Instant Messaging Service (IMS) o Instant Messenger (IM) es un programa cliente para chatear en tiempo real a través de Internet. Para utilizar dichos servicios, solo se necesita un dispositivo (teléfono inteligente, tableta o PC) y conexión a Internet.
En los primeros días de la mensajería instantánea, la gente usaba dos programas diferentes para comunicarse. Por un lado, estaba ICQ, un programa desarrollado por la empresa israelí Mirabilis. Fue uno de los primeros en permitir chatear con amigos, familiares o extraños. ICQ fue adquirida por AOL en 1998. Por otro lado, estaba Yahoo! Messenger, que se lanzó en 1998. Este programa permitía a las personas comunicarse entre sí, compartir fotos y hacer videollamadas.
Hoy en día, la mensajería instantánea es uno de los medios de comunicación más populares. WhatsApp, Facebook Messenger y WeChat son algunos de los programas más utilizados.
Tipos de mensajes instantáneos y sus características
Mensajería instantánea a través de correo electrónico
Antes de la llegada de la mensajería instantánea, el correo electrónico era la forma más rápida y común de comunicarse. El correo electrónico ofrecía un intercambio de mensajes y pequeños archivos multimedia. Además, admite otras funciones, como IMVironments, integración de la libreta de direcciones y mensajes de estado personalizados. Los usuarios también pueden acceder a chats, compartir archivos y correo de voz. La comunicación a través de servicios de correo electrónico era una de las mejores opciones, pero desde entonces la mensajería instantánea ha alcanzado su punto máximo en popularidad. Pero incluso ahora, el correo todavía se usa en todo el mundo para otros fines (principalmente como una herramienta de trabajo).
Mensajería instantánea en las redes sociales
Las redes sociales también son un proveedor popular de servicios de mensajería instantánea que ayudan a las personas a compartir información rápida y fácilmente. Las redes sociales se desarrollaron primero para compartir fotos y videos en su muro o feed personal, pero ahora puede enviar notas de voz, hacer llamadas de audio y video y más. Los mensajeros de las redes sociales se utilizan en los negocios como una herramienta eficaz para atraer. Ejemplos de la evolución de las redes sociales hacia la mensajería instantánea son Facebook, que también cuenta con su propia aplicación de mensajería (Facebook Messenger), Instagram y Twitter.
Mensajería de video instantánea
Aunque las aplicaciones de comunicación por video son populares como plataformas de videollamadas, también tienen funciones universales de mensajería instantánea. Ofrecen el intercambio de mensajes de texto, archivos de audio y videos. Servicios como TrueConf, Zoom, Google Meet, Skype o FaceTime son plataformas especializadas de vídeo. Pero también incluyen soporte para mensajería, lo que inmediatamente las convierte en aplicaciones mucho más completas. Se pueden instalar en su computadora o dispositivo inteligente. Por ejemplo, Skype existe desde hace mucho tiempo y ayuda a las personas a intercambiar mensajes instantáneos. Ahora también puede enviar archivos multimedia y documentos en él. Las aplicaciones de mensajería de video instantánea también ofrecen la posibilidad de llamadas de audio regulares. Gracias a esta función, las empresas locales pueden ampliar aún más su alcance con fines profesionales.
Mensajería instantánea entre plataformas
Este es probablemente el tipo más popular. Le permite enviar mensajes de texto y de voz, comunicarse por video y comunicación de audio, compartir fotos y documentos. Además, todos los mensajes y archivos se pueden guardar en la nube a través de Internet, lo que permite a los usuarios acceder a ellos en cualquier momento, independientemente de la ubicación y del tipo de dispositivo. Los programas de mensajería instantánea gratuitos y multiplataforma, como TrueConf, Zoom y Google Hangouts, incluyen funciones más avanzadas para realizar conversaciones e interacciones entre múltiples usuarios. El acceso a los servicios también es posible a través de aplicaciones móviles compatibles con las plataformas iOS y Android. Se pueden usar emojis y símbolos en los mensajes para una mejor comunicación. Además de estas funciones, las aplicaciones de mensajería instantánea gratuitas y multiplataforma admiten chats de video con varios usuarios al mismo tiempo. Estas características hacen que los programas multiplataforma gratuitos sean una plataforma ideal para la mensajería instantánea entre amigos y profesionales.
Aplicaciones para consumidores vs aplicaciones para empresas
La cultura de la comunicación está cambiando y ajustándose a los estándares de la época. Los sistemas de mensajería instantánea se han convertido en una parte integral de nuestras vidas: ahora son herramientas populares para la comunicación diaria y comercial. Enviamos mensajes de texto, grabamos mensajes de voz y resolvemos problemas en chats grupales o durante reuniones de video.
Sin embargo, para resolver las tareas laborales, a menudo requerimos no solo de un servicio de mensajería independiente, sino de una plataforma completa para el trabajo remoto con funciones de colaboración avanzadas que puedan proporcionar una comunicación confiable y una gestión eficaz del equipo. Es por eso que la funcionalidad estándar de los sistemas de mensajería populares como WhatsApp o Facebook Messenger puede no ser suficiente para las grandes empresas.
Mensajería instantánea para empresas
Mensajera del equipo es un programa o aplicación de mensajería instantánea y comunicación asíncrona con tus empleados o socios. Al usar dichas plataformas, puedes brindar soporte técnico, colaborar en proyectos compartidos, responder preguntas o dar su opinión.
Al elegir un sistema de mensajería, debes tener en cuenta las siguientes características:
- Canales. Espacios de contenido especializado que te permiten compartir información a cientos de empleados en un par de segundos.
- Seguridad. Protocolos criptográficos y encriptación de extremo a extremo que protegen información confidencial.
- Multiplataforma. La capacidad de conectarse a la aplicación desde cualquier dispositivo: PC, Mac o móvil.
- Transferencia de archivos. Posibilidad de enviar cualquier tipo de archivos (PDF, XLS), así como imágenes sin compresión de calidad.
- Integración. Posibilidad de conectar tu aplicación a otro software corporativo o integrarlo con CRM, CMS para ampliar tus capacidades de trabajo.
Hay muchos programas de mensajería en equipo disponibles y el adecuado para ti dependerá de tus necesidades y preferencias específicas.
Skype
Skype es una aplicación gratuita y popular en todo el mundo para la comunicación personal por video. La solución permite a los usuarios enviar mensajes de texto y realizar reuniones de video con hasta 100 participantes. También puedes enviar mensajes de texto, voz y video, intercambiar archivos en chats grupales con hasta 600 participantes. Además, Skype permite a los usuarios crear bots simples para realizar acciones de rutina.
Inconvenientes de Skype: La solución es más adecuada para la comunicación personal y no es intuitiva de usar.
Microsoft Teams
Con Microsoft Teams, puedes crear chats y canales grupales. La solución ofrece integración con los servicios propiedad de la empresa, por lo que puedes colaborar sin problemas en documentos mientras usa programas que forman parte de Office 365. Por ejemplo, los participantes en el mismo grupo pueden editar documentos en Word, Excel o PowerPoint directamente en la aplicación. La funcionalidad del software incluye la posibilidad de utilizar bots responsables de notificaciones y respuestas a solicitudes.
Inconvenientes de Microsoft Teams: Solución en la nube con una interfaz de usuario bastante complicada.
Slack
En Slack, puedes crear comandos, chatear con empleados de la empresa y colegas de otras organizaciones, administrar cadenas de tareas y automatizar procesos de rutina (por ejemplo, respuestas repetitivas, recopilación de comentarios). La función “Todos los no leídos” muestra los mensajes no leídos de todos los chats. Con Kill Switch, el administrador notifica a todos los participantes la necesidad de cambiar sus contraseñas. En la versión gratuita, tu equipo puede usar 5 GB de almacenamiento en la nube y acceder a los últimos diez mil mensajes.
Slack puede sincronizarse con servicios populares, como Google Docs, Trello, Google Drive, DropBox, etc.
Inconvenientes de Slack: Para uso corporativo, es mejor comprar una versión completa, ya que la versión gratuita tiene capacidades muy limitadas. El plan mínimo de paga es de $6.67 por mes por usuario, lo cual es bastante costoso. Además, el programa ofrece capacidades de videoconferencia bastante pobres.
Flock
La mensajería en Flock está organizada en canales, que pueden organizarse en torno a proyectos, departamentos o cualquier otra cosa. Puedes agregar a tantos miembros del equipo a un canal como desees. Los canales pueden estar abiertos o cerrados, lo que significa que solo aquellos con una invitación pueden unirse al canal.
Flock te permite crear varios equipos, cada uno con su propio espacio de trabajo, miembros y canales. Puedes conectar a tu equipo a servicios como Dropbox, Google Drive, GitHub, Salesforce y más. Flock también admite videoconferencias para hasta 20 participantes, uso compartido de pantalla y uso compartido de archivos.
Inconvenientes de Flock: El límite de mensajes es de 10.000, lo que dificulta guardar mensajes para su uso posterior.
Troop Messenger
Troop Messenger es una herramienta de mensajería de oficina bastante fácil de usar, con una interfaz de usuario fácil de usar. Los usuarios pueden comunicarse en chats individuales y grupales, compartir archivos, editar y eliminar mensajes. Las funciones especiales incluyen un marcador de mensajes que le recuerda que debe responder a los mensajes más tarde y eliminar mensajes automáticamente.
La solución te permite realizar reuniones de video grupales de hasta 6 participantes tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles, así como en el navegador.
Inconvenientes de Troop Messenger: Troop Messenger tiene filtros de área de chat ocultos, no tiene la capacidad de grabar reuniones y tiene poca integración con terceros. Algunos usuarios han notado que la solución puede funcionar lentamente en dispositivos Android.
Google Chat
Esta es la versión de mensajería instantánea de Google y está disponible dentro de Gmail. Google Chat es bastante similar a AIM y MSN Messenger, y tiene todas las mismas funciones (incluido el chat de voz y video). Google Chat ofrece chats grupales con la capacidad de agregar fotos, emojis y la ubicación de los usuarios. La función de búsqueda le permite filtrar los resultados por chats y contenido que ha compartido. Tu chat se puede escalar a una videollamada para hasta 9 participantes con el servicio Google Meet.
La solución está integrada con otros servicios de G Suite, incluidos Google Drive, Docs, Sheets y otros.
Inconvenientes de Google Chat: La solución no es adecuada para su uso corporativo debido a la sincronización de Gmail y la falta de canales sobre temas específicos.
Chatwork
Chatwork es una herramienta de comunicación empresarial que incluye videochat, gestión de tareas y uso compartido de archivos. La herramienta de colaboración ofrece chats grupales y personales, historial de mensajes, lista de usuarios, vistas previas de archivos, uso compartido de pantalla y pin chats. El chat está disponible en cinco idiomas y se puede acceder a través de navegadores de escritorio, así como a través de una aplicación móvil gratuita para Android e iOS.
Puedes integrar Chatwork con ocho servicios: Facebook Messenger, Gmail, Skype, Microsoft Outlook, Twitter, Google Hangouts, LinkedIn y WhatsApp.
Inconvenientes de Chatwork: En Chatwork, es bastante difícil hacer un seguimiento de todos los mensajes debido a su orden cronológico. También hay un límite en la cantidad de chats grupales a los que puede unirse. Una desventaja más significativa es la falta de estados de presencia.
Twist
Twist es un sistema de mensajería de equipo de los desarrolladores del rastreador de tareas Doist. Además de las funciones básicas de intercambio de mensajes y archivos multimedia en chats personales y grupales, puedes ordenar tus chats por canales. Twist no tiene indicadores para nuevas notificaciones y la interfaz se asemeja a un tablón de anuncios: hay canales temáticos que contienen hilos de discusión divididos en subtemas.
Twist es una buena opción si desea comunicarse con un equipo de personas de ideas afines. No se recomienda utilizar este sistema de mensajería para comunicarse con familiares y amigos, ya que es posible que no entiendan la interfaz.
Inconvenientes de Twist: Para desbloquear el historial completo de mensajes, acceder al almacenamiento ilimitado de archivos y más integraciones, debe pagar una suscripción. Al mismo tiempo, la aplicación no implementa llamadas de video y voz ni bots (incluso en la versión paga).
Cisco Webex Teams
El servicio de Cisco también brinda todas las funciones necesarias para el trabajo remoto, como encuestas, chat, pizarra, varios análisis, etc. Al crear un espacio virtual, los usuarios pueden intercambiar mensajes, compartir y explorar archivos, realizar llamadas grupales de voz y video para hasta 100 participantes en la versión gratuita. El producto se puede integrar con el conjunto de herramientas de Microsoft Office 365: Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, etc.
Inconvenientes de Cisco Webex Teams: Cisco Webex Teams no tiene la opción de compartir pantalla para los que no son anfitriones. Además, la solución tiene un efecto significativo en el rendimiento de la CPU y la PC. Hay una serie de limitaciones menores relacionadas con las peculiaridades de los sistemas operativos, por ejemplo, los usuarios de dispositivos Mac solo pueden unirse a una reunión a la vez.
Zoho Cliq
Zoho Cliq es una plataforma colaborativa basada en la nube donde puedes crear canales de chat privados y de equipo e invitar a otras personas a unirse a ellos. La consola de administración te permite agregar usuarios a diferentes canales y grupos. Zoho Cliq tiene almacenamiento ilimitado tanto para archivos como para mensajes.
Inconvenientes de Zoho Cliq: Algunos usuarios consideran que la falta de capacidad para eliminar o editar mensajes es una desventaja significativa. Además, la configuración inicial puede ser un poco desalentadora si no eres una persona experta en tecnología.
RingCentral
La mensajería instantánea no es el perfil principal de RingCentral. En primer lugar, es un sistema telefónico VoIP multifuncional. Los usuarios no solo pueden hacer y recibir llamadas, sino también usar mensajes de texto y videoconferencias para hasta 100 participantes. En los chats grupales y personales, los usuarios pueden compartir archivos e imágenes. También es posible conectar herramientas de terceros como Google Workspace para una mejor comunicación.
RingCentral está disponible para Mac, Windows, iOS y Android.
Inconvenientes de RingCentral: Este sistema de mensajería no es adecuado para uso corporativo, ya que carece de la funcionalidad avanzada de mensajería en equipo.
Mattermost
Mattermost es una solución de código abierto que crea un espacio único para la comunicación del equipo con una fácil recuperación de información y la capacidad de exportar todo el historial de la correspondencia. El software te permite intercambiar mensajes y documentos, comentar publicaciones, crear canales públicos y privados, así como establecer notificaciones personales para nuevos mensajes y menciones del usuario. Puedes usar Mattermost desde tu computadora portátil y dispositivo móvil. También puedes configurar notificaciones automáticas sobre tareas y agregar un bot con un conjunto de comandos.
Inconvenientes de Mattermost: Mattermost no soporta llamadas de video o audio.
Brosix
Este programa de mensajería instantánea está disponible en dos versiones: Brosix Personal para uso privado y Brosix Business para uso corporativo que te permite crear tus propias redes. En Brosix puedes enviar mensajes de texto, realizar llamadas de voz y videollamadas, tomar capturas de pantalla, compartir pantallas y archivos y usar la función de pizarra. El paquete completo también incluye la capacidad de conectarse a redes externas.
Inconvenientes de Brosix: La aplicación es bastante complicada en su configuración. Algunos usuarios han notado que la solución muestra el historial de manera inconsistente y elimina algunos mensajes sin solicitarlo.
Ryver
Ryver es una aplicación gratuita para una comunicación y colaboración corporativa eficaz. La característica clave de Ryver es la capacidad de convertir mensajes en tareas y administrarlos con tableros Kanban. Los chats de mensajería instantánea y las cadenas de conversación están disponibles individualmente a través de los menús Chats y Temas. También puede mencionar a colegas, ver imágenes, videos y documentos en el chat, hacer llamadas grupales de voz y video para hasta 50 participantes.
Inconvenientes de Ryver: Desde 2018, Ryver no tiene una versión Freemium, pero el proveedor ofrece un período de prueba gratuito de 14 días. Actualmente, para compartir videos o pantallas en un navegador, se le pedirá que instale un complemento WebRTC de terceros.
TrueConf
TrueConf es una plataforma segura de mensajería unificada y en equipo para empresas y organizaciones preocupadas por la seguridad. Los usuarios pueden compartir archivos, documentos, fotos y presentaciones de diapositivas, crear chats personales y grupales con la capacidad de iniciar una videoconferencia con hasta 1000 participantes con un solo click. En los chats de equipo, puedes editar, responder y reenviar mensajes, así como etiquetar a colegas. La libreta de direcciones y la navegación por grupos de usuarios facilitan la búsqueda del contacto correcto, y tu historial de llamadas y mensajes se sincronizan instantáneamente en múltiples dispositivos con tu cuenta. Este sistema de videoconferencia local crea un espacio encriptado para una comunicación virtual confiable, tanto en línea como fuera de línea.
TrueConf es totalmente compatible con los sistemas de comunicación corporativos, equipos de videoconferencias y servicios de comunicación por video de terceros.
Inconvenientes de TrueConf: Es posible que necesites de un especialista en TI para configurar la plataforma. Tampoco es realmente adecuado para la comunicación personal.
¿Cuáles son los beneficios de la mensajería instantánea para las empresas?
La mensajería instantánea, creada originalmente para el entretenimiento y la interacción social, ahora se usa activamente en la industria empresarial. Los beneficios comerciales de la mensajería instantánea, que desde entonces han sustentado el desarrollo de las relaciones B2B y B2C, son los siguientes:
Facilidad de comunicación
Se divide en dos tipos:
La comunicación interna usando mensajería instantánea se refiere a la comunicación que tiene lugar dentro de la empresa entre compañeros. Con su ayuda se resuelven cuestiones organizativas, se discuten momentos de trabajo, se realiza una reunión con la dirección, etc. Incluye funcionalidades como:
- Mensajes directos. Permitir que los usuarios escriban un mensaje directo a otro usuario, facilitando el acceso y el intercambio de información;
- Chat grupal. Permita que múltiples usuarios se comuniquen simultáneamente a través de mensajería instantánea entre sí, lo que facilita significativamente la colaboración;
- Compartir archivos. El intercambio instantáneo de archivos tiene un papel clave para un día de trabajo productivo;
- Organización de encuestas. Con una pequeña cantidad de texto y algunos emojis, puede organizar encuestas rápidas y emocionantes.
La comunicación externa es un tipo de comunicación entre los empleados de la empresa y sus clientes, así como la prensa, personas físicas y jurídicas ajenas a la organización. Por lo tanto, los mensajes instantáneos con fines de comunicación externa se pueden utilizar para:
- Servicios de atención al cliente. La mensajería instantánea facilita la comunicación con los clientes, ya que aproximadamente el 53% de todos los usuarios prefieren el chat en lugar de las llamadas telefónicas;
- Ventas. Las ventas también se vuelven más eficientes cuando se utiliza la mensajería instantánea. Los clientes que usan el chat en vivo terminan comprando un 60% más que los que no lo hacen;
- Comunicación con contratistas y autónomos. Una herramienta de mensajería instantánea puede tener una función de acceso para invitados que permite a las personas trabajar con empleados fuera de su organización.
Desde el año 2020, el 64% de las personas utilizó la mensajería instantánea para los negocios. Esta opción fue la solución más popular en ese momento.
Automatiza procesos y ahorra tiempo.
La mensajería instantánea es un tipo de comunicación sincrónica. Esto significa que la comunicación se lleva a cabo en tiempo real, sin retrasos de tiempo. La mayoría de las empresas ya han apreciado lo importante que es esto en la comunicación empresarial, especialmente cuando se trata de temas urgentes. Cuando los compañeros se comunican a través de mensajería instantánea, reciben una serie de beneficios:
- La información necesaria se actualiza en tiempo real;
- Retroalimentación instantánea de los miembros del equipo;
- Menos malos entendidos durante la comunicación;
- Acceso rápido a todos los archivos compartidos.
Estas ventajas hacen que el lugar de trabajo sea muy dinámico, flexible y receptivo a todo tipo de situaciones y problemas que pueda enfrentar una empresa.
Ahorra dinero a la empresa
Lo mejor de la mensajería instantánea es que es económica. ¿Ha pensado alguna vez en cuánto dinero gastaría si su empresa no tuviera salas de chat y mensajería instantánea? Sería mucho más difícil y costoso hacer llamadas internacionales, negociar con proveedores de otros países o expandir su negocio alrededor del mundo.
La mensajería instantánea ayuda a reducir los costos operativos y también brinda la capacidad de escalar a medida que crece su negocio. Es decir, a medida que aumentan las transacciones de sus clientes, gracias a la flexibilidad de las soluciones, este tipo de comunicación acompañará su éxito sin costo adicional.
Recopilación de información para optimizar
Para el titular de una empresa, es importante realizar un seguimiento de todos los mensajes intercambiados entre la empresa y sus clientes. Esto es necesario para construir una base de conocimiento de los clientes y registrar sus preferencias, quejas e historial de compras.
Una de las funciones de la mensajería instantánea es mantener un registro de todos los mensajes enviados y recibidos, lo que la convierte en una buena referencia para recuperar información específica sobre transacciones comerciales anteriores y actuales, reuniones departamentales y compromisos con clientes.
También facilita que los agentes y representantes de ventas encuentren información, quienes luego pueden brindar soporte contextual y ofertas relevantes a los clientes. En otras palabras, la mensajería instantánea puede aumentar la satisfacción del cliente.
Proteja los datos al comunicarse
Todo usuario busca una fuente de comunicación segura y confidencial. En comparación con el correo electrónico, los mensajes instantáneos son más seguros, ya que la comunicación en dichos servicios está protegida por cifrado de extremo a extremo. Esto significa que terceros no podrán acceder a su información personal.
¡También es importante prestar atención a la reputación de la empresa al elegir un programa de mensajería instantánea! Si entre las opciones que está considerando hay servicios que ya han sido hackeados o descubiertos transfiriendo los datos de sus clientes a terceros, entonces es mejor en este caso buscar otros proveedores de servicios más confiables. TrueConf es una de las mejores opciones. Nuestra solución encripta todos los canales de comunicación de principio a fin, asegurando la confidencialidad de la comunicación y la ausencia de preocupaciones.
Conclusión
Cada vez más empresas se están pasando a un formato de trabajo remoto, donde los sistemas de mensajería son una prioridad más alta que el correo electrónico o los teléfonos celulares. Las empresas necesitan productos que ahorren recursos y combinen las funciones básicas: llamadas de audio y video, intercambio de archivos, mensajería grupal y personal y, por supuesto, seguridad de datos. Al elegir el sistema de mensajería adecuado para su empresa, elija la seguridad.