Netzabdeckung

Fazit: Eine zweite Kommunikationsanwendung ist noch keine echte OOB-Lösung. Entscheidend ist, ob sie bei einem konkreten Ausfall oder Sicherheitsvorfall tatsächlich unabhängig weiterarbeitet.

Was ist Out-of-Band-Kommunikation?

Out-of-Band-Kommunikation bezeichnet die Übertragung wichtiger Informationen über einen separaten Kommunikationsweg außerhalb der regulären Unternehmensumgebung.

Während des normalen Geschäftsbetriebs verwenden Mitarbeiter beispielsweise Microsoft Teams, Slack, E-Mail oder eine interne Telefonanlage. Diese Dienste bilden die primäre Kommunikationsinfrastruktur.

Wenn ein Cyberangriff oder technischer Defekt diese Infrastruktur beeinträchtigt, benötigt die Organisation einen zweiten, vertrauenswürdigen Weg zur Abstimmung.

Ein typisches Beispiel ist ein Ransomware-Angriff: Die IT-Abteilung vermutet, dass Angreifer Zugriff auf die Unternehmensdomäne und interne Nachrichten haben. Statt die weitere Reaktion über diese möglicherweise überwachten Systeme zu koordinieren, wechselt das Incident-Response-Team auf eine separat betriebene Kommunikationsplattform.

Der Begriff Out-of-Band bedeutet dabei nicht zwingend, dass für jeden Dienst eine physisch getrennte Leitung vorhanden sein muss. Maßgeblich ist die ausreichende technische und organisatorische Unabhängigkeit gegenüber den Risiken, für die der Ersatzkanal vorgesehen ist.

In-Band und Out-of-Band im Vergleich

Kriterium	In-Band-Kommunikation	Out-of-Band-Kommunikation
Einsatz	Regulärer Geschäftsbetrieb	Störungen, Cybervorfälle, vertrauliche Krisenkommunikation
Infrastruktur	Primäre Unternehmenssysteme	Separater oder ausreichend unabhängiger Kommunikationsweg
Anmeldung	Häufig zentrales SSO oder Unternehmensverzeichnis	Vorbereitete unabhängige Authentifizierung
Verfügbarkeit	Abhängig von der normalen IT-Umgebung	Für ausgewählte Ausfallszenarien abgesichert
Benutzerkreis	Häufig alle Mitarbeiter	Vorab definierte Krisen- und Einsatzteams
Hauptziel	Produktive Zusammenarbeit	Sichere Koordination und Handlungsfähigkeit bei Vorfällen

Eine OOB-Plattform ersetzt die reguläre Kommunikation nicht zwangsläufig dauerhaft. Sie stellt einen vorbereiteten alternativen Kanal für Situationen bereit, in denen die normale Umgebung nicht mehr verwendet werden sollte.

Wann braucht ein Unternehmen Out-of-Band-Kommunikation?

Nicht jede IT-Störung rechtfertigt den Wechsel auf einen Notfallkanal. Bei bestimmten Ereignissen kann eine unabhängige Kommunikationsmöglichkeit jedoch entscheidend sein.

Ransomware und kompromittierte Unternehmenssysteme

Bei einem Ransomware-Angriff ist häufig unklar, welche Teile der Infrastruktur bereits betroffen sind.

Wenn Angreifer Zugriff auf E-Mail-Konten, Verzeichnisse oder interne Messenger erhalten haben, können sie möglicherweise die Kommunikation des Sicherheitsteams beobachten.

Ein unabhängiger OOB-Kanal ermöglicht es, Gegenmaßnahmen zu koordinieren, ohne vertrauliche Informationen automatisch über die möglicherweise kompromittierte Umgebung zu übertragen.

Ausfall von Microsoft 365 oder anderen Cloud-Diensten

Unternehmen verwenden häufig mehrere Dienste, die von derselben Cloud- oder Identitätsinfrastruktur abhängen.

Fällt diese gemeinsame Grundlage aus, können gleichzeitig E-Mail, Videokonferenzen und interne Chats betroffen sein.

Ein separates Kommunikationssystem mit eigener Anmeldung kann in einem solchen Szenario weiterhin verfügbar sein.

Dabei muss allerdings auch die Netzwerkverbindung unabhängig genug sein. Ein zweiter Cloud-Dienst hilft nicht, wenn sämtliche Mitarbeiter aufgrund eines lokalen Internetausfalls keinen externen Dienst erreichen können.

Kompromittierung von Active Directory oder SSO

Ein Unternehmen kann mehrere Messenger betreiben, die alle dieselbe Benutzeranmeldung verwenden.

Wenn der zentrale Identitätsanbieter nicht verfügbar oder nicht mehr vertrauenswürdig ist, können dadurch sämtliche Kommunikationsdienste gleichzeitig ausfallen.

Eine geeignete OOB-Umgebung sollte deshalb bereits vorbereitete alternative Zugangsdaten oder einen unabhängigen Identitätsdienst besitzen.

Kritische Infrastrukturen und Produktionsumgebungen

In industriellen Umgebungen müssen Verantwortliche auch während einer Netzwerkunterbrechung miteinander kommunizieren können.

Je nach Einsatzbereich können getrennte Kommunikationsserver, lokale Funknetze, Mobilfunk oder andere Übertragungswege sinnvoll sein.

Entscheidend ist, dass die Notfallkommunikation nicht von denselben Komponenten abhängt wie die beeinträchtigte Produktionsinfrastruktur.

Out-of-Band-Kommunikation: 6 Lösungen und Ansätze im Vergleich

Nicht jede Plattform deckt dieselben Anforderungen ab. Einige eignen sich besonders für die interne Zusammenarbeit während eines Sicherheitsvorfalls, andere als ergänzender Sprachkanal oder für kurzfristige Alarmierungen.

1. TrueConf Server: Separater Kommunikationsserver für Unternehmen

TrueConf Server ist eine selbst gehostete Plattform für Unternehmensmessaging, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen.

Die Software kann auf einer vom Unternehmen kontrollierten Infrastruktur betrieben werden. Dadurch lässt sich eine separate Kommunikationsumgebung aufbauen, die nicht unmittelbar vom primären Cloud-Messenger abhängig ist.

Wie kann TrueConf für OOB-Kommunikation eingesetzt werden?

Ein Unternehmen verwendet im Normalbetrieb beispielsweise Microsoft Teams. Zusätzlich betreibt es einen TrueConf Server in einer getrennten Infrastruktur für die Notfallkommunikation.

Bei einem Ausfall von Microsoft 365 kann das Krisenteam über TrueConf miteinander kommunizieren, sofern Server, Authentifizierung, Endgeräte und Netzwerkzugang weiterhin erreichbar sind.

Die Plattform ermöglicht unter anderem:

• Einzel- und Gruppenchats.
• Kommunikationskanäle für organisatorische Mitteilungen.
• Sprach- und Videoanrufe.
• Gruppenvideokonferenzen.
• Dateiübertragung und Bildschirmfreigabe.
• Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen.
• Integration kompatibler SIP/H.323-Systeme.

Die Vollversion von TrueConf Server kann innerhalb eines privaten Unternehmensnetzes ohne Internetverbindung betrieben werden. Damit eignet sie sich auch für entsprechend vorbereitete isolierte Infrastrukturen.

Welche Abhängigkeiten sind kritisch?

Ein separat installierter TrueConf Server ist nicht automatisch eine vollständig unabhängige OOB-Umgebung.

Wenn die Notfallplattform weiterhin dieselbe Active-Directory-Instanz, denselben SSO-Dienst oder dieselben Administratorzugänge verwendet wie die primäre Infrastruktur, besteht ein gemeinsamer Ausfall- oder Kompromittierungsbereich.

Deshalb sollte die Organisation prüfen, ob für den Notfall eigenständige lokale Benutzerkonten, separate Verwaltungszugänge und alternative Netzwerkwege benötigt werden.

Auch Endgeräte und Serverstandort müssen berücksichtigt werden.

Geeignet für: Unternehmen, Behörden und Organisationen, die einen eigenen Kommunikationsserver als sekundäre Plattform für Krisen- und Incident-Response-Teams betreiben möchten.

Grenzen: Die notwendige Unabhängigkeit muss bei der Bereitstellung hergestellt werden. TrueConf Server Free benötigt zudem eine Verbindung zur Lizenzprüfung und ist nicht für einen dauerhaft isolierten Betrieb vorgesehen.

2. Mattermost: Out-of-Band-Zusammenarbeit für Incident Response

Mattermost ist eine Plattform für sichere Teamkommunikation und Zusammenarbeit. Der Anbieter dokumentiert ausdrücklich Bereitstellungsmodelle für Out-of-Band Incident Response.

Eine separate Mattermost-Umgebung kann außerhalb der primären Unternehmensinfrastruktur betrieben und für Krisenstäbe, IT-Teams und Sicherheitsverantwortliche vorbereitet werden.

Wie funktioniert der OOB-Einsatz?

Die Organisation richtet eine eigenständige Mattermost-Instanz ein, bevor ein Vorfall eintritt.

Die beteiligten Personen erhalten vorbereitete Zugänge. Sicherheitsverantwortliche können darüber Vorfälle besprechen, Aufgaben koordinieren und Informationen austauschen.

Mattermost beschreibt entsprechende Architekturen für eigene Rechenzentren sowie verschiedene Cloud-Umgebungen.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Verbindung von Kommunikation und operativen Incident-Response-Abläufen.

Was muss geprüft werden?

Auch bei Mattermost kommt es auf die tatsächlichen technischen Abhängigkeiten an.

Eine OOB-Instanz darf für die vorgesehenen Ausfallszenarien nicht ausschließlich von derselben Identitätsplattform oder Netzwerkumgebung abhängen wie das Primärsystem.

Darüber hinaus sollten Hosting, verfügbare Funktionen, Lizenzen und Zugriffsrichtlinien vorab geprüft werden.

Geeignet für: Sicherheitsteams, SOCs und größere Organisationen, die eine eigenständige Kommunikations- und Arbeitsumgebung für Sicherheitsvorfälle benötigen.

Grenzen: Die Installation allein gewährleistet keine Ausfallsicherheit. Identität, Zugriffe, Netzwerk und Betrieb müssen unabhängig geplant werden.

3. Element / Matrix: Dezentrale Kommunikation für Krisenteams

Element ist ein Messenger auf Basis des offenen Matrix-Protokolls.

Matrix unterstützt die Kommunikation zwischen unabhängig betriebenen Servern. Element kann daher in Umgebungen eingesetzt werden, in denen Organisationen ihre Messaging-Infrastruktur selbst kontrollieren möchten.

Der Anbieter positioniert Element ausdrücklich auch für Out-of-Band-Kommunikation und Incident Response.

Wie funktioniert der OOB-Einsatz?

Ein Unternehmen kann eine Matrix-Umgebung auf separaten Servern bereitstellen und den Zugriff auf bestimmte Benutzergruppen beschränken.

Die Umgebung kann beispielsweise für Sicherheitsteams und Führungskräfte vorgesehen werden, die während eines Vorfalls vertraulich kommunizieren müssen.

Bei entsprechender Konfiguration können auch voneinander unabhängige Organisationen über föderierte Matrix-Server kommunizieren.

Element unterstützt verschlüsselte Unterhaltungen und verschiedene Bereitstellungsmodelle.

Was muss geprüft werden?

Die Föderation ist nicht automatisch für jeden OOB-Anwendungsfall sinnvoll.

Wenn bei einem Incident besonders vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, muss kontrolliert werden, welche externen Server an Räumen beteiligt sind und wo Daten gespeichert werden.

Auch die Authentifizierung muss unabhängig von der gefährdeten Primärumgebung funktionieren.

Geeignet für: Organisationen, die offene Standards, kontrollierbare Server und gegebenenfalls die Zusammenarbeit zwischen mehreren unabhängigen Einrichtungen benötigen.

Grenzen: Der Betrieb einer eigenen Matrix-Infrastruktur und die sichere Konfiguration von Föderation, Berechtigungen und Datenaufbewahrung erfordern entsprechende Fachkenntnisse.

4. Rocket.Chat: Alternativer selbst gehosteter Team-Messenger

Rocket.Chat ist eine Plattform für Messaging, Channels und Zusammenarbeit, die auf eigener Infrastruktur betrieben werden kann.

Für OOB-Szenarien kann eine separate Installation als Ausweichumgebung für bestimmte Teams dienen.

Wie funktioniert der OOB-Einsatz?

Ein Unternehmen betreibt Rocket.Chat zusätzlich zu seiner regulären Kommunikationsplattform.

Im Störungsfall wechseln berechtigte Mitarbeiter auf vorbereitete Channels, um technische Maßnahmen, interne Informationen und Entscheidungen zu koordinieren.

Der selbst gehostete Ansatz ermöglicht es, Server und Netzwerkzugriff getrennt vom primären Cloud-Dienst zu konfigurieren.

Was muss geprüft werden?

Ob Rocket.Chat für ein bestimmtes OOB-Szenario geeignet ist, hängt von der verwendeten Edition, den Anforderungen an die Netzwerkverbindung und den unterstützten Funktionen ab.

Für vollständig isolierte Umgebungen müssen die entsprechenden kommerziellen Optionen und Lizenzbedingungen geprüft werden.

Auch unabhängige Benutzerkonten und Administrationsrechte sind erforderlich, wenn die primäre Identitätsinfrastruktur als mögliches Angriffsziel betrachtet wird.

Geeignet für: Unternehmen, die einen separaten Messenger für Krisenkommunikation und technische Zusammenarbeit bereitstellen möchten.

Grenzen: Eine gewöhnliche zusätzliche Rocket.Chat-Installation erfüllt nicht automatisch alle Anforderungen einer unabhängigen Notfallplattform.

5. Signal: Verschlüsselte Kommunikation als alternativer Kanal

Signal ist ein Messenger mit standardmäßiger Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichten und Anrufe.

Die Anwendung kann als zusätzlicher Kommunikationsweg verwendet werden, wenn die reguläre Unternehmenskommunikation nicht erreichbar ist.

Wie funktioniert der OOB-Einsatz?

Ein kleines Incident-Response-Team kann vorab eine Signal-Gruppe einrichten.

Wenn die interne Messaging-Plattform ausfällt, können die Mitglieder über ihre Mobilgeräte weiterhin kommunizieren, sofern Internetverbindung, Geräte und Signal-Dienst verfügbar sind.

Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn der Angriff hauptsächlich die unternehmenseigene IT betrifft.

Was muss geprüft werden?

Signal ist kein dediziertes Unternehmenssystem für zentrale Notfallverwaltung.

Die Organisation muss festlegen, wer zur Gruppe gehört, wie Mitarbeiterwechsel berücksichtigt werden und welche Informationen über private oder geschäftliche Mobilgeräte ausgetauscht werden dürfen.

Außerdem darf eine externe Messenger-App nicht als vollständig unabhängiger Kommunikationsweg betrachtet werden, wenn dieselbe ausgefallene Internetverbindung benötigt wird.

Geeignet für: kleine Krisenteams, die einen schnell erreichbaren verschlüsselten Zusatzkanal benötigen.

Grenzen: Eingeschränkte zentrale Administration und Abhängigkeit von Endgeräten, Internetzugang und externem Dienst.

6. Telefonie, Mobilfunk und Satellitenkommunikation

Out-of-Band-Kommunikation muss nicht ausschließlich über Messenger erfolgen.

Telefonische Krisenkommunikation, unabhängige Mobilfunkverbindungen und satellitengestützte Systeme können eine wichtige Ergänzung bilden.

Insbesondere bei größeren Netzwerkstörungen kann ein alternativer Übertragungsweg entscheidender sein als die Wahl einer weiteren Chat-Anwendung.

Wie funktioniert der OOB-Einsatz?

Eine Organisation erstellt vorab eine Liste kritischer Kontaktpersonen mit alternativen Telefonnummern.

Für Standorte mit besonderen Verfügbarkeitsanforderungen können zusätzliche Mobilfunkanbieter oder geeignete Satellitenkommunikationssysteme vorgesehen werden.

Dadurch besteht die Möglichkeit, auch dann Kontakt zu halten, wenn die reguläre Unternehmensnetzverbindung nicht verfügbar ist.

Was muss geprüft werden?

Unabhängige Leitungen oder Anbieter sind nur dann hilfreich, wenn sie nicht denselben relevanten Ausfallpunkt besitzen.

Beispielsweise können mehrere Mobilfunkverträge eine gemeinsame regionale Störung nicht zwangsläufig überstehen.

Für besonders kritische Kommunikationswege sind deshalb Stromversorgung, Netzabdeckung, Geräteverfügbarkeit und regelmäßige Funktionstests wichtig.

Geeignet für: Krisenstäbe, kritische Infrastrukturen, verteilte Standorte und Organisationen mit Anforderungen an zusätzliche Netzunabhängigkeit.

Grenzen: Begrenzte Möglichkeiten für Team-Chats, Dateiaustausch und die strukturierte Dokumentation von Incident-Response-Abläufen.

Warum ein zweiter Messenger noch keine OOB-Lösung ist

Einer der häufigsten Planungsfehler besteht darin, lediglich eine zusätzliche Kommunikationsanwendung zu installieren.

Zwei voneinander unabhängige Programme können dieselben kritischen Komponenten verwenden.

Ein Unternehmen nutzt beispielsweise Microsoft Teams als primären Messenger und eine zweite Anwendung als Backup. Beide greifen jedoch auf denselben Unternehmens-SSO zu.

Wird dieser Identitätsdienst kompromittiert oder abgeschaltet, verlieren Mitarbeiter möglicherweise gleichzeitig den Zugang zu beiden Systemen.

Dasselbe Problem entsteht, wenn beide Kommunikationsplattformen ausschließlich über ein gemeinsames VPN erreichbar sind, das im Störungsfall ausfällt.

Fünf gemeinsame Abhängigkeiten

Abhängigkeit	Mögliche Folge	OOB-Maßnahme
Gemeinsamer Identitätsanbieter	Beide Systeme können nicht mehr authentifizieren	Unabhängige Notfallkonten
Gleiches Netzwerk oder VPN	Ausfall macht beide Plattformen unerreichbar	Alternativer Netzwerkzugang
Gleiche Cloud-Umgebung	Störung kann beide Systeme betreffen	Separater Hosting-Bereich oder Betreiber
Gemeinsame Administratorzugänge	Angreifer könnten beide Umgebungen kontrollieren	Getrennte privilegierte Konten
Dieselben kompromittierten Endgeräte	Vertrauliche Kommunikation bleibt gefährdet	Vorbereitete vertrauenswürdige Ersatzgeräte

Nicht jede Organisation benötigt in jedem Bereich eine vollständige physische Trennung.

Entscheidend ist, welche konkreten Ereignisse die OOB-Umgebung überstehen soll.

Eine Plattform für den Ausfall eines Cloud-Dienstes kann andere Anforderungen haben als eine Umgebung für die Koordination während einer vollständigen Kompromittierung der Unternehmensdomäne.

Out-of-Band-Kommunikation und Out-of-Band-Management

Beide Begriffe beruhen auf dem gleichen Prinzip: Ein alternativer Weg soll unabhängig von der normalen Betriebsinfrastruktur verfügbar bleiben.

Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken.

Out-of-Band-Kommunikation verbindet Menschen. IT-Teams, Krisenstäbe und Führungskräfte können damit Informationen austauschen und Entscheidungen treffen.

Out-of-Band-Management ermöglicht Administratoren den Zugriff auf technische Systeme über ein separates Verwaltungsnetz. Dazu gehören beispielsweise Router, Switches, Serverkonsolen und andere Infrastrukturkomponenten.

Merkmal	OOB-Kommunikation	OOB-Management
Ziel	Zusammenarbeit während eines Vorfalls	Zugriff und Wiederherstellung technischer Systeme
Benutzer	Krisenstab, IT, Security, Management	Netzwerk- und Systemadministratoren
Typische Technik	Messenger, Sprachdienste, Notfallkommunikation	Management-Ports, Konsolenserver, getrennte Netze
Hauptaufgabe	Entscheidungen und Koordination	Diagnose, Konfiguration und Wiederherstellung

Bei schweren IT-Vorfällen können beide Bereiche notwendig sein.

Administratoren benötigen technische Zugänge zur Wiederherstellung, während die beteiligten Personen unabhängig voneinander Informationen austauschen können müssen.

So richten Unternehmen sichere OOB-Kommunikation ein

Eine OOB-Umgebung sollte nicht erst während eines Angriffs installiert werden.

Wenn die Organisation bereits von einem Sicherheitsvorfall betroffen ist, können Administratorzugänge, Arbeitsstationen und interne Kommunikationswege nicht mehr vertrauenswürdig sein.

Ein vorbereiteter Plan ist deshalb entscheidend.

Schritt 1. Kritische Ausfallszenarien definieren

Zunächst sollte festgelegt werden, welche Ereignisse der alternative Kommunikationskanal überstehen muss.

Typische Beispiele sind ein Cloud-Ausfall, ein Ransomware-Angriff, die Kompromittierung des Identitätsanbieters oder eine Unterbrechung des Internetzugangs.

Die Risiken müssen möglichst konkret beschrieben werden.

Schritt 2. Gemeinsame Abhängigkeiten prüfen

Erstellen Sie eine Übersicht der benötigten Systeme.

Dazu gehören Hosting, Authentifizierung, Netzwerk, Endgeräte, Administratorzugänge und externe Dienste.

Prüfen Sie anschließend, welche dieser Komponenten auch vom primären Kommunikationssystem verwendet werden.

Je größer die Überschneidung, desto höher ist das Risiko eines gemeinsamen Ausfalls.

Schritt 3. Plattform und Übertragungswege auswählen

Die Wahl hängt davon ab, ob hauptsächlich Nachrichten, Sprachgespräche, Videokonferenzen oder strukturierte Incident-Response-Abläufe benötigt werden.

Für eine vollständig kontrollierte zweite Kommunikationsumgebung können selbst gehostete Plattformen wie TrueConf Server oder Mattermost geprüft werden.

Für bestimmte Teams können verschlüsselte externe Messenger oder zusätzliche Telefonieverbindungen eine sinnvolle Ergänzung sein.

Schritt 4. Zugriffe vor dem Vorfall vorbereiten

Alle erforderlichen Personen müssen rechtzeitig Zugang erhalten.

Dazu gehören nicht nur IT- und Sicherheitsteams, sondern gegebenenfalls auch Geschäftsführung, Datenschutz, Rechtsabteilung und externe Spezialisten.

Alternative Zugangsdaten und Kontaktinformationen müssen sicher verfügbar sein, ohne auf kompromittierte Unternehmenssysteme angewiesen zu sein.

Schritt 5. Regeln für vertrauliche Informationen festlegen

Im OOB-Kanal können besonders sensible Informationen ausgetauscht werden, etwa technische Angriffsdaten, Zugangsinformationen oder Entscheidungen zur Abschaltung von Systemen.

Es sollte deshalb vorab geklärt werden, welche Informationen geteilt werden dürfen und wer Zugriff auf bestimmte Unterhaltungen erhält.

Auch die Speicherung und spätere Übernahme der Incident-Dokumentation sind wichtig.

Schritt 6. Regelmäßig testen

Eine OOB-Plattform kann technisch funktionieren und trotzdem im Ernstfall unbrauchbar sein.

Beispielsweise kennen Mitarbeiter ihre Notfallzugangsdaten nicht mehr oder die vorbereiteten Geräte wurden seit Monaten nicht aktualisiert.

Testen Sie deshalb gezielt den Ausfall der primären Authentifizierung, der Kommunikationsplattform und gegebenenfalls des Netzwerks.

Ein erfolgreicher Test sollte zeigen, dass das Krisenteam die alternative Umgebung ohne Rückgriff auf das gestörte Primärsystem erreichen kann.

Beispiel: OOB-Kommunikation bei einem Ransomware-Angriff

Ein mittelständisches Unternehmen nutzt Microsoft 365, Active Directory und einen internen Messenger.

An einem Montagmorgen meldet das Sicherheitsteam verdächtige Anmeldungen. Gleichzeitig lassen sich mehrere Systeme nicht mehr erreichen.

Die IT vermutet, dass die Unternehmensdomäne kompromittiert wurde.

Ohne vorbereitete OOB-Kommunikation müsste das Team möglicherweise dieselben E-Mail-Konten oder Messenger verwenden, über die Angreifer bereits Zugriff erlangt haben könnten.

Mit vorbereiteter OOB-Umgebung kann das Unternehmen einen definierten Notfallprozess aktivieren.

Die Beteiligten wechseln auf eine separate Kommunikationsplattform mit unabhängigen Zugängen. Dort stimmen sie die Untersuchung, die Isolierung betroffener Systeme und die Kommunikation mit externen Fachleuten ab.

Wurde beispielsweise TrueConf Server als separate OOB-Komponente eingerichtet, kann das Incident-Team Chats und Videokonferenzen verwenden, solange Server, Zugang und Netzwerk vom Vorfall nicht betroffen sind.

Für den Fall eines umfassenden Netzwerkausfalls können zusätzliche Telefonverbindungen oder andere unabhängige Kommunikationswege erforderlich sein.

Das Beispiel zeigt: Die entscheidende Eigenschaft einer OOB-Lösung ist nicht eine bestimmte Softwarefunktion, sondern ihre Verfügbarkeit außerhalb des betroffenen Ausfallbereichs.

Checkliste: Ist Ihre OOB-Kommunikation wirklich unabhängig?

Prüffrage	Ziel
Kann sich das Krisenteam ohne das primäre SSO anmelden?	Unabhängige Authentifizierung
Ist die Plattform ohne den normalen Messenger erreichbar?	Getrennter Dienst
Funktioniert der Zugang bei einem Ausfall des Unternehmens-VPN?	Alternative Netzwerkverbindung
Sind Administratorzugänge getrennt?	Schutz vor gemeinsamer Kompromittierung
Sind alternative Endgeräte vorbereitet?	Zugriff bei kompromittierten Arbeitsstationen
Können externe Incident-Response-Partner teilnehmen?	Zusammenarbeit im Krisenfall
Sind Kontaktlisten außerhalb der Primärsysteme verfügbar?	Erreichbarkeit ohne Unternehmens-E-Mail
Gibt es Regeln für vertrauliche Daten und Aufzeichnungen?	Kontrollierte Informationsverarbeitung
Wurde ein realistischer Ausfall getestet?	Nachgewiesene Einsatzfähigkeit

Je nach Einsatzszenario können weitere Anforderungen notwendig sein, beispielsweise alternative Stromversorgung, zusätzliche Netzbetreiber oder ein getrenntes Verwaltungsnetz.

Häufig gestellte Fragen zur Out-of-Band-Kommunikation

Was bedeutet Out-of-Band-Kommunikation?

Out-of-Band-Kommunikation ist ein alternativer Kommunikationsweg, der bei einem Ausfall oder einer Kompromittierung der regulären Unternehmenssysteme genutzt wird. Ziel ist es, kritische Informationen und Entscheidungen weiterhin sicher austauschen zu können. Dazu können separate Messenger, Telefonverbindungen oder eigenständig betriebene Kommunikationsserver gehören.

Wann benötigt ein Unternehmen OOB-Kommunikation?

Out-of-Band-Kommunikation ist besonders bei Ransomware-Angriffen, kompromittierten Identitätsdiensten, Ausfällen von Cloud-Plattformen und größeren Netzwerkstörungen relevant. Unternehmen sollten eine alternative Kommunikationsumgebung vorbereiten, bevor ein entsprechender Vorfall eintritt.

Ist ein zweiter Messenger automatisch eine Out-of-Band-Lösung?

Nein. Zwei Messenger können denselben Identitätsanbieter, dieselben Administratorzugänge oder dieselbe Netzwerkinfrastruktur verwenden. Eine echte OOB-Lösung muss ausreichend unabhängig von den Komponenten sein, deren Ausfall oder Kompromittierung sie überstehen soll.

Kann TrueConf Server für Out-of-Band-Kommunikation eingesetzt werden?

Ja. TrueConf Server kann als separat betriebene Kommunikationsumgebung für Chats, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen eingesetzt werden. Entscheidend ist eine Architektur mit geeigneter Trennung von primärer Authentifizierung, Netzwerkinfrastruktur und Administration. Die Vollversion kann auch innerhalb isolierter Unternehmensnetze betrieben werden.

Was ist der Unterschied zwischen OOB-Kommunikation und OOB-Management?

OOB-Kommunikation stellt einen unabhängigen Kanal für die Zusammenarbeit von Menschen bereit. OOB-Management ermöglicht dagegen Administratoren, technische Systeme über separate Verwaltungsverbindungen zu erreichen. Bei größeren IT-Vorfällen können beide Maßnahmen notwendig sein.

Kann Out-of-Band-Kommunikation ohne Internet funktionieren?

Ja, sofern die verwendete Plattform und die Übertragungswege dafür ausgelegt sind. Ein lokal betriebener Kommunikationsserver kann innerhalb eines erreichbaren Unternehmensnetzes funktionieren. Für standortübergreifende Kommunikation bei einem umfassenden Netzausfall können jedoch zusätzliche unabhängige Verbindungen erforderlich sein.

Fazit: Out-of-Band-Kommunikation muss unabhängig funktionieren

Out-of-Band-Kommunikation stellt sicher, dass eine Organisation während eines Cyberangriffs, Cloud-Ausfalls oder einer größeren IT-Störung weiterhin handlungsfähig bleiben kann.

Plattformen wie TrueConf Server, Mattermost, Element und Rocket.Chat können als Basis einer separaten Kommunikationsumgebung dienen. Ergänzend kommen verschlüsselte Messenger sowie unabhängige Telefonie- und Netzwerkverbindungen infrage.

Eine zweite Anwendung allein genügt jedoch nicht. Entscheidend ist die Trennung kritischer Abhängigkeiten: Identität, Hosting, Netzwerkanbindung, Administratorrechte und Endgeräte.

Eine wirksame OOB-Lösung ist deshalb kein gewöhnliches Backup-Tool, sondern ein vorab getesteter Kommunikationsweg, der auch dann funktioniert, wenn das primäre System nicht mehr erreichbar oder vertrauenswürdig ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein dezentraler Messenger ermöglicht die Kommunikation, ohne dass alle Nutzer von einem einzigen zentralen Messaging-Dienst abhängig sein müssen. Je nach Architektur werden Nachrichten über unabhängige Server, verteilte Netzwerk-Knoten oder direkte Verbindungen zwischen Endgeräten übertragen.

Allerdings unterscheiden sich dezentrale Messenger erheblich. Matrix und XMPP ermöglichen die Kommunikation zwischen unabhängigen Serverbetreibern. SimpleX und Session verwenden verteilte Infrastrukturen mit besonderem Schwerpunkt auf dem Schutz von Metadaten. Briar kann Nachrichten direkt zwischen Geräten austauschen, selbst wenn keine Internetverbindung besteht.

Für Unternehmen kommt eine weitere Architektur infrage: Mehrere eigenständige Kommunikationsserver können über eine kontrollierte Föderation verbunden werden, wie bei TrueConf Server.

Sieben dezentrale Messenger im Überblick:

Messenger	Architektur	Besonderheit	Geeignet für
TrueConf Server	Föderation zwischen eigenen TrueConf-Servern	Chat, Anrufe und Videokonferenzen zwischen Organisationen	Unternehmen und Behörden
Element (Matrix)	Offene Server-Föderation	Kommunikation zwischen Matrix-Servern	Organisationen und Communities
Conversations (XMPP)	Offene XMPP-Föderation	Freie Wahl von Messenger-App und Server	Nutzer offener Standards
SimpleX Chat	Verteilte Relay-Server	Keine globalen Benutzerkennungen	Vertrauliche Kommunikation
Session	Dezentrales Knoten-Netzwerk	Onion-Routing und Anmeldung ohne Telefonnummer	Private, metadatenarme Nachrichten
Briar	Peer-to-Peer	Kommunikation über Bluetooth, WLAN oder Tor	Offline-Kommunikation
Delta Chat	Föderierte Chatmail-Infrastruktur	Verschlüsselte Nachrichten über unabhängige Relays	Private Chats und kleine Gruppen

Die wichtigste Unterscheidung: Dezentralisierung, Selbsthosting und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind nicht dasselbe. Ein Messenger kann auf eigenen Servern betrieben werden, ohne mit anderen Messaging-Protokollen kompatibel zu sein. Umgekehrt kann eine verteilte Plattform die Metadaten schützen, ohne dem Nutzer vollständige Kontrolle über die beteiligten Server zu geben.

Was ist ein dezentraler Messenger?

Bei einem zentralisierten Messenger übernimmt ein Anbieter die zentrale Bereitstellung des Dienstes. Nutzer registrieren sich innerhalb derselben Kommunikationsplattform und sind für Nachrichtenübermittlung und Kontoverwaltung von deren Infrastruktur abhängig.

Ein dezentraler Messenger verteilt diese Aufgaben auf mehrere unabhängig betriebene Systeme oder Endgeräte.

Das muss nicht bedeuten, dass überhaupt keine Server vorhanden sind. Viele dezentrale Messenger benötigen Server, um Nachrichten weiterzuleiten oder vorübergehend zu speichern. Entscheidend ist, ob die gesamte Kommunikation von einem einzigen Betreiber abhängig bleibt.

Es gibt drei grundlegende Modelle.

Föderierte Messenger

Bei einer Föderation betreiben verschiedene Organisationen oder Anbieter eigenständige Server. Die Nutzer bleiben auf ihrem jeweiligen Server registriert, können aber mit Nutzern anderer Server kommunizieren.

Das Prinzip ähnelt der E-Mail: Wer eine Adresse bei einem Anbieter besitzt, kann grundsätzlich Nachrichten an andere Anbieter senden, sofern sie ein gemeinsames Protokoll unterstützen.

Matrix und XMPP sind Beispiele für offene föderierte Kommunikationsprotokolle.

Auch TrueConf Server unterstützt eine Form der Föderation. Sie verbindet allerdings kompatible TrueConf-Server miteinander und stellt kein allgemein offenes Matrix- oder XMPP-Netzwerk dar.

Peer-to-Peer-Messenger

Bei Peer-to-Peer-Kommunikation, kurz P2P, tauschen Endgeräte Daten direkt miteinander aus.

Briar nutzt dieses Modell, um Nachrichten auch über lokale Verbindungen zu synchronisieren. Dadurch kann die Kommunikation unter bestimmten Bedingungen selbst ohne Internetzugang fortgesetzt werden.

Der Nachteil: Nachrichten müssen zuverlässig zugestellt werden, obwohl Geräte zeitweise ausgeschaltet oder nicht erreichbar sind. Deshalb benötigen manche P2P-Systeme zusätzliche Mechanismen zur Zwischenspeicherung.

Messenger mit verteilten Relay-Servern

SimpleX und Session verwenden unterschiedliche Netzwerke aus Nachrichten-Relays beziehungsweise Dienstknoten.

Diese Systeme versuchen nicht nur, die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter zu reduzieren. Ihre Architektur soll auch einschränken, welche Informationen die Infrastruktur über Kommunikationspartner sammeln kann.

Wie gut das gelingt, hängt vom jeweiligen Protokoll und den verwendeten Schutzmechanismen ab.

7 dezentrale Messenger im Detail

1. TrueConf Server: Föderierter Messenger für Unternehmen

TrueConf Server ist eine selbst gehostete Kommunikationsplattform für Unternehmensmessaging, Sprach- und Videoanrufe sowie Gruppenvideokonferenzen.

Im Unterschied zu öffentlichen Messengern installiert jede Organisation ihre eigene Serverinstanz. Benutzerkonten, Verzeichnisse und administrative Richtlinien können damit unabhängig verwaltet werden.

Die Plattform unterstützt außerdem eine Föderation zwischen TrueConf-Servern.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Ein Unternehmen kann beispielsweise einen TrueConf Server am Hauptstandort und weitere Instanzen in verschiedenen Niederlassungen betreiben.

Jeder Standort verwaltet seine Benutzer über den eigenen Server. Wird die Föderation eingerichtet, können Beschäftigte unterschiedlicher Instanzen miteinander chatten, Anrufe führen und an Videokonferenzen teilnehmen.

Administratoren bestimmen, welche Server miteinander kommunizieren dürfen. Dabei können sie die Föderation vollständig deaktivieren, auf zugelassene Server beschränken oder bestimmte Server ausschließen.

Diese Steuerung unterscheidet die Architektur von öffentlich zugänglichen Messenger-Netzwerken.

Welche Funktionen bietet TrueConf?

• Einzel- und Gruppenchats.
• Kommunikationskanäle und Dateiaustausch.
• Sprach- und Videoanrufe.
• Gruppenvideokonferenzen.
• Benutzerverwaltung über Active Directory und LDAP.
• Integration kompatibler SIP/H.323-Systeme.
• Föderation zwischen eigenständig betriebenen TrueConf-Servern.
• Lokaler Betrieb innerhalb einer Unternehmensinfrastruktur.

Die vollständige TrueConf-Server-Version kann auch in abgeschotteten Netzen betrieben werden, wenn die Infrastruktur und Lizenz entsprechend ausgelegt sind.

Wo liegen die Grenzen?

Die Föderation ist auf kompatible TrueConf-Server beschränkt. Es handelt sich nicht um eine native Kommunikation mit beliebigen Matrix- oder XMPP-Servern.

Außerdem ist die Föderation nicht Bestandteil der reinen kostenlosen TrueConf-Server-Free-Konfiguration. Dafür wird die Vollversion beziehungsweise eine entsprechende kommerzielle Lizenz benötigt.

Geeignet für: Unternehmen mit mehreren Standorten, Behörden, Unternehmensgruppen und Partnerorganisationen, die getrennte Server betreiben und trotzdem miteinander kommunizieren möchten.

2. Element: Dezentraler Messenger auf Basis von Matrix

Element ist ein Messenger, der das offene Matrix-Protokoll verwendet.

Matrix ermöglicht es, Nachrichten zwischen unabhängig betriebenen Servern auszutauschen. Nutzer können sich auf einem öffentlichen Matrix-Server registrieren oder einen eigenen Homeserver verwenden.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Jeder Matrix-Homeserver verwaltet die Konten seiner Nutzer und kann mit anderen Servern verbunden werden.

Wenn Mitglieder verschiedener Server denselben Chatraum verwenden, werden relevante Informationen zwischen den beteiligten Servern ausgetauscht.

Organisationen müssen ihre Beschäftigten deshalb nicht zwangsläufig auf einer gemeinsamen zentralen Plattform registrieren.

Welche Funktionen bietet Element?

Element unterstützt Einzel- und Gruppenchats, Spaces zur Organisation von Räumen, Dateiübertragung und Kommunikation über mehrere Geräte.

Für private Unterhaltungen stehen verschlüsselte Räume zur Verfügung. Die Sicherheit hängt von den Verschlüsselungseinstellungen, den Clients und der Verwaltung der Schlüssel ab.

Audio- und Videokommunikation ist ebenfalls möglich, benötigt je nach Bereitstellung jedoch zusätzliche Infrastruktur.

Wo liegen die Grenzen?

Föderierte Matrix-Räume können Daten auf mehreren beteiligten Homeservern speichern. Das ist für die unabhängige Kommunikation nützlich, erschwert aber unter Umständen die vollständige Kontrolle über bereits verbreitete Informationen.

Für Unternehmen müssen daher Aufbewahrung, Löschung, Föderationsrichtlinien und Berechtigungen besonders sorgfältig geprüft werden.

Geeignet für: Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Communities, die eine offene, anbieterübergreifende Server-Föderation benötigen.

3. Conversations: Föderierter Messenger mit XMPP

Conversations ist eine Android-Messenger-App auf Basis von XMPP, auch bekannt als Jabber.

XMPP ist ein offenes Kommunikationsprotokoll, das die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Serverbetreibern unterstützt.

Im Unterschied zu einem geschlossenen Messenger ist Conversations damit nicht an einen bestimmten zentralen Dienst gebunden.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Nutzer können einen XMPP-Account bei einem Anbieter registrieren oder einen selbst betriebenen Server verwenden.

Sofern die beteiligten Server die notwendigen Funktionen unterstützen und die Föderation erlauben, können Nutzer verschiedener Anbieter miteinander kommunizieren.

Auch die Wahl der Anwendung ist flexibel. Ein Kontakt kann beispielsweise Conversations auf Android verwenden, während ein anderer über einen kompatiblen Desktop-Client kommuniziert.

Welche Funktionen bietet Conversations?

• Einzel- und Gruppennachrichten.
• Dateiübertragung.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über OMEMO.
• Verschlüsselte Sprach- und Videoanrufe in unterstützten Szenarien.
• Synchronisierung des Nachrichtenverlaufs über geeignete XMPP-Server.
• Verbindungen zu selbst gehosteten und öffentlichen XMPP-Diensten.

Wo liegen die Grenzen?

Conversations ist in erster Linie eine Android-Anwendung und kein vollständiges Unternehmenskommunikationssystem.

Für den Einsatz auf verschiedenen Betriebssystemen werden weitere XMPP-Clients benötigt.

Zudem unterstützen nicht alle XMPP-Server und Anwendungen sämtliche Protokollerweiterungen. Deshalb können Funktionen wie Gruppenverschlüsselung, Anrufe oder Dateiaustausch je nach Kombination unterschiedlich ausfallen.

Geeignet für: Nutzer, die einen offenen Messaging-Standard bevorzugen und Messenger-App sowie Serveranbieter unabhängig voneinander auswählen möchten.

4. SimpleX Chat: Dezentraler Messenger ohne globale Benutzerkennung

SimpleX Chat verfolgt einen anderen Ansatz als Matrix und XMPP.

Während klassische föderierte Systeme Benutzerkonten beziehungsweise Adressen verwenden, verzichtet SimpleX auf eine globale Kennung für jeden Nutzer.

Stattdessen werden Nachrichten über separate, einseitig gerichtete Nachrichtenwarteschlangen übertragen.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Nutzer kommunizieren über Relay-Server, die Nachrichten weiterleiten und bei Bedarf vorübergehend speichern.

Für verschiedene Kontakte werden unterschiedliche Verbindungsadressen verwendet. Die Server verwalten keine zentralen Benutzerprofile.

Dadurch soll verhindert werden, dass ein einzelner Relay-Server den vollständigen sozialen Kontaktgraphen einer Person erkennt.

Nutzer können eigene SimpleX-Server betreiben und weiterhin mit Kontakten kommunizieren, die andere kompatible Server verwenden.

Welche Funktionen bietet SimpleX Chat?

SimpleX unterstützt private Nachrichten, Gruppenchats, Dateiübertragung und zusätzliche Kommunikationsfunktionen. Die Anwendung nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Schutzmechanismen gegen die Zuordnung von Nachrichten zu globalen Benutzeridentitäten.

Die Serverwahl lässt sich konfigurieren, sodass Nutzer nicht dauerhaft an einen einzigen Betreiber gebunden sind.

Wo liegen die Grenzen?

Der besondere Schutz von Benutzerkennungen führt zu einer anderen Kontaktverwaltung als bei klassischen Messengern.

Neue Kontakte werden beispielsweise über Einladungslinks oder entsprechende Verbindungsmechanismen hinzugefügt.

Auch die Verwaltung einer großen Unternehmensorganisation mit zentralem Benutzerverzeichnis gehört nicht zum Hauptzweck dieses Architekturmodells.

Geeignet für: Privatpersonen und kleinere Gruppen, die möglichst wenige Informationen über ihre Identität und ihre Kommunikationsbeziehungen gegenüber Serverbetreibern offenlegen möchten.

5. Session: Dezentraler Messenger mit Onion-Routing

Session ist ein Messenger mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, der ohne Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eingerichtet werden kann.

Die Anwendung verwendet ein dezentrales Netzwerk von Dienstknoten, um verschlüsselte Nachrichten zu transportieren und zu speichern.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Nachrichten werden über mehrere Knoten des Session-Netzwerks weitergeleitet.

Dabei verwendet Session Onion-Routing. Die Daten werden über mehrere Stationen übertragen, sodass ein einzelner Knoten nicht ohne Weiteres gleichzeitig den Ursprung und das Ziel der Kommunikation erkennen kann.

Nutzer identifizieren sich über Session-Kennungen statt über persönliche Telefonnummern.

Welche Funktionen bietet Session?

Die Plattform unterstützt verschlüsselte Nachrichten, Gruppenchats, Dateiübertragung und weitere Kommunikationsfunktionen.

Session ist für mehrere Desktop- und Mobilbetriebssysteme verfügbar.

Die verteilte Infrastruktur soll die Abhängigkeit von einem einzelnen Messaging-Anbieter reduzieren und bestimmte Formen der Metadatenerfassung erschweren.

Wo liegen die Grenzen?

Session ist nicht mit einem selbst gehosteten Unternehmensmessenger gleichzusetzen.

Organisationen erhalten nicht automatisch die Möglichkeit, das gesamte Netzwerk unter eigener administrativer Kontrolle zu betreiben.

Außerdem sind Onion-Routing und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterschiedliche Schutzmechanismen. Beide reduzieren bestimmte Risiken, verhindern aber nicht jede mögliche Analyse von Kommunikationsmustern.

Geeignet für: Nutzer, die verschlüsselte Nachrichten ohne Telefonnummer austauschen möchten und besonderen Wert auf den Schutz von Verbindungsinformationen legen.

6. Briar: Peer-to-Peer-Messenger ohne zentralen Server

Briar unterscheidet sich besonders deutlich von klassischen Cloud-Messengern.

Die Anwendung ist darauf ausgelegt, Nachrichten direkt zwischen Endgeräten auszutauschen, ohne dass für die eigentliche Kommunikation ein zentraler Anbieter benötigt wird.

Das ermöglicht bestimmte Offline-Szenarien.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, kann Briar den Tor-Dienst für die Kommunikation nutzen.

Ohne Internet lassen sich Nachrichten zwischen geeigneten Geräten über Bluetooth oder lokale WLAN-Verbindungen austauschen.

Dadurch kann Briar auch in Situationen verwendet werden, in denen gewöhnliche Messaging-Dienste nicht mehr erreichbar sind.

Die Nachrichten und Kontaktdaten werden auf den Endgeräten gespeichert.

Welche Funktionen bietet Briar?

• Ende-zu-Ende-verschlüsselte persönliche Nachrichten.
• Gruppenunterhaltungen.
• Lokale Kommunikation über Bluetooth und WLAN.
• Kommunikation über Tor bei bestehender Internetverbindung.
• Lokale Speicherung von Kontakten und Inhalten.
• Foren und weitere Funktionen für die dezentrale Verteilung von Informationen.

Wo liegen die Grenzen?

Briar ist besonders für textbasierte Kommunikation und den Austausch von Informationen in schwierigen Netzwerkbedingungen konzipiert.

Es ersetzt keine vollständige Plattform für geschäftliche Videokonferenzen und klassische Unternehmensverwaltung.

Außerdem funktioniert Offline-Kommunikation nur dann, wenn die Geräte über geeignete lokale Verbindungen erreichbar sind. Ein Messenger kann ohne verfügbare Übertragungswege keine Nachrichten über beliebige Entfernungen zustellen.

Geeignet für: Nutzer und Gruppen, die auch bei eingeschränkter Internetverbindung kommunizieren müssen.

7. Delta Chat: Dezentraler Messenger über Chatmail-Server

Delta Chat kombiniert eine Messenger-Oberfläche mit einer Infrastruktur, die auf E-Mail-Technologien und dem Chatmail-Konzept basiert.

Anders als bei zentralisierten Messengern können unterschiedliche Chatmail-Relays verwendet werden.

Wie funktioniert die Dezentralisierung?

Nutzer erstellen ein Chatprofil über einen kompatiblen Relay-Server.

Nachrichten können zwischen unabhängigen Chatmail-Servern übertragen werden. Dadurch muss die gesamte Kommunikation nicht über einen einzigen Anbieter laufen.

Die Chatmail-Infrastruktur verwendet E-Mail-Standards, optimiert diese aber für die Zustellung von Instant Messages.

Auch der Betrieb eines eigenen Chatmail-Relays ist möglich.

Welche Funktionen bietet Delta Chat?

Delta Chat unterstützt verschlüsselte persönliche Nachrichten und Gruppenchats, mehrere Profile sowie die Nutzung auf verschiedenen Geräten.

Daneben sind interaktive Anwendungen innerhalb von Chats möglich.

Der Dienst bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für unterstützte sichere Unterhaltungen. Bei der Nutzung klassischer E-Mail-Relays müssen jedoch die jeweiligen Verschlüsselungs- und Kompatibilitätsbedingungen beachtet werden.

Wo liegen die Grenzen?

Delta Chat ist nicht in erster Linie als Unternehmensplattform mit zentraler Administration, komplexen Rollenmodellen und Videokonferenzinfrastruktur konzipiert.

Bei klassisch eingerichteten E-Mail-Konten können außerdem Einschränkungen bestehen, etwa bei Benachrichtigungen oder bei der Interaktion mit gewöhnlichen E-Mail-Anwendungen.

Geeignet für: Personen und Gruppen, die verschlüsselte Nachrichten über eine offene, serverübergreifende Infrastruktur austauschen möchten.

Dezentral, föderiert oder selbst gehostet: Wo liegt der Unterschied?

Diese Begriffe werden häufig synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Eigenschaften beschreiben.

Eigenschaft	Dezentral	Föderiert	Selbst gehostet
Grundidee	Funktionen auf mehrere Systeme verteilen	Unabhängige Server miteinander verbinden	Software auf eigener Infrastruktur betreiben
Eigener Server notwendig	Nicht immer	Optional beziehungsweise je nach Betreiber	Ja
Kommunikation über Betreibergrenzen	Architekturabhängig	Bei zugelassener Föderation	Nicht automatisch
Beispiel	Session, Briar, SimpleX	Matrix, XMPP, TrueConf-Föderation	TrueConf Server, eigener Matrix-Server
Hauptvorteil	Geringere Abhängigkeit von zentraler Infrastruktur	Verbindung unabhängiger Systeme	Direkte Kontrolle über Server und Daten
Hauptgrenze	Häufig komplexere Architektur	Unterschiedliche Kompatibilität und Richtlinien	Wartungs- und Administrationsaufwand

Ein selbst gehosteter Messenger ist also nicht zwangsläufig dezentral.

Wenn eine Organisation einen einzigen Server betreibt und alle Benutzer ausschließlich darüber kommunizieren, handelt es sich zunächst um eine zentral administrierte Installation.

Erst wenn mehrere unabhängige Systeme miteinander kommunizieren können, entsteht eine entsprechende verteilte Architektur.

Welche Vorteile bietet ein dezentraler Messenger?

Weniger Abhängigkeit von einem Anbieter

Bei offenen föderierten Protokollen können Nutzer grundsätzlich unterschiedliche Serverbetreiber wählen.

Das reduziert die Notwendigkeit, sämtliche Kommunikation innerhalb eines einzigen proprietären Dienstes abzuwickeln.

Für Unternehmen kann dies langfristig die Flexibilität bei Hosting und Infrastrukturentscheidungen erhöhen.

Mehr Kontrolle über Daten und Infrastruktur

Bei selbst gehosteten oder föderierten Lösungen können Organisationen über eigene Benutzerkonten, Server und bestimmte Speicherrichtlinien verfügen.

Allerdings bedeutet die Kontrolle über den eigenen Server nicht automatisch die Kontrolle über alle Daten, die an andere föderierte Server übertragen werden.

Schutz von Identität und Metadaten

Einige dezentrale Messenger verwenden besondere technische Verfahren, um möglichst wenig über die Kommunikationspartner offenzulegen.

SimpleX verzichtet auf globale Benutzerkennungen. Session nutzt Onion-Routing. Briar speichert Kommunikationsbeziehungen lokal auf den Endgeräten.

Diese Ansätze unterscheiden sich von der klassischen zentralisierten Kontoverwaltung.

Kommunikation bei eingeschränkter Internetverbindung

Bestimmte P2P-Systeme wie Briar können Nachrichten ohne öffentlichen Internetzugang übertragen.

Das gilt jedoch nicht für alle dezentralen Messenger. Matrix, XMPP und andere serverbasierte Architekturen benötigen für standortübergreifende Kommunikation weiterhin erreichbare Netzwerke und Server.

Welche Nachteile haben dezentrale Messenger?

Dezentralisierung löst nicht automatisch alle Probleme klassischer Messenger.

Komplexere Einrichtung: Ein eigener Server benötigt Konfiguration, Updates, Monitoring und Datensicherung.

Unterschiedliche Funktionsunterstützung: Besonders bei offenen Protokollen können Clients und Server verschiedene Erweiterungen unterstützen. Videokonferenzen, Gruppenverschlüsselung und Dateiaustausch funktionieren deshalb nicht immer identisch.

Verteilte Datenkopien: In föderierten Netzwerken können Informationen auf mehreren Servern gespeichert werden. Das muss bei Löschfristen und Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden.

Verfügbarkeit: Eine verteilte Architektur verhindert nicht jede Störung. Einzelne Server oder Netzwerkverbindungen können weiterhin ausfallen.

Benutzerverwaltung: Für Unternehmen kann es schwieriger sein, übergreifende Richtlinien durchzusetzen, wenn Benutzer über unabhängig betriebene Systeme kommunizieren.

Die geeignete Lösung hängt deshalb davon ab, ob die Priorität auf offener Interoperabilität, Datenschutz, administrativer Kontrolle oder lokaler Erreichbarkeit liegt.

Welcher dezentrale Messenger eignet sich für welchen Zweck?

Anforderung	Lösungen zur Prüfung	Entscheidender Faktor
Kommunikation zwischen Unternehmensstandorten mit eigenen Servern	TrueConf Server	Kontrollierte Föderation und Unternehmensverwaltung
Offene Kommunikation zwischen unabhängigen Serverbetreibern	Element/Matrix, Conversations/XMPP	Gemeinsames offenes Protokoll
Keine globale Benutzerkennung	SimpleX Chat	Schutz von Identität und Kontaktbeziehungen
Messenger ohne Telefonnummer mit Onion-Routing	Session	Verteilte Relay-Infrastruktur
Kommunikation bei Internetausfall	Briar	Lokale P2P-Verbindungen
Verschlüsselter Messenger über Chatmail	Delta Chat	Interoperable Relay-Server
Eigener Server mit Chat und Videokonferenzen	TrueConf Server, Matrix-basierte Plattformen	Administration und Konferenzinfrastruktur

Vor der Einführung empfiehlt sich ein Test mit mehreren Nutzern auf unterschiedlichen Servern.

Dabei sollte überprüft werden, ob Nachrichten, Dateien und Anrufe tatsächlich zwischen den benötigten Systemen funktionieren. Bei Unternehmensinstallationen sind außerdem Rechteverwaltung, Löschung und Backup-Verfahren zu testen.

Häufig gestellte Fragen zu dezentralen Messengern

Was ist ein dezentraler Messenger?

Ein dezentraler Messenger verteilt die Nachrichtenübermittlung oder Kontoverwaltung auf mehrere unabhängige Systeme beziehungsweise Endgeräte. Die Kommunikation muss dadurch nicht vollständig von einem einzelnen zentralen Anbieter abhängen. Beispiele sind Element auf Basis von Matrix, SimpleX Chat, Session und Briar.

Welche Messenger sind wirklich dezentral?

Matrix- und XMPP-Messenger verwenden offene föderierte Servernetzwerke. SimpleX Chat arbeitet mit unabhängigen Relay-Servern ohne globale Benutzerkennungen. Session nutzt ein dezentrales Knoten-Netzwerk, während Briar auf direkte Peer-to-Peer-Verbindungen setzt. Diese Modelle unterscheiden sich technisch und sind nicht unmittelbar gleichzusetzen.

Kann ein dezentraler Messenger ohne Internet funktionieren?

Einige Lösungen unterstützen das. Briar kann beispielsweise Nachrichten über Bluetooth und lokale WLAN-Verbindungen austauschen, wenn die entsprechenden Geräte erreichbar sind. Andere dezentrale Messenger benötigen für die Kommunikation weiterhin Internet oder eine geeignete Netzwerkverbindung.

Gibt es dezentrale Messenger für Unternehmen?

Ja. TrueConf Server ermöglicht die Föderation zwischen eigenständig betriebenen TrueConf-Servern, einschließlich Chats, Anrufen und Videokonferenzen. Matrix-basierte Plattformen und XMPP-Systeme unterstützen ebenfalls unabhängige Server. Die Unterschiede liegen vor allem in der Interoperabilität, der Administration und den verfügbaren Kommunikationsfunktionen.

Ist ein dezentraler Messenger automatisch sicherer?

Nein. Dezentralisierung beschreibt die Architektur, nicht automatisch das Sicherheitsniveau. Entscheidend sind unter anderem Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Authentifizierung, Schutz von Metadaten, Serverkonfiguration und regelmäßige Sicherheitsupdates. Auch dezentrale Systeme können Sicherheitslücken oder falsch konfigurierte Komponenten enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem föderierten und einem Peer-to-Peer-Messenger?

Ein föderierter Messenger verwendet mehrere unabhängige Server, die über kompatible Protokolle miteinander kommunizieren. Bei Peer-to-Peer-Messengern können Endgeräte Informationen direkt austauschen. Matrix und XMPP sind Beispiele für Föderation, während Briar direkte Geräteverbindungen unterstützt.

Fazit: Welcher dezentrale Messenger ist sinnvoll?

Ein dezentraler Messenger kann die Abhängigkeit von einem einzigen Kommunikationsanbieter reduzieren. Allerdings verfolgen die verfügbaren Lösungen unterschiedliche Ziele.

Element und Conversations ermöglichen die Kommunikation über offene föderierte Protokolle. SimpleX und Session konzentrieren sich stärker auf den Schutz von Identität und Kommunikationsmetadaten. Briar ermöglicht bestimmte Offline-Szenarien, während Delta Chat eine dezentrale Messaging-Infrastruktur auf Basis von Chatmail bereitstellt.

Für Unternehmen mit eigenen Servern bietet TrueConf Server eine andere Form der Dezentralisierung: Mehrere unabhängig verwaltete Installationen können kontrolliert miteinander verbunden werden, ohne dass sämtliche Mitarbeiterkonten auf einen zentralen gemeinsamen Server übertragen werden müssen.

Entscheidend ist deshalb nicht, ob ein Anbieter seinen Messenger als dezentral bezeichnet, sondern welche Form der Unabhängigkeit tatsächlich benötigt wird: offene Interoperabilität, eigene Infrastruktur, Schutz von Metadaten oder Kommunikation ohne Internet.

Erst diese Unterscheidung ermöglicht einen Vergleich, der über eine gewöhnliche Liste sicherer Messenger hinausgeht.

Das Wichtigste auf einen Blick

Skype wurde am 5. Mai 2025 eingestellt. Microsoft empfiehlt ehemaligen Nutzern den Wechsel zu Teams Free. Je nachdem, wofür Skype bisher verwendet wurde, können jedoch andere Dienste besser zu den Anforderungen passen.

Wer hauptsächlich private Videoanrufe durchgeführt hat, kann WhatsApp oder Signal verwenden. Für Online-Besprechungen bieten sich Zoom und Google Meet an. Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur können TrueConf Server einsetzen. Wer über Skype internationale Festnetz- und Mobilfunknummern angerufen hat, sollte Viber Out prüfen.

Skype-Alternative	Besonders geeignet für	Wichtigste Einschränkung
TrueConf Server	Unternehmenskommunikation auf eigenen Servern	Eigene Infrastruktur und Administration erforderlich
Microsoft Teams Free	Ehemalige Skype-Nutzer	Kein vollständiger Ersatz für Skype-Telefonie
Zoom	Geschäftliche Videokonferenzen	Zeitbegrenzung bei kostenlosen Meetings
Google Meet	Einfache browserbasierte Meetings	Erweiterte Funktionen kostenpflichtig
WhatsApp	Private Nachrichten und Videoanrufe	Keine klassische Telefonie auf externe Rufnummern
Signal	Vertrauliche Kommunikation	Keine zentral verwaltete Unternehmensplattform
Viber	Internationale Telefonate	Viber Out ist kostenpflichtig

Wichtig: Ein kostenloser Videoanruf zwischen Nutzern derselben Anwendung ist nicht mit einem Anruf auf eine gewöhnliche Festnetz- oder Mobilfunknummer gleichzusetzen. Nicht jede Skype-Alternative ersetzt deshalb die früheren kostenpflichtigen Telefoniefunktionen.

Warum wurde Skype eingestellt?

Skype war über viele Jahre eine der bekanntesten Anwendungen für Internet-Telefonie. Neben Chats und Videogesprächen ermöglichte der Dienst auch internationale Anrufe auf reguläre Telefonnummern.

Microsoft stellte Skype am 5. Mai 2025 ein und konzentrierte sich auf Microsoft Teams als Kommunikationsplattform.

Ehemalige Skype-Nutzer konnten ihre bisherigen Zugangsdaten für Teams Free verwenden. Während der Übergangsphase bot Microsoft außerdem Möglichkeiten zur Übernahme von Kontakten und Chatverläufen an.

Diese Übergangsphase ist inzwischen beendet. Wer 2026 eine Skype-Alternative sucht, sollte deshalb zunächst klären, welche früheren Funktionen tatsächlich ersetzt werden müssen.

Dabei lassen sich drei Anforderungen unterscheiden: persönliche Kommunikation mit Freunden und Familie, Videokonferenzen für berufliche Besprechungen und Telefonate auf gewöhnliche Rufnummern.

1. TrueConf Server: Skype-Alternative für Unternehmen

TrueConf Server ist eine selbst gehostete Plattform für Unternehmenskommunikation, die Messaging, Audio- und Videoanrufe sowie Gruppenvideokonferenzen kombiniert.

Anders als Skype wird die Server-Software innerhalb einer vom Unternehmen verwalteten Infrastruktur installiert. Die Organisation kann Benutzerkonten, Zugriffsrechte und Kommunikationsdienste zentral administrieren.

Welche Skype-Funktionen ersetzt TrueConf?

Mitarbeiter können Einzel- und Gruppenchats verwenden, Dateien austauschen sowie Sprach- und Videoanrufe durchführen.

Für größere Besprechungen stehen verschiedene Konferenzmodi, Bildschirmfreigabe und Präsentationsfunktionen zur Verfügung.

Zusätzlich unterstützt TrueConf Server die Integration mit Active Directory und LDAP sowie kompatiblen SIP/H.323-Systemen.

Damit eignet sich die Plattform besonders für Organisationen, die Skype bisher für interne Kommunikation verwendet haben und nun eine zentral verwaltete Alternative benötigen.

Wichtig: Die Unterstützung von SIP/H.323 bedeutet nicht automatisch, dass TrueConf alle ehemaligen Skype-Telefoniefunktionen ersetzt. Anrufe auf öffentliche Rufnummern können zusätzliche Telefoniekomponenten oder einen Betreiberanschluss erfordern.

Geeignet für: Unternehmen, Behörden und Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur, zentraler Benutzerverwaltung oder vorhandenen Konferenzsystemen.

Einschränkung: Installation, Wartung und Administration erfordern technische Ressourcen.

2. Microsoft Teams Free: Der offizielle Skype-Nachfolger

Microsoft Teams Free ist die naheliegendste Skype-Alternative für Nutzer, die weiterhin einen kostenlosen Kommunikationsdienst von Microsoft verwenden möchten.

Die Plattform bietet persönliche und Gruppenunterhaltungen, Audio- und Videoanrufe sowie Funktionen für Online-Besprechungen.

Welche Skype-Funktionen bleiben erhalten?

Nutzer können Nachrichten schreiben, Dateien teilen und Videoanrufe starten.

Teams unterstützt außerdem Besprechungslinks, sodass Teilnehmer zu einem Meeting eingeladen werden können, ohne zuvor in einer persönlichen Kontaktliste gespeichert zu sein.

Bei der Einstellung von Skype ermöglichte Microsoft eine Übergangsphase, in der bestimmte Kontakte und Chatverläufe in Teams Free übernommen werden konnten.

Welche Unterschiede gibt es?

Teams ist stärker auf Zusammenarbeit und Gruppenbesprechungen ausgerichtet. Die Benutzeroberfläche unterscheidet sich daher vom klassischen Skype.

Auch die früheren kostenpflichtigen Skype-Anrufe auf reguläre Telefonnummern werden durch Teams Free nicht vollständig ersetzt.

Wer eine geschäftliche Telefonanlage benötigt, muss zusätzliche Microsoft-Produkte und entsprechende Lizenzbedingungen prüfen.

Geeignet für: Privatnutzer und kleinere Gruppen, die weiterhin eine kostenlose Microsoft-Anwendung für Chats und Videogespräche verwenden möchten.

Einschränkung: Nicht sämtliche historischen Skype-Daten und Telefoniefunktionen lassen sich übernehmen.

3. Zoom: Skype-Alternative für Online-Meetings

Zoom konzentriert sich auf Videokonferenzen, Online-Schulungen und Besprechungen mit externen Teilnehmern.

Während Skype ursprünglich stark auf persönliche Kontakte ausgerichtet war, organisiert Zoom die Kommunikation überwiegend über Meetings und Einladungslinks.

Welche Funktionen bietet Zoom?

Zoom unterstützt Audio- und Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Meeting-Chats und verschiedene Funktionen zur Teilnehmerverwaltung.

Externe Gesprächspartner können über einen Link eingeladen werden. Dadurch eignet sich die Plattform insbesondere für Kundenbesprechungen, Bewerbungsgespräche und Schulungen.

Ist Zoom kostenlos?

Mit Zoom Workplace Basic steht ein kostenloser Tarif zur Verfügung. Er unterstützt Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern, die auf 40 Minuten begrenzt sind.

Für längere Besprechungen und zusätzliche Unternehmensfunktionen sind kostenpflichtige Tarife erforderlich.

Geeignet für: Teams und Selbstständige, die regelmäßig Videokonferenzen mit externen Personen durchführen.

Einschränkung: Zoom ersetzt die frühere internationale Skype-Telefonie nicht innerhalb des kostenlosen Meeting-Tarifs.

4. Google Meet: Einfache Videoanrufe im Browser

Google Meet ist eine browserbasierte Videokonferenzlösung, die auch über mobile Anwendungen genutzt werden kann.

Sie eignet sich für Nutzer, die ohne umfangreiche Einrichtung Gespräche oder Gruppenmeetings starten möchten.

Welche Skype-Funktionen ersetzt Google Meet?

Google Meet ermöglicht Audio- und Videoanrufe, Bildschirmfreigabe und Besprechungen über Einladungslinks.

Mit einem kostenlosen Google-Konto können Gruppenmeetings mit bis zu 100 Teilnehmern und einer Dauer von maximal 60 Minuten durchgeführt werden.

Für persönliche Nachrichten und längerfristige Unterhaltungen steht zusätzlich Google Chat zur Verfügung.

Was ist anders als bei Skype?

Google Meet konzentriert sich auf Videoanrufe und geplante Besprechungen.

Wer Skype gleichermaßen als Messenger und Videokonferenzsoftware verwendet hat, benötigt möglicherweise eine Kombination aus Google Meet und Google Chat.

Geeignet für: private Gespräche, kleine Arbeitsgruppen und Nutzer, die bereits Google-Dienste verwenden.

Einschränkung: Zusätzliche Verwaltungs- und Meeting-Funktionen gehören zu kostenpflichtigen Google-Workspace-Angeboten.

5. WhatsApp: Skype-Alternative für private Kommunikation

WhatsApp ist eine Anwendung für persönliche Nachrichten, Sprachnachrichten sowie Audio- und Videoanrufe.

Für ehemalige Skype-Nutzer, die vor allem mit Freunden oder Familienmitgliedern kommuniziert haben, kann WhatsApp eine unkomplizierte Alternative darstellen.

Welche Funktionen ersetzt WhatsApp?

Nutzer können Einzel- und Gruppennachrichten schreiben, Fotos und Dateien teilen sowie kostenlose Internet-Anrufe durchführen.

Auch Gruppenvideoanrufe sind möglich.

Ein praktischer Vorteil besteht darin, dass viele Gesprächspartner WhatsApp bereits verwenden. Ein Wechsel erfordert dann häufig keine zusätzliche Registrierung bei einem unbekannten Dienst.

Wo liegen die Unterschiede?

WhatsApp ist eng mit Telefonnummern als Identifikationsmerkmal verbunden. Skype ermöglichte dagegen die Kommunikation auch über Skype-Namen.

Außerdem bietet WhatsApp keine allgemeinen kostenpflichtigen Auslandstarife für Anrufe auf gewöhnliche Telefonnummern außerhalb der Anwendung.

Für Unternehmen muss zusätzlich zwischen der privaten App und geschäftlichen WhatsApp-Diensten unterschieden werden.

Geeignet für: private Nachrichten, Familiengespräche und kleine Gruppen.

Einschränkung: Die private Anwendung ist nicht für die vollständige zentrale Verwaltung einer Unternehmenskommunikation ausgelegt.

6. Signal: Skype-Alternative für vertrauliche Gespräche

Signal ist ein Messenger mit besonderem Schwerpunkt auf dem Schutz persönlicher Kommunikation.

Die Anwendung unterstützt Nachrichten, Dateiübertragung, Sprachgespräche und Videokonferenzen.

Ein wesentlicher Unterschied zu vielen klassischen Kommunikationsplattformen besteht darin, dass Nachrichten und Anrufe standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind.

Welche Skype-Funktionen ersetzt Signal?

Signal bietet persönliche Videoanrufe und Gruppengespräche.

Darüber hinaus stehen Desktop-Anwendungen und die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe bereit.

Für Nutzer, die Skype hauptsächlich für vertrauliche Gespräche verwendet haben, kann Signal deshalb eine geeignete Alternative sein.

Welche Einschränkungen gibt es?

Signal ist keine klassische Unternehmensplattform mit umfangreicher zentraler Benutzerverwaltung und eigener Serverinstallation für Organisationen.

Auch Anrufe auf gewöhnliche Festnetz- oder Mobilfunknummern gehören nicht zum Angebot.

Geeignet für: private Gespräche und Gruppen, denen der Schutz der Kommunikationsinhalte besonders wichtig ist.

Einschränkung: Nicht als vollständiger Ersatz für eine Unternehmens-Telefonanlage oder eine selbst gehostete Kommunikationsplattform konzipiert.

7. Viber: Skype-Alternative für internationale Telefonate

Viber unterscheidet sich von den übrigen Plattformen durch seinen Dienst Viber Out.

Während die meisten Skype-Alternativen hauptsächlich kostenlose Anrufe zwischen App-Nutzern ermöglichen, können mit Viber Out kostenpflichtige Anrufe auf gewöhnliche Festnetz- und Mobilfunknummern durchgeführt werden.

Das ist für ehemalige Skype-Nutzer relevant, die regelmäßig Personen im Ausland angerufen haben.

Welche Skype-Funktionen ersetzt Viber?

Viber unterstützt persönliche Chats sowie Audio- und Videoanrufe zwischen Nutzern der Anwendung.

Mit Viber Out können zusätzlich Telefonnummern außerhalb von Viber erreicht werden. Der Gesprächspartner benötigt dafür keine installierte App.

Was kosten internationale Anrufe?

Viber Out bietet verschiedene Bezahlmodelle. Die Gebühren hängen unter anderem vom Zielland und davon ab, ob eine Mobilfunk- oder Festnetznummer angerufen wird.

Deshalb sollte vor dem Wechsel geprüft werden, wie viel Anrufe in die tatsächlich benötigten Länder kosten.

Geeignet für: Nutzer, die Skype bisher für internationale Telefonate auf reguläre Telefonnummern verwendet haben.

Einschränkung: Viber Out ist kostenpflichtig, und die Verfügbarkeit von Anrufen hängt vom Zielland und den jeweiligen Tarifbedingungen ab.

Welche Skype-Alternative passt zu welchem Zweck?

Die sieben Plattformen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Deshalb lohnt es sich, nicht nur den Funktionsumfang zu vergleichen, sondern die frühere Skype-Nutzung als Ausgangspunkt zu nehmen.

Bisherige Skype-Nutzung	Alternativen zur Prüfung
Private Videoanrufe	Teams Free, WhatsApp, Signal
Video-Meetings mit externen Personen	Zoom, Google Meet
Interne Unternehmenskommunikation	TrueConf Server, Microsoft Teams
Unternehmensmessenger auf eigenem Server	TrueConf Server
Vertrauliche private Gespräche	Signal
Internationale Anrufe auf Telefonnummern	Viber Out
Kostenlose kleine Gruppengespräche	Teams Free, Google Meet, WhatsApp

Drei Punkte, die beim Wechsel häufig übersehen werden

1. Videoanrufe ersetzen keine Telefonie. Wer bisher mit Skype Festnetznummern angerufen hat, benötigt weiterhin einen Dienst mit entsprechender Anbindung an das öffentliche Telefonnetz.

2. Alte Nachrichten lassen sich nicht beliebig übertragen. Die Skype-Übergangsphase ist abgeschlossen. Andere Messenger können frühere Gesprächsverläufe nicht automatisch übernehmen.

3. Kostenlose Tarife haben unterschiedliche Grenzen. Meetingdauer, Teilnehmerzahlen, Benutzerverwaltung und zusätzliche Funktionen sollten vor der Einführung geprüft werden.

So gelingt der Wechsel von Skype

Ein Wechsel muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass die neue Anwendung zunächst mit den Personen und Geräten getestet wird, die tatsächlich benötigt werden.

Schritt 1: Benötigte Funktionen festlegen

Notieren Sie, ob Skype bisher hauptsächlich für persönliche Chats, Videokonferenzen oder Anrufe auf normale Telefonnummern genutzt wurde.

Für Unternehmen sollten zusätzlich Benutzerverwaltung, Bildschirmfreigabe, externe Gäste und die Einbindung vorhandener Geräte berücksichtigt werden.

Schritt 2: Die Alternative praktisch testen

Führen Sie einen Videoanruf mit mehreren Teilnehmern durch. Prüfen Sie die Tonqualität, Kamera, Bildschirmfreigabe und Benachrichtigungen.

Bei internationalen Telefonaten lohnt sich außerdem ein Preisvergleich für die wichtigsten Zielländer.

Schritt 3: Kontakte und wiederkehrende Meetings umstellen

Informieren Sie Ihre Gesprächspartner über die neue Anwendung und aktualisieren Sie vorhandene Besprechungslinks.

Unternehmen sollten zusätzlich interne Anleitungen und Kontaktverzeichnisse anpassen, damit Mitarbeiter die neue Kommunikationsplattform zuverlässig verwenden können.

Häufig gestellte Fragen zu Skype-Alternativen

Was ist die beste Alternative zu Skype?

Das hängt von der bisherigen Nutzung ab. Microsoft Teams Free ist der offizielle Nachfolgedienst. Für Videokonferenzen eignen sich Zoom und Google Meet, während WhatsApp und Signal vor allem private Kommunikation abdecken. Unternehmen mit eigenen Servern können TrueConf Server prüfen. Für internationale Telefonate ist Viber Out eine Möglichkeit.

Kann man Skype 2026 noch benutzen?

Nein. Microsoft hat Skype am 5. Mai 2025 eingestellt. Die reguläre Übergangsphase zum Wechsel zu Teams Free ist inzwischen beendet. Ehemalige Nutzer müssen daher auf eine andere Kommunikationsplattform ausweichen.

Welche Skype-Alternative ist kostenlos?

Microsoft Teams Free, Google Meet, WhatsApp und Signal bieten kostenlose Nachrichten und Videoanrufe. Zoom verfügt über einen kostenlosen Tarif mit Zeitbegrenzung. TrueConf Server Free ermöglicht kostenlose Unternehmenskommunikation innerhalb der festgelegten Lizenzgrenzen.

Welche Alternative ersetzt Skype-Anrufe auf Festnetznummern?

Viber Out ermöglicht kostenpflichtige Anrufe auf reguläre Telefonnummern in unterstützten Ländern. Für geschäftliche Telefonie können außerdem spezielle VoIP- und Telefonanlagenlösungen erforderlich sein.

Gibt es eine Skype-Alternative für Unternehmen mit eigenem Server?

Ja. TrueConf Server bietet Chats, Audio- und Videoanrufe sowie Gruppenkonferenzen auf eigener Infrastruktur. Die Plattform unterstützt außerdem die Integration mit LDAP, Active Directory und kompatiblen SIP/H.323-Systemen.

Fazit: Welche Alternative zu Skype lohnt sich 2026?

Nach der Einstellung von Skype gibt es keinen einzelnen Dienst, der sämtliche früheren Funktionen für jeden Anwendungsfall gleichermaßen ersetzt.

Microsoft Teams Free ist der direkte Nachfolger für viele persönliche Skype-Funktionen. WhatsApp und Signal eignen sich für private Gespräche, während Zoom und Google Meet auf Videokonferenzen ausgerichtet sind. Wer regelmäßig internationale Telefonnummern anruft, sollte Viber Out prüfen.

Für Unternehmen, die Chats und Videokonferenzen zentral verwalten oder auf eigenen Servern betreiben möchten, bietet TrueConf Server einen anderen Ansatz als klassische Cloud-Messenger.

Die wichtigste Entscheidung lautet deshalb nicht, welcher Dienst Skype am ähnlichsten ist, sondern welche bisher genutzten Skype-Funktionen tatsächlich ersetzt werden müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Eine datenschutzkonforme Videokonferenz erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dafür reichen verschlüsselte Videoanrufe und ein Serverstandort in Deutschland allein nicht aus. Entscheidend sind die Rechtsgrundlage, die Verarbeitung von Inhalts- und Metadaten, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen sowie die beteiligten Dienstleister.

Welche Videokonferenzlösung eignet sich für welchen Datenschutzbedarf?

Datenschutzanforderung	Plattformen zur Prüfung
Eigene Server und Kontrolle über die Infrastruktur	TrueConf Server, Jitsi Meet, BigBlueButton, Nextcloud Talk
Deutsches oder europäisches Hosting	OpenTalk, alfaview
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Konferenzinhalte	Proton Meet sowie unterstützte E2EE-Konfigurationen anderer Plattformen
Integration vorhandener SIP/H.323-Konferenzsysteme	TrueConf Server, Pexip
Cloud-Dienste mit zentraler Unternehmensverwaltung	Microsoft Teams, Zoom
Videokonferenzen für Bildungseinrichtungen	BigBlueButton, Nextcloud Talk, OpenTalk

Fünf Kriterien sind besonders wichtig:

1. Datenverarbeitung: Welche Inhalte und Metadaten entstehen, wo werden sie verarbeitet und wer erhält Zugriff?
2. Verschlüsselung: Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterscheiden. E2EE schützt nicht automatisch sämtliche Metadaten.
3. Hosting: Ein eigener Server ermöglicht mehr Kontrolle über die Infrastruktur, garantiert aber keine DSGVO-Konformität.
4. Rechtliche Voraussetzungen: Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweise, gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Drittlandübermittlungen prüfen.
5. Aufzeichnungen und Zugriffe: Festlegen, wer Meetings betreten, aufzeichnen und gespeicherte Inhalte einsehen darf.

Für Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur sind selbst gehostete Plattformen wie TrueConf Server eine Möglichkeit, Kommunikationsdaten innerhalb kontrollierter Netzwerke zu verarbeiten. Wer einen verwalteten Dienst bevorzugt, kann deutsche und europäische Anbieter oder Cloud-Plattformen mit geeigneten Datenschutzfunktionen prüfen. Die endgültige Auswahl muss auf einer dokumentierten Bewertung der konkreten Konfiguration beruhen.

Was bedeutet eine datenschutzkonforme Videokonferenz?

Bei jeder Videokonferenz werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu gehören nicht nur die Stimme und das Kamerabild der Teilnehmer, sondern häufig auch Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Geräteinformationen und technische Verbindungsdaten.

Zusätzliche Daten entstehen, wenn Teilnehmer Chat-Nachrichten schreiben, Dateien teilen, Besprechungen aufzeichnen oder automatische Transkriptionen aktivieren. Schon die Information, wann eine bestimmte Person mit anderen an einem Meeting teilgenommen hat, kann personenbezogen sein.

Eine Videokonferenz ist daher nicht allein deshalb datenschutzkonform, weil die Videoübertragung verschlüsselt erfolgt. Die DSGVO verlangt unter anderem eine geeignete Rechtsgrundlage, Transparenz, Datenminimierung und angemessene technische sowie organisatorische Schutzmaßnahmen.

DSGVO-Anforderung	Bedeutung für Videokonferenzen
Rechtsgrundlage	Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss rechtlich gerechtfertigt sein
Transparenz	Teilnehmer müssen über relevante Verarbeitungsvorgänge informiert werden
Datenminimierung	Es sollten nur erforderliche Daten verarbeitet werden
Auftragsverarbeitung	Bei entsprechenden Dienstleisterverhältnissen ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO notwendig
Technische Sicherheit	Kommunikation, Systeme und gespeicherte Daten müssen angemessen geschützt werden
Speicherbegrenzung	Aufzeichnungen und personenbezogene Protokolle benötigen geeignete Aufbewahrungsregeln
Drittlandübermittlung	Übermittlungen außerhalb des EWR erfordern eine gesonderte rechtliche Prüfung

Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat eine Orientierungshilfe für Videokonferenzsysteme veröffentlicht. Sie betrachtet sowohl die rechtlichen Voraussetzungen als auch die technischen und organisatorischen Anforderungen. Eine ergänzende Checkliste hilft Unternehmen und öffentlichen Stellen bei der Bewertung.

Für die Auswahl einer Plattform sind deshalb nicht nur die beworbenen Sicherheitsfunktionen relevant. Ebenso wichtig ist, wie die Software tatsächlich betrieben wird.

10 Videokonferenzlösungen im Datenschutzvergleich

Die folgenden Plattformen verfolgen unterschiedliche Ansätze. Einige konzentrieren sich auf eigene Server und die Verwaltung der Infrastruktur, andere auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder kontrollierte Cloud-Dienste.

Plattform	Hosting-Modell	Datenschutzrelevante Eigenschaft	Wichtigste Prüfung
TrueConf Server	Eigener Server, private Infrastruktur	Kontrolle über Server, Benutzer und lokale Kommunikationswege	Konferenzarchitektur, Verschlüsselung, externe Dienste
Jitsi Meet	Eigener Server oder externer Dienst	Open Source, konfigurierbare Infrastruktur	Hosting, Zusatzdienste, E2EE
BigBlueButton	Eigener Server oder Hosting-Anbieter	Kontrolle über Unterrichts- und Sitzungsdaten	Aufzeichnungen, Zugriffe, Löschfristen
Nextcloud Talk	Selbsthosting	Integration von Chat, Videokonferenzen und Dateiverwaltung	Medienserver, E2EE-Konfiguration, Protokolle
OpenTalk	Verwalteter Dienst oder eigene Infrastruktur	Europäischer Anbieter, kontrollierbare Bereitstellung	Hosting-Modell, Verträge, Metadaten
alfaview	Cloud-Dienst mit deutschem Hosting	Datenverarbeitung in deutscher Infrastruktur	Verbindungsdaten, Aufzeichnungen, AVV
Pexip	Eigene Infrastruktur oder verwaltete Dienste	Kontrollierbare Konferenzarchitektur und Geräteintegration	Verschlüsselungsgrenzen und Betriebsmodell
Proton Meet	Cloud	Standardmäßige E2EE der Meeting-Inhalte	Metadaten, Vertragsbedingungen und Administration
Microsoft Teams	Cloud	Erweiterte Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsverwaltung	Datenflüsse, Lizenzen, Aufzeichnungen
Zoom	Cloud	Meeting-Schutzfunktionen und optionale E2EE	Datenregionen, Zusatzdienste, Aufbewahrung

Diese Übersicht stellt keine rechtliche Zertifizierung dar. Sie zeigt, bei welchen technischen und organisatorischen Fragen die einzelnen Plattformen unterschiedliche Voraussetzungen bieten.

1. TrueConf Server: Videokonferenzen auf eigener Infrastruktur

TrueConf Server ist eine selbst gehostete Plattform für Videokonferenzen, Unternehmensmessaging und Zusammenarbeit. Der Server wird innerhalb einer vom Unternehmen kontrollierten Infrastruktur betrieben und kann interne Kommunikationsdienste bereitstellen, ohne dass die eigentlichen Konferenzen über einen öffentlichen Cloud-Konferenzdienst laufen müssen.

Diese Architektur ist insbesondere für Organisationen interessant, die ihre Netzwerke, Benutzerkonten und Kommunikationssysteme selbst verwalten oder bereits über Videokonferenztechnik verfügen.

Hosting und Datenkontrolle

Die Organisation bestimmt, wo der TrueConf Server installiert wird und welche Netzwerke darauf zugreifen dürfen. Bei einer entsprechend vorbereiteten Installation können interne Konferenzen innerhalb des Unternehmensnetzes stattfinden.

Das ermöglicht beispielsweise den Einsatz in Behörden, Produktionsstandorten oder anderen Umgebungen, in denen bestimmte Kommunikationssysteme nicht direkt mit öffentlichen Cloud-Diensten verbunden werden sollen.

Dabei müssen die verwendete Edition und die Lizenzbedingungen berücksichtigt werden. Insbesondere darf die Möglichkeit eines vollständig isolierten Betriebs nicht automatisch auf jede kostenlose oder kommerzielle Lizenz übertragen werden.

Auch Verbindungen mit externen Teilnehmern, Gateways oder weiteren Diensten können zusätzliche Datenflüsse verursachen.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

TrueConf Server nutzt AES-256 für die Verschlüsselung von Mediendaten. Abhängig vom Kommunikationsprotokoll werden außerdem Sicherheitsmechanismen wie DTLS-SRTP für WebRTC, SRTP für SIP und H.235 für H.323 unterstützt.

Über LDAP und Active Directory lassen sich Benutzerkonten mit vorhandenen Verzeichnisdiensten verbinden. Administratoren können Zugriffsrechte und die Erreichbarkeit der Infrastruktur konfigurieren.

Wichtig: Die Verschlüsselung von Medien auf dem Übertragungsweg bedeutet nicht automatisch, dass jede Konferenz durchgehend Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist. Bei serververmittelten Konferenzen muss geprüft werden, welche Komponenten Medien entschlüsseln oder verarbeiten können.

Was muss für eine DSGVO-konforme Nutzung geprüft werden?

Entscheidend sind die konkreten Berechtigungen, die Speicherung von Aufzeichnungen und Chat-Dateien, die Protokollierung sowie mögliche externe Verbindungen.

Auch Betrieb und Wartung spielen eine wichtige Rolle: Sicherheitsupdates, Backups und administrative Zugriffe müssen geregelt sein.

Geeignet für: Unternehmen, Behörden und Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur, kontrollierten Netzwerken oder vorhandenen SIP/H.323-Systemen.

Grenzen: Self-Hosting bedeutet zusätzliche Verantwortung. Die Organisation muss ihre Infrastruktur absichern und die Datenverarbeitung selbst dokumentieren.

2. Jitsi Meet: Open-Source-Videokonferenzen mit eigenem Hosting

Jitsi Meet ist eine Open-Source-Videokonferenzlösung, die über kompatible Browser und Anwendungen genutzt werden kann. Die Software lässt sich auf eigenen Servern betreiben oder über einen externen Dienst bereitstellen.

Für den Datenschutz ist diese Unterscheidung wesentlich. Die Nutzung einer öffentlichen Jitsi-Instanz und der Betrieb einer eigenen Installation unterliegen nicht zwangsläufig denselben Bedingungen.

Hosting und Datenkontrolle

Mit einem eigenen Jitsi-Server können Organisationen die Infrastruktur, Authentifizierung und technischen Einstellungen selbst verwalten.

Dabei sollten alle beteiligten Komponenten berücksichtigt werden. Neben dem eigentlichen Konferenzserver können beispielsweise TURN-Server, Authentifizierungsdienste oder externe Monitoring-Systeme zum Einsatz kommen.

Bei öffentlich betriebenen Instanzen gelten dagegen die Datenschutz- und Betriebsbedingungen des jeweiligen Anbieters.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Jitsi verwendet verschlüsselte Medienübertragung, unter anderem über DTLS-SRTP. Bei Mehrparteienkonferenzen übernimmt die Jitsi Videobridge die Weiterleitung von Medienströmen.

Zusätzlich unterstützt Jitsi eine optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in geeigneten Konfigurationen. Die Verfügbarkeit hängt von den verwendeten Clients und Funktionen ab.

Insbesondere sollte nicht angenommen werden, dass E2EE automatisch sämtliche Chat-Inhalte, Metadaten und zusätzlichen Dienste gleichermaßen schützt.

Was muss geprüft werden?

Wichtig sind der tatsächliche Serverbetreiber, die Protokollierung, der Einsatz externer Komponenten und die Authentifizierung der Teilnehmer.

Wer Jitsi selbst hostet, muss darüber hinaus für die technische Absicherung und regelmäßige Aktualisierung sorgen.

Geeignet für: Organisationen mit eigener technischer Betreuung, die eine offene Videokonferenzsoftware einsetzen und ihre Infrastruktur selbst konfigurieren möchten.

Grenzen: Die Datenschutzqualität hängt stark von Installation und Betrieb ab. Open Source allein ist kein Nachweis für DSGVO-Konformität.

3. BigBlueButton: Datenschutzorientierte Videokonferenzen für Bildungseinrichtungen

BigBlueButton ist eine Open-Source-Plattform für digitalen Unterricht, Schulungen und virtuelle Klassenzimmer. Neben Audio- und Videokonferenzen bietet sie Whiteboards, Präsentationen und Gruppenräume.

Für Bildungseinrichtungen sind diese Funktionen praktisch, bringen aber auch besondere Anforderungen an den Datenschutz mit sich.

Hosting und Datenkontrolle

BigBlueButton kann auf eigener Infrastruktur oder über einen Hosting-Anbieter betrieben werden.

Bei Self-Hosting entscheidet die Einrichtung über die Serverumgebung und die Konfiguration der Datenaufbewahrung. Bei externem Hosting müssen die eingesetzten Dienstleister und die entsprechenden vertraglichen Voraussetzungen geprüft werden.

Besonders bei Minderjährigen ist wichtig, welche Daten bei der Anmeldung, Teilnahme und Nutzung der Unterrichtsfunktionen entstehen.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Die Plattform verwendet verschlüsselte Kommunikationswege. Die genaue Medienverarbeitung hängt von der eingesetzten Architektur ab.

Neben der technischen Verschlüsselung sind die Rechte von Lehrkräften, Lernenden und Administratoren entscheidend. Sie bestimmen beispielsweise, wer virtuelle Räume betreten, Inhalte teilen oder Aufzeichnungen erstellen darf.

Was muss geprüft werden?

Unterrichtsaufzeichnungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Sie können personenbezogene Inhalte dauerhaft verfügbar machen, obwohl diese ursprünglich nur für eine Live-Unterrichtsstunde benötigt wurden.

Die Einrichtung muss daher klären, auf welcher Rechtsgrundlage aufgezeichnet wird, wer Zugriff erhält und wann die Dateien gelöscht werden.

Geeignet für: Schulen, Hochschulen und Weiterbildungseinrichtungen, die eigene virtuelle Unterrichtsräume betreiben möchten.

Grenzen: Die Verwaltung der Infrastruktur und die Kontrolle gespeicherter Lern- und Konferenzdaten erfordern organisatorische und technische Ressourcen.

4. Nextcloud Talk: Videokonferenzen innerhalb der eigenen Kollaborationsplattform

Nextcloud Talk verbindet Chats, Audio- und Videokonferenzen mit der Nextcloud-Umgebung für Dateiablage und Zusammenarbeit.

Die Plattform ist besonders interessant, wenn eine Organisation bereits Nextcloud einsetzt und ihre Kommunikation nicht auf einen zusätzlichen öffentlichen Dienst verteilen möchte.

Hosting und Datenkontrolle

Nextcloud Talk kann innerhalb einer selbst betriebenen Nextcloud-Infrastruktur genutzt werden. Benutzerkonten, Zugriffsrechte und gespeicherte Inhalte lassen sich dadurch mit bestehenden Diensten verbinden.

Bei größeren Konferenzen können zusätzliche Komponenten für die Medienübertragung erforderlich sein. TURN-Server und die verwendete Backend-Infrastruktur gehören deshalb ebenfalls zur Datenschutzprüfung.

Ein eigener Nextcloud-Server bedeutet nicht automatisch, dass jeder Medienweg ausschließlich über diesen Server führt.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Nextcloud Talk verwendet verschlüsselte Übertragungen und unterstützt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für geeignete Anrufszenarien.

Die tatsächliche Unterstützung muss für die verwendeten Clients, Funktionen und die konkrete Serverkonfiguration geprüft werden.

Für Organisationen mit vorhandener Nextcloud-Verwaltung können die gemeinsamen Benutzer- und Berechtigungskonzepte ein Vorteil sein.

Was muss geprüft werden?

Besonders wichtig sind die eingesetzten Medienserver, die Speicherung von Nachrichten und Dateien sowie die Zugriffsrechte.

Auch hier gilt: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sollte nicht ohne Prüfung auf sämtliche Funktionen und Datenarten übertragen werden.

Geeignet für: Unternehmen und Einrichtungen, die Nextcloud bereits als zentrale Plattform für Dateien und Zusammenarbeit verwenden.

Grenzen: Die Qualität größerer Videokonferenzen hängt von der Infrastruktur ab. Zusätzliche Komponenten können den Administrationsaufwand erhöhen.

5. OpenTalk: Europäische Videokonferenzen mit kontrollierbarem Hosting

OpenTalk ist eine Videokonferenzplattform mit Schwerpunkt auf Datenschutz, offenen Technologien und kontrollierbaren Betriebsmodellen.

Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen kann insbesondere die Möglichkeit interessant sein, den Dienst bei einem europäischen Anbieter oder innerhalb einer eigenen Infrastruktur zu betreiben.

Hosting und Datenkontrolle

Abhängig vom Angebot stehen unterschiedliche Bereitstellungsmodelle zur Verfügung.

Beim verwalteten Dienst übernimmt der Anbieter Aufgaben wie Betrieb und Wartung. Bei einer eigenen Bereitstellung kann die Organisation stärkeren Einfluss auf die Infrastruktur nehmen.

Für die rechtliche Bewertung muss feststehen, welche Rechenzentren und Unterauftragnehmer tatsächlich beteiligt sind.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

OpenTalk bietet Funktionen zur Absicherung von Videokonferenzen und zur Steuerung der Teilnehmerzugriffe.

Die konkreten Eigenschaften der Medienverschlüsselung und mögliche E2EE-Funktionen sollten anhand der tatsächlich eingesetzten Version geprüft werden.

Es wäre nicht ausreichend, allein aus der Herkunft des Anbieters auf einen bestimmten Verschlüsselungsstandard oder eine automatische DSGVO-Konformität zu schließen.

Was muss geprüft werden?

Neben den vertraglichen Bedingungen sind insbesondere die Verarbeitung von Metadaten, die Speicherung von Konferenzinhalten und die verfügbaren Administrationsfunktionen relevant.

Geeignet für: Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und andere Organisationen, die einen europäischen Dienstleister oder ein kontrolliertes Hosting-Modell bevorzugen.

Grenzen: Entscheidend ist das konkrete Betriebsmodell. Europäisches Hosting allein beantwortet nicht sämtliche datenschutzrechtlichen Fragen.

6. alfaview: Verwaltete Videokonferenzen mit deutschem Hosting

alfaview ist eine Videokonferenzplattform eines deutschen Anbieters. Der Dienst richtet sich unter anderem an Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Organisationen, die größere Online-Besprechungen durchführen.

Ein wichtiger Unterschied zu selbst gehosteten Lösungen besteht darin, dass die Infrastruktur vom Anbieter betrieben wird.

Hosting und Datenkontrolle

alfaview setzt auf Rechenzentrumsinfrastruktur in Deutschland.

Der Anbieter beschreibt eine Datenverarbeitung, bei der die Inhalte laufender Videokonferenzen nicht grundsätzlich dauerhaft gespeichert werden. Für die konkrete Nutzung müssen jedoch die aktuellen Datenschutzbedingungen sowie die eingesetzten Funktionen berücksichtigt werden.

Auch ohne standardmäßige Aufzeichnung können personenbezogene Daten entstehen, etwa durch Benutzerkonten, Verbindungsprotokolle oder Supportprozesse.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

alfaview bietet verschlüsselte Übertragung und verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung von Meetings.

Dabei sollte zwischen der Verschlüsselung während der Übertragung und einer möglichen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterschieden werden. Beide schützen gegen unterschiedliche Risiken.

Was muss geprüft werden?

Wichtig sind die Dauer der Speicherung technischer Daten, die Verarbeitung von Teilnehmerinformationen, die vertraglichen Bedingungen und die Rechte von Administratoren.

Wenn zusätzliche Funktionen wie Aufzeichnungen genutzt werden, muss ihre Datenverarbeitung gesondert bewertet werden.

Geeignet für: Unternehmen und Bildungseinrichtungen, die einen verwalteten Dienst mit deutschem Hosting suchen und keinen eigenen Konferenzserver betreiben möchten.

Grenzen: Die Organisation muss sich auf die vertraglich und technisch zugesicherten Bedingungen des Dienstleisters stützen.

7. Pexip: Kontrollierte Videokonferenzen mit vorhandenen Konferenzgeräten

Pexip bietet Videokonferenzlösungen für größere Organisationen, die eigene Infrastruktur, vorhandene Konferenzgeräte und unterschiedliche Kommunikationssysteme miteinander verbinden möchten.

Im Unternehmensumfeld ist besonders die Unterstützung kontrollierter Bereitstellungsmodelle relevant.

Hosting und Datenkontrolle

Mit entsprechenden Pexip-Produkten kann eine Organisation Konferenzdienste innerhalb ihrer eigenen Infrastruktur betreiben.

Dadurch lassen sich die Netzwerkanbindung und bestimmte Datenflüsse selbst konfigurieren. Pexip bietet daneben auch verwaltete Dienste, deren Datenschutzbedingungen separat betrachtet werden müssen.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Pexip unterstützt verschiedene Verschlüsselungsmechanismen und Kommunikationsprotokolle, darunter TLS, SRTP und H.235 in geeigneten Szenarien.

Die Verwendung unterschiedlicher Endgeräte kann jedoch zu verschiedenen Sicherheitsniveaus innerhalb einer Konferenz führen.

Insbesondere bei SIP/H.323-Integrationen sollte geprüft werden, welche Verbindung durchgehend geschützt ist und an welchen Stellen Medien verarbeitet werden.

Was muss geprüft werden?

Neben dem Serverstandort sind die tatsächlichen Kommunikationswege zwischen Geräten, Gateways und Konferenzknoten relevant.

Auch Diagnosefunktionen und externe Verwaltungsdienste gehören zur technischen Bewertung.

Geeignet für: große Unternehmen, öffentliche Stellen und Organisationen mit vorhandenen Videokonferenzsystemen.

Grenzen: Die Einbindung verschiedener Systeme erhöht die Komplexität der Sicherheits- und Datenschutzprüfung.

8. Proton Meet: Ende-zu-Ende-verschlüsselte Videokonferenzen

Proton Meet ist ein cloudbasierter Videokonferenzdienst, bei dem der Schutz vertraulicher Kommunikationsinhalte eine zentrale Rolle spielt.

Anders als bei Plattformen, die E2EE nur als zusätzliche Option anbieten, basiert Proton Meet standardmäßig auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Hosting und Datenkontrolle

Proton betreibt die zentrale Dienstinfrastruktur. Unternehmen müssen keine eigenen Konferenzserver installieren.

Der Anbieter beschreibt eine Architektur, in der die eigentlichen Kommunikationsinhalte auf den Geräten der Teilnehmer verschlüsselt werden, bevor sie über die Server übertragen werden.

Damit können die Server die geschützten Inhalte nicht entschlüsseln.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Proton Meet verwendet Messaging Layer Security (MLS), einen Standard für verschlüsselte Gruppenkommunikation.

Audio, Video, Bildschirmfreigaben und Chat-Inhalte werden auf den Endgeräten verschlüsselt. Auch die Schlüsselverwaltung ist darauf ausgerichtet, dass nur berechtigte Teilnehmer auf diese Inhalte zugreifen können.

Das reduziert das Risiko, dass der Hosting-Anbieter Konferenzinhalte einsehen kann.

Was muss geprüft werden?

E2EE schützt nicht automatisch jede personenbezogene Information, die bei der Nutzung eines Dienstes entsteht.

Kontodaten, Verbindungsinformationen, technische Ereignisse sowie organisatorische Anforderungen müssen weiterhin betrachtet werden.

Proton beschreibt eine datensparsame Verarbeitung von Meeting-Metadaten und die zeitlich begrenzte Speicherung bestimmter technischer Protokolle. Für Unternehmen bleiben daher die jeweiligen Vertragsbedingungen und Verwaltungsfunktionen relevant.

Geeignet für: Organisationen und Fachkräfte, die vertrauliche Videokonferenzen durchführen möchten, ohne eine eigene Serverinfrastruktur aufzubauen.

Grenzen: Die Infrastruktur wird vom Anbieter betrieben. Zudem sind E2EE und eine umfassende Unternehmensadministration unterschiedliche Anforderungen, die separat bewertet werden müssen.

9. Microsoft Teams: Datenschutz innerhalb einer verwalteten Cloud-Plattform

Microsoft Teams kombiniert Videokonferenzen, Messaging und Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365.

Für Unternehmen mit bestehenden Microsoft-Konten kann die Integration in zentrale Identitäts- und Sicherheitsrichtlinien ein wichtiger Vorteil sein.

Hosting und Datenkontrolle

Teams nutzt die Cloud-Infrastruktur von Microsoft.

Für die datenschutzrechtliche Prüfung müssen Unternehmen die angebotenen Vertragsbedingungen, Datenregionen, Unterauftragnehmer und Verarbeitungszwecke untersuchen.

Eine vereinbarte Datenregion sollte dabei nicht automatisch mit der Aussage gleichgesetzt werden, dass sämtliche technischen Daten ausschließlich innerhalb dieser Region verarbeitet werden.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Teams bietet verschlüsselte Kommunikation und verschiedene Funktionen zur Steuerung vertraulicher Besprechungen.

Dazu gehören beispielsweise Warteräume, Teilnehmerrechte, eingeschränkte Bildschirmfreigaben und administrative Richtlinien.

Für ausgewählte Meetings kann E2EE aktiviert werden. Dafür ist eine geeignete Teams-Premium-Lizenz erforderlich. Außerdem sind die unterstützten Endgeräte und Funktionen zu beachten.

Bei aktivierter E2EE stehen bestimmte Möglichkeiten wie serverseitige Aufzeichnung und Transkription nicht zur Verfügung.

Was muss geprüft werden?

Neben den vertraglichen Bedingungen sind die gewählten Lizenzen, der Zugriff externer Gäste, die Speicherung von Aufzeichnungen und die Nutzung zusätzlicher KI-Funktionen relevant.

Geeignet für: Unternehmen, die Microsoft 365 bereits einsetzen und ihre Videokonferenzen in eine bestehende Sicherheits- und Benutzerverwaltung integrieren möchten.

Grenzen: Unterschiedliche Dienste, Lizenzen und Einstellungen können die Datenschutzprüfung komplex machen.

10. Zoom: Datenschutz bei Meetings mit externen Teilnehmern

Zoom ist ein cloudbasierter Videokonferenzdienst, der für interne Besprechungen, Veranstaltungen und Meetings mit externen Gästen eingesetzt wird.

Die Plattform bietet zahlreiche Funktionen zur Organisation und Absicherung von Konferenzen.

Hosting und Datenkontrolle

Die Konferenzinfrastruktur wird durch Zoom und die beteiligten Dienste bereitgestellt.

Für Unternehmen ist relevant, welche Datenregionen konfiguriert werden können und welche weiteren Verarbeitungsvorgänge unabhängig von diesen Einstellungen stattfinden.

Insbesondere die Speicherung von Aufzeichnungen, technische Protokolle und zusätzliche Dienste sind zu berücksichtigen.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Zoom bietet Sicherheitsfunktionen wie Meeting-Kenncodes, Warteräume, Authentifizierungsregeln und Berechtigungen für die Bildschirmfreigabe.

Für unterstützte Meetings ist optionale E2EE verfügbar. Bei ihrer Verwendung können einzelne Funktionen eingeschränkt sein.

Vor dem Einsatz in einer Organisation muss deshalb geprüft werden, ob die benötigten Clients und Besprechungsfunktionen damit kompatibel sind.

Was muss geprüft werden?

Wichtig sind Auftragsverarbeitungsverträge, mögliche Drittlandtransfers, Datenaufbewahrung und der Einsatz von Aufzeichnungs- oder KI-Funktionen.

Geeignet für: Unternehmen, die regelmäßig mit externen Gästen kommunizieren und einen verwalteten Videokonferenzdienst benötigen.

Grenzen: Die datenschutzgerechte Nutzung hängt von Vertragsbedingungen, Einstellungen und konkreten Verarbeitungsvorgängen ab.

Transportverschlüsselung, E2EE und Serverstandort: Was ist der Unterschied?

Drei Begriffe werden in der Diskussion über datenschutzkonforme Videokonferenzen häufig vermischt.

Transportverschlüsselung schützt Informationen während der Übertragung zwischen Systemkomponenten. Sie verhindert jedoch nicht grundsätzlich, dass berechtigte Server Daten zur Verarbeitung entschlüsseln.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Kommunikationsinhalte so, dass sie grundsätzlich nur auf den Endgeräten berechtigter Teilnehmer entschlüsselt werden können. Sie deckt allerdings nicht automatisch sämtliche Metadaten, Benutzerkonten oder zusätzliche Dienste ab.

Serverstandort beschreibt den geografischen Ort der Verarbeitung. Er beantwortet nicht allein die Frage, wer Zugriff auf personenbezogene Daten hat.

Maßnahme	Was sie ermöglicht	Was sie nicht garantiert
Transportverschlüsselung	Geschützte Datenübertragung	Kein Zugriff durch alle beteiligten Server
E2EE	Schutz der Konferenzinhalte zwischen Endpunkten	Vollständigen Schutz aller Metadaten
Server in Deutschland	Bestimmten geografischen Verarbeitungsstandort	Automatische DSGVO-Konformität
Eigener Server	Direkte Kontrolle der Infrastruktur	Sichere Konfiguration und rechtmäßige Verarbeitung
Auftragsverarbeitungsvertrag	Vertragliche Regelung der Auftragsverarbeitung	Automatisch ausreichende technische Sicherheit

Besonders wichtig wird die Unterscheidung bei Besprechungen mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen.

Ein Unternehmen kann beispielsweise einen eigenen Server bevorzugen, weil es die Infrastruktur kontrollieren möchte. Eine andere Organisation legt mehr Wert darauf, dass der Anbieter den Inhalt einer Besprechung technisch nicht entschlüsseln kann.

Beide Anforderungen sind legitim, führen aber nicht zwangsläufig zur gleichen Produktauswahl.

Welche Videokonferenz passt zu welchem Datenschutzszenario?

Die passende Lösung hängt davon ab, welche Risiken eine Organisation tatsächlich reduzieren muss.

Szenario	Plattformen zur Prüfung	Wichtigster Grund
Interne Kommunikation in kontrollierten Netzen	TrueConf Server, Jitsi Meet, Pexip	Netzwerk- und Infrastrukturkontrolle
Digitale Unterrichtsräume	BigBlueButton, Nextcloud Talk	Teilnehmerverwaltung und Aufzeichnungen
Verwalteter Dienst mit deutschem Hosting	alfaview, OpenTalk	Vertragsbedingungen und Hosting
Vertrauliche Gespräche mit standardmäßiger E2EE	Proton Meet	Schutz der Konferenzinhalte
Unternehmen mit Microsoft 365	Microsoft Teams	Bestehende Identitäts- und Sicherheitsverwaltung
Besprechungen mit externen Gästen	Zoom, OpenTalk, alfaview	Zugangskontrolle und Einladungsverwaltung
Vorhandene SIP/H.323-Konferenztechnik	TrueConf Server, Pexip	Geräteintegration und verschlüsselte Verbindungen
Organisation mit bestehender Nextcloud-Infrastruktur	Nextcloud Talk	Gemeinsame Benutzer- und Dateiverwaltung

Diese Zuordnung ersetzt keine technische oder rechtliche Einzelfallprüfung. Sie hilft jedoch, die Plattformauswahl nach dem tatsächlichen Einsatzszenario einzugrenzen.

DSGVO-Checkliste für Videokonferenzen

Vor der Einführung sollten Unternehmen die Verarbeitung personenbezogener Daten dokumentieren und die erforderlichen Maßnahmen festlegen.

Prüffrage	Was kontrolliert werden sollte
Welche Daten werden verarbeitet?	Audio, Video, Chat, Metadaten, Dateien und Aufzeichnungen
Gibt es eine geeignete Rechtsgrundlage?	Zweck und rechtliche Voraussetzungen
Wer ist Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?	Rollenverteilung und gegebenenfalls AVV
Wo findet die Verarbeitung statt?	Serverstandorte, Dienstleister und Datenflüsse
Gibt es Drittlandübermittlungen?	Rechtliche Grundlage und erforderliche Garantien
Welche Verschlüsselung wird verwendet?	Transportverschlüsselung, E2EE und ihre technischen Grenzen
Wer darf Meetings betreten?	Authentifizierung und Berechtigungen
Werden Sitzungen aufgezeichnet?	Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherung und Löschung
Welche Metadaten entstehen?	Umfang, Zugriff und Aufbewahrungsfristen
Sind zusätzliche KI-Dienste aktiv?	Verarbeitung von Audio, Video und Transkripten
Wer administriert die Plattform?	Rollen, Rechte und Zugriffsschutz
Sind Sicherheitsupdates und Backups geregelt?	Laufende technische und organisatorische Maßnahmen

Für besonders risikoreiche Verarbeitungsvorgänge kann zusätzlich eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Sie ist nicht allein wegen der Verwendung einer Videokonferenzplattform automatisch vorgeschrieben.

Drei häufige Fehler bei der Auswahl einer datenschutzkonformen Videokonferenz

1. Ein deutscher Serverstandort wird mit vollständiger DSGVO-Konformität gleichgesetzt.

Die geografische Speicherung ist nur ein Teil der Bewertung. Auch externe Dienstleister, Zugriffsrechte, Aufzeichnungen und zusätzliche Verarbeitungsvorgänge müssen berücksichtigt werden.

2. Jede verschlüsselte Videokonferenz wird als Ende-zu-Ende-verschlüsselt bezeichnet.

Transportverschlüsselung und E2EE erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Insbesondere bei Konferenzen mit mehreren Teilnehmern oder externen Endgeräten muss die tatsächliche Medienverarbeitung geprüft werden.

3. Aufzeichnungen werden wie gewöhnliche Live-Besprechungen behandelt.

Eine Aufzeichnung verändert die Dauer und häufig auch den Zweck der Datenverarbeitung. Deshalb sollten Rechtsgrundlage, Zugriff und Löschfristen gesondert festgelegt werden.

Diese Fehler entstehen häufig nicht durch fehlende Sicherheitsfunktionen der Software, sondern durch unvollständige Anforderungen bei ihrer Einführung.

Häufig gestellte Fragen zu datenschutzkonformen Videokonferenzen

Welche Videokonferenzplattform ist DSGVO-konform?

Keine Plattform ist unabhängig von ihrer Konfiguration automatisch DSGVO-konform. TrueConf Server, Jitsi Meet, BigBlueButton, Nextcloud Talk, OpenTalk, alfaview, Pexip, Proton Meet, Microsoft Teams und Zoom bieten unterschiedliche Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen. Entscheidend sind die Rechtsgrundlage, Hosting, Verschlüsselung, Verträge und tatsächliche Verarbeitung.

Ist eine selbst gehostete Videokonferenz datenschutzkonformer?

Eine eigene Infrastruktur ermöglicht mehr Kontrolle über bestimmte Datenflüsse und administrative Zugriffe. Das kann die Umsetzung von Datenschutzanforderungen erleichtern. Auch bei TrueConf Server, Jitsi Meet oder Nextcloud Talk müssen jedoch Berechtigungen, Sicherheitsupdates und die Verarbeitung personenbezogener Daten geregelt werden.

Welche Videokonferenz bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Proton Meet verwendet E2EE für Audio, Video, Bildschirmfreigaben und Chat. Jitsi Meet, Nextcloud Talk, Microsoft Teams und Zoom unterstützen E2EE in bestimmten Konfigurationen oder Meeting-Arten. Die Funktionsgrenzen und unterstützten Geräte sollten für jede Plattform gesondert geprüft werden.

Sind Videokonferenzen mit deutschen Servern automatisch DSGVO-konform?

Nein. Hosting in Deutschland kann die Kontrolle über den Verarbeitungsstandort erleichtern. Anbieter wie alfaview oder OpenTalk müssen dennoch anhand ihrer Verträge, Zugriffsregeln, Datenflüsse und Aufbewahrungsbedingungen bewertet werden.

Braucht ein Unternehmen für Videokonferenzen einen AVV?

Wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, ist grundsätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Bei vollständig intern betriebenen Systemen kann die Rollenverteilung anders aussehen. Entscheidend sind die tatsächlich beteiligten Stellen.

Ist eine Videokonferenz ohne Aufzeichnung automatisch datenschutzkonform?

Nein. Auch bei einer reinen Live-Konferenz können Teilnehmerdaten, IP-Adressen, technische Protokolle und andere personenbezogene Informationen verarbeitet werden. Daher gelten die Anforderungen der DSGVO ebenfalls für nicht aufgezeichnete Besprechungen.

Fazit: Welche datenschutzkonforme Videokonferenz sollte man wählen?

Eine datenschutzkonforme Videokonferenz entsteht durch das Zusammenspiel aus geeigneter Software, technischen Schutzmaßnahmen und rechtmäßig organisierter Datenverarbeitung.

Für Organisationen mit eigener Infrastruktur können TrueConf Server, Jitsi Meet, BigBlueButton oder Nextcloud Talk eine Möglichkeit sein, die Kontrolle über Kommunikationssysteme zu erhöhen. Pexip bietet zusätzlich Optionen für die Integration vorhandener Konferenzgeräte.

OpenTalk und alfaview sind für Unternehmen interessant, die einen europäischen oder deutschen Anbieter bevorzugen. Proton Meet setzt auf standardmäßige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Konferenzinhalte, während Microsoft Teams und Zoom umfangreiche Verwaltungsfunktionen innerhalb ihrer Cloud-Dienste bieten.

Entscheidend ist jedoch nicht, welche Plattform allgemein als besonders sicher beworben wird. Eine Organisation sollte nachweisen können, welche Daten entstehen, wer Zugriff erhält, wo sie verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

Eine kostenlose Kommunikationsplattform ermöglicht es Teams, Nachrichten auszutauschen, Dateien zu teilen und Videoanrufe durchzuführen, ohne zunächst kostenpflichtige Softwarelizenzen zu erwerben. Doch kostenlos bedeutet nicht automatisch, dass alle Funktionen dauerhaft und uneingeschränkt verfügbar sind.

Einige Anbieter begrenzen den Nachrichtenverlauf, andere die Anzahl der Konferenzteilnehmer oder die Nutzung im Unternehmen. Selbst gehostete Kommunikationsplattformen können ohne Lizenzgebühren verfügbar sein, verursachen aber Kosten für Server und Administration.

Sechs Lösungen im Überblick:

• TrueConf Server Free: Team-Messenger auf eigenem Server mit bis zu 1.000 gleichzeitig angemeldeten Nutzern und Gruppenvideokonferenzen für maximal 10 Teilnehmer.
• Microsoft Teams Free: kostenloser Kommunikationsdienst für private Nutzer und Gruppen mit Videoanrufen für bis zu 100 Personen.
• Slack Free: Cloud-Messenger mit Channels und Direktnachrichten, dessen Nachrichtenverlauf auf die letzten 90 Tage begrenzt ist.
• Rocket.Chat: selbst gehosteter Messenger mit kostenlosen Starter- und Community-Editionen.
• Element: Matrix-basierte Kommunikationssoftware mit kostenloser Community-Edition für nichtkommerzielle Nutzung und Evaluierung.
• Google Chat: Chat-Dienst für Google-Konten, während zusätzliche Unternehmensfunktionen über Google Workspace verfügbar sind.

Entscheidend ist nicht allein, welche Funktionen kostenlos angeboten werden. Unternehmen sollten auch prüfen, ob eine kostenlose Edition geschäftlich eingesetzt werden darf, welche Daten langfristig zugänglich bleiben und wann zusätzliche Kosten entstehen.

6 kostenlose Kommunikationsplattformen und ihre Grenzen

Die folgende Tabelle zeigt nicht nur die verfügbaren Kommunikationsfunktionen, sondern vor allem die Einschränkungen, die bei einer längerfristigen Nutzung relevant werden.

Plattform	Kostenlose Nutzung	Wichtigste Grenze	Geschäftliche Nutzung
TrueConf Server Free	Bis zu 1.000 gleichzeitig angemeldete Nutzer für Messaging	Maximal 10 PRO-Teilnehmer bei Gruppenvideokonferenzen; Lizenzprüfung erforderlich	Ja, auch kommerziell
Microsoft Teams Free	Chat und Videobesprechungen	Bis zu 100 Teilnehmer und 60 Minuten pro Gruppenmeeting	Primär für Privatpersonen und Communities; keine vollwertige Unternehmensverwaltung
Slack Free	Channels, Nachrichten und Einzel-Huddles	90 Tage sichtbarer Verlauf; Daten werden spätestens nach einem Jahr gelöscht	Ja, mit eingeschränkten Funktionen
Rocket.Chat Starter	Bis zu 50 Workspace-Nutzer	Keine zusätzlichen Nutzer oberhalb der Grenze	Für kleine, nicht geschäftskritische Teams und Evaluierung
Rocket.Chat Community	Bis zu 100 gleichzeitig verbundene Nutzer	Basis-Messaging, eingeschränkte Integrationen und Verwaltung	Nicht für geschäftskritischen Produktivbetrieb empfohlen
Element Server Suite Community	Kostenlose Matrix-Server-Edition für bis zu 100 Nutzer	Nicht für kommerzielle Produktionsumgebungen vorgesehen	Nichtkommerziell und zur Evaluierung
Google Chat	Chat mit privatem Google-Konto	Keine vollständige zentrale Unternehmensverwaltung	Geschäftliche Anforderungen über Google Workspace prüfen

Rocket.Chat ist mit zwei kostenlosen Editionen aufgeführt, da sich die Nutzergrenzen und Einsatzbedingungen unterscheiden. Die Angaben beziehen sich auf die dokumentierten Varianten; Lizenz- und Tarifbedingungen können sich ändern.

Was bedeutet „kostenlos“ bei Kommunikationssoftware?

Grundsätzlich gibt es drei Modelle:

Kostenloser Cloud-Tarif: Der Anbieter betreibt die Plattform. Nutzer müssen keine eigenen Server einrichten, erhalten aber nur die im Gratis-Tarif enthaltenen Funktionen.

Kostenlose Server-Edition: Die Software wird auf eigener Infrastruktur installiert. Eine kostenlose Lizenz kann auch für geschäftliche Nutzung gelten, muss aber nicht. Server, Wartung und Administration bleiben zu berücksichtigen.

Open-Source-Software: Der Quellcode ist verfügbar und kann entsprechend der Lizenz genutzt werden. Zusätzliche Dienste, kommerzielle Editionen oder der Betrieb der Infrastruktur können dennoch kostenpflichtig sein.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn die Kommunikationsplattform nicht nur getestet, sondern dauerhaft im Unternehmen eingesetzt werden soll.

1. TrueConf Server Free: Kostenlose Kommunikationsplattform für Unternehmen

TrueConf Server Free ist eine selbst gehostete Kommunikationsplattform, die Team-Messaging, Audio- und Videoanrufe sowie Gruppenvideokonferenzen verbindet.

Die Software wird auf einem eigenen Server installiert. Unternehmen können Benutzerkonten, Nachrichten und Kommunikationsdienste innerhalb ihrer Infrastruktur verwalten, anstatt einen öffentlichen Cloud-Messenger als zentrale Plattform zu verwenden.

Im Gegensatz zu manchen kostenlosen Community-Editionen ist TrueConf Server Free ausdrücklich auch für die kommerzielle Nutzung vorgesehen.

Welche Funktionen sind kostenlos?

TrueConf Server Free bietet:

• Persönliche und Gruppenchats.
• Dateiübertragung und Präsenzanzeigen.
• Audio- und Videoanrufe zwischen zwei Nutzern.
• Gruppenvideokonferenzen mit bis zu 10 PRO-Teilnehmern.
• Bis zu 1.000 gleichzeitig angemeldete Nutzer für Messaging und Einzelgespräche.
• Integration mit Active Directory und LDAP.
• Eine SIP/H.323/RTSP-Verbindung für kompatible Systeme.
• Eine Gastverbindung über den Browser.
• Anwendungen für Windows, Linux, macOS, Android und iOS.

Die Plattform kann damit sowohl als Unternehmensmessenger als auch für kleinere Videobesprechungen eingesetzt werden.

Wo liegen die Einschränkungen?

Die wichtigste Grenze betrifft die Gruppenvideokonferenzen.

Obwohl bis zu 1.000 Nutzer gleichzeitig mit dem Server verbunden sein können, enthält die kostenlose Lizenz nur 10 PRO-Nutzer für die Teilnahme an Gruppenkonferenzen.

Die Zahl der gleichzeitig angemeldeten Nutzer ist außerdem nicht mit der Zahl der angelegten Benutzerkonten gleichzusetzen.

Auch die Lizenzbedingungen sind zu beachten:

• Die kostenlose Lizenz kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden, muss jedoch jährlich erneuert werden.
• Der Server benötigt für die Lizenzprüfung eine Verbindung zum TrueConf-Registrierungsserver.
• Wird diese Verbindung unterbrochen, kann die kostenlose Serverinstanz nach 12 Stunden getrennt werden.
• Eine vollständig isolierte Installation ohne externe Lizenzprüfung ist mit der kostenlosen Edition nicht vorgesehen.

Für dauerhaft abgeschottete Netzwerke müssen deshalb geeignete kostenpflichtige TrueConf-Lizenzen geprüft werden.

Für welche Unternehmen eignet sich TrueConf Server Free?

Beispielsweise für eine Organisation mit 80 Mitarbeitern, die hauptsächlich Chats und Einzelanrufe nutzt, während nur kleinere Gruppen Videokonferenzen benötigen.

Bei diesem Nutzungsprofil können die kostenlosen Messaging-Funktionen ausreichend sein.

Benötigt das Unternehmen regelmäßig Videobesprechungen mit 20, 50 oder mehr aktiven Teilnehmern, muss dagegen eine andere Lizenzkonfiguration geprüft werden.

Zu berücksichtigen: Die Installation auf einem eigenen Server erfordert Systemadministration, Aktualisierungen und Datensicherung. Die kostenlose Lizenz beseitigt diese Betriebskosten nicht.

2. Microsoft Teams Free: Kostenlose Kommunikation für kleine Gruppen

Microsoft Teams Free bietet Chats, Dateiübertragung und Videobesprechungen innerhalb eines Cloud-Dienstes.

Die kostenlose Version richtet sich in erster Linie an Privatpersonen, kleine Gruppen und Communities. Sie ist deshalb nicht mit den kommerziellen Teams- und Microsoft-365-Angeboten für zentral verwaltete Unternehmen gleichzusetzen.

Welche Funktionen sind enthalten?

• Einzel- und Gruppenchats.
• Audio- und Videogespräche.
• Bildschirmfreigabe.
• Austausch von Dateien.
• Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmern.
• Gruppenmeetings mit einer Dauer von bis zu 60 Minuten.

Die Teilnahme ist über unterstützte Anwendungen und Browser möglich.

Welche Grenzen gibt es?

Die wichtigste Einschränkung ist die Kombination aus Teilnehmerzahl, Meetingdauer und eingeschränkten Unternehmensfunktionen.

Teams Free bietet nicht denselben Umfang an zentraler Identitätsverwaltung, Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Funktionen wie entsprechende kommerzielle Microsoft-365-Lösungen.

Auch die Nutzung einer geschäftlichen Telefonanlage mit öffentlichen Rufnummern gehört nicht automatisch zum kostenlosen Angebot.

Wann ist Teams Free sinnvoll?

Für eine kleine Gruppe, die gelegentlich Videobesprechungen durchführt und keine umfangreiche zentrale IT-Verwaltung benötigt.

Wenn Benutzerkonten über die Organisation verwaltet oder bestimmte Aufbewahrungs- und Sicherheitsrichtlinien umgesetzt werden müssen, sollten die geschäftlichen Teams-Lizenzen geprüft werden.

3. Slack Free: Kostenloser Team-Messenger mit begrenztem Verlauf

Slack ist eine Cloud-Kommunikationsplattform, bei der Unterhaltungen in Channels und Direktnachrichten organisiert werden.

Die kostenlose Edition ermöglicht chatbasierte Zusammenarbeit, enthält jedoch konkrete Grenzen für Datenaufbewahrung, Integrationen und Gruppenkommunikation.

Was ist kostenlos?

• Öffentliche und private Channels.
• Direktnachrichten.
• Dateiübertragung.
• Durchsuchbare aktuelle Unterhaltungen.
• Bis zu 10 Apps und Integrationen.
• Einzelgespräche über Slack Huddles.

Gruppen-Huddles gehören nicht zu den Möglichkeiten des kostenlosen Tarifs.

Was passiert mit Nachrichten und Dateien?

Hier müssen zwei Grenzen unterschieden werden:

Nach 90 Tagen: Nachrichten und Dateien sind nicht mehr regulär sichtbar und durchsuchbar.

Spätestens nach einem Jahr: Nachrichten und Dateien werden aus kostenlosen Workspaces dauerhaft gelöscht. Administratoren können außerdem eine kürzere Aufbewahrung von 90 Tagen einstellen.

Dies hat praktische Konsequenzen.

Ein Team kann beispielsweise technische Entscheidungen, Kundenabsprachen oder interne Prozesse in Slack dokumentieren. Nach einigen Monaten sind ältere Inhalte nicht mehr direkt zugänglich. Nach der endgültigen Löschung können sie auch durch einen späteren Tarifwechsel nicht wiederhergestellt werden.

Wann wird Slack Free ungeeignet?

Wenn der Chat zugleich als langfristiges Wissensarchiv dienen soll oder mehrere Teilnehmer regelmäßig gemeinsame Audio- und Videobesprechungen benötigen.

Für kurzfristige Teamkommunikation kann die kostenlose Edition ausreichen. Bei längerer Nutzung müssen dagegen Datenaufbewahrung und die Kosten eines erweiterten Tarifs berücksichtigt werden.

4. Rocket.Chat: Kostenlose Kommunikation auf einem eigenen Server

Rocket.Chat ist ein selbst gehosteter Messenger mit Channels, Direktnachrichten, Dateiübertragung und verschiedenen Integrationsmöglichkeiten.

Der Anbieter stellt zwei kostenlose Editionen bereit: Starter und Community.

Diese unterscheiden sich sowohl im Funktionsumfang als auch bei der Berechnung der Nutzergrenzen.

Rocket.Chat Starter

Die Starter-Edition unterstützt bis zu 50 Nutzer innerhalb eines Workspace.

Sie enthält Messaging-Funktionen und verschiedene zusätzliche Möglichkeiten, darunter Benutzerverwaltung und Integrationen, allerdings mit festgelegten Grenzen.

Wichtig: Bei Starter werden Benutzerkonten gezählt, die als aktive oder ausstehende Nutzerplätze gelten. Es handelt sich nicht um eine Grenze von 50 gleichzeitig angemeldeten Personen.

Wenn die maximale Anzahl erreicht wird, können keine weiteren Nutzer hinzugefügt werden. Bereits vorhandene Nutzer und Daten bleiben grundsätzlich zugänglich.

Starter eignet sich vor allem für kleine, technisch betreute Teams und Evaluierungen, nicht für besonders anspruchsvolle geschäftskritische Umgebungen.

Rocket.Chat Community

Community ist die kostenlose Open-Source-Edition mit grundlegenden Messaging-Funktionen.

Sie erlaubt bis zu 100 gleichzeitig verbundene Nutzer. Das bedeutet nicht, dass nur 100 Benutzerkonten angelegt werden können.

Im Vergleich zu Starter sind zusätzliche Funktionen eingeschränkt.

Unter anderem gelten:

• Grundlegende Chats und Channels.
• Videointegration über unterstützte Systeme wie Jitsi und BigBlueButton.
• Begrenzte Erweiterungsmöglichkeiten.
• Bis zu 10.000 Push-Benachrichtigungen pro Monat.
• Community-basierter Support.

Der Anbieter empfiehlt Community nicht für geschäftskritische Produktionsumgebungen mit erhöhten Anforderungen an Verfügbarkeit, Compliance und Support.

Für welche Teams eignet sich Rocket.Chat?

Für kleine Teams, technische Evaluierungen und nicht geschäftskritische Installationen, bei denen eine eigene Serverinfrastruktur zur Verfügung steht.

Bei der Auswahl muss festgelegt werden, ob die Begrenzung registrierter Workspace-Nutzer oder gleichzeitig verbundener Nutzer relevanter ist.

Außerdem unterstützen die kostenlosen offiziellen Editionen keinen vollständig isolierten Betrieb ohne Internetanbindung. Dafür sind die Bedingungen kommerzieller Varianten zu prüfen.

5. Element: Open-Source-Kommunikation auf Basis von Matrix

Element ist eine Kommunikationsanwendung, die das offene Matrix-Protokoll verwendet.

Über Matrix können Benutzer Nachrichten austauschen und mit anderen kompatiblen Servern kommunizieren. Je nach Infrastruktur sind auch Audio- und Videokonferenzen möglich.

Element kann mit öffentlichen Diensten oder selbst betriebenen Matrix-Servern genutzt werden.

Was bietet Element Server Suite Community?

Die kostenlose Element Server Suite Community stellt eine Softwareverteilung für kleinere Matrix-Installationen bereit.

Zu ihren Komponenten gehören unter anderem:

• Synapse als Matrix-Server.
• Matrix Authentication Service zur Anmeldung und Benutzerverwaltung.
• Element Web als Browser-Anwendung.
• Element Call für Audio- und Videokonferenzen.
• Verwaltungswerkzeuge.

Die Community-Edition richtet sich an nichtkommerzielle Installationen und Evaluierungen mit etwa 1 bis 100 Nutzern.

Welche Einschränkungen gelten?

Element Server Suite Community ist nicht für kommerzielle Produktionsumgebungen vorgesehen.

Sie enthält nicht alle Funktionen und Garantien professioneller Editionen, beispielsweise erweiterte Verwaltungsfunktionen, garantierte Serviceleistungen und bestimmte sicherheitsbezogene Lieferantenleistungen.

Wer Element für den dauerhaften Betrieb in einem Unternehmen einsetzen möchte, sollte die Bedingungen von Element Server Suite Pro oder geeigneten anderen Matrix-Serverlösungen prüfen.

Die allgemeine Verfügbarkeit von Open-Source-Matrix-Software ist daher von den konkreten Nutzungsbedingungen der Element Server Suite Community zu unterscheiden.

Für wen ist Element geeignet?

Für nichtkommerzielle Gruppen, technische Evaluierungen und Projekte, die Matrix-Kommunikation ausprobieren möchten.

Für produktive Unternehmensumgebungen ist eine separate Bewertung der unterstützten Editionen und der erforderlichen Infrastruktur notwendig.

6. Google Chat: Kostenloser Messenger mit Google-Konto

Google Chat ermöglicht persönliche Nachrichten und Gruppenunterhaltungen über die Google-Kontoumgebung.

Der Dienst kann im Browser und über unterstützte mobile Anwendungen verwendet werden.

Die kostenlose Nutzung mit einem persönlichen Google-Konto ist jedoch von Google Workspace als zentral verwalteter Unternehmenslösung zu unterscheiden.

Welche Funktionen sind verfügbar?

• Persönliche Unterhaltungen.
• Gruppenchats und Bereiche.
• Dateiübertragung über unterstützte Google-Dienste.
• Zugriff über Gmail und Google Chat.
• Verbindung zu weiteren Google-Anwendungen.

Für Videobesprechungen wird Google Meet verwendet.

Was fehlt gegenüber Google Workspace?

Unternehmen benötigen häufig Funktionen, die über die normale private Nutzung hinausgehen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Zentrale Verwaltung geschäftlicher Benutzerkonten.
• Organisationsweite Zugriffsrichtlinien.
• Erweiterte Sicherheitskonfiguration.
• Funktionen zur Datenaufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.
• Administrative Steuerung der Kommunikation.

Der konkrete Umfang hängt vom jeweiligen Google-Workspace-Tarif ab.

Für wen eignet sich Google Chat?

Für kleine Gruppen mit vorhandenen Google-Konten, die vor allem Nachrichten austauschen und gelegentlich Google Meet verwenden.

Für eine Organisation mit zentral verwalteten Mitarbeitern sollten die verfügbaren Google-Workspace-Funktionen verglichen werden.

Cloud oder eigener Server: Was kostet eine kostenlose Kommunikationsplattform wirklich?

Die Kosten unterscheiden sich vor allem danach, wer die Infrastruktur betreibt.

Kostenlose Cloud-Dienste erfordern normalerweise keine eigene Serveradministration. Dafür gelten tarifabhängige Grenzen und Regeln des jeweiligen Anbieters.

Bei selbst gehosteter Software trägt die Organisation die Verantwortung für Server, Netzwerkkonfiguration und Wartung.

Kostenfaktor	Kostenloser Cloud-Dienst	Kostenlose Server-Edition
Softwarelizenz	Im Gratis-Tarif kostenlos	Je nach Edition kostenlos
Serverhardware	Vom Anbieter bereitgestellt	Eigene oder gemietete Infrastruktur
Einrichtung	Meist geringer Aufwand	Installation und Konfiguration
Updates	Überwiegend Anbieter	Eigene Administration
Datensicherung	Nach Anbieterbedingungen	Selbst zu organisieren
Speicherplatz	Tarifabhängig	Abhängig vom Server
Technischer Support	Häufig eingeschränkt	Häufig Community-basiert oder gesondert
Unternehmensverwaltung	Oft kostenpflichtig	Editionsabhängig

Welche Lösung kommt ohne eigene IT-Abteilung aus?

Für Teams ohne Administrator ist ein Cloud-Dienst häufig leichter einzurichten.

Selbst gehostete Produkte wie TrueConf Server Free, Rocket.Chat und Matrix-Server benötigen dagegen jemanden, der Installation, Updates, Backups und den laufenden Betrieb betreut.

Die Frage lautet daher nicht nur, ob die Software kostenlos ist, sondern ob die Organisation die erforderliche Infrastruktur zuverlässig betreiben kann.

Wann wird eine kostenlose Kommunikationsplattform kostenpflichtig?

Kosten entstehen oft erst dann, wenn das Team wächst oder zusätzliche Anforderungen entstehen.

Dabei sind vier typische Situationen zu unterscheiden.

1. Die Nutzer- oder Meetinggrenze wird erreicht

Ein Unternehmen benötigt plötzlich größere Gruppenvideokonferenzen, mehr Benutzerplätze oder zusätzliche gleichzeitige Verbindungen.

Bei TrueConf Server Free ist beispielsweise die Zahl der PRO-Teilnehmer begrenzt. Bei Microsoft Teams Free gelten Beschränkungen für Gruppentreffen. Rocket.Chat Starter begrenzt die Zahl der Workspace-Nutzer.

Ob dann ein Upgrade nötig ist, hängt von der konkreten Nutzung ab.

2. Nachrichten müssen länger gespeichert werden

Wenn wichtige Entscheidungen ausschließlich im Team-Chat dokumentiert werden, können Aufbewahrungsfristen zum Problem werden.

Slack Free ist ein konkretes Beispiel: Der sichtbare Verlauf ist auf 90 Tage begrenzt und ältere Daten werden spätestens nach einem Jahr gelöscht.

Eine Organisation sollte deshalb vor der Einführung festlegen, welche Unterhaltungen dauerhaft aufbewahrt werden müssen und wo dieses Wissen gespeichert wird.

3. Zentrale Administration wird erforderlich

Sobald ein Unternehmen Benutzerkonten verwalten, Rechte vergeben oder verbindliche Sicherheitsrichtlinien umsetzen muss, reichen private Gratis-Tarife unter Umständen nicht mehr aus.

Das betrifft insbesondere den Unterschied zwischen Teams Free und kommerziellen Microsoft-Lösungen sowie zwischen persönlichen Google-Konten und Google Workspace.

4. Betrieb und Support werden geschäftskritisch

Eine kostenlose Community-Edition kann für Tests oder kleinere Teams geeignet sein, ohne einen professionellen Produktivbetrieb einschließlich garantierter Unterstützung abzudecken.

Das betrifft insbesondere die ausdrücklich eingeschränkten Community-Angebote von Rocket.Chat und Element.

Vor einem Upgrade sollte deshalb immer geprüft werden, ob eine technische Grenze, eine Lizenzbedingung oder eine betriebliche Anforderung ausschlaggebend ist.

Was passiert nach 12 Monaten mit Nachrichten, Dateien und Benutzerkonten?

Eine Kommunikationsplattform wird häufig über Jahre verwendet. Deshalb lohnt sich eine Prüfung, was nach längerer Nutzung mit den erzeugten Daten geschieht.

Plattform	Was nach längerer Nutzung besonders zu prüfen ist
TrueConf Server Free	Eigene Aufbewahrungsrichtlinien, Speicherplatz, Backups und jährliche Lizenzverlängerung
Microsoft Teams Free	Speichergrenzen, Kontoverwaltung und Möglichkeiten zur Datenübernahme
Slack Free	Dauerhafte Löschung von Nachrichten und Dateien nach spätestens einem Jahr
Rocket.Chat	Verfügbare Funktionen, Datenexport und Auswirkungen eines Editionswechsels
Element	Matrix-Server-Backups, Medienaufbewahrung und Migration auf eine geeignete Produktionsedition
Google Chat	Kontotyp, Exportmöglichkeiten und organisatorische Datenverwaltung

Diese Tabelle ersetzt keine Prüfung der jeweils geltenden Nutzungsbedingungen. Sie zeigt jedoch, welche Fragen bereits vor der Einführung beantwortet werden sollten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Migration.

Wenn eine kostenlose Plattform später ersetzt wird, müssen gegebenenfalls Benutzer, Nachrichten, Dateien und Zugriffsrechte übertragen werden.

Nicht jede Software bietet dafür dieselben Exportfunktionen. Deshalb sollte ein Wechsel bereits bei der ersten Auswahl berücksichtigt werden.

Welche kostenlose Kommunikationsplattform eignet sich für welches Team?

Die folgende Übersicht ordnet die Lösungen nach konkreten Anforderungen ein.

Szenario	Plattform zur Prüfung	Entscheidender Faktor
Unternehmen mit eigenem Server und Bedarf an Chat und kleineren Videokonferenzen	TrueConf Server Free	Kommerzielle Nutzung, Serverbetrieb und 10 PRO-Teilnehmer
Kleine private Gruppe mit Videotreffen	Microsoft Teams Free	100 Teilnehmer und 60 Minuten
Team mit hauptsächlich aktuellen Chat-Unterhaltungen	Slack Free	Nachrichtenverlauf und Löschfristen
Kleine technische Arbeitsgruppe mit eigener Infrastruktur	Rocket.Chat Starter	Grenze von 50 Workspace-Nutzern
Nicht geschäftskritische Testinstallation	Rocket.Chat Community	Bis zu 100 gleichzeitige Nutzer
Nichtkommerzielle Matrix-Installation	Element Server Suite Community	Lizenzbedingungen und Serververwaltung
Gruppe mit persönlichen Google-Konten	Google Chat	Einfache Kommunikation ohne zentrale Unternehmensverwaltung

Drei praktische Tests vor der Einführung

Test 1: Eine typische Teamaufgabe durchführen. Einen Gruppenchat erstellen, eine Datei teilen und prüfen, wie externe Teilnehmer eingeladen werden.

Test 2: Eine Besprechung mit der benötigten Teilnehmerzahl starten. Nicht nur prüfen, ob Videoanrufe vorhanden sind, sondern auch die tatsächlichen Grenzen der kostenlosen Edition testen.

Test 3: Administration und Datenaufbewahrung kontrollieren. Herausfinden, welche Kontenrechte verfügbar sind, wie Nachrichten exportiert werden können und welche Backups erforderlich sind.

Diese drei Tests helfen, Unterschiede zu erkennen, die aus einer einfachen Funktionsliste nicht hervorgehen.

Häufig gestellte Fragen zu kostenlosen Kommunikationsplattformen

Welche Kommunikationsplattform ist für Unternehmen wirklich kostenlos?

TrueConf Server Free kann auch kommerziell ohne Lizenzgebühren verwendet werden, sofern die Grenzen der kostenlosen Edition eingehalten werden. Slack Free bietet ebenfalls kostenlose Teamkommunikation mit Einschränkungen. Andere Lösungen wie Rocket.Chat Starter eignen sich für kleine Teams und Evaluierungen. Die Nutzungsbedingungen müssen für jeden Anbieter separat geprüft werden.

Welche kostenlose Kommunikationsplattform bietet Chat und Videokonferenzen?

TrueConf Server Free bietet Team-Chats und Gruppenvideokonferenzen mit bis zu 10 PRO-Teilnehmern. Microsoft Teams Free unterstützt Gruppenmeetings mit bis zu 100 Teilnehmern und einer Dauer von 60 Minuten. Bei Rocket.Chat und Element hängen Videofunktionen von Edition und Infrastruktur ab.

Kann eine kostenlose Kommunikationsplattform auf einem eigenen Server betrieben werden?

Ja. TrueConf Server Free, Rocket.Chat und bestimmte Matrix-basierte Lösungen können auf eigener Infrastruktur installiert werden. Allerdings unterscheiden sich die Nutzungsbedingungen. Element Server Suite Community ist beispielsweise nicht für kommerzielle Produktionsumgebungen vorgesehen. Auch kostenlose Server-Software verursacht gegebenenfalls Kosten für Administration und Hosting.

Kann eine kostenlose Kommunikationsplattform ohne Internet funktionieren?

Nicht automatisch. Selbst gehostete Software kann weiterhin eine Verbindung zur Lizenzprüfung oder zu zusätzlichen Diensten benötigen. TrueConf Server Free muss beispielsweise mit dem Registrierungsserver verbunden bleiben. Für vollständig isolierte Unternehmensnetze müssen entsprechende Produkt- und Lizenzoptionen geprüft werden.

Fazit: Welche Kommunikationsplattform bleibt kostenlos?

Eine kostenlose Kommunikationsplattform kann die laufenden Lizenzkosten für Teamkommunikation reduzieren. Entscheidend ist jedoch, welche Funktionen dauerhaft verfügbar sind und unter welchen Bedingungen die Software eingesetzt werden darf.

Für Unternehmen, die ihre Infrastruktur selbst verwalten möchten, bietet TrueConf Server Free Messaging und kleinere Videokonferenzen innerhalb einer kommerziell nutzbaren kostenlosen Edition.

Microsoft Teams Free und Google Chat eignen sich vor allem für einfache Kommunikation ohne umfassende zentrale Unternehmensverwaltung. Slack Free ermöglicht chatbasierte Zusammenarbeit, setzt aber klare Grenzen beim Nachrichtenverlauf.

Rocket.Chat und Element bieten Möglichkeiten für eigene Server und offene Kommunikationsarchitekturen, deren kostenlose Editionen jedoch unterschiedliche Nutzungs- und Betriebsbedingungen haben.

Die Entscheidung sollte daher auf vier Fragen beruhen: Welche Nutzer dürfen die Plattform verwenden? Welche Funktionen sind dauerhaft kostenlos? Was geschieht mit den Daten nach längerer Nutzung? Und welcher Aufwand entsteht für den Betrieb?

Wer diese Punkte vor der Einführung prüft, kann eine kostenlose Kommunikationsplattform auswählen, ohne zentrale Einschränkungen erst im laufenden Betrieb zu entdecken.

Ein Instant Messenger für Unternehmen ermöglicht die interne Kommunikation über Einzel- und Gruppenchats, Dateiaustausch sowie Sprach- und Videoanrufe. Im Unterschied zu privaten Messaging-Apps bieten Enterprise Messenger zusätzliche Funktionen für die zentrale Benutzerverwaltung, Zugriffskontrolle und Integration in bestehende Unternehmenssysteme.

Die Lösungen unterscheiden sich jedoch erheblich. Microsoft Teams und Slack sind vor allem für die cloudbasierte Zusammenarbeit ausgelegt. TrueConf Server, Rocket.Chat und Element ermöglichen dagegen den Betrieb auf eigenen Servern. Threema und Wire setzen einen besonderen Schwerpunkt auf vertrauliche Geschäftskommunikation.

Welcher Enterprise Messenger geeignet ist, hängt von drei Fragen ab: Welche Kommunikationsfunktionen werden benötigt? Wo sollen Nachrichten und Dateien gespeichert werden? Und wie viel Kontrolle möchte das Unternehmen über die Infrastruktur behalten?

Enterprise Messenger im Überblick: Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?

Die Auswahl sollte nicht allein nach der Anzahl der Funktionen erfolgen. Für manche Unternehmen sind eine schnelle Einführung und vorhandene Cloud-Integrationen entscheidend. Andere benötigen eine unabhängig betriebene Kommunikationsplattform oder müssen bestehende Videokonferenzsysteme einbinden.

Anforderung	Geeigneter Ansatz	Beispiele
Schnelle Einführung ohne eigene Server	Cloud-Messenger	Microsoft Teams, Slack
Chats und Videokonferenzen auf eigenen Servern	Self-Hosted Unified Communications	TrueConf Server
Anpassbare interne Teamkommunikation	Self-Hosted Messenger	Rocket.Chat
Unabhängige Server und offene Standards	Föderiertes Messaging	Element / Matrix
Vertrauliche Geschäftskommunikation	Sicherheitsorientierter Messenger	Threema, Wire
Kommunikation in isolierten Netzwerken	Offlinefähige On-Premises-Plattform	TrueConf Server und geeignete Self-Hosted-Editionen

Kurzantwort: Cloud-Messenger eignen sich für Unternehmen, die ihre Kommunikationsinfrastruktur nicht selbst betreiben möchten. On-Premises-Lösungen bieten mehr Kontrolle über Datenhaltung und Netzwerkzugriffe, erfordern jedoch eigene technische Ressourcen.

Wenn neben Chats auch umfangreiche Videokonferenzen, Konferenzräume und bestehende Kommunikationssysteme benötigt werden, kann eine integrierte Kommunikationsplattform sinnvoller sein als eine reine Chat-Anwendung.

Was ist ein Enterprise Messenger?

Ein Enterprise Messenger ist eine Kommunikationssoftware, die speziell für die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde.

Beschäftigte können Nachrichten austauschen, Dateien versenden, Gruppenunterhaltungen führen und je nach Plattform Sprach- oder Videoanrufe starten.

Enterprise Messenger vs. privater Messenger

Der wichtigste Unterschied liegt in der organisatorischen Kontrolle.

Kriterium	Privater Messenger	Enterprise Messenger
Benutzerkonten	Individuell verwaltet	Zentrale Administration möglich
Gruppen	Private Unterhaltungen	Teams, Abteilungen und Projekte
Zugriffsrechte	Häufig nutzergesteuert	Unternehmensrichtlinien
Mitarbeiterwechsel	Manuelle Anpassung	Zentrale Kontodeaktivierung
Integrationen	Meist eingeschränkt	Verzeichnisdienste und Schnittstellen
Datenverwaltung	Abhängig vom Anbieter	Cloud oder eigene Infrastruktur

Ein privater Messenger kann für gelegentliche Absprachen ausreichen. Sobald jedoch zahlreiche Beschäftigte, unterschiedliche Zugriffsrechte und vertrauliche Unternehmensdaten berücksichtigt werden müssen, werden zentrale Verwaltungsfunktionen wichtig.

Beispielsweise sollte die IT-Abteilung beim Ausscheiden eines Mitarbeiters dessen Zugriff auf interne Unterhaltungen und Dateien unabhängig von dessen persönlichen Geräten entziehen können.

7 Enterprise Messenger für Unternehmen im Vergleich

Die folgenden Plattformen decken unterschiedliche Anforderungen ab: von projektorientierter Cloud-Kommunikation über geschützte Nachrichten bis hin zu selbst betriebenen Kommunikationssystemen.

Messenger	Bereitstellung	Schwerpunkt	Geeignet für
TrueConf Server	On-Premises	Messaging und Unified Communications	Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur
Microsoft Teams	Cloud	Microsoft-365-Integration	Microsoft-365-Organisationen
Slack	Cloud	Kanäle und Integrationen	Projektorientierte Teams
Threema Work / OnPrem	Cloud / On-Premises	Vertrauliches Messaging	Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen
Element / Matrix	Self-Hosted / Managed	Föderation und offene Standards	Unabhängige Kommunikationsnetzwerke
Rocket.Chat	Cloud / Self-Managed	Anpassbare Teamkommunikation	Unternehmen mit eigener IT
Wire	Cloud / On-Premises	Verschlüsselte Kommunikation	Unternehmen und öffentliche Einrichtungen

Die verfügbaren Funktionen hängen von der jeweiligen Edition und Lizenz ab.

1. TrueConf Server

TrueConf Server ist eine selbst gehostete Kommunikationsplattform, die Enterprise Messaging mit Sprach- und Videoanrufen sowie Videokonferenzen verbindet.

Die Software wird innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur installiert. Unternehmen können ihre Kommunikationsdienste dadurch auf eigenen Servern bereitstellen und Netzwerkzugriffe entsprechend ihren Anforderungen konfigurieren.

Die Plattform unterstützt Einzel- und Gruppenchats, Dateiaustausch, Bildschirmfreigabe, Videokonferenzen und zentrale Benutzerverwaltung.

Hinzu kommen Integrationen mit Active Directory und LDAP sowie die Unterstützung von SIP- und H.323-basierten Kommunikationssystemen.

Wichtige Funktionen:

• Einzel- und Gruppenchats mit Dateiaustausch.
• Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen.
• Zentrale Verwaltung und Anbindung von Benutzerverzeichnissen.
• Integration vorhandener Konferenzraum- und Videokommunikationssysteme.
• Betrieb in lokalen und vollständig isolierten Netzwerken mit geeigneter Lizenz.

Geeignet für: Unternehmen, Behörden, Industrieunternehmen und Organisationen, die ihre Kommunikation auf eigenen Servern betreiben und Chats mit professioneller Videokommunikation kombinieren möchten.

Zu beachten: Serverbetrieb, Wartung, Aktualisierungen und Datensicherung müssen organisiert werden. TrueConf Server Free benötigt außerdem eine regelmäßige Verbindung zum Registrierungsserver. Bei Verbindungsverlust wird der kostenlose Server nach zwölf Stunden getrennt. Für einen dauerhaft unabhängigen Offline-Betrieb ist eine entsprechende kostenpflichtige Lizenz erforderlich.

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams verbindet Chats, Kanäle, Videobesprechungen und Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft-365-Ökosystems.

Besonders relevant ist die Integration mit weiteren Microsoft-Anwendungen, etwa für Dokumente, Kalender und Benutzerverwaltung.

Wichtige Funktionen:

• Einzelchats und Teamkanäle.
• Audio- und Videobesprechungen.
• Bildschirmfreigabe und Dateiaustausch.
• Integration in Microsoft 365.
• Zentrale Administrations- und Sicherheitsfunktionen.

Geeignet für: Unternehmen, die Microsoft 365 bereits einsetzen und ihre Kommunikation eng mit bestehenden Cloud-Anwendungen verbinden möchten.

Zu beachten: Der reguläre Teams-Dienst ist cloudbasiert. Eine vollständig unabhängige On-Premises-Installation gehört nicht zum üblichen Bereitstellungsmodell. Bestimmte Funktionen sind außerdem von zusätzlichen Lizenzen abhängig.

3. Slack

Slack ist ein cloudbasierter Business Messenger mit Schwerpunkt auf thematischen Kanälen, Integrationen und automatisierten Arbeitsabläufen.

Beschäftigte können Unterhaltungen nach Projekten, Abteilungen oder Aufgaben strukturieren.

Wichtige Funktionen:

• Direktnachrichten und Gruppenkanäle.
• Dateiaustausch und Suche.
• Integrationen mit Geschäftsanwendungen.
• Automatisierte Arbeitsabläufe.
• Direkte Sprach- und Videokommunikation.

Geeignet für: Projektorientierte Unternehmen, die mehrere Cloud-Anwendungen verwenden und ihre interne Abstimmung in thematischen Arbeitsbereichen organisieren möchten.

Zu beachten: Slack wird als Cloud-Dienst betrieben. Eine vollständig eigenständige Serverinstallation ist nicht vorgesehen.

4. Threema Work und Threema OnPrem

Threema bietet Messaging-Lösungen für Organisationen, die besonderen Wert auf den Schutz vertraulicher Informationen legen.

Threema Work wird als verwalteter Dienst angeboten. Threema OnPrem ermöglicht dagegen die Bereitstellung innerhalb einer eigenständigen Serverinfrastruktur.

Wichtige Funktionen:

• Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachrichten.
• Gruppenchats und Dateiübertragungen.
• Sprach- und Videoanrufe.
• Zentrale Verwaltung und Sicherheitsrichtlinien.
• Eigenständiger Betrieb mit Threema OnPrem.

Geeignet für: Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit hohen Anforderungen an vertrauliche Kommunikation.

Zu beachten: Threema OnPrem wird vom Hersteller insbesondere für Organisationen ab etwa 200 Benutzern empfohlen. Es handelt sich um eine abgeschlossene Kommunikationsumgebung: Der Austausch mit Konten der öffentlichen Threema-Dienste ist nicht vorgesehen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt drei Jahre.

5. Element / Matrix

Element ist eine Kommunikationsanwendung auf Basis des offenen Matrix-Protokolls.

Matrix ermöglicht den Betrieb unabhängiger Server, die bei entsprechender Konfiguration miteinander kommunizieren können. Dadurch lassen sich föderierte Kommunikationsstrukturen zwischen Organisationen aufbauen.

Wichtige Funktionen:

• Offenes Kommunikationsprotokoll.
• Selbst gehostete Serverumgebungen.
• Optionale Föderation.
• Einzel- und Gruppenchats.
• Möglichkeiten für verschlüsselte Kommunikation.

Geeignet für: Unternehmen und Organisationen, die offene Standards bevorzugen oder unabhängige Kommunikationsdomänen miteinander verbinden möchten.

Zu beachten: Professionelle Bereitstellungen mit Element Server Suite können eine Kubernetes-basierte Infrastruktur und entsprechende Verwaltungswerkzeuge erfordern. Insbesondere Föderation, Identitätsverwaltung und Verschlüsselung müssen bei der Planung berücksichtigt werden.

6. Rocket.Chat

Rocket.Chat ist eine Plattform für interne Teamkommunikation, die als Cloud-Dienst oder innerhalb einer selbst verwalteten Infrastruktur eingesetzt werden kann.

Sie bietet Direktnachrichten, Kanäle, Gruppenchats und Schnittstellen zur Integration weiterer Systeme.

Wichtige Funktionen:

• Einzel- und Gruppenchats.
• Strukturierte Kommunikationskanäle.
• Self-Managed-Bereitstellung.
• Anpassungen und Integrationen.
• Zentrale Benutzerverwaltung.

Geeignet für: Unternehmen, die einen anpassbaren Messenger auf eigenen Servern betreiben möchten.

Zu beachten: Die kostenlose Starter-Edition ist auf bis zu 50 Benutzer ausgelegt. Für vollständig isolierte Installationen ohne Internetzugang sind entsprechende kostenpflichtige Angebote vorgesehen. Funktionen wie externe Push-Benachrichtigungen oder der Marketplace können in abgeschotteten Netzwerken Einschränkungen unterliegen.

7. Wire

Wire ist eine Kommunikationsplattform für vertrauliche Nachrichten, Anrufe und Zusammenarbeit.

Sie setzt auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und bietet Cloud- sowie On-Premises-Bereitstellungsmodelle.

Wichtige Funktionen:

• Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachrichten.
• Einzel- und Gruppenkommunikation.
• Sprach- und Videoanrufe.
• Dateiaustausch.
• Unterschiedliche Bereitstellungsoptionen.

Geeignet für: Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit erhöhten Anforderungen an vertrauliche Geschäftskommunikation.

Zu beachten: Die verfügbaren Administrationsfunktionen, Integrationen und Bereitstellungsmöglichkeiten hängen von der konkreten Enterprise-Edition ab.

Welche Funktionen braucht ein Instant Messenger für Unternehmen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt sämtliche Funktionen einer Enterprise-Messaging-Plattform. Entscheidend ist, welche Kommunikationsabläufe unterstützt werden sollen.

Einzelchats, Gruppenchats und Dateiaustausch

Direktnachrichten eignen sich für kurze Abstimmungen. Gruppenchats und Kanäle ermöglichen die Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen, Projekten oder Arbeitsgruppen.

Wichtig sind nachvollziehbare Zugriffsrechte, eine geeignete Nachrichtenorganisation und die Möglichkeit, benötigte Dateien auszutauschen.

Sprach- und Videokommunikation

Komplexe technische Fragen oder Entscheidungen lassen sich häufig schneller in einem direkten Gespräch klären.

Deshalb sind Sprach- und Videoanrufe für viele Unternehmen ein Bestandteil der internen Kommunikation.

Wenn regelmäßig größere Besprechungen stattfinden, sollten zusätzlich Teilnehmerkapazität, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Konferenzraumunterstützung geprüft werden.

Zentrale Benutzerverwaltung

Bei wachsenden Organisationen wird eine individuelle Verwaltung von Benutzerkonten zunehmend aufwendig.

Relevante Funktionen sind:

• Active Directory und LDAP zur Anbindung bestehender Verzeichnisse.
• Single Sign-on für eine einheitliche Anmeldung.
• Rollen und Berechtigungen für unterschiedliche Benutzergruppen.
• Zentrale Deaktivierung beim Ausscheiden von Beschäftigten.
• Administrationsrichtlinien für Sicherheit und Zugriff.

Die Unterstützung dieser Funktionen kann von der Produktedition abhängen.

Externe Teilnehmer und Gastzugänge

Ein häufig unterschätztes Auswahlkriterium ist die Kommunikation mit externen Partnern.

Unternehmen sollten prüfen, ob Gäste ausschließlich an Besprechungen teilnehmen dürfen oder auch dauerhaft Nachrichten austauschen können.

Ebenso wichtig ist, ob sich externe Zugänge zeitlich begrenzen und auf bestimmte Kommunikationsbereiche beschränken lassen.

Cloud oder On-Premises: Welcher Enterprise Messenger ist sinnvoll?

Das Bereitstellungsmodell bestimmt, wer die Infrastruktur betreibt, wo Kommunikationsdaten gespeichert werden und welche Abhängigkeiten von externen Diensten entstehen.

Kriterium	Cloud-Messenger	On-Premises-Messenger
Infrastruktur	Anbieter	Unternehmen oder Dienstleister
Einrichtung	Meist schnell	Technische Installation erforderlich
Datenhaltung	Nach Anbieter- und Vertragsbedingungen	Innerhalb eigener Infrastruktur
Wartung	Überwiegend Anbieter	Betreiber
Internetabhängigkeit	Regulär erforderlich	Je nach Plattform und Lizenz vermeidbar
Kosten	Häufig laufende Gebühren	Lizenzen, Infrastruktur und Betrieb

Cloud-Messenger eignen sich besonders für Unternehmen, die ohne eigenen Serverbetrieb starten und vorhandene Cloud-Anwendungen integrieren möchten.

Self-Hosted-Lösungen sind dagegen relevant, wenn eine Organisation selbst über Datenhaltung, Serverkonfiguration und Netzwerkzugriffe entscheiden muss.

Ein eigener Server ist jedoch nicht automatisch die wirtschaftlichere oder sicherere Wahl. Unternehmen benötigen dafür geeignete Hardware, Administration, Sicherheitsaktualisierungen und Datensicherung.

Wer eine detaillierte Bewertung der Serverarchitektur benötigt, sollte zusätzlich die Anforderungen an einen selbst gehosteten Messenger untersuchen.

Datenschutz und Sicherheit: Welche Kriterien sind entscheidend?

Ein sicherer Messenger für Unternehmen sollte nicht ausschließlich anhand der Verschlüsselung bewertet werden.

Zur Informationssicherheit gehören auch Benutzerkonten, Endgeräte, Berechtigungen, Serverbetrieb und die Verarbeitung von Metadaten.

Transportverschlüsselung oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Transportverschlüsselung schützt Daten während der Übertragung zwischen Systemen.

Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können grundsätzlich nur die vorgesehenen Kommunikationsendpunkte Nachrichteninhalte entschlüsseln.

Welche Methode benötigt wird, hängt vom Schutzbedarf und den organisatorischen Anforderungen ab. Beispielsweise müssen Verschlüsselung, Archivierung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten miteinander vereinbar sein.

Ist ein Enterprise Messenger automatisch DSGVO-konform?

Nein. Weder der Betrieb in einer Cloud noch die Installation auf eigenen Servern garantiert die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung.

Relevant sind unter anderem die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, technische Schutzmaßnahmen und mögliche Übermittlungen personenbezogener Daten.

Self-Hosting kann Unternehmen mehr Kontrolle über Datenflüsse und Speicherorte ermöglichen. Die Verantwortung für die sichere Konfiguration und den Betrieb bleibt jedoch bestehen.

Sicherheitscheck vor der Einführung

Prüffrage	Bedeutung
Wer kann Nachrichteninhalte entschlüsseln?	Vertraulichkeit
Wo liegen Nachrichten und Dateien?	Datenhaltung
Wie werden Benutzer authentifiziert?	Zugriffsschutz
Können Konten zentral gesperrt werden?	Benutzerverwaltung
Welche Metadaten werden verarbeitet?	Datenschutz
Wie funktionieren Backups und Wiederherstellung?	Betriebssicherheit

Kann ein Enterprise Messenger ohne Internet funktionieren?

Ja, wenn die Kommunikationsplattform und alle notwendigen Dienste innerhalb eines lokalen Netzwerks betrieben werden können.

Dies ist beispielsweise für Industrieanlagen, Forschungseinrichtungen oder Organisationen mit isolierten IT-Netzwerken relevant.

Dabei genügt es nicht, den Messaging-Server lediglich im eigenen Rechenzentrum zu installieren. Auch Benutzeranmeldung, Lizenzprüfung und benötigte Kommunikationskomponenten müssen ohne externe Verbindung funktionieren.

Ein Beispiel ist TrueConf Server mit einer geeigneten kostenpflichtigen Lizenz, der für den unabhängigen Betrieb innerhalb abgeschotteter Netzwerke eingesetzt werden kann.

TrueConf Server Free benötigt dagegen eine regelmäßige Verbindung zum Registrierungsserver und ist deshalb nicht für einen dauerhaft vollständig isolierten Betrieb geeignet.

Auch bei anderen Self-Hosted-Lösungen können einzelne Funktionen von externen Diensten abhängen, beispielsweise mobile Push-Benachrichtigungen oder bestimmte Lizenz- und Erweiterungsdienste.

Unternehmen sollten daher die vollständige Betriebsarchitektur überprüfen, bevor sie sich für einen Messenger ohne Internetzugang entscheiden.

Warum ein integrierter Enterprise Messenger sinnvoll sein kann

Viele Unternehmen verwenden getrennte Anwendungen für Chats, Videokonferenzen und Konferenzräume.

Dadurch entstehen möglicherweise mehrere Benutzerverwaltungen, Lizenzmodelle und Administrationsoberflächen.

Eine integrierte Kommunikationsplattform kann diese Bereiche zusammenführen.

TrueConf Server verbindet beispielsweise persönliche und gruppenbasierte Nachrichten mit Sprach- und Videokommunikation. Über SIP- und H.323-Unterstützung können außerdem vorhandene Kommunikationssysteme eingebunden werden.

Ein solcher Ansatz eignet sich besonders für Organisationen, die neben Messaging regelmäßig größere Videobesprechungen durchführen oder bereits über professionelle Konferenzraumtechnik verfügen.

Ein eigenständiger Team-Messenger kann dagegen ausreichend sein, wenn hauptsächlich Textkommunikation und einfache Gruppenunterhaltungen benötigt werden.

Migration: Wie wechselt ein Unternehmen zu einem neuen Messenger?

Bei der Ablösung einer bestehenden Messaging-Plattform sollten nicht nur neue Benutzerkonten eingerichtet werden.

Der Wechsel kann Auswirkungen auf Nachrichtenverläufe, Dateien, Integrationen und bestehende Arbeitsabläufe haben.

Was muss vor der Migration geprüft werden?

Nicht jeder Enterprise Messenger unterstützt den Import von Nachrichten oder Gruppen aus konkurrierenden Anwendungen.

Deshalb sollten Unternehmen zunächst feststellen, welche Daten exportiert werden können und ob die neue Plattform entsprechende Importfunktionen bietet.

Falls eine vollständige Übertragung nicht möglich ist, müssen ältere Nachrichten gegebenenfalls separat archiviert werden.

Schrittweise Einführung

Ein kontrollierter Wechsel kann in mehreren Phasen erfolgen:

1. Bestehende Kommunikationsgruppen und Integrationen erfassen.
2. Benutzerverwaltung und Berechtigungen vorbereiten.
3. Einen Pilotbetrieb mit ausgewählten Abteilungen durchführen.
4. Nachrichten und Dateien übertragen oder archivieren.
5. Beschäftigte mit der neuen Anwendung vertraut machen.
6. Die bisherige Plattform nach erfolgreicher Umstellung abschalten.

Während der Übergangszeit sollte eindeutig festgelegt werden, welcher Kommunikationskanal für verbindliche interne Informationen verwendet wird.

So lässt sich vermeiden, dass wichtige Nachrichten in mehreren voneinander getrennten Systemen verbleiben.

Was kostet ein Enterprise Messenger?

Die tatsächlichen Kosten hängen von der Benutzerzahl, dem Lizenzmodell und dem benötigten Funktionsumfang ab.

Cloud-Dienste werden häufig über wiederkehrende Benutzergebühren abgerechnet. Bei On-Premises-Lösungen entstehen zusätzlich Kosten für Infrastruktur, Administration und Wartung.

Für einen wirtschaftlichen Vergleich sollten Unternehmen mindestens folgende Faktoren berücksichtigen:

• Softwarelizenzen und zusätzliche Funktionen.
• Server und Speicherressourcen.
• Administration und Sicherheitsaktualisierungen.
• Datensicherung und Wiederherstellung.
• Technischer Support.
• Migration und Schulung.
• Zukünftige Erweiterungen.

Ein Self-Hosted Messenger ist nicht grundsätzlich günstiger als ein Cloud-Dienst. Bei größeren Benutzerzahlen oder bereits vorhandener Infrastruktur kann sich jedoch eine andere langfristige Kostenstruktur ergeben.

Zusätzlich sollte geprüft werden, ob eine integrierte Kommunikationsplattform mehrere bisher getrennt lizenzierte Anwendungen ersetzen kann.

Enterprise Messenger auswählen: Checkliste für Unternehmen

Vor der Einführung empfiehlt sich ein Pilotprojekt unter realistischen Betriebsbedingungen.

Dabei sollten nicht nur Chats und Anrufe getestet werden, sondern auch sicherheitsrelevante und administrative Abläufe.

Prüfung	Erwartetes Ergebnis
Benutzeranmeldung	Integration in das vorgesehene Identitätssystem
Gruppenchats	Nachrichten erreichen berechtigte Teilnehmer
Dateiaustausch	Berechtigungen und Dateigrößen entsprechen den Anforderungen
Videokonferenzen	Qualität und Kapazität sind ausreichend
Kontodeaktivierung	Zugriffsrechte können zentral entzogen werden
Externe Teilnehmer	Gastzugänge lassen sich kontrollieren
Netzwerkausfall	Vorgesehene lokale Funktionen bleiben verfügbar
Datensicherung	Wiederherstellung wurde erfolgreich getestet

Die Tests sollten auch Ausnahmesituationen berücksichtigen, beispielsweise den Ausfall einzelner Serverkomponenten oder eingeschränkte Netzwerkverbindungen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Business Messenger und einem Enterprise Messenger?

Beide Begriffe bezeichnen Lösungen für geschäftliche Kommunikation. Enterprise Messenger werden häufig mit erweiterten Anforderungen an Verwaltung, Sicherheit, Skalierbarkeit und Integration verbunden. Eine verbindliche technische Abgrenzung existiert nicht.

Gibt es einen kostenlosen Instant Messenger für Unternehmen?

Ja. Einige Plattformen bieten kostenlose Editionen oder frei verfügbare Software an. TrueConf Server Free ermöglicht beispielsweise die Nutzung einer selbst gehosteten Kommunikationsplattform. Die kostenlose Version benötigt jedoch eine regelmäßige Verbindung zum Registrierungsserver. Auch Benutzerkapazität und enthaltene Funktionen hängen von den aktuellen Lizenzbedingungen ab.

Können Unternehmen einen Messenger ohne öffentliche Cloud betreiben?

Ja. Lösungen wie TrueConf Server, Rocket.Chat, Element und Threema OnPrem ermöglichen unterschiedliche Formen des eigenen Serverbetriebs. Dabei müssen die technischen Voraussetzungen und die Funktionen der jeweiligen Edition berücksichtigt werden.

Ist Self-Hosting automatisch DSGVO-konform?

Nein. Die Speicherung auf eigenen Servern kann die Kontrolle über personenbezogene Daten erleichtern. Die Organisation muss dennoch alle anwendbaren Datenschutzanforderungen erfüllen, darunter angemessene Sicherheitsmaßnahmen, rechtmäßige Datenverarbeitung und definierte Aufbewahrungsfristen.

Können externe Partner einen Enterprise Messenger nutzen?

Das hängt von der Plattform ab. Einige Lösungen unterstützen Gastkonten oder organisationsübergreifende Kommunikation. Unternehmen sollten prüfen, welche Berechtigungen externe Teilnehmer erhalten und ob deren Zugriff auf bestimmte Projekte, Gruppen oder Besprechungen beschränkt werden kann.

Fazit

Ein Instant Messenger für Unternehmen sollte nicht allein anhand seiner Chat-Funktionen ausgewählt werden. Entscheidend sind das Bereitstellungsmodell, die zentrale Benutzerverwaltung, die Sicherheit und die Integration in bestehende Unternehmenssysteme.

Microsoft Teams und Slack eignen sich besonders für cloudorientierte Zusammenarbeit. Element und Rocket.Chat ermöglichen selbst verwaltete Messaging-Infrastrukturen. Threema und Wire bieten Lösungen für vertrauliche Geschäftskommunikation.

TrueConf Server verbindet Enterprise Messaging mit Videokonferenzen und der Integration bestehender Kommunikationssysteme auf eigenen Servern. Die Plattform ist insbesondere für Organisationen relevant, die ihre interne Kommunikation zentral verwalten und unabhängig von einer öffentlichen Cloud betreiben möchten.

Die passende Lösung ergibt sich aus den tatsächlichen Anforderungen an Kommunikation, Datenschutz, Infrastruktur und langfristigen Betrieb.

Wenn Ihr Team hauptsächlich…	Dann brauchen Sie vor allem…	Beispiele
schreibt, telefoniert und Videomeetings durchführt	Kommunikationsplattform	TrueConf Server, Microsoft Teams
Aufgaben, Fristen und Verantwortliche koordiniert	Projektmanagement	ClickUp, Trello
gemeinsam Dokumente erstellt	Office-Collaboration	Microsoft 365
Wissen dokumentiert und strukturiert	Wissensplattform	Notion
visuell plant und brainstormt	Visual Collaboration	Miro

Die wichtigsten Unterschiede:

• Kommunikationssoftware organisiert Gespräche: Chat, Audio, Video und Dateien.
• Projektmanagement-Software organisiert Arbeit: Aufgaben, Fristen, Verantwortliche und Status.
• Wissensplattformen organisieren dauerhaft benötigte Informationen.
• Office-Tools unterstützen die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
• Eine All-in-One-Lösung ist nur sinnvoll, wenn sie die täglich benötigten Arbeitsabläufe tatsächlich abdeckt.

Kommunikationssoftware oder Projektmanagement: Was braucht das Team?

Das ist die wichtigste Entscheidung vor der Produktauswahl.

Ein Messenger, eine Videokonferenzplattform und ein Projektmanagement-System können alle als „Software für Teamarbeit“ bezeichnet werden. Sie sind trotzdem keine direkten Alternativen.

Kommunikationssoftware beantwortet:

Wie sprechen, schreiben und treffen wir uns?

Projektmanagement-Software beantwortet:

Wer erledigt welche Aufgabe bis wann?

Bedarf	Kommunikationsplattform	Projektmanagement
Direkte Nachrichten	zentral	ergänzend
Gruppenchats	zentral	ergänzend
Videoanrufe	zentral	selten Schwerpunkt
Bildschirmfreigabe	häufig integriert	selten Schwerpunkt
Dateiaustausch im Gespräch	zentral	abhängig vom Produkt
Aufgaben und Verantwortliche	teilweise	zentral
Fristen und Status	teilweise	zentral
Projektplanung	begrenzt	zentral
Gantt / Abhängigkeiten	selten	je nach Lösung umfangreich

Ein Team mit vielen täglichen Abstimmungen braucht daher nicht automatisch ein umfangreiches Projektmanagement-System.

Umgekehrt ersetzt eine Kommunikationsplattform kein spezialisiertes Projektmanagement, wenn komplexe Abhängigkeiten, Ressourcenplanung oder detaillierte Projektberichte erforderlich sind.

Wann ist TrueConf Server die passende Software für Teamarbeit?

TrueConf Server ist besonders relevant, wenn Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer zentral verwalteten Umgebung organisiert werden sollen.

Chat und Videokommunikation gehören zum selben Arbeitsablauf

Mitarbeiter können Nachrichten austauschen, Dateien senden und bei Bedarf direkt zu Audio- oder Videokommunikation wechseln.

Damit müssen alltägliche Gespräche nicht zwischen getrennten Messenger- und Videokonferenzdiensten verteilt werden.

Kommunikation soll in der eigenen Infrastruktur betrieben werden

TrueConf Server kann auf der vom Unternehmen kontrollierten Infrastruktur bereitgestellt werden.

Die Plattform eignet sich dadurch auch für Organisationen, bei denen Kommunikationssysteme nicht ausschließlich als öffentliche Cloud-Dienste betrieben werden sollen.

Kommunikation muss auch ohne permanente Internetverbindung funktionieren

Die vollständige Version von TrueConf Server kann autonom innerhalb eines privaten Netzwerks betrieben werden.

Das ist besonders relevant für interne oder isolierte Unternehmensnetze.

Bestehende Unternehmenssysteme sollen weiterverwendet werden

LDAP/LDAPS ermöglicht die Anbindung bestehender Verzeichnisdienste.

SIP- und H.323-Unterstützung erlaubt zusätzlich die Integration vorhandener Videokonferenzräume und Endpunkte.

Teamkommunikation und große Meetings sollen über dieselbe Plattform laufen

Neben Chats und direkten Gesprächen unterstützt TrueConf Server Gruppen-Videokonferenzen mit bis zu 2.000 Teilnehmern.

Damit kann dieselbe Kommunikationsumgebung sowohl für tägliche Teamarbeit als auch für größere interne Veranstaltungen eingesetzt werden.

Software für Teamarbeit im Vergleich

Die folgenden Produkte lösen unterschiedliche Teile der Teamarbeit. Deshalb ist es sinnvoller, sie nach Einsatzszenario und Ausschlusskriterien zu vergleichen als nach einer gemeinsamen Feature-Liste.

Lösung	Am besten für	Stärke	Nicht die erste Wahl, wenn…
TrueConf Server	interne Kommunikation, Video und On-Premise	Chat, Video, Dateien und eigene Infrastruktur	komplexes Projektmanagement der Hauptbedarf ist
Microsoft Teams	Unternehmen mit Microsoft 365	tiefe Integration in Microsoft-Dienste	unabhängiger On-Premise-Betrieb im Mittelpunkt steht
ClickUp	Projektsteuerung und Workflows	Aufgaben, Status und Automatisierung	Kommunikation der zentrale Arbeitsprozess ist
Trello	einfache visuelle Aufgabenverwaltung	übersichtliche Boards	komplexe Unternehmenskommunikation benötigt wird
Notion	Wissen und Dokumentation	flexible Seiten und Datenbanken	Echtzeitkommunikation im Mittelpunkt steht
Miro	Workshops und visuelle Zusammenarbeit	Whiteboards und visuelle Planung	tägliche Teamkommunikation gesucht wird

TrueConf Server

TrueConf Server verbindet persönliche und Gruppenchats, Channels, Dateien, Audio- und Videokommunikation innerhalb einer selbst betriebenen Plattform.

Die Lösung eignet sich besonders für Organisationen, die ihre interne Kommunikation zentralisieren und gleichzeitig Kontrolle über die zugrunde liegende Infrastruktur behalten möchten.

TrueConf ist dagegen kein Ersatz für ein spezialisiertes Projektmanagement-System, wenn komplexe Projektpläne, Gantt-Diagramme oder umfangreiche Workflow-Automatisierungen im Mittelpunkt stehen.

Microsoft Teams

Microsoft Teams verbindet Chat, Meetings, Dateien und weitere Dienste aus Microsoft 365.

Die Plattform ist besonders naheliegend, wenn Outlook, SharePoint, OneDrive, Word, Excel und andere Microsoft-Dienste bereits fester Bestandteil der Arbeitsumgebung sind.

Der Schwerpunkt liegt auf cloudbasierter Zusammenarbeit innerhalb des Microsoft-Ökosystems.

ClickUp

ClickUp konzentriert sich auf Aufgaben, Projekte und strukturierte Workflows.

Die Plattform eignet sich für Teams, die Zuständigkeiten, Status, Fristen und komplexere Arbeitsabläufe detailliert abbilden möchten.

Für Unternehmen, deren Hauptbedarf tägliche Kommunikation und Videomeetings sind, kann der Projektmanagement-Fokus dagegen überdimensioniert sein.

Trello

Trello organisiert Arbeit über Boards, Listen und Karten.

Die Lösung eignet sich besonders für:

• einfache Aufgabenverwaltung,
• kleine Projekte,
• Redaktionspläne,
• visuelle Workflows,
• gemeinsame To-do-Listen.

Trello ist jedoch nicht als zentrale Plattform für Unternehmensmessaging und Videokonferenzen ausgelegt.

Notion

Notion kombiniert Seiten, Datenbanken, Dokumentation und einfache Aufgabenverwaltung.

Die Plattform ist besonders für interne Wikis, Prozessdokumentation und flexible Wissensstrukturen geeignet.

Echtzeitkommunikation gehört nicht zu den Kernaufgaben des Produkts.

Miro

Miro konzentriert sich auf visuelle Zusammenarbeit.

Teams können Whiteboards für Workshops, Brainstorming, Prozessdarstellungen und gemeinsame Planung verwenden.

Als permanenter Ersatz für Messaging, Videokommunikation oder strukturiertes Projektmanagement ist die Plattform nicht konzipiert.

Cloud oder On-Premise für Teamarbeit?

Bei der Auswahl sollte nicht nur die Funktionsliste betrachtet werden. Auch das Bereitstellungsmodell kann den möglichen Einsatz deutlich verändern.

Kriterium	Cloud	On-Premise
Serverbetrieb	Anbieter	Unternehmen oder Dienstleister
Start	meist schnell	Installation erforderlich
Infrastruktur	wird bereitgestellt	muss geplant werden
Datenstandort	abhängig vom Anbieter	selbst kontrollierbar
Updates	Anbieter	intern planbar
Internetabhängigkeit	meist erforderlich	produktabhängig
Integration interner Systeme	abhängig vom Anbieter	häufig weitreichender
Betriebsaufwand	geringer	höher

Wann ist Cloud sinnvoll?

Cloudbasierte Teamarbeit-Software eignet sich vor allem, wenn:

• ein schneller Start wichtig ist,
• keine eigene Serverinfrastruktur betrieben werden soll,
• externe Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht,
• standardisierte Betriebsmodelle ausreichen.

Wann ist On-Premise sinnvoll?

On-Premise kann wichtiger sein, wenn:

• Kommunikation innerhalb kontrollierter Infrastruktur bleiben soll,
• interne Netzwerke besondere Anforderungen haben,
• LDAP oder andere Unternehmenssysteme eingebunden werden sollen,
• bestehende Videokonferenztechnik integriert werden muss,
• die Kommunikation auch ohne permanente Internetverbindung funktionieren soll.

TrueConf Server deckt genau diesen zweiten Einsatzbereich ab und verbindet dabei Kommunikationsfunktionen mit einem selbst betriebenen Bereitstellungsmodell.

Was ist Software für Teamarbeit?

Software für Teamarbeit umfasst Anwendungen für Kommunikation, Aufgaben, gemeinsame Inhalte und Wissensaustausch.

Der Begriff bezeichnet deshalb keine einzelne Produktkategorie. Messenger, Videokonferenzplattformen, Projektmanagement-Systeme, Office-Suiten und Wissensplattformen unterstützen jeweils unterschiedliche Teile der Zusammenarbeit.

Das erklärt auch, warum direkte Vergleiche zwischen allen Collaboration-Tools schnell irreführend werden: Ein Whiteboard, ein Messenger und ein Projektmanagement-System können alle Teamarbeit unterstützen, lösen aber nicht dieselbe Aufgabe.

Welche Funktionen sind wirklich nötig?

Die relevanten Funktionen ergeben sich aus dem Arbeitsprozess des Teams.

Aufgabe	Wichtige Funktionen
schnelle Abstimmung	Chat, Channels, Suche
Besprechungen	Video, Audio, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung
Dateiaustausch	Dateien senden, wiederfinden und gemeinsam nutzen
Projektsteuerung	Aufgaben, Fristen, Verantwortliche, Status
Wissensmanagement	Seiten, Dokumentation, Suche
Unternehmensverwaltung	LDAP/AD, SSO, Rollen und Rechte

Eine lange Feature-Liste ist daher kein Qualitätsmerkmal für sich.

Eine Funktion hat nur dann einen praktischen Wert, wenn sie einen häufigen Arbeitsablauf tatsächlich unterstützt.

Eine Plattform oder mehrere Tools?

Nicht jedes Unternehmen sollte alle Funktionen in eine einzige Anwendung verschieben.

Eine bessere Entscheidungsregel ist:

Eine zentrale Plattform reicht häufig aus, wenn…

• Chat, Videomeetings und Dateien den größten Teil der täglichen Zusammenarbeit ausmachen,
• dieselben Mitarbeiter dieselben Kommunikationswerkzeuge benötigen,
• mehrere bestehende Anwendungen denselben Zweck erfüllen.

Spezialisierte Anwendungen sollten ergänzt werden, wenn…

• komplexes Projektmanagement erforderlich ist,
• Entwicklungsprozesse einen spezialisierten Issue-Tracker brauchen,
• Designarbeit professionelle Kreativwerkzeuge erfordert,
• umfangreiche gemeinsame Dokumentbearbeitung im Mittelpunkt steht.

Tools sollten konsolidiert werden, wenn…

zwei oder mehr Anwendungen denselben Arbeitsjob erfüllen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise zwei Messenger, mehrere separate Meeting-Dienste und verschiedene Orte für denselben Dateiaustausch verwendet, erhöht jedes zusätzliche Werkzeug die Zahl möglicher Ablageorte und Kommunikationswege.

Welche Teamarbeit-Software passt zu welchem Szenario?

Szenario	Primärer Software-Typ
tägliche interne Abstimmung	Kommunikationsplattform
viele Videomeetings	Kommunikations- / Videoplattform
komplexe Projekte und Deadlines	Projektmanagement
gemeinsame Dokumenterstellung	Office-Collaboration
interne Prozesse dokumentieren	Wissensplattform
Workshops und Brainstorming	Visual Collaboration
Kommunikation im eigenen Netzwerk	On-Premise-Kommunikationsplattform
bestehende SIP/H.323-Räume einbinden	Enterprise-Kommunikationsplattform

Diese Zuordnung ist meist hilfreicher als eine pauschale Rangliste.

Ein Produkt kann sehr leistungsfähig sein und trotzdem die falsche Wahl darstellen, wenn sein Schwerpunkt nicht zum wichtigsten Arbeitsprozess passt.

Warum TrueConf Server für kommunikationsintensive Teams?

Für Teams, die einen großen Teil ihrer Zusammenarbeit über Gespräche, Meetings und Dateiaustausch organisieren, bündelt TrueConf Server die zentralen Kommunikationswege.

Persönliche und Gruppenkommunikation

Mitarbeiter können persönliche Chats, Gruppenchats und Channels für laufende Diskussionen nutzen.

Dadurch lassen sich direkte Abstimmungen und thematische Kommunikation voneinander trennen.

Vom Chat direkt zum Gespräch

Wenn ein Thema schriftlich nicht effizient geklärt werden kann, stehen Audio- und Videokommunikation innerhalb derselben Plattform zur Verfügung.

Dateien im Kommunikationskontext

Dateien können direkt innerhalb der Teamkommunikation ausgetauscht werden.

Damit bleiben Dokumente näher an den Diskussionen, zu denen sie gehören.

Benutzer zentral verwalten

LDAP/LDAPS und SSO erleichtern die Integration in vorhandene Unternehmensstrukturen.

Das ist besonders relevant, wenn Benutzer nicht separat für jedes Kommunikationstool verwaltet werden sollen.

Bestehende Besprechungsräume integrieren

SIP und H.323 ermöglichen die Einbindung kompatibler Videokonferenz-Endpunkte und vorhandener Raumtechnik.

On-Premise statt ausschließlich Cloud

TrueConf Server kann auf eigener Infrastruktur installiert und innerhalb privater Netzwerke betrieben werden.

Für Unternehmen, die Kommunikation nicht ausschließlich über öffentliche Cloud-Dienste abwickeln möchten, ist das ein wesentlicher Unterschied zu vielen klassischen Collaboration-Tools.

Checkliste: Software für Teamarbeit auswählen

Vor der Einführung sollte ein Unternehmen zuerst den Arbeitsprozess und erst danach einzelne Produkte vergleichen.

1. Was ist der wichtigste Arbeitsprozess?

Geht es hauptsächlich um Kommunikation, Projektplanung, Dokumentbearbeitung oder Wissensmanagement?

2. Welche Funktionen werden täglich genutzt?

Häufig genutzte Arbeitsabläufe sollten stärker gewichtet werden als selten benötigte Zusatzfunktionen.

3. Welche vorhandenen Tools erfüllen bereits denselben Zweck?

Eine neue Anwendung sollte Doppelungen reduzieren und nicht einfach einen weiteren Kommunikationsweg hinzufügen.

4. Braucht das Team Chat und Videomeetings in derselben Umgebung?

Bei kommunikationsintensiven Teams kann dies Tool-Wechsel deutlich reduzieren.

5. Wird detailliertes Projektmanagement benötigt?

Dann sollte ein spezialisiertes Projektmanagement-System eingeplant werden.

6. Wo soll die Plattform betrieben werden?

Cloud und On-Premise unterscheiden sich nicht nur beim Hosting, sondern auch bei Administration, Integration und Betriebsverantwortung.

7. Muss die Kommunikation ohne permanente Internetverbindung funktionieren?

Diese Anforderung schränkt die Auswahl deutlich ein.

8. Müssen LDAP, Active Directory oder SSO angebunden werden?

Bei größeren Organisationen ist die Integration der Benutzerverwaltung ein wichtiger Auswahlfaktor.

9. Gibt es vorhandene Videokonferenzräume?

Dann sollte geprüft werden, ob SIP- oder H.323-Systeme weiterverwendet werden können.

FAQ

Kann Software für Teamarbeit auch ohne Cloud betrieben werden?

Ja. Einige Plattformen können innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben werden. TrueConf Server ist beispielsweise als On-Premise-Kommunikationsplattform verfügbar und kann auch innerhalb privater Netzwerke eingesetzt werden.

Braucht ein Team neben einem Messenger noch Projektmanagement-Software?

Das hängt vom Arbeitsprozess ab. Für tägliche Kommunikation kann ein Messenger beziehungsweise eine Kommunikationsplattform ausreichen. Wenn Aufgaben, Fristen, Abhängigkeiten und Projektstatus detailliert gesteuert werden müssen, ist zusätzlich ein Projektmanagement-System sinnvoll.

Kann eine Kommunikationsplattform Projektmanagement ersetzen?

Für einfache Abstimmungen und kleinere Aufgaben teilweise. Bei komplexen Projekten mit Abhängigkeiten, Ressourcenplanung, Gantt-Diagrammen oder umfangreichen Workflows ist spezialisierte Projektmanagement-Software in der Regel besser geeignet.

Wann lohnt sich On-Premise-Software für Teamarbeit?

On-Premise ist besonders relevant, wenn Kommunikation innerhalb kontrollierter Infrastruktur betrieben werden soll, Unternehmensverzeichnisse integriert werden müssen oder die Plattform auch in privaten beziehungsweise eingeschränkt verbundenen Netzwerken funktionieren soll.

Wie viele Collaboration-Tools sollte ein Team verwenden?

Es gibt keine ideale feste Zahl. Ein Team sollte so viele Anwendungen einsetzen, wie unterschiedliche Arbeitsaufgaben tatsächlich erfordern. Wenn mehrere Programme denselben Zweck erfüllen, sollte geprüft werden, ob diese Überschneidung einen praktischen Nutzen hat.

Was ist eine On-Premise-Videokonferenz?

Bei einer On-Premise-Videokonferenz wird die zentrale Kommunikationsplattform innerhalb einer vom Unternehmen kontrollierten Infrastruktur installiert. Dafür können physische Server oder virtuelle Maschinen im eigenen Rechenzentrum beziehungsweise in einer selbst verwalteten Umgebung verwendet werden.

Im Unterschied zu einer Public-Cloud-Lösung betreibt nicht der Videokonferenzanbieter die zentrale Plattform, sondern die Organisation selbst oder ein von ihr beauftragter Dienstleister.

Je nach Produkt können dadurch Benutzerverwaltung, Medienverkehr, Chats, Dateien, Aufzeichnungen und Administration innerhalb der eigenen Infrastruktur bleiben.

Entscheidend ist deshalb nicht nur die Frage, ob eine Lösung auf dem eigenen Server läuft, sondern welche Kommunikationskomponenten tatsächlich lokal betrieben werden und welche externen Dienste weiterhin benötigt werden.

Was bleibt bei einer On-Premise-Videokonferenz tatsächlich in der eigenen Infrastruktur?

„On-Premise“ beschreibt zunächst das Bereitstellungsmodell. Für die tatsächliche Kontrolle über die Kommunikation ist entscheidend, wo einzelne Komponenten verarbeitet oder gespeichert werden.

Benutzerkonten und Zugriffsrechte

Benutzer können lokal verwaltet oder über vorhandene Verzeichnisdienste wie LDAP beziehungsweise Active Directory eingebunden werden.

Dadurch lässt sich die Benutzerverwaltung in bestehende Unternehmensprozesse integrieren, anstatt ein separates Verzeichnis beim Videokonferenzanbieter zu führen.

Audio- und Videodatenströme

Der Medienverkehr ist der zentrale Bestandteil jeder Videokonferenz.

Bei einer vollständig lokalen Architektur werden Audio- und Videodaten über Komponenten innerhalb der kontrollierten Infrastruktur verarbeitet.

Gerade bei sensiblen Meetings sollte deshalb geprüft werden, ob Medienströme tatsächlich lokal bleiben oder teilweise über externe Infrastruktur geführt werden.

Chats und Dateien

Videokonferenzplattformen umfassen häufig auch Messaging und Dateiaustausch.

Unternehmen sollten daher nicht nur die Verarbeitung von Audio und Video prüfen, sondern auch klären, wo Chatnachrichten und übertragene Dateien gespeichert werden.

Aufzeichnungen

Konferenzaufzeichnungen können vertrauliche Gesprächsinhalte enthalten.

Bei einer On-Premise-Lösung kann die Organisation selbst festlegen, wo Aufzeichnungen gespeichert werden und welche Benutzer beziehungsweise Administratoren Zugriff darauf erhalten.

Administration

Auch die Verwaltung der Plattform selbst ist relevant.

Unternehmen sollten prüfen, ob Benutzer, Konferenzen, Servereinstellungen und Updates lokal administriert werden können oder ob weiterhin ein externes Anbieterportal erforderlich ist.

On-Premise, Self-Hosted oder Private Cloud: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden häufig synonym verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Aspekte des Betriebsmodells.

Modell	Infrastruktur	Betrieb	Internet erforderlich?
Public Cloud	Infrastruktur des Anbieters	Anbieter	in der Regel ja
Private Cloud	dedizierte Cloud-Umgebung	Unternehmen oder Dienstleister	meist ja
Self-Hosted	selbst gewählte Infrastruktur	Organisation	abhängig von der Lösung
On-Premise	eigene bzw. kontrollierte Infrastruktur	Organisation	abhängig von der Lösung
Isoliertes Netzwerk	vom Internet getrennte Infrastruktur	Organisation	nein

On-Premise bedeutet daher nicht automatisch Offline-Betrieb.

Eine Anwendung kann lokal installiert sein und trotzdem externe Dienste für Anmeldung, Lizenzierung, Medienverarbeitung oder andere Funktionen benötigen.

Wenn eine Organisation Videokonferenzen vollständig ohne Internetzugang betreiben möchte, muss die Plattform ausdrücklich für einen autonomen Betrieb ausgelegt sein.

Wann lohnt sich eine On-Premise-Videokonferenz?

Eine lokale Bereitstellung ist besonders relevant, wenn mindestens eine der folgenden Anforderungen besteht:

Anforderung	Warum On-Premise relevant ist
Daten sollen in kontrollierter Infrastruktur bleiben	Speicherort und Zugriffswege können selbst festgelegt werden
Kommunikation muss ohne Internet funktionieren	geeignete Plattformen können vollständig im lokalen Netzwerk arbeiten
SIP/H.323-Systeme sind bereits vorhanden	bestehende Raumtechnik kann weiterverwendet werden
LDAP oder Active Directory soll genutzt werden	Benutzerverwaltung lässt sich in vorhandene Prozesse integrieren
Updates sollen intern geplant werden	die IT-Abteilung bestimmt Wartungs- und Aktualisierungszeitpunkte
Kommunikation findet in geschlossenen Netzen statt	externe Cloud-Dienste können vermieden werden
Infrastruktur soll an eigene Anforderungen angepasst werden	Netzwerk, Server und Zugriffsmodelle bleiben unter eigener Kontrolle

Für kleinere Teams ohne besondere Infrastruktur-, Integrations- oder Datenanforderungen kann eine Public-Cloud-Lösung dagegen einfacher zu betreiben sein.

Kann eine On-Premise-Videokonferenz ohne Internet funktionieren?

Ja, sofern die verwendete Plattform für einen autonomen Betrieb ausgelegt ist.

Das ist jedoch keine automatische Eigenschaft jeder On-Premise-Lösung. Einige Produkte benötigen trotz lokaler Installation weiterhin Verbindungen zu externen Diensten.

TrueConf Server kann vollständig innerhalb eines privaten Netzwerks betrieben werden. Die Plattform benötigt für den laufenden Kommunikationsbetrieb keine permanente Verbindung zu öffentlichen Cloud-Diensten und kann dadurch auch in isolierten Netzwerkumgebungen eingesetzt werden.

Das ist besonders relevant für Organisationen, die ihre interne Kommunikation nicht von der Verfügbarkeit externer Cloud-Dienste abhängig machen möchten.

Können externe Teilnehmer an einer On-Premise-Videokonferenz teilnehmen?

Ja. On-Premise bedeutet nicht, dass Meetings ausschließlich innerhalb des lokalen Netzwerks stattfinden müssen.

Die Organisation entscheidet über die Netzwerkarchitektur und kann die Plattform beispielsweise:

• ausschließlich innerhalb des LAN verfügbar machen,
• kontrolliert für externe Teilnehmer erreichbar machen,
• Gastzugänge für Kunden oder Partner bereitstellen,
• interne und externe Kommunikationswege voneinander trennen.

Welche Variante geeignet ist, hängt vom Einsatzszenario ab.

Ein vollständig isoliertes Kommunikationssystem hat andere Anforderungen als eine Plattform, über die regelmäßig Kunden, Lieferanten oder externe Projektpartner an Videokonferenzen teilnehmen.

Welche Infrastruktur wird für On-Premise-Videokonferenzen benötigt?

Der Ressourcenbedarf hängt unter anderem von der Anzahl gleichzeitiger Benutzer, parallelen Meetings, Videoqualität und zusätzlichen Kommunikationsfunktionen ab.

Server

Die Plattform kann je nach Produkt auf einem physischen Server oder einer virtuellen Maschine betrieben werden.

Wichtig sind ausreichende CPU- und RAM-Ressourcen für die erwartete Anzahl gleichzeitiger Verbindungen.

TrueConf Server unterstützt beispielsweise Bereitstellungen auf Windows Server und Linux sowie auf physischer oder virtualisierter Infrastruktur.

Netzwerk

Videokonferenzen erzeugen kontinuierlichen Echtzeitverkehr.

Deshalb müssen Bandbreite, Routing, Firewalls und gegebenenfalls externe Erreichbarkeit bereits bei der Planung berücksichtigt werden.

Relevant ist insbesondere die Anzahl gleichzeitig aktiver Videoverbindungen.

Speicher

Wenn Meetings aufgezeichnet oder Dateien über die Plattform ausgetauscht werden, sollte zusätzlicher Speicher für diese Daten eingeplant werden.

Speicherbedarf und Aufbewahrungsdauer sollten vor dem produktiven Rollout definiert werden.

Benutzerverzeichnis

Bei größeren Installationen ist die Integration mit LDAP oder Active Directory sinnvoll, damit Benutzer nicht parallel in mehreren Systemen gepflegt werden müssen.

Monitoring, Backups und Updates

Mehr Kontrolle bedeutet auch mehr Verantwortung für den Betrieb.

Beim Eigenbetrieb muss festgelegt werden, wer Serverzustand, Datensicherung, Updates und Wiederherstellung überwacht.

On-Premise oder Cloud: Welche Videokonferenz passt besser?

Beide Modelle haben unterschiedliche Schwerpunkte.

Kriterium	On-Premise	Public Cloud
Infrastruktur	eigene bzw. kontrollierte Infrastruktur	Infrastruktur des Anbieters
Datenstandort	selbst bestimmbar	abhängig vom Anbieter
Internetabhängigkeit	abhängig von der Lösung; Offline-Betrieb möglich	normalerweise erforderlich
Updates	durch eigene IT planbar	durch Anbieter gesteuert
Benutzerverwaltung	lokale Integration möglich	abhängig von Anbieterfunktionen
SIP/H.323-Integration	produktabhängig, teilweise direkt integriert	produktabhängig
Anpassbarkeit	meist umfangreicher	stärker standardisiert
Betrieb	eigene IT oder Dienstleister	Anbieter
Skalierung	eigene Ressourcen müssen dimensioniert werden	Infrastruktur wird durch Anbieter bereitgestellt

Eine Cloud-Lösung reduziert den eigenen Betriebsaufwand und eignet sich daher für Organisationen, die möglichst schnell starten und wenig eigene Infrastruktur verwalten möchten.

On-Premise ist dagegen vor allem dann relevant, wenn Netzwerkarchitektur, Datenstandort, bestehende Systeme oder autonome Kommunikation zu den zentralen Auswahlkriterien gehören.

Welche Funktionen sollte eine On-Premise-Videokonferenzlösung bieten?

Bei der Auswahl reicht es nicht aus, nur Videobild, Tonqualität oder maximale Teilnehmerzahlen zu vergleichen.

Für Unternehmensumgebungen sind insbesondere folgende Kriterien relevant:

Autonomer Betrieb

Wenn Kommunikation auch ohne öffentlichen Internetzugang funktionieren soll, muss die Plattform diesen Betriebsmodus ausdrücklich unterstützen.

LDAP und Active Directory

Eine Verzeichnisintegration vereinfacht die Benutzerverwaltung und verhindert parallele Benutzerbestände.

SIP und H.323

Diese Protokolle sind relevant, wenn bereits Videokonferenzräume, Endpunkte, MCUs oder andere professionelle AV-Systeme vorhanden sind.

Gastzugang

Wenn externe Teilnehmer regelmäßig eingebunden werden, sollte sich deren Zugang getrennt von internen Benutzerkonten steuern lassen.

Browser-, Desktop- und mobile Clients

Die Plattform sollte unterschiedliche Arbeitsplatz- und Geräteszenarien unterstützen.

Aufzeichnung

Unternehmen sollten festlegen können, wo Aufzeichnungen gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf.

Administration und Monitoring

Administratoren benötigen Werkzeuge für Benutzerverwaltung, Serverzustand, Konferenzkontrolle und Fehleranalyse.

Skalierung

Neben der Gesamtzahl registrierter Benutzer sollten vor allem die maximale Konferenzgröße und die Anzahl paralleler Meetings betrachtet werden.

On-Premise-Videokonferenzlösungen im Vergleich

Für den Eigenbetrieb stehen sowohl kommerzielle Plattformen als auch Open-Source-Projekte zur Verfügung. Sie unterscheiden sich insbesondere bei autonomem Betrieb, Integration bestehender Videokonferenztechnik und technischem Betriebsaufwand.

Lösung	Typischer Einsatz	Isolierter Betrieb	SIP/H.323	Besonderheit
TrueConf Server	Unternehmenskommunikation und geschlossene Netze	Ja	Ja	Video, Messaging und vorhandene Raumtechnik in einer Plattform
Pexip Infinity	komplexe Enterprise-Videoinfrastruktur	Ja	Ja	Fokus auf Video-Interoperabilität
OpenTalk	souveräne und containerbasierte Infrastruktur	abhängig vom Deployment	abhängig von Architektur	Kubernetes und offene Schnittstellen
Jitsi Meet	selbst verwaltete Videokonferenzen	möglich	nicht der Schwerpunkt	Open Source
BigBlueButton	Unterricht und virtuelle Schulungen	möglich	nicht der Schwerpunkt	Funktionen für digitale Lernumgebungen

TrueConf Server

TrueConf Server kombiniert Videokonferenzen, Messaging und Dateiaustausch in einer selbst betriebenen Kommunikationsplattform.

Für On-Premise-Szenarien besonders relevant sind der autonome Betrieb ohne öffentliche Cloud, die Unterstützung von SIP und H.323 sowie die Integration mit LDAP/LDAPS.

Eine einzelne Videokonferenz kann bis zu 2.000 Teilnehmer umfassen.

Damit eignet sich TrueConf Server insbesondere für Organisationen, die Video, interne Kommunikation und vorhandene Konferenzraumtechnik innerhalb einer zentral verwalteten On-Premise-Umgebung zusammenführen möchten.

Pexip Infinity

Pexip ist auf große und heterogene Videoinfrastrukturen ausgerichtet.

Die Plattform unterstützt selbst gehostete Bereitstellungen und legt einen starken Schwerpunkt auf Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Videokonferenzsystemen und Endpunkten.

OpenTalk

OpenTalk bietet eine On-Premise-Variante und richtet sich unter anderem an Organisationen, die containerbasierte und offen integrierbare Infrastrukturen einsetzen.

Kubernetes und offene Schnittstellen spielen bei der technischen Bereitstellung eine zentrale Rolle.

Jitsi Meet

Jitsi Meet ist eine Open-Source-Lösung, die auf eigener Infrastruktur installiert werden kann.

Sie bietet hohe technische Flexibilität, setzt für Betrieb, Skalierung, Monitoring und Wartung jedoch entsprechendes internes Know-how voraus.

BigBlueButton

BigBlueButton ist ebenfalls Open Source, wurde aber insbesondere für digitale Lern- und Schulungsumgebungen entwickelt.

Funktionen für virtuelle Klassenräume und Online-Unterricht stehen daher stärker im Mittelpunkt als klassische Unternehmenskommunikation.

TrueConf Server für On-Premise-Videokonferenzen

TrueConf Server ist darauf ausgelegt, Videokommunikation nicht als externen Cloud-Dienst, sondern als Bestandteil der eigenen IT-Infrastruktur zu betreiben.

Autonomer Betrieb in privaten und isolierten Netzwerken

TrueConf Server kann innerhalb eines privaten oder vollständig isolierten Netzwerks arbeiten.

Für laufende Videokonferenzen, Messaging und interne Kommunikation ist keine permanente Verbindung zu öffentlichen Cloud-Diensten erforderlich.

Damit kann die Plattform auch dort eingesetzt werden, wo Internetzugriff eingeschränkt oder nicht vorgesehen ist.

Vorhandene Videokonferenztechnik weiterverwenden

TrueConf Server unterstützt SIP und H.323 und kann dadurch vorhandene Videokonferenz-Endpunkte und Raumsysteme in die Kommunikationsumgebung einbinden.

LDAP/LDAPS ermöglicht zusätzlich die Integration in bestehende Unternehmensverzeichnisse.

Unternehmen können damit Teile ihrer vorhandenen Kommunikationsinfrastruktur weiterverwenden, anstatt für eine neue Plattform sämtliche Systeme parallel neu aufzubauen.

Video, Messaging und große Meetings in einer Plattform

Neben Videokonferenzen stehen persönliche und Gruppen-Chats sowie Dateiaustausch zur Verfügung.

Eine einzelne Videokonferenz kann bis zu 2.000 Teilnehmer verbinden.

Die Plattform kann auf Windows Server oder Linux sowie auf physischen und virtuellen Servern betrieben werden und lässt sich dadurch in unterschiedliche Rechenzentrumsumgebungen integrieren.

Typischer Einsatz: Unternehmenskommunikation mit Chats, Dateien, Audioanrufen und Videokonferenzen auf eigener Infrastruktur.

Checkliste: So wählen Sie eine On-Premise-Videokonferenzlösung aus

Vor der Entscheidung sollten Unternehmen nicht nur einzelne Produktfunktionen, sondern die gesamte Betriebsarchitektur prüfen.

1. Muss die Plattform ohne Internet funktionieren?

Falls ja, sollte ein vollständig autonomer Betriebsmodus ausdrücklich unterstützt werden.

2. Welche Daten müssen innerhalb der eigenen Infrastruktur bleiben?

Prüfen Sie nicht nur Audio und Video, sondern auch Chats, Dateien, Aufzeichnungen und Administrationsdaten.

3. Müssen bestehende SIP- oder H.323-Systeme weiterverwendet werden?

Eine integrierte Unterstützung kann zusätzliche Gateways oder den Austausch vorhandener Raumtechnik vermeiden.

4. Soll LDAP oder Active Directory angebunden werden?

Dies reduziert insbesondere bei größeren Installationen den Aufwand für Benutzerverwaltung.

5. Müssen externe Teilnehmer zugreifen können?

Dann sollte bereits bei der Netzwerkplanung festgelegt werden, wie Gastzugänge kontrolliert bereitgestellt werden.

6. Wie viele Teilnehmer müssen gleichzeitig verbunden werden?

Berücksichtigen Sie sowohl die maximale Größe einer Konferenz als auch parallele Meetings.

7. Wer übernimmt Betrieb und Wartung?

Serverüberwachung, Updates, Backups und Wiederherstellung gehören beim Eigenbetrieb zur Betriebsplanung.

8. Welche vorhandenen Systeme sollen integriert werden?

Dazu können Videokonferenzräume, Telefonie, Verzeichnisdienste und andere interne Kommunikationssysteme gehören.

9. Muss die Plattform später über mehrere Standorte skalieren?

Anforderungen an verteilte Infrastrukturen sollten bereits bei der ursprünglichen Architektur berücksichtigt werden.

FAQ

Ist eine On-Premise-Videokonferenz automatisch DSGVO-konform?

Nein. Das Bereitstellungsmodell allein stellt keine DSGVO-Konformität sicher.

On-Premise kann Unternehmen mehr Kontrolle über Datenstandort, Zugriffsrechte und technische Infrastruktur geben. Die tatsächliche Konformität hängt jedoch von der gesamten technischen und organisatorischen Umsetzung ab.

Welche laufenden Kosten entstehen bei einer On-Premise-Videokonferenz?

Neben der Software können Kosten für Serverressourcen, Speicher, Netzwerk, Administration, Updates, Monitoring und Backups entstehen.

Der tatsächliche Aufwand hängt von Größe, Teilnehmerzahlen und Architektur der Installation ab.

Wie viele Videokonferenzen kann ein On-Premise-Server gleichzeitig verarbeiten?

Das hängt von der verwendeten Plattform, Serverleistung, Videoqualität und Anzahl aktiver Teilnehmer ab.

Für die Dimensionierung sollte deshalb nicht nur die Zahl registrierter Benutzer betrachtet werden, sondern vor allem die erwartete Anzahl gleichzeitiger Meetings und Medienverbindungen.

Ein selbst gehosteter Messenger läuft auf einer Infrastruktur, die das Unternehmen selbst betreibt oder kontrolliert.

Nachrichten, Dateien und Benutzerkonten müssen dabei nicht vollständig über die öffentliche Cloud eines Messenger-Anbieters laufen. Je nach Architektur können Server, Datenbanken, Dateispeicher und Kommunikationsdienste im eigenen Rechenzentrum, in einer privaten Cloud oder auf einer selbst verwalteten virtuellen Maschine betrieben werden.

Für Unternehmen in Deutschland ist dieses Modell besonders interessant, wenn Datenschutz, Datenhoheit, interne IT-Richtlinien oder digitale Souveränität eine wichtige Rolle spielen.

Allerdings bedeutet Self-Hosting nicht bei jedem Messenger dasselbe. Manche Plattformen lassen sich vollständig auf eigener Infrastruktur betreiben. Andere benötigen weiterhin externe Dienste für einzelne Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Authentifizierung, Lizenzprüfung oder Medienübertragung.

Deshalb sollte man bei der Auswahl nicht nur fragen:

Kann ich den Messenger selbst hosten?

Wichtiger ist:

Welche Komponenten bleiben wirklich unter meiner Kontrolle?

Selbst gehostete Messenger auf einen Blick

Lösung	Self-Hosting	Chats und Dateien	Audio und Video	Open Source	Typischer Einsatz
TrueConf Server	Ja	Ja	Ja	Nein	Unternehmenskommunikation mit Chat und Video
Element / Matrix	Ja	Ja	Ja	Ja	Digitale Souveränität und föderierte Kommunikation
Mattermost	Ja	Ja	Ja	Teilweise	Technische Teams und DevOps
Rocket.Chat	Ja	Ja	Je nach Konfiguration	Ja	Anpassbare Teamkommunikation
Nextcloud Talk	Ja	Ja	Ja	Ja	Organisationen mit bestehender Nextcloud
Zulip	Ja	Ja	Über Integrationen	Ja	Asynchrone Kommunikation
Wire	Ja	Ja	Ja	Ja	Behörden und regulierte Organisationen
Threema OnPrem	Ja	Ja	Ja	Clients teilweise offen	Sichere Unternehmenskommunikation

Kurz zusammengefasst

• Ein selbst gehosteter Messenger läuft auf Infrastruktur, die das Unternehmen selbst kontrolliert.
• Self-Hosting kann mehr Kontrolle über Datenstandort, Benutzerverwaltung und Netzwerkinfrastruktur geben.
• Self-Hosted und On-Premises werden oft ähnlich verwendet, sind aber nicht immer identisch.
• Open Source und Self-Hosting sind ebenfalls zwei verschiedene Dinge.
• Nicht jeder selbst gehostete Messenger kann komplett ohne externe Dienste betrieben werden.
• In Deutschland spielen Datenschutz, Datenhoheit und digitale Souveränität bei der Auswahl häufig eine größere Rolle als reine Chat-Funktionen.
• Wer neben Messaging auch Audio- und Videokonferenzen benötigt, sollte prüfen, ob diese Funktionen direkt integriert sind.
• TrueConf Server kombiniert Messaging, Audio- und Videokommunikation in einer selbst betriebenen Serverplattform.

Was ist ein selbst gehosteter Messenger?

Ein selbst gehosteter Messenger ist eine Kommunikationsplattform, deren Serverkomponente auf einer Infrastruktur läuft, die vom Unternehmen selbst betrieben oder kontrolliert wird.

Die Benutzer verbinden sich über Desktop-, Mobil- oder Web-Clients mit diesem Server.

Je nach Produkt übernimmt der Server unter anderem:

• Benutzerverwaltung
• Speicherung von Nachrichten
• Gruppen und Kanäle
• Dateiaustausch
• Suche
• Rechteverwaltung
• Audio- und Videoanrufe
• Integration mit Verzeichnisdiensten

Der wichtigste Unterschied zu einem klassischen Cloud-Messenger liegt also nicht unbedingt in der Oberfläche.

Entscheidend ist, wer die Serverinfrastruktur kontrolliert.

Bei einem SaaS-Messenger betreibt der Anbieter die zentrale Plattform. Bei einer selbst gehosteten Lösung kann die Organisation Server, Speicherorte, Netzwerkzugriff und Administration selbst bestimmen.

Warum sind selbst gehostete Messenger in Deutschland interessant?

Für deutsche Unternehmen geht es bei Self-Hosting häufig nicht nur um Technik.

Ein wichtiger Punkt ist die Frage, wo Kommunikationsdaten verarbeitet und gespeichert werden.

Unternehmen möchten oft genauer kontrollieren:

• auf welchen Servern Nachrichten liegen
• wer administrativen Zugriff hat
• wie lange Daten gespeichert werden
• wie Backups durchgeführt werden
• welche externen Dienste beteiligt sind
• ob Daten die eigene Infrastruktur verlassen

Gerade bei Behörden, Gesundheitswesen, Finanzunternehmen oder anderen regulierten Bereichen kann diese Kontrolle wichtiger sein als ein besonders großes App-Ökosystem.

Dazu kommt das Thema digitale Souveränität. Viele Organisationen möchten vermeiden, dass ihre gesamte interne Kommunikation technisch von einem einzigen externen Cloud-Anbieter abhängt.

Self-Hosting kann dabei eine Möglichkeit sein, diese Abhängigkeit zu reduzieren.

Self-Hosted, On-Premises und Private Cloud

Diese Begriffe werden oft gemeinsam verwendet, bedeuten aber nicht exakt dasselbe.

Modell	Wo läuft die Software?	Wer kontrolliert die Infrastruktur?
SaaS	Cloud des Anbieters	Anbieter
Self-Hosted	Eigener Server oder selbst verwaltete Cloud	Organisation
On-Premises	Eigene lokale Infrastruktur	Organisation
Private Cloud	Dedizierte Cloud-Umgebung	Organisation oder Dienstleister

Self-Hosted ist der breitere Begriff.

Eine selbst gehostete Anwendung kann im eigenen Rechenzentrum laufen, aber auch auf einer selbst verwalteten virtuellen Maschine bei einem Hosting-Anbieter.

On-Premises bezeichnet in der Regel eine Installation auf eigener lokaler Infrastruktur.

Für die Produktauswahl ist deshalb die konkrete Architektur wichtiger als die Bezeichnung im Marketing.

1. TrueConf Server

Geeignet für: Unternehmen, die Messaging, Audio- und Videokommunikation auf eigener Infrastruktur kombinieren möchten.

TrueConf Server wird auf der Infrastruktur der Organisation installiert. Mitarbeiter verbinden sich anschließend über Desktop- oder Mobil-Clients mit dem Unternehmensserver.

Die Plattform unterstützt persönliche und Gruppenchats, Dateiaustausch und verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Nachrichten.

Der wichtigste Unterschied zu einem reinen Team-Messenger liegt bei der Echtzeitkommunikation. Audioanrufe und Videokonferenzen sind direkt Teil derselben Plattform.

TrueConf unterstützt außerdem SIP und H.323. Dadurch kann die Plattform mit vorhandener Telefonie- und Videokonferenzinfrastruktur verbunden werden.

Für Unternehmen mit internen Netzwerken ist relevant, dass TrueConf Server auch innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben werden kann, ohne dass interne Kommunikation zwingend über einen externen Cloud-Dienst laufen muss.

Zu beachten: TrueConf ist umfangreicher als ein reiner Chat-Server. Wenn ein Unternehmen nur textbasierte Kommunikation benötigt, kann eine kleinere Messaging-Lösung einfacher sein.

Typischer Einsatz: Unternehmenskommunikation mit Chats, Dateien, Audioanrufen und Videokonferenzen auf eigener Infrastruktur.

2. Element und Matrix

Geeignet für: Organisationen, die offene Standards, Föderation und digitale Souveränität priorisieren.

Element basiert auf dem offenen Matrix-Protokoll.

Unternehmen können einen eigenen Matrix-Homeserver betreiben und über Clients wie Element darauf zugreifen.

Ein wichtiger Unterschied zu vielen zentralisierten Messengern ist die Föderation. Verschiedene Matrix-Server können miteinander kommunizieren, sofern dies von den jeweiligen Administratoren zugelassen wird.

Dadurch eignet sich Matrix besonders für Organisationen, die unabhängige Server betreiben und trotzdem miteinander kommunizieren möchten.

In Deutschland ist Matrix auch deshalb interessant, weil das Protokoll in mehreren öffentlichen und regulierten Umgebungen eingesetzt wird.

Zu beachten: Die Flexibilität erhöht auch den Administrationsaufwand. Föderation, Identitätsmanagement, Clients und Serverbetrieb müssen sauber geplant werden.

Typischer Einsatz: öffentliche Einrichtungen, größere Organisationen und Umgebungen mit Fokus auf digitale Souveränität.

3. Mattermost

Geeignet für: technische Teams, DevOps-Abteilungen und Unternehmen mit eigener Serverinfrastruktur.

Mattermost gehört zu den bekanntesten selbst gehosteten Team-Messengern.

Die Plattform arbeitet mit Kanälen, Direktnachrichten, Threads, Dateien und Integrationen.

Für technische Teams ist besonders interessant, dass Mattermost eng mit Entwicklungs- und Automatisierungsprozessen verbunden werden kann.

Audioanrufe und Bildschirmfreigabe sind ebenfalls möglich.

Zu beachten: Mattermost konzentriert sich stark auf Teamkommunikation und Workflows. Wer umfangreiche Videokonferenzfunktionen oder klassische Telefonie benötigt, sollte genau prüfen, ob zusätzliche Komponenten erforderlich sind.

Typischer Einsatz: IT, Entwicklung und DevOps.

4. Rocket.Chat

Geeignet für: Organisationen, die einen flexiblen und anpassbaren Messenger auf eigener Infrastruktur suchen.

Rocket.Chat unterstützt persönliche Nachrichten, Gruppen, Kanäle, Dateien und zahlreiche Integrationen.

Die Serverplattform kann selbst betrieben werden.

Damit eignet sich Rocket.Chat für Unternehmen, die mehr Kontrolle über Infrastruktur und Anpassung wünschen als bei einem klassischen SaaS-Messenger.

Allerdings sollte genau geprüft werden, welche Funktionen in der jeweiligen Konfiguration externe Dienste benötigen.

Zu beachten: Self-Hosting bedeutet bei Rocket.Chat nicht automatisch, dass jede einzelne Funktion komplett offline arbeitet.

Typischer Einsatz: individuell angepasste Unternehmenskommunikation.

5. Nextcloud Talk

Geeignet für: Unternehmen, die bereits Nextcloud verwenden.

Nextcloud Talk ergänzt eine bestehende Nextcloud-Umgebung um Chat, Audio- und Videokommunikation.

Der größte Vorteil liegt in der Integration.

Dateien, Kalender, Zusammenarbeit und Kommunikation können innerhalb derselben Plattform genutzt werden.

Für Unternehmen, die Nextcloud bereits als Datei- oder Collaboration-Plattform einsetzen, kann das den Aufwand für ein zusätzliches Kommunikationssystem reduzieren.

Zu beachten: Für größere Echtzeitkommunikation muss die Infrastruktur entsprechend dimensioniert werden.

Typischer Einsatz: Organisationen mit bestehender Nextcloud-Infrastruktur.

6. Zulip

Geeignet für: Teams, die viele parallele Diskussionen führen und Informationen später leicht wiederfinden möchten.

Zulip unterscheidet sich von klassischen Team-Messengern durch seine Struktur.

Diskussionen werden in Streams und zusätzlich in Topics organisiert.

Das kann besonders für technische oder projektorientierte Teams hilfreich sein, bei denen viele Themen gleichzeitig laufen.

Zulip kann auf eigener Infrastruktur betrieben werden.

Der Schwerpunkt liegt allerdings klar auf textbasierter und asynchroner Kommunikation.

Zu beachten: Wer eine umfassende Audio- und Videoplattform benötigt, braucht in der Regel zusätzliche Systeme.

Typischer Einsatz: Engineering, Entwicklung und asynchrone Projektkommunikation.

7. Wire

Geeignet für: Behörden, regulierte Branchen und Organisationen mit hohen Anforderungen an geschützte Kommunikation.

Wire kombiniert Messaging, Dateiaustausch sowie Audio- und Videokommunikation.

Die Plattform kann auch selbst gehostet werden.

Für deutsche Unternehmen ist interessant, dass Wire stark auf sichere Kommunikation, Verschlüsselung und kontrollierte Deployments ausgerichtet ist.

Zusätzlich bietet die Plattform Funktionen wie zentrale Administration und Enterprise-Integrationen.

Zu beachten: Self-Hosting erfordert entsprechende Betriebskenntnisse und eine passende Infrastruktur.

Typischer Einsatz: Behörden und regulierte Organisationen.

8. Threema OnPrem

Geeignet für: Unternehmen, die Threema-Funktionen auf eigener Infrastruktur betreiben möchten.

Threema ist im deutschsprachigen Raum vor allem als datenschutzorientierter Messenger bekannt.

Mit Threema OnPrem gibt es auch eine Variante für Unternehmen, bei der die Serverinfrastruktur selbst betrieben werden kann.

Die Plattform unterstützt Messaging, Dateien sowie Sprach- und Videoanrufe.

Für Organisationen, die bereits Threema kennen und gleichzeitig mehr Kontrolle über die Infrastruktur möchten, kann das interessant sein.

Zu beachten: Threema OnPrem richtet sich eher an Unternehmen als an kleine private Self-Hosting-Projekte.

Typischer Einsatz: sichere interne Unternehmenskommunikation.

Welche Arten selbst gehosteter Messenger gibt es?

Nicht jede Plattform löst dasselbe Problem.

Typ	Beispiele	Typischer Schwerpunkt
Team-Messenger	Mattermost, Rocket.Chat	Kanäle, Threads und Integrationen
Föderierter Messenger	Element / Matrix	Offene Standards und unabhängige Server
Collaboration-Plattform	Nextcloud Talk	Kommunikation zusammen mit Dateien und Zusammenarbeit
Unified-Communications-Plattform	TrueConf Server	Chat, Audio, Video und Konferenzen
Textorientierter Messenger	Zulip	Asynchrone Diskussionen
Sicherheitsorientierte Plattform	Wire, Threema OnPrem	Geschützte Unternehmenskommunikation

Diese Einteilung ist oft hilfreicher als eine reine Feature-Liste.

Zwei Messenger können beide Self-Hosting unterstützen und trotzdem völlig unterschiedliche Anforderungen abdecken.

Self-Hosted Messenger und Datenschutz

Self-Hosting kann Unternehmen mehr Kontrolle über Kommunikationsdaten geben.

Es bedeutet aber nicht automatisch, dass eine Lösung DSGVO-konform ist.

Auch bei einem selbst betriebenen Messenger muss die Organisation unter anderem klären:

• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
• wer Zugriff erhält
• wie lange Daten gespeichert werden
• wie Backups geschützt werden
• welche Protokolldaten entstehen
• welche externen Dienste angebunden sind

Self-Hosting verschiebt also einen Teil der Verantwortung vom Anbieter zum Betreiber.

Das kann gewünscht sein, bedeutet aber auch zusätzlichen administrativen Aufwand.

Open Source oder proprietär?

Open Source und Self-Hosting sind nicht dasselbe.

Open Source beschreibt die Lizenz und die Verfügbarkeit des Quellcodes.

Self-Hosting beschreibt die Art des Betriebs.

Ein Messenger kann deshalb:

• Open Source und self-hosted sein
• proprietär und self-hosted sein
• Open Source und als Cloud-Dienst betrieben werden

Element/Matrix, Zulip und große Teile von Rocket.Chat und Mattermost gehören in die Open-Source-Welt.

TrueConf Server ist proprietär, kann aber selbst betrieben werden.

Für Unternehmen ist daher wichtiger, zuerst das eigentliche Ziel zu klären.

Geht es um Kontrolle über den Server?

Um Zugriff auf den Quellcode?

Um Datenhaltung?

Oder um einen Betrieb ohne externe Cloud-Abhängigkeit?

Diese Anforderungen sollten nicht miteinander verwechselt werden.

Kann ein selbst gehosteter Messenger ohne Internet funktionieren?

Das hängt vom Produkt und der Konfiguration ab.

Self-Hosting bedeutet zunächst nur, dass der Server selbst betrieben wird.

Es bedeutet nicht automatisch, dass keine externen Verbindungen benötigt werden.

Mögliche Abhängigkeiten sind:

• Push-Benachrichtigungen
• Lizenzprüfung
• externe Authentifizierung
• Updates
• Integrationen
• Medienserver
• TURN-Dienste

Für normale Unternehmensnetze mit Internetzugang ist das häufig kein Problem.

Für isolierte Umgebungen muss dagegen genauer geprüft werden, ob alle benötigten Funktionen intern bereitgestellt werden können.

TrueConf Server ist ein Beispiel für eine Plattform, die für interne Kommunikation innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben werden kann.

Self-Hosted oder Cloud-Messenger?

Beide Modelle haben Vor- und Nachteile.

Self-Hosted	Cloud
Eigene Infrastruktur	Infrastruktur beim Anbieter
Mehr Kontrolle über Daten und Betrieb	Weniger eigener Administrationsaufwand
Updates selbst planbar	Updates werden vom Anbieter durchgeführt
Eigene IT-Ressourcen erforderlich	Schneller Einstieg
Kann innerhalb eigener Netzwerke betrieben werden	Meist von externem Dienst abhängig
Infrastruktur muss selbst dimensioniert werden	Skalierung übernimmt meist der Anbieter

Self-Hosting ist daher nicht automatisch die bessere Lösung.

Für kleine Teams ohne eigene IT-Abteilung kann ein Cloud-Messenger einfacher sein.

Self-Hosting wird besonders interessant, wenn Datenhoheit, interne Infrastruktur oder kontrollierte Betriebsbedingungen konkrete Anforderungen sind.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Statt nur Funktionen zu vergleichen, sollten Unternehmen zuerst einige grundlegende Fragen beantworten.

Datenhaltung

Wo werden Nachrichten, Dateien und Metadaten gespeichert?

Externe Abhängigkeiten

Welche Funktionen benötigen eine Verbindung zu Diensten des Herstellers?

Benutzerverwaltung

Gibt es LDAP, Active Directory, SSO oder SCIM?

Verschlüsselung

Wie werden Nachrichten und Medien während der Übertragung und im Speicher geschützt?

Audio und Video

Sind Anrufe und Videokonferenzen direkt integriert oder nur über zusätzliche Systeme möglich?

Clients

Welche Desktop-, Web- und Mobilplattformen werden unterstützt?

Skalierung

Wie verändert sich die Infrastruktur bei 50, 500 oder mehreren tausend Nutzern?

Betrieb

Wer übernimmt Updates, Monitoring, Backups und Fehlerbehebung?

Welcher selbst gehostete Messenger passt zu welchem Szenario?

Für technische Teams mit vielen Integrationen sind Mattermost oder Rocket.Chat naheliegende Kandidaten.

Wer offene Standards und föderierte Kommunikation benötigt, sollte Element und Matrix prüfen.

Für Organisationen, die bereits Nextcloud einsetzen, kann Nextcloud Talk sinnvoll sein.

Zulip eignet sich besonders für strukturierte asynchrone Kommunikation.

Wire und Threema OnPrem richten sich stärker an Unternehmen mit erhöhten Anforderungen an geschützte Kommunikation.

Wenn Messaging, Audio- und Videokonferenzen auf derselben eigenen Serverplattform betrieben werden sollen, ist TrueConf Server eine mögliche Variante.

Die Entscheidung sollte daher nicht danach getroffen werden, welcher Messenger die längste Feature-Liste hat.

Wichtiger ist, welche Architektur zur eigenen Infrastruktur passt.

Checkliste für die Auswahl

Vor der Einführung sollten diese Fragen beantwortet sein:

1. Muss die Plattform vollständig auf eigener Infrastruktur laufen?
2. Ist Betrieb ohne öffentliche Cloud erforderlich?
3. Wo werden Nachrichten und Dateien gespeichert?
4. Welche externen Dienste werden benötigt?
5. Wie werden Benutzer verwaltet?
6. Werden LDAP, Active Directory oder SSO benötigt?
7. Sind Audio- und Videoanrufe erforderlich?
8. Werden größere Videokonferenzen benötigt?
9. Welche Clients müssen unterstützt werden?
10. Wer übernimmt Updates, Backups und Monitoring?

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein selbst gehosteter Messenger?

Ein selbst gehosteter Messenger ist eine Kommunikationsplattform, deren Server auf einer Infrastruktur läuft, die von der Organisation selbst betrieben oder kontrolliert wird.

Welche Messenger kann man selbst hosten?

Zu den bekannten Lösungen gehören unter anderem TrueConf Server, Element/Matrix, Mattermost, Rocket.Chat, Nextcloud Talk, Zulip, Wire und Threema OnPrem.

Ist ein selbst gehosteter Messenger automatisch DSGVO-konform?

Nein.

Self-Hosting gibt mehr Kontrolle über Daten und Infrastruktur, ersetzt aber keine Datenschutzprüfung.

Der Betreiber bleibt für Konfiguration, Zugriffsrechte, Datenhaltung und weitere technische und organisatorische Maßnahmen verantwortlich.

Ist Self-Hosting dasselbe wie On-Premises?

Nicht ganz.

On-Premises bedeutet normalerweise, dass die Software auf eigener lokaler Infrastruktur läuft.

Self-Hosting kann auch auf einer selbst verwalteten Cloud- oder Hosting-Umgebung erfolgen.

Gibt es selbst gehostete Open-Source-Messenger?

Ja.

Element/Matrix, Zulip, Rocket.Chat und Mattermost bieten Open-Source-Komponenten oder entsprechende Editionen.

Kann ein selbst gehosteter Messenger ohne Internet genutzt werden?

Bei manchen Plattformen ja.

Es muss aber geprüft werden, ob einzelne Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Lizenzierung, Authentifizierung oder Medienübertragung externe Dienste benötigen.

Ist TrueConf ein selbst gehosteter Messenger?

Ja.

TrueConf Server wird auf der Infrastruktur der Organisation installiert und kombiniert persönliche und Gruppenchats mit Dateiaustausch, Audioanrufen und Videokonferenzen.

Fazit

Selbst gehostete Messenger sind für Unternehmen interessant, die ihre interne Kommunikation stärker unter eigener Kontrolle betreiben möchten.

In Deutschland spielen dabei besonders Datenschutz, Datenhoheit und digitale Souveränität eine wichtige Rolle.

Die verfügbaren Lösungen unterscheiden sich jedoch deutlich.

Mattermost und Rocket.Chat konzentrieren sich stark auf Team-Messaging und Integrationen. Element und Matrix setzen auf offene Standards und Föderation. Nextcloud Talk verbindet Kommunikation mit einer bestehenden Collaboration-Umgebung. Wire und Threema OnPrem richten sich stärker an sicherheitsorientierte Unternehmensszenarien.

TrueConf Server kombiniert dagegen Messenger, Audio- und Videokommunikation in einer selbst betriebenen Plattform.

Der wichtigste Auswahlpunkt ist deshalb nicht die Anzahl der Funktionen.

Entscheidend ist, welche Daten innerhalb der eigenen Infrastruktur bleiben sollen, welche externen Abhängigkeiten akzeptabel sind und welche Kommunikationsformen das Unternehmen tatsächlich benötigt.

Kurzantworten (zuerst lesen)

Bevor wir in den vollständigen Vergleich einsteigen, hier die Antworten auf die Fragen, die die meisten Leser zuerst interessieren:

Frage	Kurzantwort
Insgesamt am besten	Microsoft Teams (für Unternehmen im Microsoft-Ökosystem), Slack (für alle anderen)
Am besten für Datenschutz/Compliance	TrueConf (On-Premises), Wire, Element
Beste kostenlose Option	TrueConf Server Free (bis zu 1.000 Nutzer) oder Google Chat (bei Nutzung von Workspace)
Am besten für kleine Teams mit begrenztem Budget	Chanty oder Flock
Beste Open-Source-Lösung	Rocket.Chat oder Element
Beste KI-Funktionen im Jahr 2026	Microsoft Teams (Copilot), Slack (KI-Add-on), Zoom Team Chat
Größte Preisänderung 2026	Microsoft Teams erhöht die Preise im Juli 2026: Basic $6→$7, Standard $12,50→$14/Nutzer/Monat

Fazit: 64 % der Beschäftigten bevorzugen inzwischen Chats gegenüber E-Mails und sogar persönlichen Besprechungen. G2 Die Wahl des konkreten Tools ist weniger wichtig, als sich überhaupt für eines zu entscheiden und es konsequent einzuführen. Dennoch sind die folgenden Unterschiede real und relevant.

Vergleich auf einen Blick

App	Am besten geeignet für	Kostenloser Tarif	Einstiegspreis	KI-Funktionen (2026)	On-Premises
TrueConf	Unternehmensdatenschutz, Video im Mittelpunkt	✅ Bis zu 1.000 Nutzer	Individuell	Rauschunterdrückung, Transkription	✅ Vollständig
Slack	Tech-Teams, Integrationen	✅ (Verlauf auf 90 Tage begrenzt)	$7,25/Nutzer/Monat	Slack AI (Add-on)	❌
Microsoft Teams	Microsoft-365-Organisationen	✅ Eingeschränkt	$4/Nutzer/Monat	Copilot ($30/Nutzer/Monat)	❌
Google Chat	Google-Workspace-Nutzer	✅ (über Workspace)	$4,90/Nutzer/Monat	Gemini (im kostenlosen Tarif eingeschränkt)	❌
Rocket.Chat	DevOps, Self-Hosting	✅ (selbst gehostet)	Kostenlos (selbst gehostet)	Über Community-Bots	✅ Vollständig
Element	Behörden, maximale Sicherheit	✅ (Matrix)	Individuell	Eingeschränkt	✅ Vollständig
Wire	Sensible Kommunikation, E2E	✅ (5 Nutzer)	Individuell	Eingeschränkt	✅ Enterprise
Zoho Cliq	Nutzer des Zoho-Ökosystems	✅ (10.000 Nachrichten)	~$3/Nutzer/Monat	Zia KI-Assistent	❌
Chanty	Kleine Teams, begrenztes Budget	✅ (5 Nutzer)	$3/Nutzer/Monat	Basis	❌
Flock	Preisbewusste Teams	✅ (20 Nutzer)	$4,50/Nutzer/Monat	Eingeschränkt	❌
Brosix	KMU mit Bedarf an mehr Kontrolle	✅ (3 Nutzer)	$4/Nutzer/Monat	Keine	❌
Ryver	Aufgabenorientierte kleine Teams	❌	$69/Monat pauschal	Keine	❌

Sehen wir uns nun die einzelnen Gruppenchat-Tools im Detail an. Wir beginnen mit unserer Top-Empfehlung.

1. TrueConf

TrueConf ist eine zuverlässige Plattform für Teamkommunikation und Videozusammenarbeit, die sich als All-in-one-Zentrale für die Unternehmenskommunikation positioniert. Im Gegensatz zu rein cloudbasierten Anbietern kann TrueConf im eigenen Unternehmen installiert werden, sodass Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Informationen und deren Vertraulichkeit behalten. Die Plattform bietet Ultra-HD-4K-Video und umfangreiche Möglichkeiten für virtuelle Meetings und eignet sich damit sowohl für regelmäßige Teamgespräche als auch für unternehmensweite Videokonferenzen. Intelligente Funktionen wie KI-gestützte Hintergrundgeräuschunterdrückung und Live-Transkription bringen moderne Technologien in die tägliche Kommunikation.

TrueConf verbindet kontinuierliche Teamnachrichten mit leistungsfähigen Videokonferenzfunktionen. Arbeitsgruppen können eigene Kanäle oder private Unterhaltungen einrichten und bei Bedarf sofort zu Live-Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmern pro Sitzung wechseln. Funktionen für die Zusammenarbeit wie Inhaltsfreigabe, digitale Whiteboards, Abstimmungen und Webinare sind direkt integriert und unterstützen effiziente Besprechungen. TrueConf lässt sich außerdem in bestehende Infrastrukturen integrieren — darunter SIP/H.323-Videoterminals sowie Unternehmensverzeichnisse wie LDAP und Active Directory für die zentrale Kontoverwaltung. Dadurch lässt sich die Lösung in vorhandene IT-Umgebungen einbinden, ohne dass Unternehmen vollständig auf cloudzentrierte Plattformen angewiesen sind.

Sicherheit ist einer der Bereiche, in denen TrueConf viele Wettbewerber deutlich übertrifft. Jede Kommunikation wird durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt und kann vollständig innerhalb der eigenen Infrastruktur eines Unternehmens verbleiben. Durch den selbst gehosteten TrueConf Server stellen Unternehmen sicher, dass Nachrichten und Videoübertragungen im internen Netzwerk bleiben und strenge regulatorische Anforderungen erfüllt werden können, darunter GDPR, HIPAA und ISO 27001. Diese Kontrolle über Daten ist besonders für Branchen wie Finanzwesen, Behörden und Gesundheitswesen wichtig, in denen vertrauliche Informationen nicht an externe Cloudanbieter übermittelt werden sollen. Wie eine Fallstudie zeigt, setzte ein Finanzinstitut TrueConf ein, um strenge Sicherheitsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Kommunikation zwischen allen Abteilungen aufrechtzuerhalten.

Vorteile:

• Hohe Sicherheit und Datenschutz: Unterstützt On-Premises-Bereitstellung mit vollständiger Datenkontrolle und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Geeignet für Organisationen mit strengen Compliance- oder Vertraulichkeitsanforderungen.
• Umfangreiche Videokonferenzfunktionen: Unterstützt 4K-Video, große Meetings mit mehr als 1.000 Teilnehmern, Webinare, Bildschirmfreigabe und KI-Funktionen wie Geräuschunterdrückung.
• Unternehmensintegrationen: Funktioniert mit SIP/H.323-Videokonferenzsystemen, Active Directory/LDAP und bietet eine API für individuelle Integrationen. Dadurch lässt sich die Plattform gut in bestehende Unternehmenssysteme einbinden.

Nachteile:

• Komplexere Ersteinrichtung: Die On-Premises-Bereitstellung des Servers erfordert IT-Ressourcen. Kleine Teams ohne IT-Unterstützung können Self-Hosting als überdimensioniert empfinden, während Cloud-Dienste oft bereits nach der Kontoerstellung einsatzbereit sind.

Nutzerbewertung:

2. Slack

Slack ist nahezu zum Synonym für Geschäftskommunikation geworden — die Plattform hat die moderne Welle der Zusammenarbeit maßgeblich geprägt. Seit der Einführung im Jahr 2013 hat Slack Teams weltweit mit strukturierten Kanälen für einzelne Themen oder Projekte vertraut gemacht und unübersichtliche E-Mail-Verläufe in Echtzeitkommunikation überführt. Die Plattform zeichnet sich durch ein ausgereiftes, intuitives Design und eine lebendige, von Emojis geprägte Atmosphäre aus, die digitale Kommunikation persönlicher wirken lässt. Mehr als 10 Millionen Nutzer verwenden Slack täglich für die Zusammenarbeit, wodurch die Plattform in Unternehmen unterschiedlicher Größe weiterhin weit verbreitet ist.

Ein großer Vorteil von Slack ist das umfangreiche Integrationsnetzwerk. Mit mehr als 2.400 Erweiterungen und verbundenen Apps lässt sich Slack mit nahezu jeder Plattform verknüpfen, die Teams im Arbeitsalltag nutzen — darunter Google Drive, Office 365, Trello, Asana, Zoom und GitHub. Nutzer können Benachrichtigungen erhalten, Dokumente austauschen und Aufgaben direkt in Slack verwalten, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Funktionen wie Threads, die erweiterte Suche in früheren Nachrichten sowie personalisierte Emojis oder animierte GIFs machen Slack zugleich produktiv und interaktiv. Zusätzlich bietet der Dienst Audio- und Videokommunikation: In der kostenlosen Version sind 1:1-Anrufe möglich, während Gruppenkonferenzen mit Bildschirmfreigabe in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar sind.

Der Erfolg von Slack im professionellen Umfeld hängt auch mit dem konsistenten und ausgereiften Design zusammen. Die Plattform funktioniert auf allen gängigen Geräten und synchronisiert Unterhaltungen, sodass ein Gespräch am Computer begonnen und auf dem Smartphone fortgesetzt werden kann. Funktionen wie kanalbezogene Benachrichtigungseinstellungen oder der „/gif“-Befehl für spontane GIFs machen die Nutzung für viele Teams attraktiv. Slack hat jedoch auch Grenzen — das bekannte Phänomen der „Slack-Überlastung“ beschreibt den kontinuierlichen Strom an Benachrichtigungen, der die Konzentration stören kann. Für produktives Arbeiten sind daher klare Strukturen, Kommunikationsregeln und eine saubere Kanalorganisation besonders in größeren Unternehmen wichtig.

Vorteile:

• Umfangreiche Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten: Das App-Verzeichnis von Slack enthält Tausende Erweiterungen, Bots und Workflow-Tools, mit denen Teams wiederkehrende Aufgaben automatisieren und Benachrichtigungen bündeln können. Wenn ein Unternehmen viele Anwendungen nutzt, lassen sie sich in einem gemeinsamen Workspace zusammenführen.
• Einfach zugänglich und funktional umfangreich: Kanäle, Threads, private Chats, Emoji-Reaktionen und leistungsfähige Suchfunktionen — Slack bleibt für Einsteiger verständlich und bietet zugleich erfahrenen Nutzern zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten. Erinnerungen, Schlüsselwort-Benachrichtigungen und konfigurierbare „Nicht stören“-Zeiten lassen sich flexibel anpassen.
• Große Community und viel Unterstützung: Als weit verbreitete Kommunikationsplattform bietet Slack zahlreiche Tutorials, Einrichtungsanleitungen und Community-Ressourcen. Da viele Beschäftigte bereits mit Slack vertraut sind, fällt die Einführung häufig leichter.

Nachteile:

• Teuer bei vollständigem Funktionsumfang: Die kostenlose Slack-Version enthält mehrere Einschränkungen — beispielsweise ist der Nachrichtenverlauf auf die letzten 90 Tage begrenzt, während ältere Unterhaltungen nicht mehr direkt zugänglich sind. Für unbegrenzte Suche, Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern und erweiterte Verwaltungsfunktionen ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich, wodurch die Kosten pro Nutzer schnell steigen können.
• Keine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Slack verschlüsselt Daten bei der Übertragung und Speicherung, nutzt jedoch keine durchgängige E2E-Verschlüsselung. Dadurch behalten Slack und damit auch der Mutterkonzern Salesforce die Kontrolle über Verschlüsselungsschlüssel und gespeicherte Inhalte. Teams mit besonders hohen Vertraulichkeitsanforderungen können daher Plattformen bevorzugen, die eine vollständige Nachrichtenverschlüsselung bieten.
• Risiko einer Kommunikationsüberlastung: Die Stärke von Slack als sofort verfügbares Kollaborationstool kann zum Nachteil werden. Ohne klare Regeln für Kanäle können Beschäftigte mit einer großen Menge an Benachrichtigungen und Diskussionen konfrontiert werden, was die Effizienz beeinträchtigen kann.

Nutzerbewertung:

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams hat sich schnell zu einer zentralen Grundlage der heutigen vernetzten Arbeitsumgebung entwickelt, insbesondere in Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen. Die Plattform ist weit mehr als ein Messaging-Hub — Teams bildet ein umfassendes Kollaborationsökosystem aus Kommunikation, Videomeetings, Dokumentenverwaltung über SharePoint und einer tiefen Integration in die Office-Suite. Wenn Slack an einen lebhaften Startup-Workspace erinnert, wirkt Microsoft Teams eher wie eine große Unternehmenszentrale: vielleicht weniger trendbewusst, dafür auf komplexe Organisationen und deren Produktivität ausgelegt. Anfang 2024 meldete die Plattform mehr als 320 Millionen monatlich aktive Nutzer und gehörte damit zu den dominierenden Lösungen für professionelle Kommunikation weltweit.

In Teams kann jede Abteilung oder Initiative ein eigenes Team mit mehreren themenspezifischen Kanälen anlegen. Nachrichten bleiben dauerhaft verfügbar und lassen sich in Threads organisieren, ähnlich wie bei Slack. Eine der größten Stärken ist die enge Verbindung mit Microsoft Office und zahlreichen Produktivitätsanwendungen. Nutzer können aus einem Chat direkt zur gemeinsamen Bearbeitung von Word- oder Excel-Dateien wechseln, Meetings über den Outlook-Kalender planen, die automatisch in Teams geöffnet werden, und Sitzungen aufzeichnen, deren Transkripte sicher in OneDrive gespeichert werden. Teams-Videokonferenzen unterstützen viele Teilnehmer — bis zu 300 bei Standardanrufen sowie größere Zielgruppen bei Webinaren — und bieten Bildschirmfreigabe, Hintergrundeffekte, Live-Untertitel und Breakout-Räume. Für Unternehmen mit einer Windows- und Office-zentrierten Umgebung dient Teams als zentraler Arbeitsbereich für gemeinsam genutzte Dokumente, Aufgabenlisten über Planner und weitere Arbeitsprozesse.

Eine weitere Stärke von Teams ist das umfassende Sicherheitskonzept mit erweiterten Administrationsmöglichkeiten. Die Plattform bietet Sicherheitsstandards für Unternehmen, darunter Verschlüsselung sowie Konformität mit ISO, GDPR, HIPAA und weiteren Vorgaben, und ermöglicht eine detaillierte Verwaltung von Nutzern und Informationen über das Microsoft-365-Administrationsportal. IT-Teams schätzen Funktionen wie eDiscovery für rechtliche und Compliance-Anforderungen sowie die zentrale Kontoverwaltung über Azure Active Directory. Der große Funktionsumfang kann Teams jedoch komplex und ressourcenintensiv wirken lassen — die Plattform bietet zahlreiche Einstellungen und kann auf schwächerer Hardware langsamer erscheinen als schlankere Messenger. Obwohl die Oberfläche kontinuierlich verbessert wurde, empfinden viele Nutzer Slack weiterhin als einfacher und übersichtlicher.

Vorteile:

• Enge Integration mit Microsoft 365: Wenn ein Unternehmen Outlook, Office-Dateien, SharePoint, OneNote und weitere Microsoft-Tools nutzt, führt Teams diese Komponenten in einer gemeinsamen Umgebung zusammen. In Teams ausgetauschte Dokumente werden automatisch in SharePoint gespeichert, Besprechungsanfragen mit Exchange-Kalendern synchronisiert und Office-Dateien lassen sich direkt im Teams-Workspace gemeinsam bearbeiten. Damit fungiert Teams als zentrale Arbeitsumgebung im Microsoft-Ökosystem.
• Umfangreicher Funktionsumfang: Teams umfasst Instant Messaging, Audio- und Videokonferenzen mit PSTN-Anbindung über die Phone-System-Erweiterung, integrierte Wiki-Bereiche sowie zahlreiche Apps und Tabs innerhalb von Kanälen, darunter Planner, Forms und Dienste von Drittanbietern. Dadurch kann die Plattform mehrere separate Tools wie Skype oder Zoom in einer gemeinsamen Umgebung ersetzen.
• Skalierbar und auf Unternehmen ausgerichtet: Teams wurde für komplexe Unternehmensumgebungen entwickelt und unterstützt Single Sign-on mit Microsoft-Konten, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verwaltungsanalysen sowie Tausende Workspaces und Kanäle. Microsoft erweitert die Plattform fortlaufend um Leistungsverbesserungen und Funktionen wie KI-gestützte Meeting-Zusammenfassungen und Automatisierung.

Nachteile:

• Kann überladen oder unübersichtlich wirken: Teams benötigt vergleichsweise viele Systemressourcen und kann auf älterer Hardware langsamer arbeiten. Der große Funktionsumfang führt zu einer dichteren Oberfläche. Neue Nutzer können sich zwischen Bereichen wie Chat, Teams, Kalender, Anrufe und Dateien leichter verlieren als bei einfacheren, stärker chatbasierten Plattformen.
• Am stärksten im Microsoft-Ökosystem: Teams unterstützt zwar zahlreiche externe Integrationen, spielt seine größten Vorteile aber in Verbindung mit anderen Microsoft-Diensten aus. Unternehmen, die Google Workspace oder andere Produktivitätssuiten nutzen, profitieren unter Umständen weniger und entscheiden sich häufiger für neutralere oder plattformübergreifende Kollaborationstools.
• Eingeschränkte kostenlose Version: Microsoft bietet eine kostenlose Teams-Version an, die jedoch mehrere Einschränkungen enthält, etwa kürzere Meeting-Dauern, keine Aufzeichnung und weniger Administrationsmöglichkeiten. Für erweiterte Geschäftsfunktionen ist in der Regel ein Microsoft-365-Tarif erforderlich. Für bestehende M365-Kunden ist das weniger problematisch, für Unternehmen, die nur eine eigenständige Kommunikations-App suchen, können die Gesamtkosten jedoch höher ausfallen.

Nutzerbewertung:

4. Brosix

Brosix ist eine eher unterschätzte Plattform für Teamkommunikation mit Schwerpunkt auf Datenschutz und administrativer Kontrolle. Sie bietet eine einheitliche, vollständig verschlüsselte Chat-Lösung zum Aufbau eines Private Team Network — eines geschützten Arbeitsbereichs, in dem nur freigegebene Teilnehmer miteinander kommunizieren können. Dadurch gibt es keine unerwarteten externen Nutzer oder offenen Kanäle; die gesamte Kommunikation bleibt innerhalb des vorgesehenen Netzwerks. Brosix nutzt AES-256-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Text-, Sprach- und Videokommunikation und schützt damit interne Gespräche umfassend.

Eine besondere Stärke von Brosix sind die umfangreichen Verwaltungswerkzeuge. Über ein webbasiertes Dashboard können Administratoren Konten und Zugriffsrechte sehr detailliert konfigurieren. So lässt sich beispielsweise festlegen, welche Nutzer miteinander kommunizieren dürfen, welche Funktionen wie Dateiaustausch oder Bildschirmfreigabe für einzelne Personen verfügbar sind und welche Aktivitätsdaten ausgewertet werden können. Diese Anpassungsmöglichkeiten sind für Organisationen nützlich, die Kommunikationsrichtlinien einhalten oder Ablenkungen reduzieren möchten. Brosix erlaubt damit eine weitgehende Anpassung der Instant-Messaging-Umgebung an interne Anforderungen — etwas, das bei Slack oder vergleichbaren Plattformen nur begrenzt möglich ist.

Beim Funktionsumfang deckt Brosix nahezu alle grundlegenden Anforderungen ab: Instant Messaging in Einzel- und Gruppenchats, Sprachkommunikation, Videomeetings, Bildschirmfreigabe mit integriertem Fernzugriff, unbegrenzter Dateiaustausch und ein interaktives Whiteboard. Ziel ist es, Messenger- und Konferenzfunktionen in einem gemeinsamen System zusammenzuführen. Die Benutzeroberfläche wird häufig als übersichtlich, aber etwas „retro“ beschrieben und erinnert an klassische Chatprogramme. Sie wirkt weniger modern, bleibt jedoch intuitiv und zuverlässig und setzt stärker auf Stabilität und Datenschutz als auf visuelle Trends. Brosix ist für Windows, macOS, Linux, iOS, Android und Web verfügbar.

Vorteile:

• Hohe Sicherheit: Jede Kommunikation in Brosix wird mit modernen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Da die Plattform als privates Teamnetzwerk betrieben wird, werden externe Zugriffsmöglichkeiten zusätzlich reduziert. Für Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen oder Rechtsdienstleistungen mit vertraulichen Daten ist das ein wichtiger Vorteil.
• Umfassende administrative Kontrolle: Brosix ermöglicht eine detaillierte Verwaltung des gesamten Netzwerks. Administratoren können Kontoberechtigungen steuern, Nutzer in Teams organisieren und Funktionen individuell freigeben. So lassen sich interne Regeln umsetzen, etwa indem Dateitransfers für Praktikanten deaktiviert oder bestimmte Unterhaltungen auf Abteilungsleitungen beschränkt werden.
• Integrierte Funktionen für Zusammenarbeit: Neben Messaging bietet Brosix Werkzeuge wie Broadcast-Benachrichtigungen für alle oder ausgewählte Gruppen, Remote-Desktop-Zugriff für technischen Support und ein interaktives Whiteboard. Dadurch entsteht ein gemeinsamer Arbeitsbereich, der weniger von externen Integrationen abhängig ist.

Nachteile:

• Kostenloser Tarif stark eingeschränkt: Das kostenlose Startup-Paket unterstützt nur drei Teilnehmer und eignet sich daher hauptsächlich zum Testen. Produktiv arbeitende Teams benötigen in der Regel ein kostenpflichtiges Abonnement, was Brosix für Kleinstunternehmen ohne zusätzliches Softwarebudget weniger attraktiv machen kann.
• Mobile Apps könnten ausgereifter sein: Einige Rezensenten berichten, dass die mobilen Anwendungen für iOS und Android weniger ausgereift und gelegentlich weniger konsistent wirken als die Desktop-Version. Für Teams, die häufig mobil arbeiten, kann dies den Arbeitsablauf beeinflussen, auch wenn die Stabilität der Apps schrittweise verbessert wird.
• Benutzeroberfläche wirkt etwas veraltet: Obwohl sie funktional und effizient ist, erreicht die Oberfläche nicht die moderne, reduzierte Gestaltung von Slack oder Microsoft Teams. Design und Navigation erinnern stärker an ältere Messenger, was für Nutzer, die an aktuelle Oberflächen gewöhnt sind, weniger attraktiv sein kann.

Nutzerbewertung:

5. Ryver

Ryver verfolgt einen besonderen Ansatz, indem es Teamchat und Aufgabenverwaltung in einer Plattform kombiniert. Häufig wird die Lösung als „Slack trifft Trello“ beschrieben, da sie ein von Trello inspiriertes Kanban-Board direkt mit Gruppendiskussionen verbindet. Die Idee dahinter: Aufgaben müssen nicht in einem Dienst besprochen und in einem anderen verwaltet werden. Nutzer können direkt aus Unterhaltungen Aufgaben erstellen, zuweisen und in integrierten Boards verfolgen. Für Organisationen, die häufiges Wechseln zwischen Tools reduzieren möchten, ist Ryver daher eine interessante Alternative.

In Ryver stehen Foren, die mit Slack-Kanälen vergleichbar sind, Gruppen und private Chats zur Verfügung. Besonders ist die Möglichkeit, jede Unterhaltung in eine konkrete Aufgabe zu überführen. Jedes Forum oder jede Gruppe kann ein eigenes Aufgabenboard mit Listen, Karten, Unteraufgaben, Fristen und weiteren Elementen besitzen. Dadurch bleiben Messaging und Projektkoordination eng verbunden — Mitglieder können beispielsweise direkt im Kommentarbereich einer Karte über eine Aufgabe sprechen oder zugehörige Diskussionen aufrufen.

Vorteile:

• Integrierte Aufgabenverwaltung: Für Teams mit Kanban-Workflows oder detaillierten To-do-Listen sind die nativen Aufgabenboards ein klarer Vorteil. Alle Aktivitäten bleiben in einer Umgebung. Nachrichten können direkt in den Aufgabenbereich gezogen und als neue Aufgabe angelegt werden. Dadurch entfällt die doppelte Pflege in Diensten wie Asana oder Jira und der Übergang zwischen „Besprechen“ und „Umsetzen“ wird kürzer.
• Pauschalpreis kann Kosten sparen: Eine feste Monatsgebühr für eine definierte Zahl von Mitgliedern kann bei passender Teamgröße günstiger sein. Zwölf Slack-Nutzer würden beispielsweise rund $87 pro Monat kosten (bei $7,25 pro Nutzer), während der feste Ryver-Tarif $69 kostet. Für mittelgroße Teams mit engem Budget kann das finanziell attraktiv sein.
• Solides All-in-one-Paket: Zusätzlich zur Aufgabenverwaltung umfasst Ryver offene und direkte Nachrichten, Dateitransfers, Benachrichtigungen und einfache Sprachanrufe. Teams müssen weniger separate Anwendungen miteinander verbinden. Foren, Teams und Gastzugänge für externe Partner ermöglichen unterschiedliche Kommunikationsformen.

Nachteile:

• Kein dauerhaft kostenloser Tarif: Nach Ablauf der Testphase ist für Ryver ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Das kann kleinere Start-ups oder Communities abschrecken, die auf kostenlose Softwareangebote angewiesen sind.
• Geringere Verbreitung bedeutet weniger Integrationen und Community-Ressourcen: Ryver ist deutlich weniger verbreitet als Slack oder Teams, weshalb der Marktplatz für externe Integrationen und Bots kleiner ist. Über Zapier lassen sich andere Dienste anbinden, die nativen Integrationsmöglichkeiten bleiben jedoch begrenzter. Auch die Nutzerbasis ist kleiner, sodass weniger fertige Anleitungen und Community-Ressourcen verfügbar sind, auch wenn der Ryver-Support als reaktionsschnell gilt.
• Design und Bedienbarkeit: Mehrere Nutzer beschreiben die Ryver-Oberfläche als funktional, aber weniger ausgereift. Die Kombination aus Chat und Aufgabenboards kann für technisch weniger erfahrene Nutzer eine steilere Lernkurve bedeuten als zwei getrennte Spezialanwendungen. Da Audio- und Videokommunikation außerdem von externen Anbietern abhängt, wirkt die Erfahrung weniger direkt als Slacks Huddles oder die Meeting-Funktionen von Teams.

Nutzerbewertung:

6. Zoho Cliq

Zoho Cliq gehört zur umfangreichen Zoho-Suite, die unter anderem CRM, Analysen und Workflow-Management umfasst. Die Plattform dient als kollaborativer Messenger mit Schwerpunkt auf Effizienz und Organisation und bietet einige besondere Oberflächenfunktionen. Besonders auffällig ist das Mehrspaltenlayout: In Cliq können mehrere Chats gleichzeitig in parallelen Spalten geöffnet und verfolgt werden. Das ist praktisch für Nutzer, die etwa einen laufenden Projektkanal beobachten und gleichzeitig privat mit einem Teammitglied schreiben möchten. Anfangs kann die Oberfläche etwas überladen wirken, nach kurzer Eingewöhnung reduziert sie jedoch das ständige Wechseln zwischen Unterhaltungen.

Zoho Cliq deckt die wichtigsten Kommunikationsfunktionen ab: private Chats, Teamkanäle, Dateiaustausch, Sprach- und Videomeetings einschließlich Konferenzanrufen, Bildschirmfreigabe und verschiedene Integrationen. Diskussionen lassen sich in Threads organisieren, Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden und Administratoren steuern Aufbewahrungsrichtlinien. Als Teil des Zoho-Ökosystems ist Cliq eng mit anderen Zoho-Diensten verbunden — Benachrichtigungen aus Zoho Projects oder CRM können direkt in Cliq erscheinen und Dokumente aus Zoho WorkDrive lassen sich sofort teilen. Hinzu kommen zahlreiche externe Integrationen und ein flexibles Bot-Framework für Automatisierung und Workflows.

Vorteile:

• Ideal für bestehende Zoho-Nutzer: Wenn ein Unternehmen bereits Zoho One oder andere Zoho-Lösungen einsetzt, fügt sich Cliq direkt in dieses Ökosystem ein. Gemeinsame Anmeldedaten und integrierte Benachrichtigungen erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing, Support und weiteren Bereichen.
• Mehrfach-Chat-Oberfläche unterstützt den Überblick: Das charakteristische Mehrspaltenlayout ermöglicht es erfahrenen Nutzern, mehrere Unterhaltungen parallel zu verfolgen. Beispielsweise kann ein #Design-Kanal geöffnet bleiben, während gleichzeitig ein privater Chat mit einem Designer und der kommende Teamkalender angezeigt werden. Nach der Eingewöhnung funktioniert die Oberfläche wie ein Kommunikations-Dashboard.
• Günstige Preise für erweiterte Tarife: Die Zoho-Tarife sind gemessen am Funktionsumfang vergleichsweise günstig. Auch die kostenlose Version bietet unter anderem 100 GB Dateispeicher und unbegrenztes Messaging mit 10.000 durchsuchbaren Einträgen. Höhere Tarife bleiben preislich moderat, was die Lösung für Start-ups und wachsende Unternehmen interessant macht.

Nachteile:

• Begrenztes Chatarchiv im kostenlosen Tarif: Die kostenlose Version hält nur 10.000 Nachrichten vor, ähnlich wie frühere Einschränkungen bei Slack. In aktiven Teams wird dieses Limit schnell erreicht, sodass ältere Unterhaltungen anschließend nicht mehr verfügbar sind. Kostenpflichtige Tarife ab Professional heben diese Begrenzung auf und bieten unbegrenzte Nachrichtenaufbewahrung.
• Starker Fokus auf Zoho-Integrationen: Cliq unterstützt zwar externe Verbindungen, ist aber besonders auf die eigene Zoho-Suite ausgerichtet. Unternehmen, die keine Zoho-Anwendungen einsetzen, profitieren weniger von diesem Vorteil; Slack oder Teams bieten in solchen Fällen möglicherweise eine größere Auswahl an Drittanbieter-Tools.
• Gewisse Einarbeitung in die Oberfläche erforderlich: Das ungewöhnliche Mehrspaltenlayout und die vielen integrierten Funktionen können anfangs verwirrend wirken. Einige Teams berichten, dass die Navigation erst mit regelmäßiger Nutzung intuitiver wird. Für technisch weniger erfahrene Mitarbeitende kann daher eine kurze Einführungsphase sinnvoll sein, gegebenenfalls mit ausgeblendeten, nicht benötigten Bereichen.

Nutzerbewertung:

7. Google Chat

Google Chat, früher als Hangouts Chat bezeichnet, ist Googles Lösung für die Kommunikation am Arbeitsplatz und in Google Workspace integriert — der Suite mit Gmail, Google Docs und weiteren Diensten. Wenn ein Unternehmen Gmail für die E-Mail-Kommunikation nutzt, steht Google Chat häufig bereits direkt in der Gmail-Oberfläche zur Verfügung.

Google Chat bietet strukturierte, fortlaufende Gruppendiskussionen und private Nachrichten und ist eng mit Google-Diensten wie Drive und Calendar verbunden. Ein zentraler Vorteil liegt in der einfachen, konsistenten Bedienung. Auch wenn einige fortgeschrittene Funktionen von Slack oder Teams fehlen, deckt Google Chat die wichtigsten Kommunikationsanforderungen für Nutzer des Google-Ökosystems ab.

Drive-Dokumente lassen sich unkompliziert an Chats anhängen; passende Freigabeberechtigungen werden automatisch vorgeschlagen, damit Teammitglieder nicht auf „Zugriff verweigert“ stoßen. Durch die Integration mit Google Calendar kann man mit einem Klick aus einem Chat in ein bereits geplantes Google-Meet-Meeting wechseln. Die Suche nutzt Googles Suchtechnologie, um Nachrichten und Dokumente in Chat schnell zu finden und — sofern erlaubt — auch Inhalte in Gmail und Drive einzubeziehen.

Google Chat bietet Spaces, früher Rooms genannt, für themenbezogene Diskussionen und kollaborative Kanäle mit Threads. Innerhalb von Spaces können Teilnehmer Dateien teilen und Aufgaben über die Integration mit Google Tasks verwalten. So lassen sich To-dos direkt aus laufenden Unterhaltungen verfolgen.

Für Echtzeitbesprechungen ist Google Chat direkt mit Google Meet verbunden — ein Meet-Videoanruf lässt sich aus jedem Chat starten. Meet unterstützt im Basistarif bis zu 100 Teilnehmer und in Enterprise-Versionen mehr; hinzu kommen Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen in ausgewählten Tarifen, Breakout-Gruppen und weitere Funktionen.

Google Chat und Google Meet bilden damit zusammen eine vollständige Lösung für Chat und Video.

Vorteile:

• In Google Workspace integriert: Wenn Teams hauptsächlich mit Gmail und Google Docs arbeiten, ist der Einstieg in Google Chat unkompliziert. Es ist kein zusätzlicher Login erforderlich, und Chat fügt sich direkt in den bestehenden Arbeitsablauf ein; Nachrichten erscheinen sogar in den Web- und Mobiloberflächen von Gmail. Für Workspace-Mitglieder ist der Dienst bereits enthalten.
• Leistungsfähige Suche und intelligente Automatisierung: Die Suche in Unterhaltungen funktioniert erwartungsgemäß gut. Die Plattform bietet außerdem intelligente Funktionen, etwa Vorschläge passender Dateien, wenn ein Dokument erwähnt wird, oder den Hinweis, ein Meeting zu planen, wenn Formulierungen wie „Treffen wir uns morgen um 10“ erkannt werden. Solche KI-Funktionen bleiben im Hintergrund und unterstützen den Arbeitsablauf.
• Für Organisationen privat und werbefrei: In Workspace wird Google Chat ohne Werbung betrieben, und Chat-Inhalte werden nicht für Werbezwecke genutzt. Der Dienst profitiert von den Sicherheitszertifizierungen der Workspace-Suite, darunter ISO 27001 und SOC 2. Administratoren steuern Chat-Einstellungen, Aufbewahrungsregeln und Vault-Richtlinien für Compliance-Archive ähnlich wie bei E-Mails.

Nachteile:

• Funktionsumfang bleibt begrenzt: Google Chat wird zwar kontinuierlich weiterentwickelt, bietet aber weiterhin weniger fortgeschrittene Funktionen als manche Wettbewerber. So gibt es deutlich weniger integrierte Erweiterungen und nur eine begrenzte Zahl an Google-Bots und Drittanbieter-Tools wie Asana oder Jira — weit entfernt von Slacks Bibliothek mit mehr als 2.400 Apps. Auch bei der Personalisierung gibt es weniger Möglichkeiten, etwa keine benutzerdefinierten Emojis (Stand 2026), weniger Benachrichtigungsoptionen und eine insgesamt eher zweckmäßige Gestaltung.
• Keine eigenständige Premium-Version: Für Google Chat mit professionellem Funktionsumfang ist ein Google-Workspace-Abonnement erforderlich. Ein separates kostenpflichtiges Chat+Meet-Paket gibt es nicht mehr in dieser Form; eine frühere Enterprise-Essentials-Option für Meet+Chat ist heute im Wesentlichen Teil von Workspace. Unternehmen, die Google nicht für E-Mail oder Dokumente verwenden, müssten sich daher zumindest teilweise in das Google-Ökosystem begeben.
• Thread-Modell kann ungewohnt wirken: Das Threading in Google Chat Spaces unterscheidet sich etwas von Slack. Ein Space kann als „threaded“ eingerichtet werden, sodass jede Diskussion einen eigenen Thread bildet, oder als „unthreaded“, ähnlich einem klassischen Slack-Kanal. Neue Nutzer empfinden das Thread-Format teilweise als weniger intuitiv, weil es nicht dem erwarteten linearen Chatverlauf entspricht. Das ist jedoch überwiegend eine Frage der Gewohnheit.

Nutzerbewertung:

8. Element

Element ist eine verschlüsselte Kommunikationsplattform auf Basis des Matrix-Protokolls und legt besonderen Wert auf Nutzerautonomie und Vertraulichkeit. Die Plattform steht beispielhaft für den Open-Source-Ansatz im digitalen Messaging. Nutzer können über selbst betriebene Server kommunizieren oder sich mit dem größeren Matrix-Ökosystem verbinden, ohne vollständig von der Infrastruktur eines einzelnen Anbieters abhängig zu sein.

Organisationen können Element On-Premises betreiben und damit die volle Kontrolle über ihre Daten behalten oder den verwalteten Cloud-Dienst von Element nutzen, der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die verteilte Architektur beibehält. Da Element auf Matrix basiert, kann es mit anderen Matrix-Anwendungen kommunizieren und über sogenannte Bridges externe Kommunikationssysteme anbinden, etwa Slack oder IRC. Dadurch kann Element als zentraler Hub dienen.

Die Plattform umfasst typische Funktionen wie Einzel- und Gruppenchats in Matrix-Räumen, Dateiaustausch sowie verschlüsselte Audio- und Videokommunikation. Hinzu kommen Emoji-Reaktionen, Zustellbestätigungen und eingebettete Widgets. Durch den Open-Source-Ansatz ist das System sehr anpassbar; es existieren zahlreiche alternative Clients und Oberflächenvarianten, während die Element-App selbst als zentrale, professionell gestaltete Variante dient.

Für Teams, die Element evaluieren, liegt der wichtigste Vorteil häufig in der Sicherheitsarchitektur und der Kontrolle über gespeicherte Informationen. Private Unterhaltungen sind standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass nur autorisierte Teilnehmer mit den entsprechenden Schlüsseln auf Inhalte zugreifen können. Anders als bei Slack oder Teams, deren Betreiber theoretisch auf Nutzerdaten zugreifen können, verhindert eine korrekt konfigurierte und verschlüsselte Matrix-Instanz, dass selbst Administratoren Nachrichten lesen können, sofern ihnen kein Zugriff eingeräumt wurde. In Unternehmensumgebungen können Schlüssel bei Bedarf aus Compliance-Gründen verwahrt werden. Durch Self-Hosting lässt sich außerdem der physische Speicherort der Nachrichten vollständig bestimmen — ein wichtiger Punkt für Organisationen mit strengen Compliance- oder Datenresidenzanforderungen.

Vorteile:

• Volle Autonomie und Anpassbarkeit: Element kann auf einem selbst gehosteten Server betrieben, an das eigene Branding angepasst und mit internen Plattformen integriert werden. Da der Quellcode offen ist, sind weitreichende Änderungen möglich. Das ist für Unternehmen interessant, die Anbieterabhängigkeit reduzieren und möglichst viel Kontrolle behalten möchten. Auch Federation mit Partnerorganisationen über Matrix ist innerhalb derselben Architektur möglich.
• Hohe Sicherheitsstandards: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist standardmäßig aktiviert, und der offene Quellcode kann von Sicherheitsexperten geprüft werden. Die Lösung wird weltweit von Behörden und Datenschutzbefürwortern eingesetzt. Unter anderem nutzt die französische Regierung Element beziehungsweise Matrix für interne offizielle Kommunikation.
• Vernetzung und zentrale Zusammenarbeit: Über Bridges kann Element externe Unterhaltungen zusammenführen, etwa einen Slack-Workspace oder einen Telegram-Chat über entsprechende Connectoren. Das kann die Kommunikationsverwaltung für technisch versierte Teams vereinfachen, erfordert bei der Einrichtung jedoch oft Fachwissen.

Nachteile:

• Bereitstellung und Administration: Eine eigene Matrix-Instanz erfordert bei Self-Hosting technisches Know-how. Konfiguration, Wartung und Federation müssen fachgerecht betreut werden. Kleinere Organisationen greifen deshalb häufig auf den verwalteten Cloud-Dienst Element Matrix Services zurück, was den Kostenvorteil des Self-Hostings teilweise reduziert.
• Einarbeitung für neue Nutzer: Obwohl Element deutlich weiterentwickelt wurde, empfinden einige Nutzer die Plattform als weniger unmittelbar verständlich als etablierte Messenger. Der Umgang mit Verschlüsselungsschlüsseln und Passphrasen kann für nicht technische Nutzer ungewohnt sein. Auch Begriffe und Strukturen wie „Räume“ und „Bridges“ machen die Oberfläche für klassische Unternehmensanwender zunächst komplexer.
• Begrenzte integrierte Integrationen: Standardmäßig gibt es keinen so großen Plugin-Marktplatz wie bei Slack. Vorhandene Integrationen, sogenannte Widgets, unterstützen Dienste wie GitHub oder Jira sowie Chatbots, doch das Ökosystem ist kleiner und noch im Ausbau. Häufig sind Teams auf Community-Lösungen angewiesen oder müssen eigene Bots für spezielle Anbindungen entwickeln.

Nutzerbewertung:

9. Chanty

Chanty ist eine Plattform für Teamkommunikation, die sich als intuitive und preisgünstige Slack-Alternative positioniert und einige zusätzliche Funktionen bietet. Besonders ist das integrierte Projektmanagement: Nutzer können normale Nachrichten in konkrete Aufgaben umwandeln, sie zuweisen und mit Zeitplänen sowie Fortschrittsanzeigen versehen. So lassen sich Gespräche direkt in strukturierte Arbeitsschritte überführen, ohne die Plattform zu verlassen. Die Oberfläche ist minimalistisch und benutzerfreundlich, was die Einführung in Teams erleichtert.

Ein wichtiger Vorteil von Chanty ist der unbegrenzte Chatverlauf, der auch im kostenlosen Tarif verfügbar ist. Im Gegensatz zu Slacks kostenlosem Angebot, bei dem nur eine begrenzte Zahl vergangener Nachrichten abrufbar ist, bleibt die gesamte Unterhaltungshistorie in Chanty zugänglich. Dadurch können ältere Nachrichten und Dokumente weiterhin gefunden werden. Für Teams, die keine laufenden Kosten möchten, aber vollständigen Zugriff auf ihre Kommunikationshistorie benötigen, ist das ein relevanter Vorteil.

Chanty unterstützt hervorgehobene Nachrichten, @Erwähnungen und ein Team-Book-Konzept, das geteilte Links, Dokumente, Aufgaben und gespeicherte Elemente an einem Ort organisiert. Zusätzlich bietet die Plattform Audio- und Videokommunikation mit kostenlosen 1:1-Sitzungen und Gruppenmeetings in kostenpflichtigen Tarifen sowie Sprachaufnahmen im Push-to-talk-Stil. Das „Teambook“-Dashboard bündelt Aktivitäten, Diskussionen und gemeinsame Materialien in einer strukturierten Ansicht.

Vorteile:

• Unbegrenzte Nachrichten im kostenlosen Tarif: Besonders kleine Teams profitieren davon, ihre vollständige Kommunikationshistorie ohne Zusatzkosten zu behalten. Damit entfällt eine typische Einschränkung vieler Freemium-Kollaborationstools, bei denen ältere Nachrichten irgendwann nicht mehr zugänglich sind.
• Integrierte Aufgabenverwaltung: Diskussionen können direkt in Aufgaben umgewandelt und über ein visuelles Board verwaltet werden. So bleiben laufende Projekte sichtbar, ohne dass Nutzer zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen. Das ist besonders für agile Teams praktisch, die Aufgaben direkt aus Chatverläufen delegieren und verfolgen möchten.
• Einfach und benutzerfreundlich: Viele Nutzer beschreiben die Chanty-Oberfläche als übersichtlich und leicht verständlich. Sie bietet zentrale Funktionen wie Nachrichten-Threads, Emoji-Reaktionen und GIFs ohne unnötige Komplexität. Auch für Nutzer, die bisher vor allem per E-Mail kommuniziert haben, ist die Umstellung vergleichsweise einfach.

Nachteile:

• Nutzerlimit im kostenlosen Tarif: Die kostenlose Version erlaubt nur fünf Teilnehmer und richtet sich damit an sehr kleine Teams oder Tests. Der unbegrenzte Nachrichtenverlauf ist deshalb ohne Upgrade nur für kleine Gruppen nutzbar. Andere kostenlose Angebote unterstützen teilweise deutlich mehr Mitglieder; Slack setzt im kostenlosen Tarif beispielsweise kein Nutzerlimit.
• Begrenzte native Integrationen: Chanty lässt sich über Zapier mit mehr als 1.000 Tools verbinden, bietet jedoch nur wenige direkte Integrationen. Eingebaute Lösungen für Umfragen oder fortgeschrittene Automatisierung fehlen weitgehend, da der Schwerpunkt auf Messaging und Aufgaben liegt. Teams mit starkem Bedarf an bestimmten Diensten sollten deshalb prüfen, ob eine passende Zapier-Verbindung vorhanden ist.
• Keine klassischen Threads: Chanty organisiert Gespräche etwas anders und bietet keine Slack-ähnlichen Nachrichten-Threads innerhalb von Kanälen. Einige Nutzer empfinden das bei Unterthemen als Nachteil, andere bevorzugen den kontinuierlichen Gesprächsverlauf.

Nutzerbewertung:

10. Wire

Wire ist eine etablierte Kollaborationslösung, die für Ende-zu-Ende-Schutz und europäische Datenschutzstandards bekannt ist. Das von einem in der Schweiz gegründeten Unternehmen entwickelte Produkt wird von Organisationen eingesetzt, die einen hohen Schutz ihrer Kommunikation benötigen. Wire wurde ursprünglich unter Mitwirkung eines der Skype-Gründer entwickelt, ist jedoch eine moderne und auf Sicherheit ausgerichtete Plattform und unterscheidet sich damit deutlich vom früheren Skype.

Wire unterstützt Textnachrichten, Sprach- und Videokonferenzen, Dateiaustausch und verschwindende Nachrichten in einer reduzierten Oberfläche. Ein wichtiges Merkmal ist die Kombination aus professioneller Zusammenarbeit und starkem Datenschutz. Wire wird hinsichtlich der Verschlüsselung häufig mit Signal verglichen, ist jedoch stärker auf Organisationen ausgerichtet und bietet Teamdiskussionen, Gastbereiche für externe Partner und erweiterte Nutzerverwaltung. Nachrichten und Dateien werden automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Zusätzlich sind zeitlich begrenzte oder selbstlöschende Nachrichten möglich.

Für die Zusammenarbeit unterstützt Wire unter anderem strukturierte Notizen direkt in Chats, etwa mehrzeilige Updates oder Codeblöcke, sowie das sichere Teilen von digitalen Downloads mit Kunden. Außerdem stehen Emojis, Markierungen und weitere Standardfunktionen zur Verfügung. Für Organisationen in besonders sensiblen Branchen wie Verteidigung, Medien oder Gesundheitswesen bietet Wire On-Premises-Bereitstellung oder eine private Cloud; der Quellcode wurde unabhängig geprüft. Trotz des starken Sicherheitsfokus bleibt die Anwendung leicht bedienbar und übersichtlich. Die Zahl der Integrationen ist kleiner als bei manchen Wettbewerbern, doch Dienste wie SharePoint lassen sich anbinden und Gesprächsprotokolle können bei Bedarf für Dokumentationszwecke exportiert werden.

Sprach- und Videoqualität sind bei Wire in der Regel hoch. Die Plattform nutzt moderne WebRTC-Protokolle und unterstützt verschlüsselte Gruppenkonferenzen mit mehreren Teilnehmern.

Vorteile:

• Starke Verschlüsselung: Wire schützt standardmäßig alle Kommunikationsarten — Nachrichten, Sprache, Video und Dateien — mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sicherheit ist keine optionale Einstellung oder Zusatzfunktion, sondern dauerhaft aktiv. Dadurch können auch die internen Wire-Server nicht auf die verschlüsselten Inhalte zugreifen. Für Teams mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen ist das ein wesentlicher Vorteil.
• Mehrere Geräte mit synchroner Nutzung: Anders als manche private Messenger, die gleichzeitige Anmeldungen einschränken, erlaubt Wire den Zugriff von mehreren Geräten und hält die Daten über verschlüsselte Multi-Session-Technologie in Echtzeit synchron. Dadurch lässt sich die Plattform auf Desktop und Mobilgeräten parallel nutzen, ohne Gespräche zu verpassen — ein wichtiger Vorteil für die tägliche Teamzusammenarbeit.
• Open Source und unabhängig geprüft: Die Wire-Clients sind vollständig quelloffen und wurden von Sicherheitsexperten professionell auditiert. Diese Transparenz ermöglicht es der Entwickler- und Sicherheitscommunity, die Schutzmechanismen selbst zu überprüfen. Für viele Organisationen ist das ein wichtiges Vertrauenskriterium; bei Bedarf kann Wire zudem erweitert oder angepasst werden.

Nachteile:

• Nutzerlimit im kostenlosen Tarif: Der kostenlose Wire-Tarif unterstützt nur bis zu fünf Mitglieder pro Workspace und dient damit eher als Einstieg für kleine Teams. Größere Gruppen müssen auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln. Für Teams mit etwa zehn Personen, die eine dauerhaft kostenlose Lösung suchen, ist das deutlich einschränkend.
• Begrenzte Integrationen und Add-ons: Wire konzentriert sich auf sichere Kommunikation und weniger auf Bots oder Drittanbieter-Apps. Das API-Ökosystem ist kleiner als bei Slack. Ein Projektmanagement-Board lässt sich beispielsweise nicht ohne Weiteres direkt in Wire einbetten. Für verschlüsseltes Messaging und Anrufe ist die Plattform gut geeignet, für stark erweiterbare Arbeitsumgebungen jedoch weniger.
• Kosten für Enterprise-Funktionen: Der Grundpreis pro Nutzer ist zwar moderat, einige fortgeschrittene Geschäftsfunktionen wie On-Premises-Hosting oder individuelle Integrationen gehören jedoch zur höherpreisigen Enterprise-Kategorie. Für kleinere Organisationen reicht der SMB-Tarif meist aus, größere Unternehmen müssen zusätzliche Kosten für Enterprise-Lizenzen und dedizierten Support einplanen.

Nutzerbewertung:

11. RocketChat

Rocket.Chat ist eine Open-Source-Kollaborationslösung, die eine Kommunikation ähnlich wie Slack ermöglicht und zugleich große Freiheit bei Bereitstellung und Anpassung bietet. Sie wird häufig von Unternehmen gewählt, die eine selbst verwaltete Slack-Alternative mit Fokus auf Datenschutz, Kontrolle über Informationen und geringere laufende Kosten suchen.

Rocket.Chat unterstützt Chat mit Kanälen und Direktnachrichten, Audio- und Videokonferenzen, Dateiaustausch sowie zahlreiche Erweiterungen und Integrationen, die durch den Open-Source-Ansatz und die aktive Entwicklercommunity ermöglicht werden. Unternehmen können die Oberfläche umfassend anpassen, eigene Funktionen ergänzen und sich an der Weiterentwicklung des Quellcodes beteiligen.

Zu den größten Stärken von Rocket.Chat gehört die hohe Flexibilität. Die Plattform lässt sich tiefgreifend anpassen und mit externen Systemen verbinden — etwa CRM-Lösungen, Automatisierungsbots und Federation-Funktionen für die Kommunikation zwischen mehreren Servern. Zusätzlich gibt es Werkzeuge wie LiveChat, mit denen ein Chat-Widget direkt auf einer Website eingebunden und mit der eigenen Rocket.Chat-Instanz verbunden werden kann. Das eignet sich beispielsweise für Kundensupport und Kundenkommunikation.

Für die interne Kommunikation bietet Rocket.Chat nahezu alle erwarteten Funktionen: Threads, erweiterte Suche, Linkvorschauen, formatierte Nachrichten und weitere Werkzeuge. Darüber hinaus ist eine automatische Übersetzung von Chats verfügbar, was für mehrsprachige Arbeitsumgebungen hilfreich sein kann.

Aus Sicherheitssicht kann Rocket.Chat je nach Bereitstellung ein sehr hohes Schutzniveau erreichen. Die Plattform kann auf privaten Servern hinter internen Firewalls betrieben werden und gibt Administratoren umfassende Kontrolle. Standardmäßig werden Daten während der Übertragung verschlüsselt; bei Bedarf lässt sich für bestimmte Unterhaltungen zusätzlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung konfigurieren.

Zahlreiche Organisationen, darunter die US-Streitkräfte beziehungsweise das Department of Defense, haben Rocket.Chat für geschützte On-Premises-Zusammenarbeit eingesetzt. Der Betrieb einer selbst gehosteten Installation bringt jedoch auch Verantwortung für Wartung und Systemupdates mit sich. Für Unternehmen, die diesen Aufwand vermeiden möchten, bietet Rocket.Chat zusätzlich verwaltete Cloud-Hosting-Optionen.

Vorteile:

• Open Source und selbst hostbar: Rocket.Chat kann in der eigenen Umgebung ohne Lizenzkosten für die Open-Source-Basis betrieben werden. Beim Self-Hosting entfallen nutzerbezogene Abonnementgebühren, was bei größeren Teams Kosten sparen kann. Zudem lässt sich der Quellcode prüfen, verändern und an interne Anforderungen anpassen.
• Funktionsreich und erweiterbar: Bereits die Grundplattform bietet unter anderem unbegrenzten Nachrichtenverlauf, viele Nutzer und Kanäle pro Server sowie Integrationen über APIs, Webhooks und Bots. Der integrierte Marketplace stellt zusätzliche Apps bereit und erweitert die Funktionalität bei Bedarf.
• Community- und Enterprise-Support: Eine große Community aus Mitwirkenden und Nutzern unterstützt die Entwicklung von Rocket.Chat. Gleichzeitig können Unternehmen über kostenpflichtige Angebote des Herstellers dedizierten Support erhalten. Der Open-Source-Ansatz schafft zusätzliche Unabhängigkeit, weil das Projekt auch von der Community weitergeführt werden könnte.

Nachteile:

• Self-Hosting erfordert technische Administration: Der Betrieb eines eigenen Servers umfasst Einrichtung, Updates, Sicherheitswartung, Datensicherungen und Leistungsoptimierung. Diese Aufgaben entfallen bei SaaS-Lösungen weitgehend. Ohne eigene IT-Abteilung kann daher die gehostete Rocket.Chat-Version oder eine andere verwaltete Plattform sinnvoller sein, verursacht aber zusätzliche Kosten.
• UI/UX etwas weniger ausgereift als bei großen SaaS-Anbietern: Obwohl Rocket.Chat kontinuierlich weiterentwickelt wird, empfinden einige Nutzer die Oberfläche als weniger fein abgestimmt als bei Slack oder Teams. Gelegentlich können kleinere Probleme auftreten, etwa bei Benachrichtigungen oder der Reaktionsgeschwindigkeit in sehr großen Kanälen. Das ist ein möglicher Kompromiss für mehr Flexibilität und Kontrolle.
• Erweiterte Funktionen benötigen häufig einen kostenpflichtigen Tarif oder zusätzliche Konfiguration: Einige Enterprise-Funktionen wie LDAP-Anbindung, anpassbare Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder komplexe Omnichannel-Routing-Einstellungen erfordern möglicherweise manuelle Einrichtung oder gehören zum Enterprise-Tarif. Die kostenlose Version ist zwar umfangreich, für sehr große Installationen mit Tausenden gleichzeitigen Nutzern und dediziertem Support sind jedoch Enterprise-Pläne vorgesehen.

Nutzerbewertung:

12. Flock

Flock ist eine Plattform für Teamkommunikation, die insbesondere in Indien und anderen wachsenden Märkten als einfachere und kostengünstigere Alternative zu ähnlichen Workspace-Tools bekannt wurde. Sie bietet themenbezogene Kanäle, private Nachrichten, virtuelle Meetings, Dateiaustausch und verschiedene Dienstintegrationen. Die Oberfläche ist vergleichsweise reduziert und einfach gehalten, was viele Nutzer als angenehm und fokussiert empfinden. Zusätzlich stehen integrierte Produktivitätsfunktionen wie gemeinsame Aufgabenlisten, kurze Notizen und Umfragen zur Verfügung, sodass weniger separate Tools oder Erweiterungen benötigt werden.

Ein zentraler Bestandteil des Flock-Konzepts ist die Reduzierung von Ablenkungen zugunsten der wichtigsten Aufgaben. Die Anwendung verfügt beispielsweise über eine flexible Seitenleiste, über die Nutzer schnell Umfragen starten, Erinnerungen organisieren oder kurze Code-Snippets teilen können. Auch die Performance steht im Fokus — die App ist auf schnelle Reaktion ausgelegt und läuft auf schwächerer Hardware häufig flüssiger als umfangreichere Kommunikationssuiten.

Die Plattform lässt sich mit verbreiteten Diensten wie Google Drive, Trello, Asana und GitHub verbinden, wobei die Integrationsbibliothek kleiner ist als bei größeren Ökosystemen. Entwickler können die öffentliche API für individuelle Anbindungen und Automatisierungen verwenden. Früher gehörten kostenloser Gastzugang und ein unbegrenztes Nachrichtenarchiv auch im kostenlosen Tarif zu den besonderen Merkmalen, allerdings mit einer Teilnehmerbegrenzung. Inzwischen unterstützt die kostenlose Version bis zu 20 Nutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang; der kostenpflichtige Tarif bleibt preislich vergleichsweise wettbewerbsfähig.

Flock unterstützt außerdem Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern — bis zu 20 Personen — und bietet in kostenpflichtigen Tarifen Bildschirmfreigabe. Damit richtet sich die Plattform als umfassender Kommunikationshub an kleinere Teams, die Kollaborationsfunktionen ohne hohe Abonnementkosten benötigen.

Vorteile:

• Integrierte Produktivitätsfunktionen: Flock bietet praktische Werkzeuge wie schnelle Umfragen, gemeinsame Notizen, strukturierte Aufgabenlisten und einen formatierten Texteditor für längere oder strukturierte Updates. Diese integrierten Funktionen reduzieren die Abhängigkeit von externen Bots oder zusätzlichen Apps, etwa beim Festhalten von Ideen oder Einholen kurzen Teamfeedbacks während Meetings.
• Günstige Preisgestaltung: Der Pro-Tarif von Flock kostet ungefähr $4,50 pro Nutzer und Monat und ist damit günstiger als viele vergleichbare Wettbewerber. Auch das Enterprise-Paket für mehr als 100 Nutzer liegt typischerweise zwischen $8 und $10 und zählt damit zu den preiswerteren Optionen für größere Organisationen. Für preisbewusste Teams bietet Flock ein gutes Verhältnis von Kosten und Funktionsumfang; nur der kostenlose Tarif ist auf 20 Nutzer begrenzt.
• Gute Performance: Viele Nutzer berichten, dass Flock schneller arbeitet und weniger Systemressourcen benötigt als umfangreichere Kommunikationsplattformen. Die schlanke Anwendung eignet sich daher auch für Teams, deren Mitglieder mit älterer Hardware oder begrenzter Internetkapazität arbeiten.

Nachteile:

• Einschränkungen im kostenlosen Tarif: Die kostenlose Version unterstützt nur 20 Teilnehmer und speichert bis zu 10.000 durchsuchbare Nachrichten — ähnlich wie frühere Limits anderer Tools. Erweiterte Funktionen wie Gruppen-Videomeetings und zusätzliche Kollaborationsoptionen sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Der volle Funktionsumfang der Plattform wird daher vor allem in den Premium-Angeboten sichtbar.
• Kleinere Community: Flock ist weniger verbreitet als große Wettbewerber wie Teams. Entsprechend gibt es weniger Tutorials, Drittanbieter-Blogs und Integrationen. Bei seltenen Problemen kann die Suche nach fertigen Lösungen daher länger dauern, auch wenn der Support des Unternehmens für schnelle und aufmerksame Antworten bekannt ist.
• Fehlende Threads: Historisch bot Flock keine klassischen Threads zur Strukturierung von Unterhaltungen, sodass alle Beiträge in einem Kanal chronologisch nacheinander erschienen. Manche Teams schätzen diese Einfachheit, andere empfinden sie als Nachteil, weil parallele Diskussionen leichter ineinanderlaufen. Es kann sinnvoll sein zu prüfen, ob neuere Versionen inzwischen Antworten oder verschachtelte Kommentare unterstützen.

Nutzerbewertung:

Vorteile kostenloser Gruppenchat-Apps

Der Einsatz einer leicht zugänglichen Gruppenchat-Lösung kann Teams deutliche Vorteile bringen, besonders kleinen Unternehmen, Start-ups und Organisationen mit begrenztem Budget. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Kosteneffizienz:

Der offensichtlichste Vorteil ist die Senkung der Ausgaben für digitale Dienste. Kostenlose Versionen ermöglichen es Organisationen, grundlegende Messaging-Funktionen ohne wiederkehrende Gebühr pro Mitglied zu nutzen. Das eignet sich besonders für junge Unternehmen und gemeinnützige Organisationen. Eingesparte Lizenzkosten können in andere Prioritäten fließen. Auch größere Unternehmen testen häufig zunächst kostenlose Tarife, bevor sie sich für ein kostenpflichtiges Angebot entscheiden.

• Bessere Kommunikation & Zusammenarbeit:

Unabhängig vom Preis verbessern Gruppenchat-Plattformen die Abstimmung im Team deutlich. Kollegen können Fragen mit einer kurzen Nachricht sofort beantworten, statt E-Mails zu formulieren und stundenlang auf eine Reaktion zu warten. Diese unmittelbare Zusammenarbeit hält Projekte in Bewegung. Untersuchungen von McKinsey zufolge kann der Einsatz sozialer Kollaborationstools die Produktivität um 20–25 % steigern — eine kostenlose Chat-App kann daher ein einfacher Einstieg in diese Arbeitsweise sein.

• Weniger E-Mail-Aufkommen:

Chat-Lösungen reduzieren überfüllte Posteingänge. Statt langer E-Mail-Ketten finden Gespräche in thematisch passenden Kanälen statt. Das spart Zeit und hilft, Diskussionen nach Themen zu strukturieren. Studien zufolge verbringen Beschäftigte rund 28 % ihrer Arbeitswoche mit E-Mails; der Einsatz von Chats kann diesen Anteil reduzieren und mehr Zeit für produktive Aufgaben schaffen.

• Teamzusammenhalt und Unternehmenskultur:

Eine Chat-Plattform dient auch in der kostenlosen Version als gemeinsamer digitaler Treffpunkt für das Team. Das stärkt den Zusammenhalt, insbesondere in verteilten oder hybriden Arbeitsmodellen. Mitglieder können kurze Hinweise posten, Erfolge mit Emoji-Reaktionen feiern oder Memes und GIFs teilen. Solche spontanen Interaktionen fördern Zugehörigkeit und Motivation. Engagierte Beschäftigte tragen wiederum zu einer besseren Unternehmensleistung bei; einige Analysen zeigen, dass stark engagierte Teams ihre Vergleichsgruppen um mehr als 200 % übertreffen können.

• Einfache Einführung und Testmöglichkeit:

Kostenlose Kommunikations-Apps haben meist geringe Einstiegshürden — die Registrierung dauert oft nur wenige Minuten. Dadurch kann das gesamte Team die Lösung schnell ausprobieren und verschiedene Formen der Zusammenarbeit testen. Passt die Plattform nicht, entstehen beim Wechsel keine direkten Lizenzkosten. Das Freemium-Modell ermöglicht damit einen echten „Test vor dem Kauf“, bevor Geld in die gewählte Arbeitsumgebung investiert wird.

Wichtige Funktionen von Gruppenchat-Apps

Moderne Gruppenchat-Plattformen bieten zahlreiche Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Bei der Auswahl oder Einführung solcher Tools sollten insbesondere die folgenden Komponenten berücksichtigt werden, da sie den Arbeitsalltag und die Effizienz deutlich beeinflussen können:

Echtzeit-Messaging:

Die Grundlage jeder Chat-Plattform ist die unmittelbare Kommunikation. Dazu gehören Direktnachrichten und gemeinsame Kanäle, die sich auf den Geräten mehrerer Nutzer in Echtzeit synchronisieren. Unterhaltungen bleiben zugänglich, sodass frühere Nachrichten nachgelesen werden können, und bieten häufig Threads oder Zitatfunktionen zur besseren Strukturierung. Echtzeit-Chats ermöglichen schnellere Rückfragen und eine bessere Abstimmung zwischen Teams.

Sprach- und Videokonferenzen:

Fast jede größere Chat-Plattform integriert heute Sprach- und Videoanrufe. Das Spektrum reicht von kurzen Audionachrichten und persönlichen Anrufen bis zu vollständigen Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern. Slack bietet beispielsweise kompakte Huddles, während TrueConf groß angelegte 4K-Videomeetings ermöglicht. Integrierte Konferenzen machen eine separate Anwendung für persönliche Gespräche häufig überflüssig — Meetings können direkt aus der Chat-Oberfläche gestartet werden und bieten oft auch Bildschirmfreigabe.

Dateifreigabe und Speicherung:

Teams tauschen in Unterhaltungen regelmäßig Bilder, Präsentationen und andere Dokumente aus. Gute Chat-Systeme vereinfachen dies durch Drag-and-drop-Uploads oder sichere Cloud-Anbindungen und führen ein durchsuchbares Archiv der geteilten Inhalte. Viele Plattformen lassen sich mit Cloud-Speichern wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive verbinden. Eine bereits im Chat geteilte Datei schnell wiederzufinden spart Zeit gegenüber der Suche in langen E-Mail-Ketten.

Integrationen und Bots:

Fortgeschrittene Kollaborations-Apps können externe Tools anbinden — beispielsweise Updates aus CRM-Systemen, Entwicklungs-Pipelines oder Projektboards direkt in Chatkanäle übertragen. Dadurch wird der Chat zu einem zentralen Informationshub. Slack ist besonders für Tausende Integrationen bekannt, etwa Jira-Tickets, GitHub-Commits oder Kalenderbenachrichtigungen. Viele Plattformen bieten zudem Bots und Automatisierungshelfer wie To-do-Generatoren oder Umfrage-Bots. Diese Funktionen reduzieren wiederkehrende Arbeit und den Wechsel zwischen Anwendungen.

Suche und Archive:

Eine wichtige Funktion von Teamchat-Software ist die umfassende Suche in früheren Nachrichten und Anhängen. Mit der Zeit kann der Chat zu einem strukturierten Wissensarchiv werden. Ob Informationen von vor einigen Wochen oder ein wichtiger Link gesucht werden — Filter nach Kanal oder Teilnehmer sind dabei sehr hilfreich. Die meisten Dienste bieten eine Suche, unterscheiden sich aber bei den Beschränkungen: Einige kostenlose Versionen begrenzen den zugänglichen Verlauf, während kostenpflichtige Tarife vollständige Archive erhalten. Je mehr Inhalte durchsuchbar bleiben, desto wertvoller wird der Chat als institutionelles Gedächtnis.

Benachrichtigungen und Verfügbarkeitssteuerung:

Gute Kommunikationssysteme bieten detaillierte Einstellungen für Benachrichtigungen — Kanäle können stummgeschaltet, Ruhezeiten geplant oder Meldungen nur bei Erwähnungen aktiviert werden. Das hilft, Unterbrechungen zu reduzieren und konzentriert zu arbeiten. Präsenzanzeigen wie online, beschäftigt oder abwesend sowie individuelle Statushinweise wie „in einem Meeting“ oder „Pause“ zeigen Kollegen die aktuelle Verfügbarkeit. Diese Steuerungsmöglichkeiten helfen, Erreichbarkeit und Konzentration auszubalancieren.

Sicherheitsfunktionen:

Sicherheit und Compliance sind ebenso wichtig. Verschlüsselung, Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffsrechte schützen Daten. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sichert vertrauliche Kommunikation; Lösungen wie Wire oder Element fallen hier besonders auf. Administrative Richtlinien für Gäste, Domains und Aufbewahrungsfristen helfen, sensible Inhalte zu kontrollieren. In regulierten Branchen sind Funktionen wie Audit-Protokolle oder eDiscovery-Exporte wichtige Schutz- und Nachweisinstrumente.

Wie wählen Sie die beste Lösung für Ihr Team?

1. Teamgröße und Skalierbarkeit: Wie groß ist das Team aktuell und wie schnell wächst es? Verschiedene Lösungen und Preismodelle eignen sich unterschiedlich gut für kleine Gruppen oder Tausende von Mitarbeitern. TrueConf bietet beispielsweise kostenlosen Zugang für nahezu 1.000 Teilnehmer und kann damit für größere Organisationen mit begrenztem Budget interessant sein. Chanty eignet sich dagegen gut für kleine Teams, begrenzt den kostenlosen Tarif jedoch auf fünf Personen. Prüfen Sie, ob die gewählte Plattform zukünftiges Wachstum ohne technische Grenzen oder unverhältnismäßige Kosten unterstützt. Skalierbarkeit betrifft auch die Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen — bei unternehmensweiten Veranstaltungen sollten daher die maximalen Kapazitäten geprüft werden.

2. Benötigte Kernfunktionen: Legen Sie fest, welche Funktionen für die Zusammenarbeit unverzichtbar sind. Wenn regelmäßige Videomeetings oder Bildschirmfreigabe wichtig sind, sollten Plattformen mit entsprechendem Schwerpunkt betrachtet werden, etwa Teams oder TrueConf für Unternehmensmeetings. Sind Integrationen mit anderer Software entscheidend, bieten Slack oder anpassbare Open-Source-Lösungen umfangreiche Möglichkeiten. Für stärkere Projektkoordination kommen Ryver oder Chanty infrage, da Aufgabenverwaltung bereits integriert ist. Definieren Sie konkrete Arbeitsabläufe — etwa „Updates aus dem Support direkt im Chat erhalten“ oder „Aufgaben aus Nachrichten erstellen“ — und prüfen Sie, ob die jeweilige Plattform dies nativ oder über Drittanbieter-Erweiterungen unterstützt.

3. Sicherheit und Compliance: Branchen haben unterschiedliche Sicherheitsanforderungen. Bei sensiblen Informationen sollten Verschlüsselung, On-Premises-Hosting und anerkannte Zertifizierungen geprüft werden. Wire und Element legen besonderen Wert auf Datenschutz durch vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, was für Behörden, medizinische Einrichtungen oder Kanzleien wichtig sein kann. Banken profitieren zusätzlich von Systemen mit Nachrichtenaufbewahrung und Exportmöglichkeiten für regulatorische Prüfungen. Microsoft Teams und TrueConf bieten ebenfalls Funktionen für streng regulierte Umgebungen. Prüfen Sie abhängig vom Einsatzgebiet die Einhaltung internationaler Vorgaben wie GDPR oder HIPAA.

4. Bedienbarkeit und Präferenzen des Teams: Selbst eine sehr leistungsfähige Plattform wird wenig genutzt, wenn Beschäftigte sie als kompliziert empfinden. Bewerten Sie daher Benutzerfreundlichkeit und Lernaufwand: Ist die Lösung direkt verständlich oder braucht sie eine strukturierte Einführung? Slack wurde unter anderem wegen seiner zugänglichen und lebendigen Gestaltung populär. Teammitglieder bringen außerdem eigene Gewohnheiten aus früheren Arbeitsumgebungen mit; Entwickler kennen beispielsweise häufig Mattermost oder Rocket.Chat. Kleine Pilotprojekte helfen, die tatsächliche Akzeptanz zu beurteilen. Am besten ist letztlich die Plattform, die das Team ohne große Reibung in den täglichen Arbeitsablauf übernimmt.

5. Budget und Upgrade-Strategie: Kostenlose Tarife sind ein guter Einstieg, dennoch sollten langfristige Kosten früh berücksichtigt werden. Vergleichen Sie die Preisstufen und planen Sie ein tragfähiges Kostenmodell für das Unternehmen. Werden erweiterte Tarife später zu teuer, kann eine frühe starke Bindung an die Plattform problematisch werden. Preisgünstige Alternativen wie Flock oder Chanty bieten klar strukturierte kostenpflichtige Optionen, während Slack und TrueConf umfangreiche Enterprise-Funktionen zu höheren Preisen bereitstellen. Berücksichtigen Sie den Gesamtnutzen: Höhere Kosten können sinnvoll sein, wenn eine Plattform mehrere andere Dienste ersetzt, beispielsweise durch integrierte Videokonferenzen.

Fazit

Gruppenchat-Plattformen sind zu einem wichtigen Bestandteil moderner digitaler Arbeitsumgebungen geworden. Ob ein verteiltes Team über mehrere Kontinente koordiniert oder die Zahl endloser E-Mail-Ketten in einem Büro reduziert werden soll — das passende Kommunikationstool kann Zusammenarbeit, Effizienz und Arbeitsabläufe deutlich verbessern.

Vergleichen Sie bei der Auswahl Aspekte wie Skalierbarkeit, Kernfunktionen, Sicherheitsanforderungen und Budget. Führen Sie die gewählte Lösung schrittweise ein, testen Sie kostenlose Versionen oder Demos und beobachten Sie die Ergebnisse. Eine passende Implementierung führt häufig zu schnellerer Abstimmung, klarerer Kommunikation und stärkerem Zusammenhalt im Team.

Im Idealfall wird die Gruppenchat-Plattform zu einem unauffälligen Bestandteil der täglichen Arbeit — zu einer Technologie, die Zusammenarbeit unterstützt, statt sie zu erschweren. Dieser Überblick soll dabei helfen, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrer Organisation passt.

Auf bessere Chats und ein stärker vernetztes, kooperatives Team!

FAQ

Welche kostenlose Gruppenchat-App ist 2026 für Unternehmen am besten?

TrueConf Server Free bietet besonders großzügige Bedingungen: bis zu 1.000 Nutzer, On-Premises-Bereitstellung, Videokonferenzen und Gruppennachrichten — kostenlos und jährlich verlängerbar. Für Teams, die bereits Google Workspace nutzen, ist Google Chat praktisch ohne Zusatzkosten sofort verfügbar. Chanty bietet im kostenlosen Tarif einen unbegrenzten Nachrichtenverlauf, begrenzt die Nutzerzahl jedoch auf fünf.

Lohnt sich Microsoft Teams trotz der Preiserhöhungen im Jahr 2026 noch?

Ja, besonders für Organisationen, die bereits Microsoft 365 verwenden. Die Preiserhöhung von $6 auf $7 für Basic und von $12,50 auf $14 für Standard ist im Verhältnis zum Nutzen der nativen Office-Integration moderat. Microsoft Copilot AI kostet jedoch zusätzlich $30 pro Nutzer und Monat und stellt eine separate, deutlich größere Investition dar. Prüfen Sie daher, ob Ihr Team die KI-Funktionen tatsächlich nutzen wird.

Welche Business-Chat-App eignet sich am besten für Datenschutz und Compliance?

TrueConf mit On-Premises-Bereitstellung, Element auf Matrix-Basis mit Self-Hosting und Wire mit Schweizer Rechtsraum und standardmäßiger Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gehören zu den stärksten Optionen für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datensouveränität. Alle drei unterstützen Self-Hosting, sodass Daten nicht über Cloudserver von Drittanbietern laufen müssen. Element wird von mehreren europäischen Behörden eingesetzt; Wire ist unter anderem in Verteidigung und Gesundheitswesen verbreitet.

Sparen KI-Funktionen wie Slack AI oder Teams Copilot tatsächlich Zeit?

Ja — vor allem bei bestimmten Aufgaben: lange Threads nachlesen, Aktionspunkte aus Meeting-Aufzeichnungen extrahieren und stark frequentierte Kanäle zusammenfassen. Der größte Nutzen entsteht bei Power-Usern in großen Organisationen mit vielen aktiven Kanälen. Für kleine Teams mit weniger als 20 Personen und überschaubarem Nachrichtenvolumen rechtfertigen Zusatzkosten von $10–$30 pro Nutzer und Monat den Einsatz häufig noch nicht.

Sollte ein Unternehmen ein separates Videokonferenztool oder eine Chat-App mit integriertem Video verwenden?

2026 geht der Trend klar zur Konsolidierung. Separate Videotools wie Zoom verursachen zusätzliche Kosten und Kontextwechsel, wenn Chat und Meetings in unterschiedlichen Apps stattfinden. Plattformen, die beides nativ verbinden — TrueConf mit Video-first-Architektur, Microsoft Teams sowie Google Chat + Meet — reduzieren Wechsel und ermöglichen den Übergang von Text zu Video mit einem Klick. Ein separates Videotool lohnt sich vor allem dann, wenn es deutlich bessere Qualität oder spezielle Funktionen bietet, etwa Zoom AI Companion oder spezialisierte Webinar-Werkzeuge, die in der primären Chat-Plattform fehlen.