Videokonferenz-Programme: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Wer nach einem Videokonferenz-Programm sucht, findet schnell bekannte Namen wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder Webex.

Die eigentliche Entscheidung beginnt jedoch früher.

Soll eine Videokonferenz möglichst einfach im Browser starten? Muss sie Teil von Microsoft 365 sein? Soll die Software auf eigenen Servern laufen? Müssen vorhandene SIP- oder H.323-Systeme weitergenutzt werden? Oder wird eine Plattform speziell für Unterricht benötigt?

Je nach Antwort verändert sich die sinnvolle Auswahl deutlich.

Welches Videokonferenz-Programm brauchen Sie?

Wenn Sie vor allem benötigen …	Passende Programme
Videokonferenzen auf eigener Unternehmensinfrastruktur	TrueConf, OpenTalk, Nextcloud Talk
Microsoft-365-Integration	Microsoft Teams
Schnelle Meetings mit externen Teilnehmern	Zoom, Google Meet
Professionelle Konferenzraumtechnik	TrueConf, Cisco Webex
Eine Open-Source-Lösung	Jitsi Meet, BigBlueButton, OpenTalk
Online-Unterricht	BigBlueButton
Videokonferenzen innerhalb von Nextcloud	Nextcloud Talk
Eine in Deutschland entwickelte Videokonferenzlösung	OpenTalk, alfaview
Browserbasierte Teilnahme ohne Installation	Google Meet, Zoom, alfaview

10 Videokonferenz-Programme im Vergleich

Programm	Besonders geeignet für	Browser	Apps	Bereitstellung	Relevanter Unterschied
TrueConf	Unternehmen, Behörden, eigene IT-Infrastruktur	Ja	Desktop und mobil	On-Premises / eigene Infrastruktur	Video, Messaging, SIP/H.323 und zentrale Administration
Microsoft Teams	Microsoft-365-Unternehmen	Ja	Desktop und mobil	Cloud	Tiefe Microsoft-365-Integration
Zoom	Externe Meetings und allgemeine Business-Kommunikation	Ja	Desktop und mobil	Cloud	Einfacher Gastzugang und breites Meeting-Ökosystem
Google Meet	Google-Workspace-Nutzer	Ja	Mobil	Cloud	Browserorientierter Zugang
Cisco Webex	Enterprise und professionelle Meetingräume	Ja	Desktop und mobil	Cloud / Enterprise	Starke Verbindung zu Raum- und Videotechnik
Jitsi Meet	Open Source und flexible Eigeninstallation	Ja	Mobil	Cloud / Self-hosted	Open Source
BigBlueButton	Schulen, Hochschulen, Online-Unterricht	Ja	Browserorientiert	Self-hosted / Hosting	Für virtuelle Klassen entwickelt
Nextcloud Talk	Organisationen mit Nextcloud	Ja	Desktop und mobil	Self-hosted	Meetings, Chat und Dateien in Nextcloud
OpenTalk	Behörden und Organisationen mit Open-Source-Anforderungen	Ja	Web-basiert	SaaS / Self-hosted	Open Source und in Deutschland entwickelt
alfaview	Unternehmen, Bildung und virtuelle Veranstaltungen	Ja	Desktop und mobil	Anbieter-Cloud	Deutsche Videokonferenzlösung mit permanenten virtuellen Räumen

1. TrueConf

TrueConf ist eine Videokonferenz- und Teamkommunikationsplattform für Organisationen, die ihre Kommunikationsinfrastruktur selbst betreiben und stärker in bestehende Unternehmenssysteme integrieren möchten.

Im Zentrum steht TrueConf Server, eine serverbasierte Plattform, die auf Windows- oder Linux-Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden kann. Sie verbindet Einzel- und Gruppenvideoanrufe, Videokonferenzen und Team-Messaging innerhalb einer zentral administrierten Umgebung. Der Server kann auch innerhalb von LAN- oder VPN-Netzen eingesetzt werden und Benutzer aus lokalen Netzen, Remote-Mitarbeiter sowie externe Videogeräte miteinander verbinden.

Neben klassischen Meetings unterstützt TrueConf unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten. Mitarbeiter können Desktop-Anwendungen für Windows, Linux und macOS sowie mobile Clients für Android und iOS nutzen. Gäste können über WebRTC-basierte Browser-Verbindungen an Konferenzen teilnehmen.

Ein wichtiger Unterschied zu vielen reinen Cloud-Meeting-Diensten ist die Interoperabilität mit bestehender Kommunikations- und Raumtechnik. TrueConf Server unterstützt SIP und H.323 sowie weitere Protokolle und kann kompatible Videokonferenz-Terminals, PBX-Systeme, MCUs und andere Endpunkte anbinden. Das integrierte Gateway kann entsprechende Systeme als Teilnehmer in die TrueConf-Umgebung einbinden.

Auch für die Unternehmensadministration ist die Plattform breiter ausgelegt als ein einfaches Meeting-Tool. TrueConf unterstützt LDAP und LDAPS und stellt Vorlagen unter anderem für Active Directory, OpenLDAP, FreeIPA und weitere Directory-Dienste bereit. Damit kann die Benutzerverwaltung an bestehende Unternehmensverzeichnisse angebunden werden.

Relevant ist TrueConf deshalb insbesondere für Organisationen, die nicht nur gelegentliche Videomeetings benötigen, sondern Videokommunikation als Teil ihrer internen Kommunikationsinfrastruktur betrachten.

Typische Szenarien sind:

• interne und externe Videokonferenzen;
• hybride Meetings;
• Kommunikation zwischen Niederlassungen;
• Konferenzräume mit vorhandenen Videogeräten;
• private LAN- oder VPN-Umgebungen;
• zentral verwaltete Benutzerkonten;
• Verbindung von Software-Nutzern und SIP/H.323-Endpunkten;
• Webinar- und Remote-Training-Szenarien.

Das Betriebsmodell bringt jedoch zusätzliche Verantwortung mit sich. Wer TrueConf Server selbst betreibt, muss Serverkapazität, Updates, Backup, Netzwerkzugang und Verfügbarkeit in die IT-Planung aufnehmen.

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams ist weniger ein eigenständiges Videokonferenz-Programm als eine umfassende Kommunikations- und Collaboration-Umgebung innerhalb von Microsoft 365.

Videomeetings stehen dort neben Chats, Teams, Channels, Kalendern, Dateien und Microsoft-365-Anwendungen. Für Organisationen, die bereits Outlook, SharePoint, OneDrive und Office-Anwendungen einsetzen, kann diese Integration wichtiger sein als einzelne Meeting-Funktionen.

Teams unterstützt geplante und spontane Meetings mit Audio, Video und Bildschirmfreigabe. Auch externe Teilnehmer können einem Teams-Meeting beitreten, ohne Mitglied der Organisation oder zwingend Inhaber eines Teams-Kontos zu sein.

Ein typischer Arbeitsablauf beginnt deshalb nicht unbedingt in der Meeting-App selbst. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise einen Termin in Outlook planen, Dokumente innerhalb eines Teams vorbereiten, das Meeting starten und die anschließende Diskussion im zugehörigen Channel oder Chat weiterführen.

Das macht Teams besonders geeignet für Unternehmen, in denen Videokonferenzen nur ein Bestandteil der täglichen Microsoft-Arbeitsumgebung sind.

Gleichzeitig kann genau diese Breite ein Nachteil sein. Anwender müssen zwischen Teams, Channels, Chats, Besprechungen, Dateien und weiteren Microsoft-Diensten unterscheiden. Für Organisationen, die lediglich eine übersichtliche Videokonferenzlösung suchen, kann dies mehr Komplexität erzeugen als nötig.

3. Zoom

Zoom hat sich von einer klassischen Videokonferenz-Anwendung zu einer breiteren Collaboration-Plattform entwickelt.

Der Kern bleibt jedoch die Organisation von Video- und Audiomeetings mit möglichst geringem Aufwand für interne und externe Teilnehmer. Dadurch eignet sich Zoom besonders für Unternehmen mit vielen Kundenterminen, Partnergesprächen, Remote-Meetings oder anderen Szenarien, bei denen regelmäßig Personen außerhalb der eigenen Organisation teilnehmen.

Neben Meetings umfasst Zoom Workplace inzwischen weitere Funktionen wie Team Chat und kollaborative Werkzeuge. Einen zunehmenden Schwerpunkt bilden KI-gestützte Funktionen. Zoom bietet beispielsweise Meeting-Zusammenfassungen, nächste Schritte, intelligente Verarbeitung von Aufzeichnungen und kontextbezogene Abfragen während eines Meetings.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass Zoom nicht nur als Videokonferenz-Tool, sondern zunehmend als cloudbasierter Arbeitsplatz für synchrone Kommunikation eingesetzt werden kann.

Der typische Vorteil liegt im unkomplizierten Meeting-Modell: Eine Konferenz wird erstellt, externe Teilnehmer erhalten einen Link und können je nach Konfiguration über verschiedene Clients oder den Browser teilnehmen.

Im Vergleich zu Plattformen mit Self-hosting oder On-Premises-Schwerpunkt bleibt Zoom jedoch primär ein vom Anbieter betriebener Cloud-Service. Organisationen, bei denen die Kontrolle über die zugrunde liegende Serverinfrastruktur ein wesentliches Kriterium ist, müssen diesen Unterschied berücksichtigen.

4. Google Meet

Google Meet ist besonders stark auf einen einfachen Zugang über das Google-Workspace-Ökosystem ausgerichtet.

Am Desktop können Teilnehmer über einen Webbrowser an Meetings teilnehmen. Auf Smartphones und Tablets stehen mobile Apps zur Verfügung. Dadurch eignet sich Meet gut für Situationen, in denen Teilnehmer nicht erst eine zusätzliche Desktop-Anwendung installieren sollen.

Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch vor allem durch die Verbindung mit Google Workspace.

Meet ist mit Anwendungen wie Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets und Slides verbunden. Termine können über Kalender geplant werden, während Teams gleichzeitig Dokumente oder Präsentationen bearbeiten. Google positioniert Videokonferenzen damit als Teil einer größeren webbasierten Arbeitsumgebung.

Je nach Google-Workspace-Tarif erweitert sich der Funktionsumfang deutlich. Verfügbar sein können unter anderem Breakout-Räume, Umfragen, Q&A, Aufzeichnung, Transkription, Attendance Tracking, Waiting Rooms sowie Gemini-basierte KI-Funktionen.

Das bedeutet gleichzeitig, dass bei einem Vergleich nicht nur die Plattform selbst, sondern auch die jeweilige Workspace-Edition berücksichtigt werden sollte.

Google Meet eignet sich weniger als unabhängige Kommunikationsinfrastruktur und stärker als Meeting-Komponente innerhalb des Google-Ökosystems.

5. Cisco Webex

Cisco Webex richtet sich stärker als viele Consumer-orientierte Meeting-Dienste an größere Unternehmensumgebungen und professionelle Videokonferenz-Infrastruktur.

Neben Desktop- und mobilen Teilnehmern kann Webex kompatible SIP- und H.323-Videosysteme in Meetings einbinden. Cisco dokumentiert beispielsweise die Teilnahme über Cisco-, Polycom- und andere kompatible Videogeräte.

Das ist vor allem für Unternehmen relevant, die bereits Meetingräume mit spezialisierten Kameras, Codecs oder Videokonferenz-Terminals betreiben.

In solchen Umgebungen besteht die Herausforderung häufig nicht darin, lediglich eine neue Meeting-App einzuführen. Vielmehr muss eine neue Plattform mit bestehender Raumtechnik, mobilen Mitarbeitern und externen Teilnehmern zusammenarbeiten.

Webex positioniert sich deshalb zwischen klassischer Cloud-Meeting-Software und einem breiteren Enterprise-Kommunikationsökosystem.

Für kleinere Unternehmen, die überwiegend Notebook-basierte Videogespräche durchführen, kann dieser Enterprise-Fokus allerdings mehr Funktionen und Administrationsoptionen enthalten als benötigt.

6. Jitsi Meet

Jitsi Meet unterscheidet sich von vielen kommerziellen Videokonferenz-Plattformen vor allem durch seinen Open-Source-Ansatz.

Organisationen können den öffentlich verfügbaren Jitsi-Meet-Dienst nutzen oder eine eigene Instanz betreiben. Für Self-hosting stehen unter anderem Pakete für Debian- und Ubuntu-basierte Systeme zur Verfügung. Außerdem existieren mobile Apps für Android und iOS.

Damit spricht Jitsi zwei unterschiedliche Nutzergruppen an.

Wer lediglich schnell eine Videokonferenz starten möchte, kann einen bestehenden Dienst verwenden. Technisch orientierte Organisationen können dagegen die Software auf eigener Infrastruktur installieren und Betrieb sowie Anpassungen stärker kontrollieren.

Diese Flexibilität ist gleichzeitig der wichtigste Trade-off.

Bei einem selbst betriebenen Jitsi-System muss die Organisation selbst Fragen wie:

• Serverdimensionierung;
• Skalierung;
• Verfügbarkeit;
• Updates;
• Firewall-Konfiguration;
• optionale Telefonie-Integration

lösen.

Dadurch ist Jitsi besonders attraktiv für Organisationen mit eigenem technischen Know-how, aber weniger für Teams, die eine vollständig verwaltete Enterprise-Plattform mit zentralem Support erwarten.

7. BigBlueButton

BigBlueButton gehört zwar zur Kategorie der Videokonferenz-Software, verfolgt aber ein deutlich anderes Ziel als Zoom, Teams oder Webex.

Die Plattform wurde speziell für Online-Unterricht entwickelt. BigBlueButton beschreibt sich selbst als System, das „in a classroom, not a boardroom“ entstanden ist. Entsprechend konzentriert sich der Funktionsumfang auf Lehrer-Schüler-Interaktion statt auf allgemeine Business-Meetings.

Zu den zentralen Funktionen gehören:

• Bildschirmfreigabe;
• Multi-User-Whiteboard;
• Breakout-Räume;
• Umfragen;
• Chat;
• Präsentationen;
• weitere Werkzeuge für aktive Teilnahme.

Besonders wichtig ist die Integration mit Learning-Management-Systemen. BigBlueButton ist in verschiedene LMS-Plattformen integriert und wird deshalb häufig als Live-Classroom-Schicht innerhalb einer bestehenden Lernumgebung eingesetzt.

Ein typisches Szenario wäre also nicht einfach „Videomeeting starten“, sondern „Kurs öffnen, Unterricht durchführen, Arbeitsgruppen bilden und anschließend im LMS weiterarbeiten“.

Für klassische Unternehmensbesprechungen ist diese pädagogische Spezialisierung nicht immer sinnvoll. Für Universitäten, Schulen und Online-Lernplattformen kann sie dagegen ein wesentliches Auswahlkriterium sein.

8. Nextcloud Talk

Nextcloud Talk ist weniger als eigenständige Meeting-App zu verstehen, sondern als Kommunikationskomponente innerhalb der Nextcloud-Plattform.

Talk verbindet Audio- und Videokonferenzen mit persistentem Chat, Dateien und weiteren Nextcloud-Anwendungen. Die Plattform kann vollständig On-Premises oder bei einem gewählten Hosting-Anbieter betrieben werden.

Das macht sie besonders interessant für Organisationen, die Nextcloud bereits für Filesharing, Dokumente, Kalender oder Groupware verwenden.

Ein Team kann beispielsweise in einem Talk-Chat kommunizieren, Dateien aus Nextcloud teilen und anschließend aus derselben Umgebung einen Videoanruf starten.

Aktuell unterstützt Talk unter anderem:

• Web-, Desktop- und mobile Clients;
• Bildschirmfreigabe;
• Aufzeichnungen;
• Transkription und Übersetzung;
• Breakout-Räume;
• Gastzugang;
• Datei- und Kalenderintegration;
• öffentliche Meetings und Webinare;
• Federation zwischen Nextcloud-Systemen.

Für größere Installationen stellt Nextcloud zusätzlich ein High Performance Backend bereit, das Last von den Standardservern übernimmt und weitere Skalierungs- und Telefoniefunktionen ermöglicht.

Der wichtigste Auswahlfaktor ist daher die bestehende Plattformstrategie. Wer Nextcloud bereits als zentrale Collaboration-Umgebung nutzt, kann Talk relativ natürlich ergänzen. Wer ausschließlich ein Videokonferenz-Programm benötigt, führt mit Nextcloud dagegen ein wesentlich größeres Ökosystem ein.

9. OpenTalk

OpenTalk ist eine Open-Source-Videokonferenzplattform aus Deutschland mit Fokus auf selbstbestimmten Betrieb und größere Organisationsumgebungen.

Die Lösung kann als Cloud-Angebot oder On-Premises eingesetzt werden. Ihre Architektur ist auf Skalierung ausgelegt und nutzt Technologien wie Docker und Kubernetes. Der Anbieter beschreibt Einsatzmöglichkeiten von kleineren Serverumgebungen bis hin zu größeren Unternehmens-, Provider- und Rechenzentrumsinstallationen.

OpenTalk ist vollständig browserbasiert. Teilnehmer müssen daher keine Desktop-Software installieren. Unterstützt werden gängige Webbrowser, wobei der Anbieter für Safari bestimmte technische Einschränkungen nennt.

Der Funktionsumfang geht über einfache Videoanrufe hinaus und umfasst unter anderem:

• integrierten Chat;
• Aufzeichnung;
• Breakout-Räume;
• Waiting Room;
• Whiteboard;
• Umfragen;
• Sprecherlisten;
• virtuelle Hintergründe;
• Meeting-Vorlagen.

Ein interessanter Punkt für Unternehmensumgebungen ist zudem die Möglichkeit, OpenTalk als SIP-Client mit einer bestehenden Telefonanlage oder einem SIP-Provider zu verbinden. Dadurch können Konferenzen auch telefonische Einwahl erhalten.

OpenTalk ist daher weniger als leichtgewichtige Consumer-Meeting-App positioniert, sondern eher als kontrollierbare Open-Source-Kommunikationsplattform für Behörden, Unternehmen und Service Provider.

10. alfaview

alfaview ist eine in Deutschland entwickelte Videokonferenzplattform, deren Kommunikationsmodell stärker auf virtuelle Räume als auf ausschließlich kurzfristige Meeting-Links ausgerichtet ist.

Organisationen können dauerhafte virtuelle Räume verwenden, die auch dann bestehen bleiben, wenn aktuell keine Teilnehmer anwesend sind. Zusätzlich unterstützt alfaview temporäre Meetingräume, die nur für einen bestimmten Zeitraum existieren und anschließend automatisch entfernt werden.

Dieses Raumkonzept kann beispielsweise für:

• feste Teams;
• Schulklassen;
• Abteilungen;
• Beratungsräume;
• Veranstaltungen

genutzt werden.

Administratoren können Zugriffs- und Moderationsfunktionen konfigurieren. Dazu gehören unter anderem Warteräume, Berechtigungsgruppen, Aufzeichnungseinstellungen und Optionen für den Browser-Zugang.

Teilnehmer können alfaview über die installierte Anwendung oder den Webclient verwenden. Der Webclient unterstützt aktuelle Versionen von Chrome, Edge und Firefox; auf mobilen Geräten verweist alfaview dagegen auf die eigenen Android- und iOS-Apps.

Darüber hinaus bietet die Plattform Funktionen wie Bildschirmfreigabe, virtuelle Hintergründe und inzwischen auch eine integrierte SIP-Softphone-Funktion in der Feature Preview.

Der Ansatz unterscheidet sich damit von klassischen „Meeting erstellen, Link verschicken, Meeting beenden“-Plattformen. Permanente virtuelle Räume können insbesondere für Organisationen interessant sein, in denen bestimmte Teams oder Gruppen regelmäßig in derselben digitalen Umgebung zusammenkommen.

Drei Betriebsmodelle für Videokonferenzen

Videokonferenz-Programme unterscheiden sich nicht nur durch ihre Funktionen, sondern auch dadurch, wer die zugrunde liegende Infrastruktur betreibt.

Modell	Beispiele	Wer betreibt die Infrastruktur?	Typischer Vorteil	Zu beachten
Cloud-Service	Zoom, Google Meet, Teams, alfaview	Anbieter	Schnelle Einführung, geringer eigener Betriebsaufwand	Abhängigkeit von Infrastruktur und Betriebsmodell des Anbieters
Self-hosted / On-Premises	TrueConf, Jitsi, Nextcloud Talk, OpenTalk	Organisation oder gewählter Betreiber	Mehr Kontrolle über Infrastruktur und Integration	Eigene Verantwortung für Betrieb und Kapazität
Collaboration-Suite	Teams, Google Workspace	Anbieter	Meetings sind direkt mit bestehenden Arbeitsabläufen verbunden	Größerer Plattformumfang als bei reiner Meeting-Software

Die Modelle sind nicht grundsätzlich besser oder schlechter.

Ein kleines Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen kann mit einem Cloud-Dienst schneller starten. Eine Organisation mit eigener Rechenzentrums-, Netzwerk- oder Kommunikationsinfrastruktur kann dagegen andere Anforderungen an den Betrieb haben.

Browser, App oder installiertes Videokonferenz-Programm?

Der Begriff Videokonferenz-App wird häufig synonym mit Videokonferenz-Software verwendet. Für die tatsächliche Nutzung macht der Zugangsweg jedoch einen Unterschied.

Browser-Zugang

Der Browser ist besonders wichtig für externe Teilnehmer.

Ein Kunde, Bewerber oder Partner sollte idealerweise nicht erst eine vollständige Anwendung installieren müssen, um an einem einzelnen Meeting teilzunehmen.

Desktop-Programm

Mitarbeiter, die täglich Videokonferenzen nutzen, profitieren häufig von einer installierten Anwendung mit erweitertem Zugriff auf Geräte, Benachrichtigungen, Bildschirmfreigabe und Meeting-Steuerung.

Mobile App

Mobile Apps sind vor allem für Außendienst, Geschäftsreisen und hybride Arbeitsmodelle relevant.

DSGVO: Der Serverstandort allein reicht nicht

Bei Videokonferenzen können verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet werden, darunter:

• Namen und Benutzerkonten;
• Audio und Video;
• IP-Adressen;
• Chatnachrichten;
• Meeting-Metadaten;
• Aufzeichnungen;
• Transkripte.

Eine Datenschutzbewertung sollte deshalb nicht nur prüfen, in welchem Land ein Server steht.

Relevant sind unter anderem:

• beteiligte Auftragsverarbeiter;
• Unterauftragnehmer;
• internationale Datentransfers;
• Aufbewahrungsfristen;
• administrative Zugriffe;
• Umgang mit Aufzeichnungen und Transkriptionen.

EU- oder Deutschland-Hosting kann ein relevantes Auswahlkriterium sein, beantwortet aber nicht automatisch alle DSGVO-Fragen.

Genauso löst Self-hosting nicht jede Datenschutzanforderung. Es verändert vor allem, welche Infrastruktur von der Organisation selbst betrieben wird und welche Verantwortlichkeiten damit verbunden sind.

Wann ist SIP- oder H.323-Unterstützung wichtig?

Für ein Unternehmen, in dem alle Teilnehmer ausschließlich Laptops und Smartphones verwenden, spielen SIP und H.323 möglicherweise kaum eine Rolle.

Anders sieht es aus, wenn bereits professionelle Kommunikationssysteme vorhanden sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Videokonferenz-Terminals;
• Meetingraum-Systeme;
• MCUs;
• Telefonanlagen.

Wenn eine neue Plattform diese Systeme nicht integrieren kann, können zusätzliche Gateways oder neue Hardware erforderlich werden.

TrueConf und Cisco Webex sind deshalb besonders relevant für Unternehmen, die moderne Videokonferenz-Software mit bestehender Raum- und Kommunikationsinfrastruktur verbinden möchten.

Kostenlose Videokonferenz-Programme: Welches Limit wird zuerst zum Problem?

„Kostenlos“ bedeutet bei Videokonferenz-Software nicht immer dasselbe.

Statt nur nach einem kostenlosen Tarif zu suchen, sollte geprüft werden, welche Einschränkung den realen Einsatz zuerst betrifft.

Limit	Wann wird es relevant?
Meeting-Dauer	Schulungen, Workshops und längere Kundentermine
Teilnehmerzahl	All-hands, größere Teammeetings und Veranstaltungen
Keine oder eingeschränkte Aufzeichnung	Training, Dokumentation und spätere Wiedergabe
Begrenzter Speicher	Viele Aufzeichnungen oder gemeinsam genutzte Inhalte
Eingeschränkte Administration	Unternehmensweiter Rollout
Begrenzte Integrationen	Bestehende Kalender-, Directory- oder Meetingraum-Systeme
Eingeschränkter Support	Geschäftskritische Nutzung

Für ein kurzes Meeting mit wenigen Personen können viele dieser Grenzen irrelevant sein. Bei regelmäßiger Unternehmensnutzung können dieselben Limits jedoch entscheidend werden.

Welche Funktionen brauchen Sie in welchem Szenario?

Eine allgemeine Feature-Liste hilft nur begrenzt.

Aussagekräftiger ist die Frage, welche Funktion in einer konkreten Meeting-Situation benötigt wird.

Situation	Wichtige Funktion
Ein Mitarbeiter demonstriert eine Anwendung	Bildschirm- oder Fensterfreigabe
Ein Kunde nimmt einmalig teil	Browser-Zugang und Gastlink
Viele Personen nehmen an einem Meeting teil	Moderation, Rollen und Teilnehmerverwaltung
Ein Meeting muss dokumentiert werden	Aufzeichnung
Mitarbeiter diskutieren nach dem Meeting weiter	Persistenter Chat
Mehrere Standorte nutzen Konferenzräume	Raum- und Geräteintegration
Benutzer sollen zentral verwaltet werden	LDAP, Active Directory oder SSO
Eine Schulung benötigt kleine Arbeitsgruppen	Breakout-Räume
Mitarbeiter nehmen unterwegs teil	Android- und iOS-App
Internationale Teams arbeiten zusammen	Untertitel oder Übersetzungsfunktionen

Was verändert KI bei Videokonferenzen?

Viele aktuelle Videokonferenz-Programme ergänzen Meetings um KI-Funktionen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Transkriptionen;
• automatische Zusammenfassungen;
• Übersetzungen;
• Meeting-Notizen;
• erkannte Aufgaben;
• Suche in vergangenen Meetings.

Für Unternehmen entsteht dadurch jedoch eine zusätzliche Auswahlfrage.

Neben der Qualität der Funktion sollte geklärt werden, welche Meeting-Inhalte verarbeitet werden, welche Systeme daran beteiligt sind, wie lange Ergebnisse gespeichert bleiben und ob sich einzelne KI-Funktionen administrativ deaktivieren lassen.

Barrierefreiheit bei Videokonferenzen

Barrierefreiheit kann für Behörden, Bildungseinrichtungen und Unternehmen ein wesentliches Auswahlkriterium sein.

Relevant sind unter anderem:

• Tastaturbedienung;
• Screenreader-Unterstützung;
• Untertitel;
• Transkription;
• verständliche Fokusführung;
• ausreichende Kontraste;
• gut nutzbare Chat-Funktionen.

Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit veröffentlicht einen Vergleich verbreiteter Videokonferenz-Programme.

Wer eine Plattform organisationsweit einführt, sollte Barrierefreiheit möglichst während eines Produkttests prüfen und nicht erst nach dem Rollout.

Ein praktischer Test vor der Entscheidung

Eine Videokonferenz mit zwei Mitarbeitern im selben Büro sagt wenig darüber aus, wie die Plattform später im Unternehmen funktioniert.

Ein realistischer Test sollte mehrere Alltagssituationen abdecken.

Externer Teilnehmer: Kann ein Kunde ohne komplizierte Registrierung beitreten?

Mobiler Teilnehmer: Funktioniert die Teilnahme über Smartphone und Mobilfunk?

Schwächere Verbindung: Wie verhalten sich Audio und Video bei wechselnder Bandbreite?

Präsentation: Funktionieren Bildschirm- und Anwendungsfreigabe wie erwartet?

Größeres Meeting: Bleiben Moderation und Teilnehmerverwaltung übersichtlich?

Konferenzraum: Lassen sich vorhandene Raumgeräte oder SIP/H.323-Systeme weiterverwenden?

Administration: Können Mitarbeiter zentral angelegt, geändert und entfernt werden?

Vom Test zum unternehmensweiten Rollout

Ein Programm kann in einem kleinen Pilotprojekt überzeugen und trotzdem beim Rollout auf Hunderte oder Tausende Benutzer neue Anforderungen erzeugen.

Vor einer größeren Einführung sollten Unternehmen deshalb zusätzlich prüfen:

• wie Benutzer bereitgestellt und entfernt werden;
• ob Gruppen und Rollen zentral verwaltet werden können;
• wie Updates verteilt werden;
• welche Monitoring- und Administrationsfunktionen verfügbar sind;
• wie vorhandene Meetingräume eingebunden werden;
• wie bestehende Benutzer und Kommunikationsprozesse migriert werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist ein digitales Treffen, bei dem zwei oder mehr Teilnehmer in Echtzeit über Audio und Video kommunizieren. Moderne Plattformen unterstützen häufig zusätzlich Chat, Bildschirmfreigabe, Präsentationen, Aufzeichnungen und weitere Funktionen für Zusammenarbeit.

Welches Videokonferenz-Programm ist für Unternehmen geeignet?

Das hängt von der bestehenden Infrastruktur und dem Einsatzmodell ab. TrueConf eignet sich insbesondere für Organisationen, die Videokonferenzen auf eigener Infrastruktur betreiben oder bestehende SIP/H.323-Systeme integrieren möchten. Microsoft Teams passt zu Microsoft-365-Umgebungen, Google Meet zu Google Workspace und Zoom zu cloudbasierten Meeting-Szenarien mit vielen externen Teilnehmern.

Welche Videokonferenz-Programme gibt es?

Zu den bekannten Lösungen gehören TrueConf, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex, Jitsi Meet, BigBlueButton, Nextcloud Talk, OpenTalk und alfaview. Sie unterscheiden sich unter anderem durch Bereitstellung, Zielgruppe, Integrationen und Administrationsmodell.

Kann eine Videokonferenz direkt im Browser stattfinden?

Ja. Viele Videokonferenz-Tools ermöglichen die Teilnahme direkt über einen Webbrowser. Das ist besonders für externe Teilnehmer praktisch, die die jeweilige Plattform nicht regelmäßig verwenden.

Gibt es Videokonferenz-Programme zum Self-hosting?

Ja. Zu den Lösungen mit Self-hosted oder On-Premises-Optionen gehören unter anderem TrueConf Server, Jitsi Meet, BigBlueButton, Nextcloud Talk und OpenTalk.

Was ist der Unterschied zwischen Videokonferenz-App und Videokonferenz-Software?

Eine Videokonferenz-App bezeichnet häufig eine Desktop- oder Smartphone-Anwendung. Der Begriff Videokonferenz-Software ist breiter und kann zusätzlich Browser-Anwendungen, Serverkomponenten und komplette Unternehmensplattformen umfassen.

Welche Videokonferenz-Software unterstützt SIP und H.323?

TrueConf Server unterstützt SIP und H.323 und kann entsprechende Konferenzraum- und Videosysteme anbinden. Auch Cisco Webex unterstützt die Verbindung kompatibler SIP- und H.323-Videogeräte.

Fazit

Die passende Videokonferenz-Software ergibt sich nicht aus einer allgemeinen Rangliste.

Entscheidend ist, wie Meetings im Unternehmen tatsächlich stattfinden: Wer nimmt teil, über welche Geräte, mit welcher vorhandenen Infrastruktur und unter welchem Betriebsmodell?

TrueConf ist insbesondere für Organisationen relevant, die Videokonferenzen, zentrale Unternehmenskommunikation und bestehende SIP/H.323-Infrastruktur in einer selbst betriebenen Umgebung verbinden möchten.

Für einen sinnvollen Vergleich sollten Unternehmen deshalb zuerst Teilnehmerzugang, Administration, Infrastruktur und Datenschutz festlegen und erst danach einzelne Funktionen und Preise vergleichen.