La cuarentena mundial debido al COVID-19 implicó un urgente distanciamiento social y autoaislamiento. En estas circunstancias, la mayoría de las empresas han ido adoptando escenarios de trabajo a distancia, encontrando nuevos formatos de interacción con clientes, proveedores y entre los miembros del equipo. Como resultado, la comunicación se ha trasladado a internet, obligando a personas a reunirse electrónicamente mediante plataformas de colaboración en equipo, como por ejemplo, WebEx, Microsoft Teams, TrueConf, Zoom, etc.
La flexibilización de las restricciones de distanciamiento social plantea un nuevo reto a los empresarios y educadores que necesitan llevar sus actividades al siguiente nivel, es decir, incorporar soluciones digitales a la mayoría de las reuniones en persona. Así es como la comunicación llega poco a poco al formato híbrido que es capaz de resolver los problemas actuales con eficacia.
Las reuniones híbridas son una forma innovadora de colaboración que incorpora elementos de las experiencias presenciales y virtuales en un evento conjunto, que sirve a todos los públicos de una manera fácil. Este término implica cualquier tipo de conferencia, presentación, seminario o taller, en el que los asistentes pueden participar tanto virtual como físicamente.
Al ofrecer opciones de comunicación y entrega de contenidos actualizados, facilita la participación entre los invitados presenciales y en línea, que participan por igual en el debate y se mantienen centrados en el tema. Todo sucede en tiempo real, como si todos estuvieran sentados uno al lado del otro.
Para entender cómo funcionan las reuniones híbridas, imagine que 10 personas se sientan juntas en la sala y otras 30 se unen a ellas desde ubicaciones remotas mediante dispositivos con capacidad de video. El orador presenta el contenido a la audiencia mixta, y el discurso audiovisual se transmite simultáneamente para los espectadores en línea. Éstos pueden debatir la información mientras se presenta sin interrumpir al orador, al que pueden dirigirse mediante un chat de texto o de video, o levantando la mano digitalmente. Esta función interactiva permite que los invitados virtuales contribuyan al tema y reciban comentarios notificando al administrador de la reunión que tienen una pregunta o un comentario.
Es posible distinguir los dos formatos principales de modos de conferencia adecuados para las reuniones híbridas:
Como las reuniones híbridas combinan las mejores características de las reuniones tradicionales y virtuales, se utilizan habitualmente para ampliar el alcance y potenciar el interés, garantizando al mismo tiempo una experiencia segura al reducir la presencia física y continuar permitiendo que la reunión se realice. Es capaz de unificar múltiples eventos que ocurren simultáneamente en diferentes lugares, permitiendo a los asistentes remotos participar de forma individual o en grupo desde una ubicación cómoda.
Los participantes híbridos no están limitados a una sola sala o lugar, pueden unirse a las sesiones en línea desde su apartamento, sala de reuniones de la oficina, el hotel o incluso mientras están acostados en la playa. Así, este formato contribuye a reducir considerablemente los costos del evento, por ejemplo, vuelos, alojamiento, comidas, etc.
Debido a las restricciones por el coronavirus, muchas empresas han cambiado al trabajo semi-remoto, en el que algunos empleados están en la oficina y el resto trabaja desde casa. Para un equipo así de mixto, las reuniones híbridas son la única oportunidad de reunirse y comunicarse.
El híbrido pone a las audiencias en línea y en vivo al mismo nivel, lo que permite a los asistentes remotos desarrollar una opinión y contribuir a la discusión de una manera natural y cómoda.
Con la ayuda de sus dispositivos, los participantes virtuales pueden hablar entre sí, dar "me gusta" y compartir información. Al mismo tiempo, el orador puede organizar encuestas para los asistentes virtuales y presenciales.
¿Qué sistema de videoconferencias es el mejor para las reuniones híbridas de su empresa? La respuesta generalmente se basa en las demandas y requisitos particulares de su empresa. Es importante tener en cuenta las siguientes características al seleccionar un programa de software para reuniones híbridas:
Las videoconferencias suelen visualizarse en la pantalla de la sala de reuniones, por lo que es importante conseguir el efecto de telepresencia como si todos estuvieran sentados uno al lado del otro.
Disponibilidad de aplicaciones cliente para ordenadores, laptops y tabletas, ya que la reunión híbrida debe estar disponible para que todos puedan asistir.
Compartir contenido, opción de levantar la mano, anotación sobre el contenido, pulsar para hablar, grabación, etc. Compartir contenido, opción de levantar la mano, anotación sobre el contenido, pulsar para hablar, grabación, etc.
Una parte de la audiencia híbrida participa en persona y suele reunirse en salas de reuniones o de conferencias de video en las que se suelen utilizar puntos finales H.323/SIP.
Por ejemplo, TrueConf ofrece una plataforma de colaboración de video local para realizar reuniones por video con hasta 1,000 participantes, tanto en redes privadas como a través de la red pública de internet. Puede utilizarse en lugares de cualquier tamaño y funciona en las principales plataformas: MacOS, Windows, Linux, iOS, Android, Android TV y en navegadores.
TrueConf Server se integra fácilmente con terminales para videoconferencias, sistemas de salas de reuniones y servicios de videoconferencias en la nube, lo que brinda calidad de video en 4K y una variedad de herramientas digitales de colaboración, p.ej: uso compartido de pantalla, grabación, chat, control de escritorio remoto y encuestas. ¡Así, todos los participantes en la reunión híbrida pueden colaborar, ver y compartir contenido sin límites!
A veces se puede confundir las reuniones híbridas con reuniones virtuales, porque en ambos casos las personas utilizan la videoconferencia para reunirse. Sin embargo, estos conceptos no son sinónimos, porque los eventos híbridos son reuniones de al menos un grupo de participantes presenciales que se conecta digitalmente con personas en otra o múltiples ubicaciones.
A primera vista puede parecer que las reuniones híbridas son uno de los eventos más difíciles de gestionar, ya que no se puede contar con que los participantes tengan acceso a tecnologías de videoconferencia ni en la audiencia en el lugar físico. El moderador debe tener en cuenta aspectos como la capacidad del local, las herramientas de registro, las diferencias horarias y muchos otros. Todos los procesos deben desarrollarse de forma segura y cómoda, tanto para los invitados presenciales como virtuales.
De hecho, la hibridación no es un reto, incluso si nunca lo ha hecho anteriormente. Los expertos en trabajo en equipo a distancia recomiendan definir la estrategia y los objetivos de la hibridación antes de organizar un evento de este tipo. A continuación, es importante encontrar una plataforma segura y fácil de usar para la gestión de eventos híbridos. Esto se debe a que la presentación de contenidos de video requiere un espacio totalmente equipado, que proporcione una conexión audiovisual fiable entre todos los participantes.
