Guide TrueConf Server

# Sondages

Les utilisateurs des systèmes de visioconférence de TrueConf peuvent créer des sondages pour recueillir des avis sur diverses questions.

Quelles fonctionnalités offre le module de sondage intégré :

  • l'absence de lien avec les conférences ou les discussions, les sondages sont menés indépendamment en tant qu'entité distincte;

  • paramétrage de l'accès au sondage (réservé aux utilisateurs de votre serveur ou ouvert à tous);

  • création de sondages anonymes;

  • paramétrage des autorisations de visualisation des résultats pour les répondants;

  • accès à la reprise du sondage;

  • autorisation de modifier les réponses;

  • télécharger des images en tant qu'option de réponse;

  • ajout d'images à la question;

  • la possibilité de marquer toute question comme obligatoire pour qu'il soit impossible de les ignorer pour finaliser le sondage;

  • création de campagnes d'enquête pour segmenter plus facilement les résultats selon les groupes de répondants;

  • exporter les résultats au format de fichier CSV.

Pour créer un sondage, vous aurez besoin d'un droit spécifique. Vous pouvez également gérer les sondages, mais uniquement les vôtres (où vous êtes le propriétaire), et non tous. Vous obtenez automatiquement le droit de propriété d'un sondage lors de sa création, et il peut également être accordé explicitement par l'administrateur du serveur.

# Types de questions et limitations

Pour chaque sondage, vous pouvez ajouter une question de l'un des types suivants :

  • Short answer — réponse librement formulée par l'utilisateur, qui est saisie directement et non sélectionnée parmi des options (jusqu'à 255 caractères) ;

  • Paragraph — une variation de réponse en format libre où il est possible d'écrire un texte plus long (jusqu'à 4096 caractères) ;

  • Single answer — une question à choix multiples où une seule réponse peut être sélectionnée; lors de la création de la question, il est possible d'ajouter une option de réponse Other.

  • Multiple answers — une question avec plusieurs choix de réponses, parmi lesquels plusieurs peuvent être sélectionnés simultanément ; lors de la création de la question, il est possible d'ajouter une option de réponse Other.

Il existe également les restrictions suivantes sur les sondages TrueConf :

Nombre maximal de sondages — illimité.

Nombre maximum de questions dans un sondage — 5000.

Le nombre maximal de choix de réponse pour chaque question est de 20.

La longueur maximale d'une option de réponse est de 255 caractères.

Longueur maximale du texte de la question : 255 caractères.

Formats pour télécharger une image dans le texte du sondage — JPEG, PNG, GIF, BMP.

# Création et modification d'un sondage

Pour travailler avec les sondages, allez dans la section Surveys de votre espace personnel.

Vous verrez une liste de sondages (par défaut, elle est vide) :

/docs/server/media/surveys_list_user/fr.png

Si vous sélectionnez un sondage, sa fiche d'informations apparaîtra à droite avec les informations principales : la date de la dernière modification, le nombre de questions et un lien direct vers la campagne (si elle a été créée).

Propriétaire du sondage — l'utilisateur du serveur de visioconférence qui dispose d'un accès complet à la gestion du sondage et de ses campagnes. Lorsque vous créez un sondage, vous en devenez automatiquement le propriétaire. Vous ne pouvez pas transférer le droit de propriété des sondages, mais l'administrateur du serveur peut changer les propriétaires des sondages.

Campagne — une session spécifique de sondage qui permet de segmenter ses participants afin d'analyser les résultats par différents groupes. Pour réaliser un sondage, il est obligatoire de créer au moins une campagne, c'est cette campagne de sondage que le participant suit en réalité. Chaque campagne contient toutes les questions créées pour ce sondage et diffère seulement par le lien et les paramètres d'accès qui lui sont associés (voir plus loin). Plusieurs campagnes peuvent être créées pour un même sondage, et il n'y a pas de limitation quant au nombre de campagnes actives simultanément.

# Création d'un sondage

Pour créer un sondage, cliquez sur le bouton Create dans la liste générale. La fenêtre du nouveau sondage s'ouvrira sur l'onglet actif Questions, où vous devez indiquer son titre (obligatoire), une description (facultative, qui sera affichée sur la page du sondage pour les participants), puis ajoutez le nombre de questions souhaité :

/docs/server/media/questions_list_user/fr.png

Pour créer une question, cliquez sur le bouton Add question en bas de la page et sélectionnez le type de question. Ensuite, saisissez le texte de la question et, en fonction du type choisi, renseignez les options de réponse. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une image au texte de la question et à toute option de réponse, par exemple pour mieux illustrer la question ou pour utiliser des images comme options de réponse. Les modifications de la liste des questions sont enregistrées automatiquement, ce qui vous évite de perdre accidentellement votre travail sur un long sondage.

Voici un exemple d'une question ajoutée de type Single answer :

/docs/server/media/surveys_question_user/fr.png

# Campagnes de sondage

Pour mener un sondage, il est nécessaire de créer et de lancer au moins une campagne de sondage. Pour ce faire, allez à l'onglet Campaigns. Par défaut, aucune campagne n'est ajoutée, et vous devez les créer manuellement. Si des campagnes existent déjà, vous verrez leur liste.

# Création d'une campagne

  1. Cliquez sur le bouton Create campaign, une fenêtre de paramètres s'ouvrira :

    /docs/server/media/surveys_campaign_user/fr.png

  2. Indiquez le nom de la campagne dans le champ Name. Ce nom n'est pas visible pour les participants, mais il sert uniquement à retrouver rapidement les campagnes dans la liste.

  3. Dans le menu déroulant Who can take the survey, sélectionnez le niveau d'accessibilité de la campagne pour les participants : tout le monde peut cliquer sur le lien et remplir le sondage (campagne publique) ou seulement les utilisateurs de votre TrueConf Server.

  4. Cochez la case Anonymous survey si vous souhaitez collecter des données anonymes sur les réponses, sans les attribuer aux participants. Pour une campagne anonyme, les résultats dans l'analyse seront également affichés pour chaque option de réponse dans chaque question, mais sans mentionner le nom du participant. De plus, aucune analyse cachée ne sera stockée dans la base de données du serveur.

  5. La case à cocher Allow participants to view their responses permettra aux participants de revoir leurs réponses après avoir envoyé les données remplies.

  6. Cochez l'option Allow participants to retake the survey pour permettre aux participants de soumettre à nouveau leurs réponses.

  7. Pour fournir aux participants un lien attrayant vers la campagne, indiquez son suffixe (la dernière partie du lien qui sera ajoutée à l'adresse de votre serveur) dans le champ Campaign ID. Par exemple, si vous indiquez office, le lien sera de la forme https://example.com/s/office. L'ID doit être unique sur votre serveur.

# Liste des campagnes

Si plusieurs campagnes sont créées, elles apparaissent sous forme de liste avec plusieurs actions disponibles (les campagnes publiques sont marquées avec une icône /docs/server/media/gui/public/fr.svg):

/docs/server/media/surveys_campaigns/fr.png

  1. Pour copier le lien de la campagne, cliquez sur le bouton /docs/server/media/gui/copy/fr.svg.

  2. Pour lancer une campagne inactive, appuyez sur le bouton /docs/server/media/gui/start/fr.svg.

  3. Pour arrêter la campagne, appuyez sur le bouton /docs/server/media/gui/stop/fr.svg. Le sondage sera mis en pause et pourra être repris si désiré.

  4. Pour accéder à l'onglet Responses contenant les résultats de la campagne d'enquête souhaitée, cliquez sur le bouton /docs/server/media/gui/dots_grey/fr.svg dans sa ligne et sélectionnez l'option View responses.

  5. Indépendamment du statut de la campagne (active ou arrêtée), vous pouvez modifier ses paramètres, par exemple, la rendre anonyme. Pour ce faire, cliquez sur le bouton /docs/server/media/gui/dots_grey/fr.svg et sélectionnez l'option Edit campaign.

  6. Vous pouvez supprimer une campagne arrêtée, ce qui entraînera également la suppression de toutes les réponses des répondants laissées spécifiquement pour cette campagne. Pour cela, cliquez sur le bouton /docs/server/media/gui/dots_grey/fr.svg et sélectionnez l'option Delete.

# Résultats des campagnes de sondages

Pour consulter les résultats des campagnes de sondage, allez à l'onglet Responses lors de l'édition du sondage, ou cliquez sur le lien View responses dans sa fiche dans la liste générale. L'onglet qui s'ouvre affichera le nombre total de réponses pour toutes les campagnes :

/docs/server/media/surveys_responses_user/fr.png

  1. Dans la liste déroulante Campaigns, sélectionnez la campagne pour laquelle vous souhaitez voir le résumé, puis cliquez sur Apply. Vous pouvez sélectionner plusieurs campagnes à la fois pour afficher des statistiques globales.

  2. Le résumé des résultats affiche le nombre de réponses, c'est-à-dire combien d'utilisateurs ont rempli et envoyé le questionnaire. Le taux de conversion est également utile—la proportion de répondants ayant complété le formulaire après avoir accédé à la page de l'enquête.

  3. Pour enregistrer les réponses dans un fichier .csv pour une ou plusieurs campagnes que vous avez sélectionnées dans la liste Campaigns, cliquez sur le bouton /docs/server/media/gui/save_btn/fr.png.

  4. Pour effacer les résultats des campagnes d'enquête sélectionnées, cliquez sur le bouton /docs/server/media/gui/dots_grey/fr.svg et sélectionnez Delete all responses. Toutes les réponses des répondants reçues pour les campagnes spécifiées seront supprimées.

Par défaut, les résultats s'affichent dans l'onglet Summary, mais vous pouvez passer à la vue Individual responses, ce qui vous permettra de sélectionner un participant pour consulter ses réponses spécifiques et le temps qu'il a pris pour remplir le test :

/docs/server/media/surveys_response_user/fr.png

Si la campagne a été lancée comme anonyme (voir paramètres de la campagne), alors dans la liste des participants de l'option Individual responses, les noms seront remplacés par Anonymous user.

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