La videoconferencia es una sesión de comunicación visual entre dos o más usuarios, independientemente de su ubicación, con una transmisión de contenido de audio y video en tiempo real.
Para una videoconferencia efectiva, las empresas u organizaciones comerciales deben configurar soluciones de software y hardware para conferencias perfilado para salas, PC, dispositivos móviles y navegadores. El sistema de videoconferencia consiste en un puntos finales (que va desde una PC simple a un sistema de telepresencia), servidor de videoconferencias (para realizar videoconferencias grupales), periféricos (cámaras web, micrófonos, altavoces, auriculares, etc.) e infraestructura de software (procesamiento de video, transmisión de contenido, integraciones). La videoconferencia es una herramienta moderna de comunicación de alta tecnología para aumentar la eficiencia en los negocios, optimizar y acelerar los procesos de toma de decisiones y reducir los costos de viaje.
Beneficios de las videoconferencias
- Ahorra tiempo. Puedes realizar reuniones de vídeo con colegas remotos, ejecutándolas directamente desde tu escritorio o sala de reuniones. Con la solución de reunión de vídeo no pierda su tiempo y dinero en vacaciones de negocios, recorte los costos de gestión de eventos, etc.
- Fácil de usar. ¡Solo tienes que programar tu reunión de vídeo, invitar a tus colegas y empieza la videoconferencia de inmediato! Su software de conferencia también le enviará una notificación para recordarle su reunión. Además, la interfaz del sistema de videoconferencia es extremadamente fácil de usar y no necesita capacitaciones adicionales.
- Herramientas de colaboración. Para un flujo de trabajo eficiente, los sistema de videoconferencia a menudo presentan diferentes herramientas de colaboración, como contenido y uso de pantalla compartido, presentación de diapositivas, mensajería instantánea. Las herramientas de colaboración permiten a múltiples usuarios trabajar en un proyecto conjunto, compartir sus resultados y lluvia de ideas.
- Impresiones de la vida real. En comparación con las conversaciones telefónicas, las videoconferencias están mucho más cerca de la vida real, ya que cuenta con contacto visual. Durante una reunión de vídeo se pueden ver las emociones y la articulación de los usuarios y establecer contacto ocular, que es crucial para la comunicación social y especialmente las interacciones empresariales. Además, los sistemas de videoconferencia no permiten a los usuarios distraerse facilitando el foco en las comunicaciones, como durante una reunión real.
- Seguridad. Los sistemas modernos de videoconferencia se basan en códecs especializados, protocolos patentados y utilizan activamente el cifrado, por lo que los riesgos de seguridad solo pueden ser causados por un factor humano.
Modos de videoconferencias
Hay dos modos principales de videoconferencia: videollamadas punto a punto y videoconferencias multipunto. La videollamadas de punto a punto presenta una sesión de vídeo entre dos usuarios, mientras que la videoconferencias multipunto o de grupo incluye reuniones de vídeo con más de dos usuarios. El modo de conferencia multipunto incluye varios subtipos, dependiendo de sus necesidades, el número de participantes y oradores activos que participan en la reunión.
Videollamada de punto a punto
La videollamadas punto a punto son una sesión de vídeo que involucra a dos participantes, que pueden verse y escucharse mutuamente de manera simultánea. Ambos participantes de la reunión cuentan con diversas herramientas de colaboración tales como mensajería de texto, transferencia de archivos, presentación de diapositivas, etc.
Videoconferencia simétrica
La videoconferencia simétrica es una sesión de vídeo completamente duplex que involucra a más de dos participantes que pueden verse y escucharse mutuamente de forma simultánea. La videoconferencia simétrica es similar a una mesa redonda en la que todos los participantes tienen los mismos derechos. Este modo de videoconferencia es perfecto si necesita una participación activa de todos los oradores.
Cómo crear una videoconferencia grupal
Conmutación activada por voz
Con el interruptor de activación por voz "VAS", todos los participantes pueden ver y escuchar sólo al orador activo, mientras que él mismo puede verse o al orador anterior. La solución tecnológica puede ejecutarse de varias maneras, pero la idea detrás de VAS sigue siendo la misma: el servidor de videoconferencia monitorea la actividad de voz de los participantes de la conferencia e inmediatamente enfoca al orador activo. Este modo presenta considerables desventajas, por ejemplo, la activación falsa debido al ruido, estornudos o a las llamadas de celulares.
Videoconferencia basada en roles
Las videoconferencias basadas en roles incluyen dos tipos de participantes: oradores activos y oyentes pasivos. Cada oyente puede convertirse en orador con el permiso del propietario de la conferencia. El propietario puede añadir un nuevo participante en la videoconferencia, aceptar dar la palabra a cualquier oyente o quitar inmediatamente los derechos de orador.
Cómo gestionar una conferencia basada en roles
Videoconferencias para el aprendizaje a distancia
Solución de videoconferencia para el aprendizaje a distancia o clase virtual, es una sesión de video donde el orador (el instructor) puede ver y escuchar a todos los estudiantes, mientras que los estudiantes sólo pueden ver y escuchar al instructor. De esta manera, los estudiantes se centran fácilmente en el proceso de aprendizaje y no se distraen con otros estudiantes, mientras que el instructor es capaz de controlarlos.
Transmisión
La transmisión es un modo de conferencia que permite al orador transmitir video a una audiencia amplia sin ver ni escuchar a los oyentes. Otros participantes pueden ver y escuchar solo al orador, mientras que los comentarios están disponibles a través del chat de texto.
El mejor software de videoconferencia
Muy pocas soluciones pueden reclamar el título del mejor software de videoconferencia. Hay algunas características que hacen que estas herramientas se destaquen de entre otros productos. Por ejemplo, normalmente mantienen una excelente calidad tanto de vídeo como de audio, incluso en canales débiles. Además, tales soluciones pueden funcionar en LAN/VPN, que a menudo es fundamental para mejorar la tecnología de protección de la información confidencial. Este software también debería tener una interfaz fácil de usar y proporcionar herramientas de colaboración que permitan a los clientes trabajar en toda una serie de tareas. Por lo general, los usuarios esperan que tales soluciones soporten múltiples modos de videoconferencia y sean compatibles con el equipo AV y los puntos finales existentes. Además, el soporte de vídeo en 4K es imprescindible para muchos clientes que buscan un software de videoconferencia de alta calidad.