¿Qué es una conferencia virtual?
Una conferencia virtual es un tipo de evento en línea que emula las conferencias presenciales en cuanto a complejidad y escala. En un evento virtual cargado de contenido, los asistentes acceden a los elementos clásicos de una conferencia, cómo oradores, paneles, oportunidades de establecer contactos, exposiciones comerciales e incluso experiencias patrocinadas, todo ello desde la comodidad de su propio hogar y su ordenador. Las conferencias virtuales se diferencian de otros eventos asociativos en línea (como los seminarios web) por su carácter más intensivo. Las conferencias virtuales, que suelen ser una experiencia multimedia de varios días de duración, implican muchas partes móviles y una coordinación de múltiples factores clave.
Tipos de conferencias
La videoconferencia, la teleconferencia y la conferencia web son tres tipos principales de conferencia virtual, que se aplican a diferentes tipos de situaciones o sectores. A continuación se presenta una breve introducción a los tres tipos.
Videoconferencia
Una videoconferencia permite a los asistentes no sólo oírse sino también verse durante una reunión con un ordenador, una cámara de vídeo y un micrófono o con la cámara integrada de un dispositivo móvil. En el mercado actual existen varios tipos de proveedores de soluciones de videoconferencia, como Skype, TrueConf o Zoom. Las personas que quieran participar en una videoconferencia necesitan un software de videoconferencia, un ordenador con cámara web, micrófono y altavoces, o un dispositivo móvil, y una conexión rápida a internet.
Este tipo de conferencias virtuales se utiliza a menudo para entrevistar a candidatos a un puesto de trabajo en lugares lejanos o para realizar reuniones empresariales en línea. También se utiliza para reunirse con empleados que trabajan en casa, así como para conectarse con clientes de larga distancia. La videoconferencia también es útil para la educación en línea, para realizar sesiones de lluvia de ideas o para planificar proyectos.
Teleconferencia
Una teleconferencia conecta a los asistentes de la reunión a través de líneas telefónicas. Puede realizarse a través de teléfonos fijos o dispositivos móviles, lo que permite que numerosas personas se conecten simultáneamente desde varios lugares. Incluye la conferencia telefónica, la audioconferencia, etc.
El inconveniente de la teleconferencia es que no hay referencia visual para los asistentes en la reunión, y las personas no tienen acceso a identificar quién está hablando y no pueden verse entre sí. Este formato puede ser más eficaz si todos los asistentes en la teleconferencia se presentan de antemano y si cada persona se identifica antes de comentar.
Conferencia Web
La conferencia web es un término general que se utiliza para describir el proceso de uso de internet y un navegador web para conectar a personas o grupos desde zonas geográficas distintas para realizar seminarios web educativos o de capacitación, reuniones de colaboración en línea, videoconferencias o presentaciones en tiempo real.
La conferencia web permite comunicaciones punto a punto en tiempo real, así como comunicaciones múltiples de un emisor a muchos receptores. Ofrece flujos de datos de mensajes de texto, voz y chat de vídeo que se comparten simultáneamente en diferentes lugares geográficamente.
¡Lo virtual es global!
Para la mayoría de los oradores y asistentes, el acceso a las conferencias físicas está limitado por el tiempo de viaje y el presupuesto que los eventos en línea no requieren. No hay vuelos que tomar, ni restricciones de viaje, ni problemas de visado, ni tiempo para alejarse del trabajo y la familia.
Si a esto le sumamos los bajos precios de las entradas y la posibilidad de participar desde cualquier lugar, el resultado es un aumento de las inscripciones… ¡de todo el mundo! Un mayor número de asistentes, y un público más diverso, significa que el nivel de la experiencia de establecer contactos es mayor.
La diversidad de los oradores también puede ser mucho mayor en una conferencia virtual. Los oradores pueden participar desde cualquier lugar con una conexión a internet, y la posibilidad de programar significa que los problemas horarios ya no son un problema.
Ventajas de las reuniones virtuales
1.Menor costo, mayor valor
Los eventos virtuales reducen tanto el tiempo como los costes – las conferencias presenciales requieren inversión de tiempo y recursos de la parte de organizadores como de invitados. Cuando las reuniones se convierten en eventos en línea, ya no hay necesidad de alquilar espacios y hospedajes, solicitar visas, comprar boletos, pagar comida y entretenimiento.
Con las conferencias tradicionales, encontrar el presupuesto para asistir puede ser un reto y a menudo sólo asiste una persona de la organización. Las entradas para las conferencias virtuales dan la oportunidad a cualquier organización de que un mayor número de miembros de su personal asista al evento.
Puede ser difícil asimilar todo en un evento presencial. Las conferencias virtuales permiten ponerse al día con las sesiones grabadas después del evento, por lo que se aprovecha aún más la entrada.
2.Flexibilidad
Al principio, a mucha gente no le gustaba la idea de las conferencias virtuales. Sentarse detrás de una pantalla de un ordenador durante todo el día no era un discurso de venta brillante. Pero si el año pasado nos enseñó algo, ¡es que la flexibilidad lo es todo!
Flexibilidad para trabajar desde casa, para aprender desde casa y ahora tu sala de estar puede ser tu sala de conferencias. Las conferencias virtuales evitan la necesidad de que los “temas de los oradores” choquen entre sí y lo obliguen a elegir entre sesiones, y los asistentes suelen tener flexibilidad para acceder a contenidos pregrabados. Acceder a las sesiones pregrabadas a la hora que más le convenga le permite compaginar el trabajo, los estudios o la familia.
Además, la mayoría de las conferencias virtuales ofrecen las grabaciones de las sesiones o tienen la opción de descargarlas después del evento, lo que significa que puede incluirlas en su apretada agenda y escucharlas en el momento que más le convenga.
3.Red de contactos
La creación de contactos es más importante que nunca, y con las conferencias virtuales puede ser más fácil que en una conferencia tradicional en persona.
Cuando decimos más fácil nos referimos a que es más sencillo conectarse y compartir información con profesionales que tienen los mismos intereses y problemas… y lo más importante, ¡puede permanecer conectado!
4.Interacción
Con los eventos virtuales, ya no es necesario estar en una enorme sala de conferencias con cientos de personas para lograr el desarrollo personal. Ahora puede motivar, aprender e intercambiar conocimientos a través del chat y de las sesiones de preguntas y respuestas.
Mediante el uso de mensajes de texto, audio y video chat en directo, podrá motivar, aprender e intercambiar ideas con expertos del sector y obtener información detallada y personalizada.
¿Qué es una plataforma de eventos virtuales?
Una plataforma de eventos virtuales permite ver presentaciones en directo e interactuar con los ponentes mediante un chat en vivo. También puede cargar documentos, como propuestas o folletos, y mostrarlos en un stand de feria digital. Aparte del programa en línea, no hay que descargar ningún software adicional, y la mayoría de los eventos se ejecutan en cualquier dispositivo habilitado para la web (ordenador, tableta o teléfono móvil), lo que significa que la inscripción y la asistencia están abiertas las 24 horas del día.
El usuario puede acoger a varios presentadores en sesiones tanto en directo como pregrabadas utilizando este tipo de software, así como permitir a los asistentes interactuar con los anfitriones del evento en momentos predeterminados.
Una plataforma de eventos virtuales puede permitir a los administradores realizar encuestas, crear salas de espera, organizar sesiones de preguntas y respuestas e interactuar con los asistentes en tiempo real. El software para eventos virtuales permite que cada presentador tenga su propia pantalla, notas y clicker. Con este software, un presentador puede controlar varias pantallas a la vez duplicando la misma presentación. El administrador del evento virtual puede dirigir a los usuarios con características específicas del software mientras recoge datos detallados de la reunión sobre los patrones de uso de cada visitante.
Las mejores plataformas de eventos virtuales le permitirán alojar su evento en un sitio web específico y transmitir sus sesiones a las redes sociales y a YouTube. Al integrar su plataforma de eventos con varias redes sociales, podrá atraer a más personas y exponer la marca de su empresa a un público más amplio. ¿Y no es ésa la razón por la que organiza su evento en primer lugar?
¿Cómo organizar una conferencia virtual?
TrueConf es considerada por muchos como “la plataforma de video número 1 para seminarios web, cumbres y conferencias virtuales” por sus funciones fáciles de usar, su producción profesional de eventos virtuales y sus diseños de video inteligentes.
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- Grabación y transmisión en vivo
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Resumen: TrueConf es una plataforma segura y autoalojada que le permitirá organizar conferencias y cumbres virtuales completas para hasta 1.500 participantes, y no sólo pequeños seminarios web.
La tecnología integral para eventos virtuales permite a los organizadores controlar todos los aspectos de su evento para que puedan crear la mejor experiencia para el usuario, a la vez que mantienen a los participantes comprometidos con herramientas de participación interactivas que son imposibles de realizar fuera de línea. Al ofrecer el valor de las reuniones presenciales con la comodidad de las conferencias online, TrueConf dota a las organizaciones de todo lo que necesitan para organizar eventos virtuales con éxito.
TrueConf también ofrece una producción profesional de eventos virtuales, desde la fase previa al evento (formación para los presentadores del evento, logística del evento de principio a fin, instalación y configuración de los periféricos audiovisuales necesarios) y durante el evento (ingeniero dedicado de la transmisión en directo y soporte técnico, gestión y moderación del evento en tiempo real) hasta la fase posterior al evento (grabaciones del evento, informes y estadísticas de participación, transcripciones del chat).