Las comunicaciones unificadas (UC) integran telefonía empresarial, videoconferencias, mensajería instantánea y herramientas de colaboración en un entorno común. Una plataforma de comunicaciones unificadas permite utilizar estos servicios desde ordenadores, teléfonos móviles y dispositivos de sala, con una administración centralizada.

Sin embargo, no todas las soluciones incluyen las mismas funciones. Algunas permiten realizar llamadas únicamente entre usuarios de la aplicación, mientras que otras incorporan telefonía empresarial con números públicos. También existen diferencias en las licencias, la integración con centralitas y el funcionamiento sin conexión a Internet.

Por ejemplo, TrueConf Server puede instalarse en una red corporativa y conectarse con dispositivos SIP/H.323, mientras que Microsoft Teams, Zoom Workplace y RingCentral ofrecen servicios de comunicaciones unificadas principalmente desde la nube.

En esta guía comparamos cinco plataformas, explicamos qué funciones pueden requerir licencias adicionales y analizamos los aspectos técnicos que conviene verificar antes de sustituir un sistema de comunicación empresarial.

¿Qué Son las Comunicaciones Unificadas?

Las comunicaciones unificadas son un conjunto de tecnologías que integran diferentes canales de comunicación empresarial en una misma plataforma.

Su finalidad es permitir que los empleados realicen llamadas, participen en reuniones, intercambien mensajes y consulten la disponibilidad de sus compañeros sin cambiar constantemente de herramientas.

Una plataforma UC puede incluir los siguientes componentes:

La disponibilidad de estas funciones depende de cada producto. Una plataforma puede ofrecer mensajería y reuniones en su licencia básica, pero exigir un servicio adicional para realizar llamadas a números telefónicos convencionales.

¿Qué Diferencia Hay entre UC y UCaaS?

Las comunicaciones unificadas, o UC, describen la integración de servicios de voz, vídeo y mensajería.

UCaaS (Unified Communications as a Service) es una modalidad de prestación en la que estos servicios se ofrecen desde la infraestructura de un proveedor, generalmente mediante suscripción.

Esto significa que no todas las plataformas UC son servicios UCaaS.

Una empresa puede utilizar comunicaciones unificadas instaladas en sus propios servidores, contratar una solución en la nube o combinar ambos modelos.

La diferencia influye en quién administra el sistema, cómo se almacenan los datos y qué sucede si se interrumpe la conexión con el proveedor.

Comparativa de 5 Plataformas de Comunicaciones Unificadas

Antes de elegir una plataforma, conviene comprobar tres aspectos que no siempre aparecen en las comparativas comerciales: cómo funciona la telefonía, qué infraestructura necesita y qué capacidades requieren productos o licencias adicionales.

Aunque las cinco plataformas permiten combinar diferentes herramientas de comunicación, sus modelos de funcionamiento son distintos.

Las soluciones en la nube suelen reducir las tareas de mantenimiento del servidor. Las plataformas instaladas en infraestructura propia permiten administrar directamente los servicios internos, pero requieren personal y recursos técnicos.

También es necesario diferenciar entre una videollamada dentro de la aplicación y una llamada a través de la red telefónica pública. Esta última puede requerir un operador, números telefónicos y servicios adicionales.

Principales Plataformas de Comunicaciones Unificadas para Empresas

1. TrueConf Server

TrueConf Server es una plataforma de comunicaciones unificadas para servidores propios que combina videoconferencias, llamadas, mensajería corporativa, directorio de contactos y herramientas de colaboración.

El sistema puede funcionar dentro de una red local sin acceso a Internet, lo que permite organizar comunicaciones internas utilizando infraestructura controlada por la organización.

Sus principales capacidades incluyen:

• Videoconferencias con hasta 2.000 participantes en configuraciones y licencias compatibles.
• Chats individuales y grupales con transferencia de archivos.
• Llamadas de voz y vídeo entre usuarios.
• Estados de presencia y directorio corporativo.
• Integración con Active Directory y LDAP.
• Conexiones con sistemas y dispositivos SIP/H.323 compatibles.
• Administración centralizada de reuniones, usuarios y permisos.
• Aplicaciones para ordenadores y dispositivos móviles.

TrueConf también dispone de soluciones para salas de reuniones, como TrueConf Room, TrueConf Group y TrueConf Videobar.

Ejemplo práctico

Una organización dispone de terminales SIP/H.323, una infraestructura telefónica y una red interna que no puede depender de servicios públicos de Internet.

En este escenario, TrueConf Server permite incorporar mensajería y videoconferencias dentro de la red corporativa y evaluar la conexión con los dispositivos existentes.

Antes de implementar la solución, es necesario comprobar la compatibilidad de los equipos, las licencias disponibles y las rutas utilizadas para establecer llamadas telefónicas.

Modelo de despliegue: servidor propio o infraestructura privada.

Cuándo elegirlo: cuando una organización necesita controlar directamente sus servicios de comunicación, integrar dispositivos existentes o utilizar videoconferencias dentro de redes cerradas.

Qué tener en cuenta: la implantación requiere configurar y mantener el servidor. La interoperabilidad SIP/H.323 no implica automáticamente la sustitución completa de una centralita telefónica.

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• 1 000 usuarios en línea con chat y videollamadas individuales.
• 10 usuarios PRO con acceso a videoconferencias grupales.
• 1 conexión SIP/H.323/RTSP para interoperabilidad con PBX y terminales corporativos.
• 1 conexión de invitado para unirse a reuniones mediante enlace.

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2. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración integrada en Microsoft 365.

Combina mensajería corporativa, canales, reuniones y herramientas de colaboración documental.

Para añadir funcionalidades de centralita empresarial, Microsoft ofrece Teams Phone.

Este servicio permite utilizar características telefónicas como transferencia, desvío y administración de llamadas. Sin embargo, para llamar a números de la red telefónica pública es necesario configurar una opción de conectividad compatible.

Entre las posibilidades se encuentran los planes de llamadas de Microsoft, Operator Connect y Direct Routing, según los requisitos y la disponibilidad del servicio.

Funciones principales:

• Mensajería y canales de equipo.
• Llamadas y reuniones entre usuarios.
• Integración con Microsoft 365.
• Herramientas de colaboración documental.
• Telefonía empresarial mediante Teams Phone.

Modelo de despliegue: principalmente nube, con opciones de integración telefónica.

Cuándo elegirlo: para organizaciones que ya utilizan Microsoft 365 y desean integrar la comunicación empresarial con sus herramientas de productividad.

Qué tener en cuenta: las capacidades de telefonía pública pueden requerir una combinación de licencias, servicios de operador y configuraciones adicionales.

3. Zoom Workplace

Zoom Workplace combina reuniones de vídeo, mensajería y herramientas de colaboración empresarial.

Su ecosistema incluye Zoom Meetings y Zoom Team Chat, mientras que Zoom Phone permite añadir servicios telefónicos empresariales.

Los empleados pueden utilizar aplicaciones para ordenadores y dispositivos móviles, así como participar en reuniones desde navegadores compatibles.

Funciones principales:

• Videoconferencias y llamadas entre usuarios.
• Chats individuales y canales.
• Pantalla compartida y colaboración durante reuniones.
• Gestión de reuniones y participantes.
• Telefonía mediante Zoom Phone.

Modelo de despliegue: nube.

Cuándo elegirlo: para empresas que celebran reuniones frecuentes con usuarios externos y necesitan combinar videoconferencias, mensajería y servicios telefónicos.

Qué tener en cuenta: Zoom Phone se comercializa mediante planes específicos. La disponibilidad de números, operadores y determinados servicios varía según el país.

4. Cisco Webex

Cisco Webex reúne herramientas de comunicación empresarial que incluyen reuniones, mensajería, llamadas y dispositivos de colaboración.

Su ecosistema permite combinar aplicaciones de escritorio y móviles con soluciones específicas para salas de reuniones.

Las capacidades de telefonía pueden proporcionarse mediante Webex Calling y otras opciones de integración compatibles.

Funciones principales:

• Reuniones y videoconferencias.
• Mensajería empresarial.
• Servicios de llamadas.
• Integración con dispositivos de sala.
• Herramientas de administración centralizada.

Modelo de despliegue: principalmente nube, con diferentes posibilidades de integración.

Cuándo elegirlo: para organizaciones que necesitan combinar comunicaciones de escritorio con sistemas de salas de reuniones y servicios telefónicos empresariales.

Qué tener en cuenta: las funciones disponibles dependen de los productos, licencias y componentes contratados.

5. RingCentral

RingCentral ofrece servicios de comunicaciones empresariales en la nube.

Su plataforma RingEX combina telefonía, mensajería, reuniones y administración de llamadas.

Está orientada a empresas que necesitan proporcionar comunicación telefónica y colaboración desde aplicaciones accesibles en distintos dispositivos.

Funciones principales:

• Telefonía empresarial.
• Mensajería y conversaciones de equipo.
• Reuniones de vídeo.
• Transferencia y gestión de llamadas.
• Administración de usuarios y servicios.

Modelo de despliegue: nube.

Cuándo elegirlo: para organizaciones que desean contratar telefonía empresarial y herramientas de colaboración sin mantener una centralita local.

Qué tener en cuenta: la disponibilidad de servicios de telefonía, números locales y determinadas funciones depende del país, las licencias y las condiciones comerciales.

Comunicaciones Unificadas en la Nube, Locales e Híbridas

La arquitectura de una plataforma determina dónde funcionan los servicios y quién se encarga de mantenerlos.

Existen tres modelos principales.

En la nube: la infraestructura central es administrada por un proveedor. Los empleados acceden a los servicios mediante Internet y aplicaciones compatibles.

En servidores propios: la organización instala y administra sus servicios de comunicación. Algunas plataformas pueden funcionar de manera interna sin acceso a Internet.

Híbrido: combina componentes locales y servicios externos. Por ejemplo, una empresa puede conservar su centralita mientras adopta reuniones y mensajería en la nube.

¿Qué Modelo Conviene Elegir?

Una empresa sin servidores propios puede optar por comunicaciones unificadas en la nube para reducir las tareas de infraestructura.

Una organización que necesita mantener comunicaciones internas durante una interrupción del acceso a Internet puede evaluar una plataforma instalada en su red local.

Las empresas que ya han invertido en sistemas telefónicos y equipos de reuniones pueden considerar una arquitectura híbrida para evitar sustituir todos los componentes al mismo tiempo.

La decisión debe basarse en la compatibilidad real de los sistemas y los requisitos operativos, no únicamente en la clasificación comercial del producto.

Qué Funciones de Comunicaciones Unificadas Pueden Requerir Licencias Adicionales

Una de las principales dificultades al comparar plataformas UC es que el precio anunciado no siempre incluye todos los servicios que la empresa necesita.

Por ejemplo, una suscripción puede incluir videoconferencias y mensajería, pero no disponer de llamadas a números públicos.

También pueden contratarse por separado las grabaciones, los servicios de inteligencia artificial, los dispositivos de sala o las integraciones avanzadas.

Llamadas Internas y Telefonía Pública

Las llamadas internas permiten que dos usuarios se comuniquen mediante una aplicación compatible.

Por otro lado, las llamadas a números telefónicos tradicionales requieren conectividad con la red telefónica pública conmutada, también denominada RTC o PSTN.

Para incorporar esta conectividad pueden necesitarse:

• Licencias de telefonía empresarial.
• Servicios de un operador.
• Números telefónicos.
• Troncales SIP o servicios equivalentes.
• Equipos de interconexión, según la arquitectura.
• Configuración de llamadas de emergencia y numeración.

La disponibilidad y las obligaciones aplicables pueden variar según el país.

Grabaciones y Almacenamiento

Una plataforma puede permitir grabar reuniones, pero imponer condiciones diferentes según dónde se almacenen.

Por ejemplo, una solución puede incluir almacenamiento local, mientras que otra proporciona grabaciones en la nube dentro de un plan determinado.

Para evaluar esta función, conviene comprobar:

• Dónde se conservan los archivos.
• Quién puede acceder a las grabaciones.
• Durante cuánto tiempo se almacenan.
• Cómo se exportan y eliminan.
• Si existe un coste adicional de almacenamiento.

Inteligencia Artificial

Las funciones de transcripción, resumen de reuniones y análisis de conversaciones pueden requerir licencias específicas.

También es importante determinar dónde se procesan los datos.

El procesamiento local puede facilitar el control técnico de la información, pero no garantiza por sí solo el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Ejemplo de Coste Total

Una empresa de 100 empleados necesita mensajería, reuniones y telefonía para 30 puestos.

Si compara exclusivamente el precio de una licencia UC por empleado, puede obtener una estimación incompleta.

El presupuesto real debe distinguir entre:

En este ejemplo, no todos los empleados necesitan necesariamente una licencia completa de telefonía. La posibilidad de separar perfiles puede modificar el coste total.

Por eso, la comparación debe realizarse con un mismo conjunto de requisitos para todos los proveedores.

Qué Ocurre al Migrar de Telefonía o Perder Internet

La continuidad de las comunicaciones es un criterio que no siempre aparece en las listas de características comerciales.

Antes de adoptar una plataforma, conviene analizar qué ocurre cuando se interrumpe un servicio o debe sustituirse un componente.

Escenario 1. Se Interrumpe la Conexión a Internet

En una plataforma que depende de servidores públicos en la nube, la pérdida de conectividad puede impedir el acceso a llamadas, mensajería y reuniones.

Una solución instalada en una red corporativa puede mantener las comunicaciones internas si dispone de los servidores, las rutas y los servicios necesarios dentro de esa red.

Por ejemplo, TrueConf Server puede utilizarse para videoconferencias internas sin Internet cuando está desplegado en una infraestructura local preparada para ese funcionamiento.

Esto no significa que todas las comunicaciones externas continúen disponibles. Las conexiones con invitados, proveedores y operadores externos pueden depender de servicios o enlaces adicionales.

Qué verificar: qué funciones permanecen disponibles, qué servicios necesitan autenticación externa y cómo se gestionan las llamadas telefónicas durante una interrupción.

Escenario 2. La Empresa Cambia de Operador Telefónico

Al cambiar de operador, no basta con comprobar que la nueva plataforma permite realizar llamadas.

Es necesario revisar la portabilidad de números, la configuración de las rutas, la conexión con centralitas y los requisitos aplicables a llamadas de emergencia.

También debe comprobarse la compatibilidad de teléfonos IP, dispositivos de sala y otros equipos existentes.

Una plataforma que admite SIP no garantiza automáticamente que cualquier centralita pueda conectarse sin configuración adicional.

Qué verificar: números, protocolos, rutas, licencias y requisitos del nuevo operador antes de desconectar el sistema anterior.

Escenario 3. La Organización Cambia de Plataforma UC

Una migración puede afectar a los directorios de contactos, cuentas, mensajes, grabaciones y configuraciones administrativas.

La posibilidad de exportar esta información depende de las herramientas y políticas de cada proveedor.

Por ello, antes de contratar una plataforma es importante comprobar:

• Si permite exportar contactos y usuarios.
• Cómo se conservan o descargan las grabaciones.
• Qué ocurre con los historiales de conversación.
• Si admite integración con directorios corporativos.
• Cómo se trasladan los números telefónicos.
• Qué dispositivos podrán reutilizarse.

La ausencia de un procedimiento de migración puede incrementar el coste de cambiar de proveedor en el futuro.

Cómo Elegir una Plataforma de Comunicaciones Unificadas Según la Infraestructura

La selección debe comenzar por las necesidades de la organización y no por la cantidad de funciones incluidas en una presentación comercial.

Cinco Comprobaciones Antes de Contratar

1. Identificar los servicios indispensables. Determinar si todos los empleados necesitan telefonía, videoconferencias y mensajería o si pueden utilizarse perfiles diferentes.

2. Comprobar la telefonía pública. Verificar los números, operadores, servicios de emergencia y licencias necesarias para llamadas externas.

3. Evaluar la infraestructura existente. Revisar la compatibilidad de centralitas, teléfonos IP, equipos SIP/H.323 y directorios corporativos.

4. Probar escenarios de interrupción. Comprobar qué ocurre si falla Internet, un servidor o un servicio del proveedor.

5. Solicitar una estimación completa. Incluir licencias, conectividad, equipamiento, soporte, mantenimiento y migración.

Una prueba piloto con usuarios y dispositivos reales permite detectar limitaciones antes de contratar la plataforma para toda la empresa.

Conclusión

Una plataforma de comunicaciones unificadas permite integrar diferentes canales de comunicación empresarial, pero la presencia de mensajería, videoconferencias y llamadas no garantiza que todas las necesidades de una organización estén cubiertas.

Las diferencias más importantes aparecen en la telefonía, las licencias, la interoperabilidad, la administración de la infraestructura y la continuidad del servicio.

Microsoft Teams y Zoom Workplace permiten combinar comunicaciones dentro de sus ecosistemas cloud, mientras que Cisco Webex y RingCentral ofrecen diferentes opciones de colaboración y telefonía empresarial. TrueConf Server representa una alternativa para organizaciones que necesitan desplegar comunicaciones en sus propios servidores e integrar sistemas compatibles.

Antes de seleccionar una solución, conviene comprobar qué funciones se incluyen realmente, cuáles requieren servicios adicionales y qué ocurrirá al cambiar de operador, sustituir dispositivos o interrumpirse la conexión a Internet.

Estos factores permiten comparar las plataformas de comunicaciones unificadas en función de sus consecuencias operativas y no únicamente de sus características anunciadas.